Collaboration d'entreprise : systèmes à mettre en œuvre et outils à utiliser

Messages et emails sans réponse. Des échéances imminentes. Notifications sans fin. Des jours de retard à rattraper.

Un environnement de travail moderne encourage certainement l’excellence, le travail acharné, la persévérance et les contributions uniques. Cela repose sur le travail d’équipe, la créativité et le fait d’être toujours « actif » dans le but de collaborer sur des solutions toutes nouvelles et uniques.

Mais il s’avère que des dizaines d’applications, d’outils et de plates-formes sur plusieurs appareils entraînent un épuisement professionnel chez les managers et leurs équipes, et les grandes entreprises distribuées finissent par en souffrir le plus.

En d’autres termes, vous souhaitez continuer à faire le meilleur travail possible, mais vous vous noyez dans trop d’outils de collaboration disparates. Il existe une solution : une approche de collaboration d'entreprise qui vous permet de gérer des projets, de partager des informations, de collaborer en temps réel et de favoriser un environnement de travail agréable en même temps.

Ce guide vous présentera les systèmes et les plates-formes de collaboration d'entreprise ainsi que la manière la plus efficace de les mettre en œuvre dans votre entreprise.

Qu’est-ce que la collaboration d’entreprise ?

La collaboration d'entreprise est un système de communication, de collaboration, de gestion de projet et de partage d'informations entre les employés des grandes entreprises, quel que soit leur emplacement.

C'est ce qui permet aux équipes de travailler facilement ensemble pour atteindre les objectifs et les résultats souhaités, sans barrières, silos ou formalités administratives. Cela accélère la façon dont les choses se font.

Par exemple, au lieu que les collègues s'appellent ou s'envoient des e-mails pour définir le calendrier d'un projet, ils peuvent s'appuyer sur un outil de gestion de projet pour discuter et fixer des délais et des jalons. Et au lieu de remettre un document en main propre ou par courrier électronique, les coéquipiers peuvent utiliser un système de partage de fichiers pour le faire plus efficacement.

La collaboration d'entreprise rationalise vos processus métier en les intégrant dans votre pile technologique. Elle fonctionne pour tous les types de grandes organisations, y compris les lieux de travail modernes qui souhaitent tirer le meilleur parti du travail hybride ou à distance.

Les avantages de la collaboration en entreprise comprennent :

• Partage d'informations et transfert de connaissances améliorés : le partage des connaissances, y compris les détails du projet, les données client et les versions correctes des fichiers, fonctionne correctement car un système est en place qui transfère facilement les informations d'une personne à une autre.
• Travail d'équipe et gestion de projet améliorés : tout travail à effectuer comporte des livrables, des délais, des dépendances et des attentes clairs, de sorte que les membres de l'équipe peuvent non seulement réfléchir ensemble, mais également amplifier le travail de chacun (plutôt que de le gêner).
• Productivité et efficacité accrues : il n'y a pas de meilleur moyen d' augmenter la productivité que de rendre toujours disponibles les documents, les résumés de projet, les conversations entre équipes et un contexte riche. De cette façon, chacun peut faire de son mieux, et rapidement.
• Engagement et moral des employés renforcés : sans surprise, lorsque les gens disposent des systèmes et des conditions appropriés pour soutenir leur travail efficace et percutant, ils sont plus heureux au travail et se sentent motivés pour continuer à se montrer sous le meilleur d'eux-mêmes.

Quels systèmes composent la collaboration d’entreprise ?

Une superbe collaboration dans les grandes entreprises repose sur bien plus que la mise en œuvre d’un logiciel de collaboration d’entreprise et son abandon. Voici les systèmes que vous souhaiterez mettre en place :

Des directives de communication claires

Disposer de protocoles clairs sur comment et quand utiliser des canaux de communication spécifiques constitue la base d'un système de collaboration d'entreprise. Cela définit des attentes claires et évite les problèmes de communication, les retards, la confusion et la frustration.

Qu'est-ce qui nécessite un appel téléphonique ou vidéo ? Qu'est-ce qui est idéal pour une discussion rapide sur Slack par rapport à un e-mail plus long ? Les directives de communication sont en fait des instructions pour chaque canal de communication interne qui comprennent :

• Méthodes de communication – comme les réunions textuelles, audio et virtuelles .
• Cas d'utilisation : par exemple, les enregistrements quotidiens ou les discussions liées au projet.
• Délais de réponse attendus , par exemple en fin de journée ou dans les 48 heures.
• Niveaux d'urgence – ou ce qui peut attendre par rapport à ce qui a un impact immédiat.

Voici un exemple de directives qui rationalisent la communication et définissent des garde-fous clairs pour chaque canal :

Collaboration interdépartementale

La véritable collaboration d’entreprise se produit à une plus grande échelle qu’au sein de chaque équipe. En fait, son plus grand avantage est la capacité à briser les silos. De cette façon, chacun peut travailler vers les objectifs généraux de l’entreprise plutôt que vers des objectifs d’équipe isolés.

La collaboration interdépartementale est la façon dont l'initiative, les compétences, la créativité et la résolution exceptionnelle de problèmes se conjuguent. Les projets collaboratifs font qu’une entreprise dans son ensemble est plus grande que la somme de ses parties. C'est ainsi que les équipes multiplient leurs efforts pour obtenir des résultats qu'elles n'auraient pas pu obtenir seules.

Par exemple, une campagne marketing peut impliquer une équipe de publicité payante, une équipe de contenu et une équipe de concepteurs. Au lieu que chacun s'empare du brief initial et l'exécute dans son propre silo, une meilleure approche consiste à favoriser la collaboration via des enregistrements, des mises à jour des progrès, des contributions et des jalons communs.

Au lieu de répéter une fois que tout le monde a terminé son travail, il est possible de procéder à une itération précoce et d'obtenir un meilleur résultat final.

Boucles de rétroaction régulières

Le système de communication d'aucune entreprise n'est parfait dès le départ et, dans une grande entreprise comme la vôtre, le défi est encore plus grand.

C'est pourquoi il vaut la peine d'établir des boucles de rétroaction récurrentes et permanentes qui permettent aux employés de partager leurs réflexions et leurs expériences grâce à la communication et à la collaboration. L’objectif est de découvrir où ils se heurtent à des goulots d’étranglement et à des obstacles qui les empêchent de travailler efficacement et de donner le meilleur d’eux-mêmes.

L'accès à des boucles de rétroaction régulières favorisera également l'engagement et la satisfaction des employés, encouragera leur développement et leur croissance et favorisera une culture d'innovation, d'idées et d'inclusion.

Voici quelques façons d'intégrer des boucles de rétroaction dans votre système de collaboration :

• Enquêtes : à la fois toujours ouvertes et pour des cas d'utilisation et des périodes spécifiques
• Assemblées publiques – en ligne et/ou en personne
• Boîtes à suggestions – en ligne et/ou au bureau
• Réunions individuelles récurrentes — entre les managers et les membres de leur équipe

Culture de la « porte ouverte »

Pour compléter les boucles de rétroaction régulières, créez le sentiment ultime de transparence en encourageant les employés de tous les niveaux à soulever des questions ou des idées spécifiques à la communication.

Cela signifie que chaque manager et leader se rend disponible pour entendre les préoccupations et les points de difficulté en matière de communication et de collaboration.

Non seulement vous réduirez et préviendrez la frustration liée aux lacunes de communication, mais vous favoriserez également la confiance, renforcerez le travail d'équipe, ferez preuve de transparence et développerez un sentiment de respect mutuel. Cela contribue au bien commun de tous les employés et de l’entreprise dans son ensemble.

Reconnaissance des leaders de la collaboration

Que vous soyez un débutant en matière de collaboration d'entreprise ou que vous recherchiez des moyens de vous améliorer après des mois ou des années de mise en œuvre, une chose est vraie : il n'y a pas de collaboration à l'échelle de l'entreprise sans des personnes sur le terrain qui agissent en tant que champions et promoteurs de la collaboration.

Lorsqu’un employé facilite une communication et un travail d’équipe efficaces et rationalisés, vous devez le souligner et le récompenser.

Cela montrera aux autres membres de l’équipe, ainsi qu’aux autres départements, comment ces efforts de collaboration soutiennent l’objectif final. Ce n’est pas tout : cela encouragera également les autres à faire de même pour leurs équipes respectives et celles avec lesquelles ils travaillent souvent.

15 plateformes de collaboration d'entreprise à explorer

Prêt à évaluer les outils et applications de collaboration d’entreprise ? Voici les principaux types de plates-formes à garder à l’esprit et les fonctionnalités dont vous aurez besoin.

Plateformes de partage de documents et de collaboration

Si vous avez déjà dû déterminer quelle version de fichier est la plus récente (qui ne l'a pas fait ?), vous connaissez déjà les avantages d'une plateforme de partage de documents.

C'est ainsi que vous saurez qu'aucun fichier mis à jour de manière aléatoire n'est stocké sur le disque local de quelqu'un : tout se trouve au même endroit, permettant à toute partie prenante d'accéder à la version de fichier la plus récente chaque fois qu'elle en a besoin. Les plateformes de partage de fichiers sont également des plateformes de collaboration, ce qui signifie que vous pouvez tous travailler sur le même document et suivre les modifications en temps réel sans écraser le travail acharné de quelqu'un d'autre.

Lorsque vous choisissez une plateforme de partage de documents et de collaboration, tenez compte des éléments suivants :

• Google Workspace est sans doute la plateforme de partage de fichiers la plus connue pour les entreprises et les particuliers, ce qui la rend facile à mettre en œuvre et à adopter. Son plus grand avantage est la facilité de navigation et de collaboration dans ses sous-produits, tels que Google Drive et Google Docs.
• Dropbox Business est une solution de stockage dans le cloud qui vous permet de partager, synchroniser et collaborer sur des fichiers en toute sécurité, y compris sur des ordinateurs, des appareils mobiles et n'importe quel navigateur Web. Dropbox est idéal pour tous les types de formats, y compris l'édition de PDF et de vidéos.
• OneDrive for Business est une autre plateforme de partage de fichiers et de collaboration bien connue. Sa version professionnelle offre un contrôle approfondi des versions et des autorisations et s'intègre aux solutions de communication internes.

Plateformes de communication et de collaboration

Où se déroulent réellement vos communications en temps réel (messages instantanés, vidéoconférences, appels et réseaux sociaux) ?

Si vous laissez les choses au hasard, certains employés opteront pour les SMS et Facetime, tandis que d'autres préféreront peut-être les SMS et les appels vidéo WhatsApp.

Une collaboration efficace repose sur des outils de communication que tout le monde utilisera par défaut. C'est là qu'ils peuvent être sûrs de toujours trouver la bonne personne ou de trouver une réponse à leur question. Au lieu de perdre du temps et de l’énergie à trouver et à choisir la bonne option, les utilisateurs peuvent se lancer directement dans la collaboration en équipe.

Voici vos meilleurs choix en matière de plateformes de communication et de collaboration :

• Nextiva est une plateforme de communication connectée qui rassemble les équipes. Il fonctionne immédiatement avec tous les appareils que vous utilisez pour le travail et vous propose des appels, des SMS, des vidéoconférences, des discussions en équipe et le partage de fichiers. Il est conçu pour les équipes distantes, hybrides et au bureau qui recherchent des fonctionnalités puissantes et simples à utiliser.
• Slack est un outil de collaboration en ligne pour les équipes distantes. Vous pouvez l'utiliser pour communiquer via des messages texte, des appels vidéo et vocaux, ainsi que des discussions de groupe. Le partage de fichiers et les intégrations sont inclus.
• Microsoft Teams est l'application de collaboration d'équipe de Microsoft. Il fusionne le chat sur le lieu de travail avec les réunions, le stockage de fichiers et les intégrations tierces et est conçu pour la communication interne et externe.

Outils de gestion de projet

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la gestion des tâches est la manière dont les choses se font. Et pour cela, vous avez besoin d'un outil qui vous permettra de définir des projets et leurs délais , de les décomposer en tâches, de garder un œil sur les délais, d'attribuer et de déléguer des tâches et de gérer les dépendances entre elles.

Assurez-vous que l'outil que vous choisissez vous permet de personnaliser les tableaux de bord et les vues, comme les calendriers ou les tableaux Kanban, et d'ajouter facilement des fichiers, des commentaires et du contexte spécifiques au projet.

Considérez ces outils de gestion de projet :

• Asana est un logiciel de gestion de projet polyvalent, convivial et prêt pour l'entreprise. Il facilite non seulement la création de projets et la définition de délais, mais également la mise en place d'automatisations et de règles personnalisées pour réduire le travail fastidieux et répétitif.
• Monday.com est un outil de gestion de projet destiné aux grandes organisations recherchant des fonctionnalités professionnelles. Il offre des fonctionnalités avancées de suivi du temps et de collaboration, ainsi que des intégrations premium, des rapports avancés et des informations sur les performances.
• ClickUp est une plateforme de gestion de projet orientée sécurité. Sa conformité HIPAA et GDPR signifie que vous pouvez suivre les projets qui incluent des données sensibles entre les équipes et les sites sans craindre de compromis.

Moteurs de recherche d'entreprise

Un logiciel de recherche d'entreprise vous permet de trouver l'information exacte lorsque vous en avez besoin. Ils peuvent être stockés dans des bases de données, des documents, des sites Web, des applications, votre intranet, etc.

Dans un souci de productivité, le processus de recherche et la récupération des bons résultats de recherche doivent se dérouler de manière fluide et en quelques instants, ce qui fait de votre moteur de recherche d'entreprise un élément essentiel de la collaboration et du travail efficace.

Voici quelques-unes des meilleures options pour les moteurs de recherche d’entreprise :

• Glean est une solution de recherche d'entreprise dynamique basée sur l'IA. Il utilise des indices de contexte, de comportement et de langage pour fournir les résultats les plus pertinents et personnalisés, fier de sa facilité d'intégration dans vos systèmes.
• Guru est un système permettant de trouver des informations sur n'importe quelle application que vous utilisez. Il peut également détecter les lacunes dans les connaissances et même dupliquer les connaissances pour faciliter la gestion des informations. Guru combine la recherche IA d'entreprise, l'intranet et un wiki d'entreprise sur une seule plateforme.
• AlphaSense est une plateforme d'intelligence de marché destinée aux grandes entreprises et aux institutions financières. Sa solution d'IA indexe et recherche dans les contenus publics et privés pour alimenter votre processus décisionnel.

Intranet

Votre intranet est la propre bibliothèque d’informations et de ressources de votre entreprise. Il comprend des ressources de formation, des flux de travail et des processus de l'entreprise, des mises à jour et des annonces, des politiques, une structure organisationnelle, un répertoire des employés, etc.

Un intranet bien géré donne à chaque collaborateur une clarté et un point de référence. Cela aide les employés à exceller dans leur travail. Il est difficile d'imaginer une entreprise qui n'a pas besoin d'un intranet, mais ce sont celles qui travaillent sur plusieurs sites, fuseaux horaires, équipes et styles de travail qui en ont le plus besoin.

Pour créer un centre accessible de connaissances et de ressources d'entreprise, vous pouvez utiliser l'un des éléments suivants :

• Confluence est un portail Intranet de partage de connaissances. Il est livré avec des modèles pour différents cas d'utilisation et des contrôles de confidentialité qui protègent vos données. Vous pouvez intégrer Confluence à des milliers d'applications tierces.
• Blink est une solution intranet destinée aux travailleurs de première ligne. Il est convivial et répond aux besoins et défis spécifiques des travailleurs de première ligne et clés, avec du contenu, des conversations et des contacts disponibles en un seul clic. C'est idéal pour les employés en déplacement.
• Simpllr est une solution logicielle d'intranet social. Il s'agit d'un outil moderne destiné aux entreprises qui souhaitent améliorer l'engagement et la communication des employés, souvent appelé « Instagram pour le lieu de travail ».

Comment les communications unifiées font progresser la collaboration en entreprise

Une stratégie de collaboration d’entreprise comporte plusieurs niveaux et constitue toute une entreprise.

Mais il existe une solution qui correspond parfaitement aux complexités de la communication entre des dizaines de sites et des centaines ou des milliers d'employés : les communications unifiées.

Les communications unifiées – et, par extension, les communications unifiées en tant que service ( UCaaS ) – fusionnent le téléphone basé sur Internet avec les communications et la collaboration en temps réel dans une plate-forme de communication complète.

C'est ainsi que les employés peuvent tout faire, depuis la réalisation de projets internes jusqu'à offrir un support client fantastique à partir d'une plate-forme unique, quel que soit leur lieu de travail.

Avantages pour les entreprises

Cinq avantages fondamentaux vous attendent si vous adoptez les communications unifiées.

Communication rationalisée

Pensez à ce scénario épuisant :

Vous contactez un collègue via Slack pour lui poser des questions sur un problème auquel vous êtes confronté. Ils vous répondent sur WhatsApp lorsqu'ils se rendent à une réunion et vous demandent de leur envoyer un e-mail concernant le fichier avec lequel vous rencontrez des difficultés. Après cela, ils vous appellent sur votre téléphone de bureau pour discuter des solutions possibles.

Une semaine passe et vous tournez en rond en essayant de trouver quelque chose qui ressemble à une conversation complète sur le problème que vous avez rencontré.

Il existe une meilleure solution : une plate-forme de communications unifiées qui combine le chat, la voix, la vidéo et le partage de fichiers afin que vous puissiez obtenir instantanément des informations complètes sur n'importe quelle tâche, projet ou problème sur lequel vous avez travaillé.

Collaboration améliorée

Lorsque vous éliminez les silos de communication et regroupez les projets, les fichiers et les messages sur une seule plateforme, vous supprimez également les obstacles au travail d'équipe et au progrès.

Au lieu de répéter : « Pouvez-vous me rappeler où trouver ce document ? ou "Sur quoi travaillez-vous encore cette semaine ?" lors des enregistrements, vous libérerez les capacités mentales des employés pour des interactions, des contributions et des progrès en temps réel.

Productivité améliorée

La concentration des employés est précieuse. Des recherches récentes ont révélé que le basculement entre les applications et les onglets, autrement dit le changement de contexte, coûte aux travailleurs environ quatre heures par semaine, soit environ 9 % de leur temps de travail annuel.

Plus votre entreprise est grande, plus cette perte devient coûteuse. Réduisez le temps passé à rechercher la bonne information, la bonne personne ou le contexte complet en unifiant votre boîte à outils de communication et de collaboration.

Accessibilité accrue

Gérer l'accès des employés aux bons systèmes est difficile, même lorsque vous êtes tous au même endroit. Ajoutez à cela le travail à distance ou les employés qui voyagent fréquemment, et vous risquez d'avoir un ou deux maux de tête chaque semaine.

Les communications unifiées vous permettent de gérer facilement les accès et les autorisations des employés, quel que soit leur emplacement ou l'appareil à partir duquel ils travaillent. Avec UCaaS, même leur smartphone se transforme en un outil puissant pour tout ce sur quoi ils travaillent.

Coûts réduits

La plupart des solutions UCaaS remplacent plusieurs applications professionnelles pour lesquelles vous payez. Pensez au prix que vous payez chaque trimestre ou chaque année pour le chat en équipe, la gestion de projet, le service d'assistance et les téléphones professionnels.

Consolidez vos plateformes de communication avec une tarification UCaaS simplifiée, généralement par utilisateur et par mois, avec des niveaux pratiques et des options de mise à niveau/rétrogradation disponibles à chaque cycle de facturation.

Principales caractéristiques

Voici les fonctionnalités UCaaS qui en font la direction idéale pour la collaboration de votre entreprise :

• Interface unifiée : plus besoin de passer d'une douzaine d'outils de bureau, d'applications mobiles et d'onglets de navigateur à l'autre. Connectez-vous chaque jour à une plateforme et un tableau de bord uniques pour répondre à tous vos besoins de communication et de collaboration.
• Gestion de présence : Vous vous demandez si une personne est en ligne ? Quel est leur fuseau horaire ? Qu’en est-il de leurs horaires de travail ou de leur disponibilité pour un appel vidéo afin de résoudre un problème complexe ? UCaaS vous permet de visualiser la disponibilité de vos collègues pour tout type de communication dont vous avez besoin à ce moment-là.
• Intégration transparente : vous souhaitez continuer à utiliser votre CRM, votre service d'assistance et votre calendrier numérique, et ce, en toute fluidité ? Les solutions de communications unifiées s'intègrent à Salesforce, Zendesk, Google Calendar et bien d'autres pour que vous puissiez travailler sans interruption.
• Fonctionnalités de mobilité : travaillez où que vous soyez. Votre ordinateur de bureau et votre téléphone officiel ne sont plus la base : votre base devient partout où vous disposez d'un appareil mobile et d'un accès Internet stable. Organisez des réunions, partagez des fichiers et prenez des décisions partout.

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Pour une expérience de collaboration unifiée, optez pour Nextiva

En bout de ligne ? Votre grande entreprise, vos grandes équipes et vos grands objectifs ont besoin d'un moyen à toute épreuve pour collaborer et communiquer. Sans cela, vous êtes sur le point d'épuiser vos employés et de manquer des opportunités de croissance.

Votre meilleur pari est UCaaS, le moyen ultime d'ajouter de la vitesse, des flux de travail rationalisés et une collaboration puissante à votre façon de faire avancer les choses. Notre recommandation, bien sûr, est Nextiva.

Prenez par exemple Tricoci , une entreprise de cosmétiques haut de gamme comptant plus de 1 300 employés et 200 000 clients par an. Tricoci utilise Nextiva pour gérer toutes les communications internes et clients, y compris jusqu'à 3 000 appels par jour, des conférences et réunions quotidiennes, un centre d'appels entièrement fonctionnel et un accès rapide aux sites et salons en cas de problème.

UCaaS fera passer votre lieu de travail numérique à un niveau supérieur. Nextiva a déjà réalisé cela pour plus de 100 000 équipes. Vous voulez vous assurer que l’UCaaS convient à votre cas d’utilisation et à votre type d’entreprise ? Répondez à notre quiz sur la préparation aux communications unifiées pour le savoir.