Qu'est-ce que la gestion des données de référence ? Pourquoi vous devriez vous en soucier et ce que vous devez savoir
Publié: 2022-05-07La gestion des données de référence change la donne en matière de traitement et d'analyse des données. Apprenez tout ici.
Selon le Hype Cycle de Gartner, la gestion des données de référence est à deux à cinq ans d'atteindre un niveau d'utilisation stable et cohérent pour les établissements d'enseignement supérieur (contenu complet disponible pour les clients de Gartner). Si votre petite entreprise n'a pas encore adopté cette initiative basée sur la technologie, vous voudrez planifier de vous y joindre bientôt.
Si vous débutez dans la gestion des données de référence, ou MDM, ce guide est conçu pour vous mettre à niveau.
Qu'est-ce que la gestion des données de référence ?
La gestion des données de référence fait référence au réseau de personnes, de processus et de technologies qui travaillent ensemble pour maintenir les actifs de données de référence d'une entreprise et garantir leur cohérence, leur précision et leur sécurité. Un actif de données de base, également appelé entité de données de base, peut être défini comme n'importe quel client, employé, vendeur, fournisseur, compte, produit ou site dans une transaction commerciale. En termes simples, il s'agit de toute personne, lieu ou objet impliqué dans le fonctionnement de votre organisation.
Le MDM est important car il donne aux organisations la possibilité de prendre des décisions éclairées qui s'appuient sur des données et des analyses mises à jour et organisées. Cela évite également les silos de données où certaines données ne sont accessibles qu'à un seul groupe dans une organisation.
Le logiciel de gestion des données de référence sert de référentiel central pour les données d'entreprise collectées à partir de plusieurs systèmes. Il utilise l'apprentissage automatique pour nettoyer, vérifier et organiser ces données d'une manière qui contribue à garantir la qualité des données ainsi qu'à relier des points de données dispersés afin que votre organisation puisse faire confiance à une source unique de données de référence.
Tableau de bord pour Informatica MDM ( Source )
Les fonctionnalités courantes du logiciel MDM incluent :
- Le masquage des données, qui protège les données sensibles.
- Gestion hiérarchique, qui organise les données en niveaux (c'est-à-dire équipe, département, siège national, siège mondial).
- Cartographie des relations, qui suit les associations entre les actifs de données.
- Visualisation du flux de travail, qui permet aux utilisateurs de voir une série de projets et de tâches ainsi que leurs cessionnaires et leurs étapes d'achèvement.
Quelques fournisseurs MDM proposent des versions gratuites de leurs plates-formes, mais les essais gratuits sont plus standard.
Investir dans un logiciel MDM peut conduire à plus de transparence, à une plus grande efficacité opérationnelle, à une meilleure expérience client et à une croissance durable de l'entreprise. Nous verrons ensuite comment votre petite entreprise peut tirer parti de la gestion des données de référence.
Comment les PME peuvent-elles tirer parti de la gestion des données de référence ?
Alors que les piles de gestion des données de référence sont généralement mieux adaptées aux grandes entreprises, les PME peuvent se tourner vers des plates-formes qui permettent la création d'applications. De cette façon, vous pouvez commencer par adopter un petit ensemble de fonctionnalités, telles que le profilage des données, puis mettre à niveau lorsque vous êtes prêt.
Les PME peuvent jeter les bases d'un programme MDM réussi en :
- Inscrivez-vous à un essai d'une plate-forme de gestion des données de référence pour savoir comment implémenter différentes fonctionnalités telles que le nettoyage ou le profilage des données.
- Définissez clairement les résultats commerciaux que vous souhaitez obtenir à partir de tout outil de gestion des données de référence que vous envisagez d'adopter.
La gestion des données de référence peut changer la donne pour les propriétaires de petites entreprises en ce qui concerne la manière dont ils collectent, organisent, traitent et analysent les données, mais vous voudrez vous assurer de vous engager dès le début avec les parties prenantes, sinon vous aurez du mal à vous rencontrer. attentes de valeur.
Un domaine qui bénéficie de la gestion des données de référence
Votre organisation bénéficierait particulièrement d'une solution MDM si elle traite du Big Data. Les mégadonnées font référence à des volumes élevés d'actifs de données qui nécessitent des méthodes de traitement et d'analyse plus avancées.
Que vos actifs de données comprennent des dossiers d'étudiants, des dossiers médicaux, des stocks de produits ou des données clients, la gestion des données de référence peut garder vos fichiers organisés, uniformes et sûrs.
Pour vous donner une meilleure idée de ce à quoi ressemble la gestion des données de référence en action, voici quelques exemples de domaines qui bénéficient de la mise en œuvre d'un outil MDM.
L'enseignement supérieur
Les collèges et les universités s'appuient sur un réseau de bureaux et de départements pour traiter et conserver l'information. Cela comprend l'inscription, les horaires, les relevés de notes, les notes, les frais de scolarité et les autres frais de scolarité. Il existe également des bourses, des plans de repas, des arrangements de logement et des accords d'aide sportive. Il y a beaucoup à suivre, et ce n'est que le côté étudiant des données.
Capture d'écran de la fonctionnalité de gestion des données des étudiants d' Intellimas , prise par l'auteur ( Source )
Si vous avez déjà fréquenté ou travaillé dans un collège ou une université, vous savez que bon nombre de ces systèmes de tenue de dossiers peuvent être obsolètes. Le MDM offre à l'enseignement supérieur un moyen de fusionner la myriade de systèmes utilisés afin que ces données soient plus facilement accessibles à ceux qui en ont besoin :
- Les données des professeurs et des étudiants peuvent être combinées pour faciliter la planification des cours.
- Les professeurs et les conseillers peuvent être alertés lorsque les notes ou l'assiduité d'un étudiant baissent, ce qui contribue aux efforts de rétention.
- MDM peut aider la gestion des installations dans la maintenance des actifs physiques tels que les ordinateurs, les navettes ou même les machines à laver dans les dortoirs pour éviter les interruptions des ressources dont les étudiants dépendent pour leur réussite.
L'objectif de l'utilisation du MDM dans l'enseignement supérieur est d'améliorer la tenue des dossiers des étudiants et d'accroître la transparence en offrant une vision plus globale de tous les aspects de leur expérience universitaire.
Gestion de la relation client
Selon Gartner, le succès de tout programme de gestion de la relation client (CRM) dépend de la gestion des données de référence (contenu complet disponible pour les clients de Gartner). En effet, il est presque impossible d'aborder et de répondre à la variété des besoins des clients sans une source unique et bien entretenue de données client.
Fonctionnalité de segmentation d'audience sur Autopilot ( Source )
Le MDM peut aider à stimuler l'engagement et la satisfaction des clients des manières suivantes :
- Veiller à ce que toutes les communications avec les clients soient opportunes et pertinentes en maintenant une connaissance précise et approfondie de leur historique et de leurs habitudes d'achat.
- Empêcher les représentants de contacter les clients plusieurs fois au sujet du même problème.
- Accorder à tous les départements (c'est-à-dire marketing, ventes) le même accès aux données client.
L'utilisation de la gestion des données de référence dans le CRM a pour objectif de garantir que l'ensemble de l'organisation dispose d'une vue à 360 degrés de ses clients, ce qui se traduit par une expérience client plus cohérente.
Soins de santé
La santé est un autre domaine où l'exactitude, la cohérence et la sécurité des données sont extrêmement importantes. Les actifs de données dans le domaine de la santé comprennent les patients, les prestataires, les cabinets, les régimes d'assurance, les ordonnances, etc.
Capture d'écran de la plateforme MDM Profisee , prise par l'auteur ( Source )
En raison des lois sur la confidentialité des patients, la gouvernance et les intendants des données sont particulièrement critiques lorsqu'il s'agit de l'utilisation de la gestion des données de référence dans les soins de santé.
Les prestataires de soins de santé peuvent bénéficier du MDM des manières suivantes :
- Des soins mieux coordonnés entre plusieurs prestataires, avec toutes les notes du médecin, les tests de laboratoire et les résultats d'un patient en un seul endroit.
- Un transfert d'informations plus rationalisé des médecins aux assureurs.
- Une intégration plus fluide pour les nouveaux employés.
L'utilisation de la gestion des données de référence dans le domaine de la santé a pour objectif d'assurer la sécurité des données sensibles et d'améliorer la communication entre les patients, les médecins et le personnel.
Une liste de systèmes logiciels prenant en charge la gestion des données de base
La gestion des données de référence est généralement moins une fonctionnalité qu'une méthode que les plates-formes déjà existantes utilisent pour aider les entreprises à collecter et à organiser leurs données. Cependant, la gestion des données peut être proposée en tant que fonctionnalité autonome de plates-formes qui répondent aux besoins de marchés plus spécifiques, tels que ceux dont nous avons parlé dans la section précédente. Si vous êtes intéressé par des solutions logicielles conçues pour votre secteur spécifique, consultez les systèmes logiciels suivants.
Logiciel de système d'information sur les étudiants
Le logiciel de système d'information sur les étudiants (SIS) aide les établissements d'enseignement à automatiser la distribution des devoirs, la notation et d'autres communications avec les étudiants et leurs parents. Ce logiciel sert également de référentiel de documents liés à la permanence des étudiants dans un établissement.
Logiciel GRC
Le logiciel CRM permet l'interaction, le support et la gestion des relations avec les clients. Il conserve toutes les informations de contact au même endroit, suit les communications des clients et s'intègre aux services de messagerie, entre autres fonctionnalités.
Logiciel de dossiers médicaux électroniques
Les logiciels de dossiers médicaux électroniques (DME) permettent aux cabinets médicaux et aux établissements de santé d'enregistrer, d'organiser et de gérer les dossiers médicaux des patients. Les DME sont les empreintes numériques des ordonnances, des dossiers et des détails complets du traitement des patients. Ce logiciel utilise des codes approuvés par l'industrie pour l'enregistrement et la rationalisation de la saisie des données.
Le logiciel EMR aide les praticiens à passer de l'approche traditionnelle du stylo et du papier à un système d'enregistrement électronique. Cela les aide même à s'inscrire aux incitations à l'utilisation significative (MU) offertes par le gouvernement des États-Unis.
Le logiciel EMR est étroitement lié au logiciel de dossiers de santé électroniques (DSE) et est souvent vendu comme partie intégrante de la suite logicielle de gestion de cabinet.
Alternatives à utiliser à la place de la gestion des données de base
Bien que les avantages de la gestion des données de référence soient nombreux lorsqu'elle est mise en œuvre de manière stratégique, elle peut néanmoins être laborieuse et coûteuse, en particulier pour les PME. Et dans de nombreux cas, le propriétaire des données peut ne pas être d'accord avec les règles définies par votre équipe de gouvernance des données, comme le souligne le stratège des données Eric Mack.
Si votre entreprise n'est pas tout à fait prête pour le MDM, voici quelques alternatives :
Saisie manuelle des données : de nombreuses organisations ont un administrateur dont la principale responsabilité est la saisie manuelle des données. Bien que cela soit fastidieux et sujet aux erreurs humaines, cela fonctionne pour les propriétaires de petites entreprises à petit budget. Pour une saisie de données organisée, facile d'accès et de partage, optez pour une application de feuille de calcul basée sur le cloud, telle que Google Sheets ou Microsoft Excel.
Logiciel d'automatisation des formulaires : un pas en avant par rapport à la saisie manuelle des données est le logiciel d'automatisation des formulaires, qui automatise le traitement électronique des documents. Si vous travaillez dans le secteur de la santé, vous pouvez utiliser ces outils pour collecter des informations sur les patients et les visiteurs. Si vous travaillez dans les RH, vous pouvez l'utiliser pour recueillir les commentaires des employés. Les détaillants peuvent l'utiliser pour créer des factures et organiser les données produit, et les équipes du service client peuvent l'utiliser pour générer des tickets d'assistance. Il ne nettoiera pas et ne fusionnera pas vos données de la même manière qu'un logiciel de gestion des données de base, mais il vous fera gagner du temps, à vous et à votre équipe, sur la saisie des données et vous permettra d'accéder à vos données dans un format facile à lire.
