Qu'est-ce que le logiciel CLM et en avez-vous besoin ?

Qu’est-ce que le CLM ?

CLM signifie gestion du cycle de vie des contrats. Il s'agit du processus de gestion des contrats du début à la fin, depuis le moment où ils sont rédigés et négociés pour la première fois jusqu'au moment où ils sont signés, exécutés, puis renouvelés ou annulés.

Le cycle de vie de la gestion des contrats implique notamment le suivi des délais, la garantie que toutes les parties respectent les conditions et la gestion de tout changement ou problème survenant en cours de route.

Qu'est-ce que le logiciel CLM ?

Le logiciel CLM est un outil utilisé par les équipes commerciales pour rationaliser et automatiser les différentes étapes de gestion des contrats.

Une solution efficace de gestion du cycle de vie des contrats peut vous aider, vous et votre équipe :

• Améliorer l'efficacité

• Rationalisez les opérations de vente

• Réduisez les risques juridiques pour votre entreprise

• Améliorer la conformité des deux côtés

• Améliorer la collaboration

• Optimiser la performance des contrats

Un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats aide votre équipe à accomplir toutes ces choses à des étapes spécifiques.

Étapes de la gestion du cycle de vie des contrats

Le processus de gestion du cycle de vie des contrats se déroule dans un ordre logique. Le meilleur logiciel CLM comprend des fonctionnalités pour vous aider à passer efficacement d'une étape à la suivante.

Création de contrat

Cela implique la rédaction des termes et conditions du contrat, souvent avec des modèles, un langage passe-partout ou des exigences spécifiques. Cette étape peut impliquer une collaboration entre diverses parties prenantes de l'entreprise, notamment les services juridiques, les achats, la gestion des produits, les ventes et d'autres services.

Négociation et approbation

Une fois la version initiale préparée, toutes les parties concernées peuvent négocier pour parvenir à des conditions mutuellement acceptables. Cette étape implique des discussions, des révisions et la finalisation de l’accord. Les parties prenantes peuvent approuver les conditions lors de la négociation, ou simplement approuver le contrat une fois finalisé.

Exécution du contrat

Une fois le contrat négocié et approuvé, il est signé par toutes les parties via une signature électronique, ce qui le rend juridiquement contraignant.

Stockage et organisation

Les contrats doivent être stockés et organisés en toute sécurité pour un accès facile. Cela implique généralement une sorte de système de gestion de documents numériques, accessible à toutes les parties et parties prenantes.

Gestion des obligations

Tout au long du cycle de vie de la gestion du contrat, toutes les parties doivent remplir leurs obligations telles que décrites dans l'accord. Le logiciel CLM aide à suivre et à gérer ces obligations, garantissant que les deux parties respectent leurs engagements contractuels.

Amendements et renégociation

Parfois, les contrats peuvent devoir être modifiés en raison de changements de circonstances ou d'exigences. Le logiciel CLM peut faciliter le processus de gestion des modifications et des renégociations, garantissant que toutes les modifications sont correctement documentées.

Renouvellement ou résiliation

Vers la fin de la durée du contrat, le logiciel CLM peut fournir des rappels et des notifications pour les dates de renouvellement ou de résiliation. Les parties concernées peuvent ensuite évaluer le succès du contrat et décider de renouveler, renégocier ou résilier l'accord.

Analyse et reporting

Le logiciel CLM peut générer des rapports sur l'exécution des contrats, la conformité, les risques et d'autres indicateurs clés. Ces informations peuvent vous aider, vous et votre équipe, à prendre des décisions éclairées concernant les futurs contrats et à améliorer le processus global de gestion du cycle de vie des contrats.

Avez-vous vraiment besoin d’un logiciel CLM ?

Les outils de gestion du cycle de vie des contrats sont idéaux pour les grandes équipes commerciales qui génèrent un grand nombre de contrats pour plusieurs services. Il est conçu pour des contrats et des processus plus complexes.

De plus, plus il y a de parties prenantes impliquées dans votre CLM, plus le logiciel CLM facilitera le processus. En plus des équipes commerciales, d'autres parties prenantes peuvent inclure :

• Services juridiques

• Directions financières

• Les équipes Achats et Approvisionnements

• Équipes opérationnelles

• Administrateurs et gestionnaires de contrats

  

Mais pour les entreprises disposant d’équipes commerciales plus agiles et de contrats plus simples, le logiciel CLM peut s’avérer un outil trop puissant et trop complexe. Cela peut également signifier que vous dépensez plus que ce dont vous avez réellement besoin.

Cela ne signifie pas que vous ne devez pas utiliser le logiciel CLM. Mais vous feriez peut-être mieux d’utiliser un outil plus simple comme Proposify.

Comparaison des logiciels CLM

Bien que Proposify ne soit pas un logiciel CLM, il partage plusieurs fonctionnalités avec lui.

Processus de gestion des contrats cohérent et reproductible

L'utilisation d'un logiciel facilite un processus de gestion des contrats cohérent et reproductible en standardisant les modèles, les flux de travail et les processus d'approbation. Cela garantit l’uniformité dans la création, l’exécution et le suivi des contrats, conduisant à une plus grande efficacité, conformité et atténuation des risques.

Gestion des rôles et des autorisations

La gestion des rôles et des autorisations vous permet, à vous et à votre équipe, de contrôler l'accès aux données et fonctionnalités contractuelles sensibles en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs. Cela garantit que seul le personnel autorisé peut consulter, modifier ou approuver les contrats, améliorant ainsi la sécurité et la confidentialité tout en favorisant la responsabilité tout au long du cycle de vie du contrat.

Bibliothèque de contenu

Toutes les parties prenantes peuvent accéder aux ressources liées aux contrats dans une bibliothèque de contenu unique, notamment des images, des tableaux de prix et des extraits utilisés pour créer et mettre à jour les contrats.

Signatures électroniques juridiquement contraignantes

L'utilisation d'un logiciel pour CLM supprime le besoin de signatures manuscrites, ce qui accélère le processus d'exécution du contrat. Et même si le logiciel CLM utilise des signatures électroniques, celles-ci restent juridiquement contraignantes.

Champs et variables personnalisés

Certains champs et variables personnalisés sont applicables à tous les contrats, quel que soit ce qu'ils couvrent. Cela inclut des éléments tels que les informations sur l'organisation, les noms des signataires et les politiques de résiliation du contrat. Le logiciel permet à ces informations de renseigner automatiquement dans les contrats.

Sécurité de classe mondiale

Proposify et la plupart des logiciels CLM sont protégés par un cryptage de niveau bancaire 256 bits et un cryptage de mot de passe unidirectionnel. Cela garantit que vos prospects se sentiront en sécurité et que leurs données privées sont protégées.

Intégrations avec les systèmes CRM

Des intégrations logicielles sont possibles avec des outils comme Salesforce, Hubspot et d'autres logiciels de gestion d'entreprise.

Et puis Proposify possède quelques fonctionnalités qui le distinguent du logiciel CLM standard.

Plus facile à utiliser

Proposify est moins complexe que le logiciel CLM, il est donc plus facile à configurer, à apprendre et à utiliser. Cela facilite l’adoption par l’équipe commerciale.

Abordabilité

Parce qu'il s'agit d'une technologie plus simple, Proposify est moins cher que le logiciel CLM. C'est un outil tout aussi efficace que le logiciel CLM, mais il est plus rentable.

Plus de personnalisation visuelle

Proposify propose des modèles de contrat robustes et des composants visuels individuels qui peuvent être intégrés aux documents pour les personnaliser et les rendre plus efficaces.

Peut être utilisé comme logiciel de proposition

C'est là que Proposify brille vraiment. Bénéficiez d'un contrôle et d'une visibilité sur les processus de proposition et associez-les au processus de gestion du cycle de vie des contrats pour obtenir une puissante solution de vente de bout en bout.

Des plans d'expansion figurent également sur la feuille de route de Proposify pour ajouter des outils spécifiques de gestion du cycle de vie des contrats afin de devenir une solution logicielle CLM plus complète.

Prenez le contrôle de vos contrats

Si vous arrivez à la conclusion que le logiciel CLM est plus que ce dont vous avez besoin, optez pour une option plus simple : Proposer. Il vous guidera efficacement tout au long du processus de gestion du cycle de vie des contrats et offre bon nombre des mêmes fonctionnalités que le logiciel CLM.

Plus important encore, il offre des avantages que le logiciel CLM n'offre pas, comme un coût inférieur, une configuration et une utilisation plus faciles et une personnalisation visuelle accrue.

Découvrez comment Proposify vous offre une visibilité et un contrôle de bout en bout sur votre processus de gestion des contrats pour vous aider à conclure des transactions plus rapidement et plus efficacement.