Qu'est-ce que la téléphonie cloud et comment ça marche ? (+ 7 avantages pour votre entreprise)

Vous voulez réduire le coût de votre système téléphonique et en faire plus ? Vous avez probablement déjà découvert la téléphonie cloud et vous souhaitez savoir si elle peut vous aider dans votre cas d'utilisation spécifique.

Si vous envisagez de passer de votre service téléphonique professionnel existant à la téléphonie cloud, vous êtes au bon endroit. Dans ce guide, nous couvrons tout ce que vous devez savoir, y compris les éléments essentiels de la téléphonie cloud, son fonctionnement, ses avantages pour votre entreprise et comment choisir votre fournisseur de téléphonie cloud.

Allons-y directement.

Qu'est-ce que la téléphonie cloud ?

La téléphonie cloud est un système téléphonique qui fonctionne via votre connexion Internet. Il est également connu sous le nom de solution PBX hébergée basée sur VoIP. Il vous aide à déplacer votre service téléphonique professionnel vers le cloud.

La téléphonie cloud rationalise vos communications professionnelles et évolue avec votre entreprise. Que vous ouvriez de nouveaux bureaux, embauchiez des travailleurs à distance ou agrandissiez vos équipes internes, la téléphonie cloud rendra l'expansion facile et rentable.

La téléphonie cloud est un type de communications unifiées en tant que service (UCaaS). UCaaS est un modèle de communication unifié, ce qui signifie qu'il rassemble divers systèmes de communication et outils de collaboration. Avec la téléphonie cloud, vous déplacerez non seulement vos appels téléphoniques vers le cloud, mais vous les connecterez également à vos réunions vidéo, à votre messagerie instantanée, à votre CRM et à vos processus métiers à tous les niveaux.

Dans le cadre de votre plateforme UCaaS, la téléphonie cloud permettra de mieux connecter vos équipes et de rendre vos employés plus concentrés, engagés et satisfaits dans leur rôle. En fait, une étude menée par CMBR pour Cisco a conclu que près de 8 employés sur 10 bénéficient d'une amélioration de leur productivité grâce aux fonctionnalités de travail à distance, comme le chat en équipe et la vidéoconférence.

Comment fonctionne la téléphonie cloud ?

La téléphonie cloud fonctionne via un fournisseur de services VoIP. Lorsque vous composez le numéro de téléphone que vous souhaitez appeler, votre fournisseur de services gère le routage. Il convertit les signaux vocaux analogiques en paquets de données et les transmet via votre connexion Internet. C'est ainsi qu'il connecte votre téléphone à la personne que vous appelez.

De votre côté, vous remplaceriez les extensions téléphoniques individuelles par un téléphone de bureau VoIP . Plutôt que de vous connecter à une ligne fixe, vous branchez vos téléphones sur votre réseau existant. Vous pouvez également utiliser un softphone ou une application installée sur votre ordinateur, tablette ou smartphone. Dans les deux cas, vous appelez depuis une interface moderne et simple d'utilisation et établissez un appel en une fraction de seconde.

Étant donné que la téléphonie cloud fonctionne dans le cloud, vous pouvez gérer votre système téléphonique professionnel via un tableau de bord en ligne pour un contrôle total sur les numéros de téléphone, le transfert d'appel, l'ajout de nouveaux utilisateurs, et bien plus encore.

Connexes : Intégration de la téléphonie informatique : qu'est-ce que c'est, avantages et comment cela fonctionne

Téléphonie cloud vs PBX traditionnel : quelle est la différence ?

Pour vos employés, les utilisateurs finaux de votre système téléphonique, les choses ne semblent pas très différentes entre le téléphone cloud et le PBX traditionnel. Quand on regarde sous le capot, on découvre une tout autre histoire.

Comme vous le verrez dans la section suivante, la téléphonie cloud vous évite d'avoir besoin d'équipement physique. Votre personnel peut communiquer entre eux et avec vos clients en utilisant n'importe quel appareil connecté à Internet. Ils peuvent le faire partout où ils peuvent utiliser le Wi-Fi ou une connexion Internet 4G.

Du point de vue de votre entreprise, démarrer avec la téléphonie cloud est simple. Au lieu d'un processus complexe et coûteux pour vous connecter au réseau téléphonique public commuté (PSTN) , tout ce dont vous avez besoin est un fournisseur de services VoIP et une connexion haut débit fiable.

Le PBX traditionnel présente un défi beaucoup plus important, à la fois pour le démarrage et la maintenance de votre service téléphonique. Voici pourquoi:

Tout d’abord, il y a le coût et les efforts d’installation. Un opérateur téléphonique doit se rendre chez vous et installer du matériel fixe, et vous finirez par payer à la fois le travail et le matériel.

Vous devez également maintenir la configuration technique de l’équipement Private Branch Exchange (PBX) sur votre site. Si quelque chose surchauffe, se casse ou devient obsolète, vous devez le réparer ou le remplacer. Non seulement cela coûte cher, mais cela prive votre équipe de sa productivité et de sa concentration.

Un PBX traditionnel rend vos appels téléphoniques, en particulier les appels longue distance, plus coûteux. Il offre des fonctionnalités d'appel de base, ce qui peut s'avérer fastidieux si vous souhaitez utiliser des fonctionnalités avancées telles que l'audio HD, la messagerie vocale vers e-mail ou l'analyse des appels.

Si votre entreprise se développe, vous souhaiterez ouvrir de nouveaux sites, ajouter plus de lignes téléphoniques ou introduire des options de travail à distance. Les systèmes PBX traditionnels ne évoluent pas facilement car ils ajoutent plus d'équipement, de maintenance et de coûts. Ils ne constituent pas non plus une option pratique pour les employés qui voyagent pour le travail et souhaitent rester productifs, car leur numéro de téléphone est lié à un téléphone de bureau physique.

Un système PBX traditionnel peut être une bonne option pour les petites entreprises dont les besoins commerciaux changent rarement et qui n'envisagent pas de se développer. Mais si vous souhaitez vous développer et vous assurer que la configuration de votre téléphone ne vous ralentit pas, vous adorerez la flexibilité qu'offre la VoIP.

Avantages de la téléphonie cloud

Que signifie un problème avec votre système téléphonique pour votre entreprise ? Vous pouvez perdre un client, manquer une échéance importante ou licencier un employé en raison d'un problème de communication.

Ce n'est pas une surprise. Notre façon de travailler est devenue dynamique et diversifiée, et nous avons besoin de la technologie pour suivre le rythme.

Si vous voulez vous assurer de ne jamais perdre un client, un employé ou votre tranquillité d'esprit à cause de problèmes de communication, voici les avantages de la téléphonie cloud que vous voudrez connaître.

1) Mise en œuvre simple et rapide

La mise en œuvre de la téléphonie cloud ne nécessite aucune infrastructure sur site. Cet avantage signifie que vous pouvez être opérationnel en quelques jours, voire en une journée.

Il n'y a pas d'attente pour un technicien, pas d'installation de lignes téléphoniques, pas de retards et pas de long processus d'embauche d'un employé à temps plein pour configurer votre nouveau système téléphonique. Votre fournisseur de téléphonie cloud s'occupe de tout. Vous obtiendrez instantanément des numéros de téléphone virtuels et accéderez à un tableau de bord qui vous permettra de gérer l'ensemble du service téléphonique.

2) Réduire le coût de fonctionnement de votre système téléphonique professionnel

Il existe de nombreuses façons dont les services de téléphonie cloud vous permettront d'économiser de l'argent. Vous pouvez économiser jusqu'à 65 % sur votre facture de téléphone traditionnelle. La téléphonie cloud évite à votre entreprise des contrats de maintenance, des minutes d'appel limitées, des numéros de téléphone locaux et gratuits restrictifs et le paiement de services SMS professionnels distincts.

Avec la téléphonie cloud, il n’y a pas de coûts ou de factures de maintenance imprévus. Et si vous êtes débutant et souhaitez démarrer à moindre coût possible, vous pouvez éviter d'acheter des téléphones VoIP et utiliser des ordinateurs portables avec des casques via une application de téléphonie logicielle.

3) Fonctionnalités d'appel robustes et puissantes

Nous ne parlons pas seulement de fonctionnalités qui paraissent belles sur le papier. Les fonctionnalités d'appel avancées fournies avec la téléphonie cloud vous permettent de travailler intelligemment, d'être efficace et de vous concentrer sur les bonnes tâches au bon moment. Vous pouvez éviter les tâches manuelles et répétitives et intensifier la collaboration de votre équipe et votre support client.

Voici quelques-unes des fonctionnalités de gestion des appels les plus utiles de la téléphonie cloud :

• Réception automatique , qui permet à votre appelant de joindre la bonne équipe.
• Renvoi d'appel , qui dirige les appels entrants en fonction de critères prédéfinis.
• Réponse vocale interactive avancée (IVR) , une approche plus conversationnelle du service client automatisé.
• Renvoi d'appel , afin que vous puissiez transférer les appels vers n'importe quel téléphone fixe ou mobile.
• Vidéoconférence et partage d'écran pour des réunions à distance productives.
• Numéros gratuits , qui permettent aux clients de vous joindre depuis des lignes fixes sans frais supplémentaires.
• Numéros locaux , pour que vous puissiez établir une présence locale où vous le souhaitez.
• Enregistrement des appels de manière sécurisée et fiable, afin que vous puissiez maintenir un service de qualité.
• Centre de contact , qui permet à votre équipe de support client de résoudre les questions plus rapidement.

Mieux encore, vous bénéficierez de ces fonctionnalités ainsi que d’une qualité d’appel audio et vidéo HD. Il s’agit d’un avantage considérable pour les équipes distantes. Il n'y a rien de pire dans la vie qu'une conférence téléphonique qui sonne mal.

Connexe : Qu'est-ce qu'un centre de contact ? Définition, fonctionnalités et utilisations

4) Flexibilité et évolutivité de votre système téléphonique

La téléphonie cloud rendra la croissance fluide. Plus précisément, une solution VoIP vous permettra d’ajouter plus d’utilisateurs en quelques clics seulement.

Avec le PBX traditionnel, vous devrez payer un supplément chaque fois que vous embaucherez un nouvel employé et que vous souhaitez lui attribuer une ligne téléphonique. Leur téléphone de bureau nécessite un câblage, ce qui peut prendre un certain temps à configurer. Votre croissance entraînera toujours des retards et des coûts supplémentaires si vous comptez sur un système téléphonique sur site.

Un PBX basé sur le cloud est non seulement évolutif, mais il est également simple à gérer. Vous n'avez pas besoin d'être un expert en informatique. Par exemple, si votre volume d'appels augmente rapidement pendant les périodes les plus chargées de l'année, vous pouvez facilement ajouter et supprimer des lignes. Cela vous aidera à maintenir votre expérience client grâce à un système flexible que vous pourrez facilement personnaliser à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent.

5) Mobilité accrue

Les entreprises se tournent de plus en plus vers des options de travail à distance sur le long terme. Les systèmes téléphoniques hébergés sont la réponse parfaite à cette tendance.

Vos collaborateurs peuvent accéder aux lignes téléphoniques de leur entreprise où qu’ils soient, à condition qu’ils disposent d’une connexion Internet. Il ne s'agit pas seulement de répondre aux appels téléphoniques ; ils peuvent accéder à leur messagerie vocale et configurer ou modifier le routage des appels lors de leurs déplacements.

La téléphonie cloud est la solution idéale pour les entreprises qui adoptent le travail à distance, disposent de bureaux satellites ou disposent de plusieurs bureaux.

6) Simplifiez le travail grâce aux communications intégrées

Les communications cloud vous aident à stocker et à accéder à toutes les informations sur une seule plateforme.

Lorsque vous utilisez des systèmes distincts pour vos appels et réunions, vous avez des notes et des détails importants à trop d’endroits. Notes informatiques, feuilles de calcul, notes Post-It, cahiers et la liste est longue. Retrouver les interactions passées peut prendre du temps et faire sortir tout le monde de son flux.

La téléphonie cloud consolide tout dans une seule interface utilisateur. Vous pouvez l'utiliser pour collaborer avec des collègues, gérer des clients, analyser des données en temps réel, recueillir des commentaires et faire avancer des projets importants.

Vous regrouperez votre flux de communication d'entreprise vers une source unique de vérité et avancerez efficacement tout au long de votre journée. Fini les interruptions frustrantes ou le temps perdu à rechercher des informations cruciales.

7) Fiabilité et résilience supérieures

Pouvez-vous vous permettre d’être indisponible pour vos clients ? Si quelque chose arrive au réseau électrique, quelles sont les conséquences pour votre entreprise ? Un problème de câblage, une surchauffe ou une petite tempête peuvent nuire à votre communication et à votre réputation.

Les solutions de téléphonie cloud réputées offrent une disponibilité de 99,999 %, ce qui vous permet de continuer à travailler sans être affecté, quoi qu'il arrive. Il dispose également d'une redondance intégrée ; en cas de gigue ou de problèmes similaires, vos appels restent en ligne et vous disposez toujours d'une sauvegarde que vous pouvez utiliser.

Connexe : Plan de préparation aux catastrophes pour les entreprises – La stratégie d'action du CIO

Comment choisir un fournisseur de téléphonie cloud

Si vous envisagez de passer à une solution de téléphonie cloud, voici ce que vous devez prendre en compte lors de l'évaluation de vos options.

Qualité de service et fiabilité éprouvée

Une disponibilité et une fiabilité élevées sont indispensables. Votre fournisseur de téléphonie cloud doit fournir un service redondant avec des centres de données redondants. Les fonctionnalités et les prix attractifs ne sont rien si vos téléphones ne fonctionnent pas.

Quelle disponibilité le fournisseur offre-t-il ? Peuvent-ils garantir que vous disposerez d'un service téléphonique ? Consultez la page de statut de votre fournisseur. Pour Nextiva, vous pouvez consulter status.nextiva.com .

La haute disponibilité est possible grâce à des centres de données situés stratégiquement aux États-Unis. Tous sont équipés d’une alimentation sans interruption et disposent de connexions réseau à fibre optique Gigabit.

Vous pouvez également consulter les sources de médias sociaux comme Twitter et Facebook pour obtenir une image impartiale de la fiabilité de chaque fournisseur. La recherche de la marque sur Twitter avec le « @ » avant son nom vous aide à parcourir toutes les mentions de la marque.

En plus de cela, vous devez vous assurer que votre fournisseur propose une surveillance du réseau 24h/24 et 7j/7 afin que les problèmes puissent être signalés et résolus avant qu'ils n'affectent votre entreprise.

Sécurité et conformité industrielle

La prochaine étape consiste à s'assurer que le fournisseur de téléphonie cloud répond aux normes de l'industrie. Voici quelques certifications à rechercher :

• Conformité HIPAA : services vocaux et de télécopie vitaux pour les prestataires de services de santé.
• ISO/IEC 20071 : La norme mondiale pour les réponses aux menaces de sécurité.
• Conformité PCI : gérez en toute sécurité les paiements par carte de crédit en toute confiance.
• Conformité SOC 2 : plans de réponse aux incidents pour protéger votre vie privée et l'intégrité de vos données.

Une autre chose à vérifier est si le fournisseur de votre choix assure le cryptage des appels. Les appels cryptés signifient que vous pouvez utiliser Transport Layer Security (TLS) et Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) pour établir une sécurité de haut niveau à chaque appel .

Fonctionnalités et intégrations

Quels sont les besoins commerciaux que vous répondrez en ajoutant la téléphonie cloud à votre boîte à outils ? C’est là qu’interviennent les fonctionnalités et les intégrations du système téléphonique.

Passez-vous beaucoup d’appels sortants ou recevez-vous de nombreux appels entrants ? Avez-vous plusieurs sites commerciaux ? Vos clients sont-ils aux États-Unis ou à l’étranger ? Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses questions à considérer lorsque l’on examine les fonctionnalités de téléphonie cloud. Parlez à des prestataires de services potentiels et découvrez comment ils peuvent répondre aux besoins de votre entreprise.

Vous devrez également réfléchir à la manière dont un nouveau système téléphonique s'intégrera aux routines et flux de travail existants de vos employés.

Avez-vous besoin que votre système téléphonique s'intègre à votre logiciel de gestion de projet ? Et votre CRM ? Est-il facile de mettre en œuvre et de maintenir la configuration de votre système téléphonique ? Encore une fois, ce sont les questions auxquelles il faut réfléchir lors de la recherche de prestataires de services potentiels.

Le véritable coût de possession

Les prix semblent souvent excellents sur le papier. Ensuite, lorsque vous commencez à utiliser le service, vous recevez une facture inattendue et inconfortable qui ne ressemble en rien à celle que vous avez vue lors de votre inscription.

Recherchez une tarification transparente qui décrit tout ce qui est inclus dans les tarifs et tout ce pour quoi vous devrez payer un supplément. Confirmez les détails des prix tels que :

• Le nombre d'utilisateurs que vous aurez sur votre forfait.
• Plans de paiement mensuels ou annuels (et réductions), si disponibles.
• Existe-t-il un équipement requis pour que le service fonctionne correctement ?
• Flexibilité pour changer de plan à mesure que vos besoins évoluent.
• Coûts des appels entrants et sortants (sur numéros locaux et gratuits).
• Fonctionnalités optionnelles ajoutées à la carte.
• Taxes, suppléments et autres frais obligatoires.

Assurez-vous que les prix que vous examinez ne négligent rien. Notre page de tarification offre une transparence totale sur ce qui est et n'est pas inclus dans chaque option de service téléphonique.

Support client rapide et efficace

Enfin, assurez-vous que l'équipe du service client de votre fournisseur peut vous aider lorsque vous en avez besoin.

Examinez leurs options d’assistance. Sont-ils disponibles sur le chat en direct ? Pouvez-vous les appeler ? Devez-vous attendre 24 heures ou plus avant de recevoir une réponse par e-mail ?

Ensuite, réfléchissez aux réponses que vous obtenez à vos questions. Tient-ils compte de votre situation spécifique ou sont-ils génériques ? Le représentant du support prend-il son temps pour comprendre le problème ? Est-il facile de poser des questions complémentaires ?

Vous pouvez tester le support client d'un fournisseur en effectuant un essai gratuit, mais vous pouvez également vous faire une idée précise en vous contactant en tant que prospect. Cela vous donnera une idée précise de la façon dont votre fournisseur peut vous aider à développer et à améliorer l’ensemble de votre système de communication pendant de nombreux mois et années à venir.

Déplacez votre système téléphonique vers la téléphonie cloud

La téléphonie cloud réduira vos coûts de communication, améliorera votre productivité et augmentera votre résilience. Il agit également comme une source unique de vérité pour les communications professionnelles.

Vous bénéficierez du plus grand nombre d'avantages si vous choisissez un fournisseur de téléphonie cloud fiable et éprouvé. Le service de téléphonie cloud de Nextiva coûte aussi peu que 19,95 $ par utilisateur et par mois pour des fonctionnalités qui amélioreront l'ensemble de votre entreprise.

Ne nous croyez pas sur parole ; Les avis Nextiva parlent d’eux-mêmes ! Si vous êtes à la recherche d'un nouveau système téléphonique, ne cherchez pas plus loin.