Qu'est-ce qu'une « facture ouverte » ?

« Factures ouvertes » et « factures fermées » sont des termes souvent utilisés dans les affaires et la comptabilité.

Mais quels sont-ils exactement ? Pourquoi sont-ils importants ? Et quels types de factures ouvertes existe-t-il ?

De nombreux facteurs influencent le statut des factures. Laissez-nous vous expliquer les points de divergence et comment vous pourriez les influencer.

Définition de facture ouverte

Une facture ouverte (également connue sous le nom de facture impayée ) est simplement une facture qui a été émise par le vendeur/vendeur mais qui n'a pas encore été payée (ou entièrement payée) par l'acheteur/client.

Une facture est considérée comme une facture fermée une fois qu'elle a été entièrement traitée et payée.

Le paiement des factures peut rester ouvert pour un certain nombre de raisons, certaines bonnes et d'autres mauvaises. Nous discuterons de certains d'entre eux plus loin.

Mais d'abord, regardons d'un peu plus près les factures.

Qu'est-ce qu'une facture ?

À son niveau le plus élémentaire, une facture (parfois appelée facture ou facture ) est un document détaillant les coûts et les conditions de paiement des services ou produits vendus.

Il est envoyé par le vendeur /service/fournisseur à l' acheteur /utilisateur du service et répertorie les informations des deux parties. Il stipule également quand et où le paiement est dû. Ce sont les conditions de paiement.

Le mot « facture » ​​lui-même vient à l'origine du milieu du XVIe siècle. ' Invoy ', qui vient du mot français ' envoyer ', qui était utilisé pour signifier ' envoyer '.

En anglais moderne, une facture est techniquement une « facture de vente » pour le vendeur et une « facture de l'acheteur » pour l'acheteur.

Pourquoi les factures sont importantes

Les factures détaillent non seulement les achats et permettent le bon déroulement des transactions, mais fournissent également les détails utilisés pour payer les impôts ou régler les litiges commerciaux.

Le suivi de vos factures représente une grande partie de votre travail (ou de celui de votre service comptable) des comptes clients .

Un processus de facturation mal organisé affectera négativement votre trésorerie et vous exposera à des factures impayées manquantes.

La façon dont vous émettez les factures est également importante.

Par exemple, l'envoi de factures consolidées peut vous aider à faciliter la vie du service comptable de vos clients. Cela peut finalement favoriser la fidélité des clients et les paiements ponctuels.

Améliorez le processus de traitement des factures grâce à l'automatisation

Le traitement des factures implique plusieurs étapes, notamment les processus d'approbation, les paiements, les relances (envoi de rappels sur les factures ouvertes) et les factures de note de crédit (notes indiquant les modifications apportées aux valeurs des factures).

Vous pouvez vous épargner (ou à votre service des comptes fournisseurs) beaucoup de travail en automatisant bon nombre de ces étapes.

5 raisons pour une facture ouverte

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises peuvent avoir des factures ouvertes. Vous trouverez ci-dessous cinq des plus courantes.

1. Paiement partiel

Des paiements partiels de factures peuvent se produire par conception ou par accident.

Par exemple, de nombreuses entreprises travaillent sur des projets pour lesquels elles ne demandent pas un seul paiement pour un service ou une commande.

Au lieu de cela, ils demandent une partie du paiement à l'avance et le reste à la fin du projet.

Ce type de transaction peut se produire pour un certain nombre de raisons. C'est particulièrement utile lorsque les services d'une entreprise se déroulent sur une longue période – les deux entreprises sauront alors que l'incitation est supprimée si tous les paiements précèdent l'achèvement des travaux.

Cela peut également être dû au fait que la valeur totale finale du projet peut être difficile à estimer au début de la coopération, ou que les services précis à fournir ultérieurement dépendent des performances initiales.

2. Erreur sur la facture

Il peut y avoir un problème avec certaines informations sur votre facture, telles que le numéro de facture, les lignes, les coordonnées bancaires, voire la date indiquée, etc.

Dans la plupart des cas, le service comptable de votre client vous informera simplement de l'erreur, que vous pourrez ensuite corriger et retourner.

Dans de nombreux cas, cela entraînera un retard dans l'envoi des paiements.

3. Accord contesté

Dans d'autres situations, une facture ouverte peut survenir parce que le client n'est pas satisfait des services rendus ou même conteste le maintien de l'accord commercial.

Dans ce scénario, un service comptable peut avoir reçu pour instruction de ne payer que le montant total. Ou peut-être y a-t-il eu une mauvaise communication entre les entreprises et une remise sur le solde final a été promise par un vendeur.

Dans certaines situations, le fournisseur peut déjà attendre et convenir de ce qui est dû sur la facture. Dans d'autres, ils peuvent avoir besoin de prendre des mesures en vue d'un différend.

4. Délai de traitement du service comptable

Chaque entreprise est différente. Le service comptable de l'entreprise avec laquelle vous travaillez peut prendre plus de temps que les autres pour traiter et transférer les fonds.

Cela peut vous laisser avec une facture ouverte plus longtemps que prévu. En tant que vendeur, la seule véritable façon de gérer cela est de contacter votre client et de suivre votre facture.

La relance, ou relance automatique, est une méthode de suivi des comptes fournisseurs. Vous pouvez également demander au client de vous avertir lorsque votre facture ouverte devient une facture fermée.

5. Délai de traitement des paiements

Contrairement au paiement direct en espèces, la livraison des paiements pour les achats par voie électronique prend du temps.

La durée de chaque paiement dépend du fournisseur de traitement des paiements et du montant payé.

Dans la majorité des cas, les virements bancaires sont instantanés.

Cependant, les banques peuvent retarder certaines transactions, surtout si elles portent sur un montant important ou relativement inhabituel pour cette entreprise. Cela fait simplement partie de la diligence raisonnable des banques et il n'y a aucune raison de s'alarmer.

Le délai de traitement d'un paiement augmentera également s'il s'agit d'un paiement international.

Conclusion

Les factures ouvertes sont plus courantes que vous ne le pensez.

Les factures elles-mêmes sont techniquement toujours des factures ouvertes ou des factures fermées. Vous pouvez même affecter intentionnellement une facture ouverte au compte d'un client pour offrir une flexibilité de paiement et gagner un avantage sur vos concurrents.

Cependant, en pratique, les factures ouvertes sont généralement le résultat d'un problème avec le processus de paiement ou d'un accord de paiement partiel.

Ils peuvent survenir pour diverses raisons, notamment des erreurs, des litiges ou des problèmes de traitement des paiements.

L'amélioration de vos meilleures pratiques de traitement des factures est un moyen de réduire la probabilité de factures ouvertes non désirées, tout comme l'automatisation.

En maîtrisant le contrôle de vos factures impayées, vous pouvez améliorer la trésorerie de votre entreprise. À long terme, cela sous-tend le succès et la croissance de votre entreprise.