Qu'est-ce que la planification de scénarios ? Pourquoi vous devriez vous en soucier et ce que vous devez savoir

Selon le Hype Cycle de Gartner, la planification de scénarios est à moins de deux ans d'atteindre un niveau d'utilisation stable et cohérent pour les établissements d'enseignement supérieur (contenu complet disponible pour les clients de Gartner). Si votre petite entreprise n'a pas encore mis en œuvre cette méthodologie de gestion, vous voudrez vous y mettre bientôt.

Si vous débutez dans la planification de scénarios, ce guide vous a couvert. Et pour vous donner une aide supplémentaire, nous avons créé un modèle pour vous aider à planifier des scénarios.

La planification de scénarios est une méthodologie de gestion qui aide les organisations à acquérir une vision stratégique en envisageant et en analysant les résultats possibles. Aux fins de ce guide, un scénario est un récit de ce à quoi pourrait ressembler l'avenir, créé par un processus destiné à encourager la réflexion stratégique.

La planification de scénarios est importante car elle donne aux organisations la possibilité d'imaginer et de « tester à l'avenir » une variété de stratégies commerciales, d'évaluer les risques et de se préparer à prendre des décisions clés en prévision et/ou pendant les périodes d'incertitude.

Un concept similaire à la planification de scénarios est la planification d'urgence, que les organisations peuvent utiliser pour les aider à pivoter en cas de changement soudain. La planification de scénarios aide les entreprises à prévoir des changements plus progressifs, comme une perte de revenus ou les effets prolongés de la pandémie de COVID-19.

Si les dernières années ont appris quelque chose aux chefs de petites entreprises, c'est que nous ne pouvons pas prédire l'avenir. Personne ne prévoyait qu'en 2020, l'économie s'arrêterait brutalement, les restaurants et les magasins physiques seraient contraints de fermer et les employés commenceraient à travailler à domicile en masse.

Avance rapide jusqu'en 2022, et l'incertitude est devenue la nouvelle norme, avec l'émergence de nouvelles variantes de COVID, les troubles politiques et la crise de la chaîne d'approvisionnement mondiale. Maintenant que les chefs de petites entreprises savent s'attendre à l'inattendu, les avantages de la planification de scénarios sont plus clairs que jamais.

La planification de scénarios donne aux dirigeants de petites entreprises la possibilité de réfléchir à des scénarios possibles avec les employés et les parties prenantes, et de transformer ces idées et recommandations en une ressource à laquelle l'entreprise pourra se référer à l'avenir. Remplir un modèle de planification de scénario, tel que celui ci-dessous, est un moyen pour les PME de concevoir des scénarios et de calculer des réponses efficaces et exploitables :

Télécharger maintenant : Modèle de planification de scénario [Téléchargement gratuit]

La planification de scénarios est plus efficace lorsqu'elle est collaborative, alors envisagez d'organiser un atelier de planification de scénarios où les employés travaillent en équipe pour imaginer des scénarios et remplir le modèle en conséquence. Vous pouvez également envisager d'inviter les parties prenantes à participer ou de solliciter leur contribution via un entretien, ce qui est une suggestion du Scenario Planning Playbook de Gartner (contenu complet disponible pour les clients de Gartner).

La planification de scénarios profite à toute organisation vulnérable au changement. Bien que la pandémie de COVID-19 ne soit pas la seule raison pour laquelle les entreprises envisagent de planifier des scénarios, c'est un événement catalyseur qui a révélé la nécessité d'être préparé à toute situation.

L'enseignement supérieur, les ressources humaines et la planification communautaire/développement immobilier sont trois exemples de domaines qui bénéficieraient de la planification de scénarios en général, mais particulièrement à la lumière de la crise sanitaire mondiale et des défis qu'elle a présentés.

L'enseignement supérieur

Il est indéniable que la pandémie de COVID-19 a remodelé le paysage de l'enseignement supérieur. Aux États-Unis seulement, les inscriptions ont diminué de 5,1 % tandis que 84 % des étudiants de premier cycle ont vu leurs cours déplacés en ligne.

L'enseignement supérieur est un domaine où les administrateurs ont non seulement dû agir rapidement pour atténuer les effets à court terme de la pandémie, mais aussi élaborer des stratégies qui traitent de ses impacts à long terme. Vers la fin du semestre de printemps 2020, les dirigeants de l'Université Purdue de Fort Wayne (PFW) se sont engagés dans un processus de planification de scénarios de trois semaines pour déterminer s'ils pouvaient rouvrir le campus en toute sécurité et maintenir un environnement à faible risque pour l'enseignement en personne pendant le 2020 -Année scolaire 2021. Ils ont réuni 22 groupes de travail composés de 140 professeurs et membres du personnel pour peser le pour et le contre de huit scénarios différents. Grâce à leurs efforts collaboratifs, le campus PFW est resté ouvert pendant toute l'année scolaire 2020-2021.

Le Dr Jeffrey Malanson, directeur de la planification stratégique et de la mise en œuvre chez PFW, attribue à la planification de scénarios le mérite d'avoir donné aux professeurs et au personnel la possibilité de fournir des commentaires, ainsi que la manière dont il a permis aux dirigeants d'agir en fonction de ces commentaires pour créer un changement social significatif. L'un de ces résultats de l'initiative de planification stratégique de PFW est PFW Prepared, un site Web qui fournit aux étudiants, aux professeurs et au personnel des données régulièrement mises à jour sur les cas, la quarantaine et la vaccination.

PFW est un excellent exemple de la manière dont les établissements d'enseignement supérieur peuvent mettre en œuvre la planification de scénarios. Alors que les collèges et les universités continuent de gérer l'apprentissage à distance et les perturbations de la vie sur le campus, la planification de scénarios doit être mise en œuvre en tant qu'initiative continue.

Ressources humaines

Selon le Human Resources Certification Institute (HRCI), une planification efficace des scénarios dépend d'une main-d'œuvre future préparée. Et qui est mieux équipé pour prendre l'initiative de développer des stratégies de main-d'œuvre proactives que les professionnels des RH ?

Carla Patton, directrice des ressources humaines chez RAPP, déclare : « Il est important pour les RH de sortir des sentiers battus, d'étudier les tendances et d'analyser ce qui se passe dans le monde et qui pourrait affecter le lieu de travail et ses employés. » Parmi ces tendances, il y a une pénurie généralisée de talents qui a affecté les efforts de recrutement à travers le pays. Lorsque nous avons demandé à 300 recruteurs d'évaluer la difficulté à trouver, attirer et recruter des demandeurs d'emploi sur une échelle de un (pas difficile du tout) à sept (extrêmement difficile) dans le cadre de notre enquête sur la stratégie de recrutement 2021, la majorité (65 %) choisi un cinq ou plus.

La planification de scénarios peut être utilisée dans le cadre du processus de planification stratégique des RH, que Gartner définit comme la manière dont les responsables des RH planifient les risques et opportunités de l'entreprise en hiérarchisant et en allouant les ressources aux initiatives RH. La planification de scénarios peut aider les professionnels des RH à déterminer les besoins actuels et futurs en personnel grâce à l'élaboration de plusieurs scénarios.

Selon l'Office of Personnel Management des États-Unis, l'aspect narratif de la planification de scénarios offre aux entreprises un moyen plus qualitatif d'envisager les résultats futurs pour leur main-d'œuvre que de simplement examiner les tendances basées sur des données quantitatives.

La planification de scénarios peut aider les professionnels des RH en leur permettant d'examiner comment les conditions futures affecteront leur organisation, d'évaluer les ramifications pour leurs besoins en main-d'œuvre et en compétences, et de développer des stratégies de réduction des lacunes en matière de compétences, entre autres.

Urbanisme et développement immobilier

Selon un rapport du Wantman Group (WGI) de 2021, les processus traditionnels de planification communautaire n'ont pas été conçus pour gérer les incertitudes critiques. Même avant la pandémie, les communautés du monde entier ont vu "des changements extraordinaires sur plusieurs fronts, du torrent de technologies perturbatrices aux événements climatiques sans précédent".

En quoi les processus de planification traditionnels faisaient-ils défaut ? Les transports conventionnels et l'aménagement du territoire se sont tournés vers les tendances passées pour prédire l'avenir. Les planificateurs régionaux ont mesuré le trafic et la demande de logements en utilisant des données sur la croissance passée et les modèles de migration. Mais ces processus ne tenaient compte que des données quantitatives qui ne reflètent pas les changements culturels importants qui se sont produits au cours des deux dernières années.

Semblable à la planification stratégique des RH, la planification de scénarios ajoute un élément qualitatif indispensable aux méthodes de planification plus traditionnelles utilisées par les promoteurs immobiliers dans leurs plans et conceptions de projets. Il aide les parties prenantes et les participants au processus de planification communautaire à se concentrer sur la probabilité de certaines tendances, ainsi que sur le niveau de risque de certaines zones géographiques ou populations pour un événement tel qu'une inondation ou d'autres conditions météorologiques extrêmes.

L'image ci-dessus provient du Highwoods Preserve Parkway à Tampa, en Floride : "Le rond-point à l'épreuve du futur". Cela faisait partie d'un effort de reconception d'intersection où WGI a proposé plusieurs scénarios de volume de trafic pour déterminer la conception optimale ainsi que la croissance future que le rond-point pourrait accueillir.

La planification de scénarios peut aider les planificateurs communautaires et les promoteurs immobiliers en débouchant sur un plan, une politique ou une conception de produit tangibles étayés par des recherches quantitatives et qualitatives. Il peut également aider les équipes à tester les conceptions existantes en imaginant plusieurs scénarios et futurs alternatifs.

Au cours des deux dernières années, les avantages de la planification de scénarios sont devenus plus évidents non seulement pour les PME, mais aussi pour les éditeurs de logiciels. Voici quelques systèmes qui prennent en charge cette méthodologie :

Logiciel GRC

Un logiciel de gestion de la relation client (CRM) permet l'interaction, l'assistance et la gestion des relations avec les clients. Bien que la planification de scénarios ne soit pas une fonctionnalité typique des plates-formes CRM, certains fournisseurs proposent une fonctionnalité de modélisation de scénarios qui permet aux utilisateurs de concevoir et d'explorer des scénarios basés sur les tendances économiques et sociétales. Demandez à un représentant si c'est quelque chose que leur plateforme propose avant d'acheter un logiciel CRM, ou parcourez notre base de données pour en savoir plus.

Logiciel de gestion financière

Un logiciel de gestion financière est utilisé pour suivre et analyser la stabilité financière des organisations ainsi que pour faire des prévisions sur leurs performances financières futures. Les fonctionnalités incluent des outils de planification financière, de prévision, de budgétisation, de planification de scénarios, de consolidation et de collaboration.

Logiciel de gestion des risques

Un logiciel de gestion des risques aide les organisations à mesurer les niveaux de risque dans les projets et processus en cours et à générer des informations et des plans d'action significatifs pour atténuer les risques. Le logiciel offre des outils pour documenter les tâches de gouvernance d'entreprise, de risque et de conformité, ainsi que pour s'assurer que ces éléments s'alignent sur les objectifs de l'entreprise.

La planification de scénarios nécessite un engagement important de temps et d'efforts. Il y a aussi la réalité que, même si nous planifions des scénarios pour faire face aux incertitudes, les facteurs qui ont un impact sur les plans peuvent changer d'un jour à l'autre. Cela signifie que la planification de scénarios doit être une initiative continue, et pas seulement une activité de remue-méninges ponctuelle.

Si votre entreprise n'est pas encore en mesure de s'engager dans la planification de scénarios, voici quelques alternatives :

Tenez des réunions d'équipe régulières : Même si vous ne proposez pas de scénarios possibles, c'est toujours une bonne idée de rencontrer régulièrement les employés et les parties prenantes pour discuter de l'état de votre entreprise. Ces réunions seront également une bonne occasion de réfléchir à toutes les préoccupations à venir, qu'il s'agisse d'obtenir des fournitures pour un projet à venir ou de discuter de la manière dont votre entreprise souhaite gérer l'application des directives de santé publique dans votre région.

Parlez à des pairs de votre secteur : lorsque vous développez des relations avec des propriétaires de petites entreprises similaires, vous pouvez échanger des idées et découvrir comment ils réagissent aux difficultés.

Économisez pour un jour de pluie : bien que la planification de scénarios puisse vous aider à déterminer les détails d'un événement qui entraîne une perte de revenus, c'est une bonne idée d'investir dans un fonds d'urgence, si vous en êtes capable, afin que votre entreprise ait quelque chose à se rabattre si cela en prend un coup financier.

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Méthodologie de l'enquête

Sondage sur la stratégie de recrutement Capterra 2021

L'enquête sur la stratégie de recrutement de Capterra a été menée en juillet 2021. Nous avons recueilli 300 réponses de travailleurs ayant des responsabilités de recrutement chez des employeurs américains. L'objectif de cette enquête était de savoir à quel point les entreprises ont du mal à recruter et à embaucher, et quelles solutions elles ont envisagées pour améliorer les résultats de recrutement et d'embauche.