Qu'est-ce qu'un téléphone VoIP et comment ça marche ?

Qu'est-ce qu'un téléphone VoIP ?

Un téléphone VoIP est un téléphone qui passe et reçoit des appels via Internet. Au lieu d'un téléphone traditionnel "câblé" qui utilise des fils de cuivre à connexion directe pour fournir un service téléphonique, un téléphone VoIP vous offre une plus grande mobilité, interopérabilité et connectivité.

Il existe deux grandes différences entre les téléphones VoIP et les téléphones traditionnels. La première est qu'un téléphone VoIP fonctionnera où que vous soyez. Tant que vous avez Internet, vous pourrez passer et recevoir des appels sans être lié à un seul endroit. Et la deuxième différence est que techniquement, vous n'avez même pas besoin d'un téléphone pour passer des appels. Vous pouvez passer un appel depuis une application sur votre ordinateur.

Quels sont les avantages d'un téléphone VoIP ?

Il existe de nombreuses fonctionnalités clés de la VoIP qui peuvent vous aider à rationaliser votre entreprise, notamment :

• Installation et configuration faciles
• Mise à l'échelle facile
• Des numéros de téléphone virtuels qui vous suivent, vous et vos employés
• La technologie prend en charge une technologie plus ancienne
• Large disponibilité et mise en œuvre économique
• Intégration simple avec d'autres applications logicielles.
• Gamme d'options d'appareils
• Configuration transparente sur les connexions Internet existantes

Types de téléphones VoIP

Téléphones durs VoIP

Les téléphones fixes sont comme les téléphones traditionnels en ce sens qu'ils sont posés sur votre bureau ou dans une salle de conférence. Vous pouvez utiliser des téléphones durs pour :

• Appels directs
• Conférences téléphoniques
• Accéder à la messagerie vocale
• Communications via combinés, casques , Bluetooth et haut-parleurs

Softphones VoIP

Les softphones sont des téléphones virtuels qui résident dans une application sur un appareil (tel qu'un ordinateur, une tablette ou un smartphone). Ils fonctionnent comme un téléphone fixe, mais plutôt qu'un téléphone physique, vous passez des appels depuis une application.

Comment fonctionnent les téléphones VoIP

Auparavant, les téléphones étaient reliés à un autocommutateur privé (PBX) sur site . Cette machine encombrante gérerait tout le routage et garantirait que chaque appel atteigne sa bonne destination. Les fonctionnalités des téléphones VoIP dépassent de loin celles disponibles sur les anciens systèmes PBX.

Étant donné que les téléphones VoIP fonctionnent en traitant les appels téléphoniques provenant d'Internet ou du cloud, la technologie utilise le câblage du réseau informatique existant ou le Wi-Fi pour accéder aux réseaux téléphoniques.

Plus besoin de fils ou de boîtiers pour utiliser votre service de téléphonie VoIP d'affaires ! Désormais, vous pouvez prendre un appel depuis n'importe quel endroit où vous avez Internet, même depuis une application sur votre ordinateur, et votre numéro de téléphone peut rester le même qu'avant, il n'y a donc aucune dépense à le changer.

Ainsi, quel que soit l'appareil téléphonique choisi par votre entreprise, vous pouvez le connecter simplement et facilement au système téléphonique VoIP. Branchez simplement les téléphones et demandez à votre équipe technique de configurer le système de la manière qui répond le mieux à vos besoins particuliers.

Si vous utilisez un système téléphonique VoIP de Nextiva, vous utilisez le meilleur service téléphonique professionnel disponible aujourd'hui.

En relation : 7 étapes pour configurer un système téléphonique VoIP à la maison ou au bureau

Quels sont les avantages d'un téléphone VoIP ?

De nombreuses fonctionnalités d'un service téléphonique VoIP parlent d'elles-mêmes :

• Installation et configuration faciles sur les connexions Internet existantes.
• Des numéros de téléphone virtuels qui vous suivent, vous et vos employés.
• Utilisez votre connexion Internet existante. D'autres téléphones professionnels nécessitent un câblage en cuivre dédié séparé de la connexion au réseau informatique.
• Lien vers des comptes d'utilisateurs ou vers des numéros de téléphone. Ils vous permettent de basculer entre des appels simultanés sur un compte donné.
• Intégration simple avec d'autres applications logicielles, comme Microsoft Teams
• Donnez aux entreprises un accès facile aux fonctionnalités avancées de la messagerie vocale.
• Gamme audio de meilleure qualité (deux fois celle du traditionnel).
• Peut être configuré pour PoE. Cela signifie qu'ils sont alimentés via leur câble réseau Ethernet au lieu d'un adaptateur secteur traditionnel. Il en résulte que moins de transformateurs doivent être branchés sur des multiprises dans le bureau.

Fonctionnalités du téléphone VoIP

Examinons maintenant un téléphone VoIP typique et examinons ses fonctions et caractéristiques. Il s'agit d'une description générale, mais nous utiliserons un schéma d'un téléphone Poly. Ainsi, les fonctions spécifiques et les emplacements des boutons différeront légèrement avec les autres modèles.

Vous devrez comprendre le large éventail d'options pour faire le meilleur choix pour votre entreprise.

1) Touches de ligne

• Habituellement, ces boutons s'allument pour vous rappeler lorsqu'un appel est en attente ou parqué sur cette ligne.
• Un moyen facile d'identifier le nombre de lignes disponibles sur ce téléphone, comptez ces boutons.
• Souvent, ces boutons peuvent également être programmés avec un accès abrégé à vos clients importants.

2) Onglet réversible

Se replie dans un crochet vous permettant de poser le téléphone sur un mur sans que le combiné ne tombe.

3) Haut-parleur

D'où vient le son en mode haut-parleur. La qualité du haut-parleur d'un téléphone est importante pour une communication efficace.

4) Touche retour

Permet de revenir au menu précédent en appuyant sur un seul bouton.

5) Clé de transfert

Vous permet d'envoyer l'appelant vers le téléphone d'un autre utilisateur.

• Différent du renvoi d'appel en ce sens qu'il est conçu pour être utilisé après que quelqu'un a répondu au téléphone.
• Transfert à chaud - vous permet de mettre l'appelant en attente pendant que vous vérifiez le destinataire du numéro de destination.
• Transfert aveugle - vous permet d'envoyer l'appel vers le nouvel appareil sans vérifier d'abord s'il répondra.

6) Messagerie

Ce bouton vous donne un accès rapide à votre messagerie vocale en attente.

• Vous envoie vers votre messagerie vocale où vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités avancées de la messagerie vocale VoIP.

7) Tenez

Fonction similaire aux boutons de maintien que nous connaissons et aimons tous.

8) Touches de volume

Haut = plus fort, bas = plus doux

9) Pavé numérique

La disposition standard des numéros utilisée pour la numérotation.

10) Touche muet

Utilisé pour désactiver le microphone afin de pouvoir faire un commentaire confidentiel rapide, ou si vous voulez faire un expresso lors d'une conférence téléphonique.

11) Touche haut-parleur

Conférences téléphoniques impromptues et mains libres pour que vous puissiez effectuer plusieurs tâches à la fois.

12) Clé du casque

Basculez vers votre casque si équipé.

13) Prise USB

Vous permet d'utiliser un casque USB ou de brancher une clé USB.

14) Touche d'accueil

Parfois, lorsque vous recherchez dans les options de votre téléphone, vous aurez besoin d'un raccourci pour revenir au début.

15) Touches de navigation/touche de sélection

Utilisez-les pour naviguer dans l'affichage, comme une souris ou un joystick.

• Les directions correspondent aux menus à l'écran : haut/bas pour faire défiler les contacts, gauche/droite pour choisir des options comme un type de sonnerie pour chaque contact, etc.

16) Touches programmables

Ces touches changeront de fonction en fonction du contexte de ce que vous faites actuellement. Habituellement, l'écran vous dira ce qu'il peut faire pour vous.

Voici une liste des options généralement disponibles que vous pouvez voir sur l'écran de la touche programmable.

Ces options s'affichent lorsque le téléphone est actif (lorsque le téléphone est décroché ou en cours d'appel).

• Transférer
• Transfert aveugle
• Conférence
• Parc
• Recomposer
• Annuaire
• Numérotation rapide

Ceux-ci sont affichés lorsque le téléphone est inactif (lorsque le téléphone est raccroché).

• Recomposer
• Annuaire
• Appel décroché
• Renvoi d'appel Activer / Désactiver
• Ne pas déranger
• Dernier appel reçu
• Appels manqués
• Numérotation rapide
• Les touches programmables sont dynamiques. Ils peuvent être programmés pour effectuer différentes fonctions si vous êtes en communication ou si l'appel est inactif

17) Fente de sécurité

Vous permet de fixer un câble de sécurité et de verrouiller l'appareil sur un bureau (au dos du téléphone).

18) Écran

Cela variera selon les modèles; il existe maintenant de nombreux appareils avec des écrans tactiles en couleur.

• Un écran de téléphone VoIP affiche généralement toutes les informations dont l'utilisateur a besoin. Cela peut inclure des éléments tels que l'heure, la date, les touches programmables, la messagerie globale, les appels parqués, etc. (Tout ce que le téléphone pense que vous voulez savoir.)
• Les téléphones haut de gamme utilisent des écrans tactiles comme les smartphones qui peuvent remplacer tout ou partie des boutons de l'appareil.

19) Indicateur de message en attente

Une simple lumière pour vous faire savoir "Vous avez du courrier"

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Configuration du téléphone

Au lieu des connecteurs téléphoniques RJ-11 à 6 broches, les téléphones VoIP se branchent sur des prises RJ-45 à 8 broches. Ces numéros RJ ne sont pas des noms de droïdes mais sont en fait les connecteurs que votre ordinateur utilise pour se connecter à Internet.

Le RJ-11 et le RJ-45 se ressemblent beaucoup. Pour la personne moyenne, ces connecteurs seraient simplement appelés "prises téléphoniques" ou "câbles Ethernet". Mais en réalité, ils servent à deux fins différentes.

Le RJ-11 est conçu pour connecter des téléphones analogiques, tandis que le RJ-45 est conçu pour connecter des réseaux. Pour en savoir plus sur la différence entre analogique et VoIP, lisez notre article de blog sur VoIP vs PSTN .

La plupart des téléphones VoIP n'ont besoin que d'une connexion réseau ou d'un routeur . Certains modèles plus récents peuvent ne pas avoir besoin de câbles du tout et peuvent se connecter à votre réseau simplement via WiFi.

Regardez le bas de ce téléphone ! Pas de mystère ici. Branchez le cordon réseau, la prise d'alimentation et le tour est joué !

Maintenant la prime. Jetez un œil au deuxième port. Vous pouvez brancher un autre téléphone et enchaîner deux téléphones sur la même prise murale réseau. Cela signifie que vous n'aurez pas à gérer de gros faisceaux de câbles désordonnés reliés à des routeurs sous votre bureau.

Assurez-vous cependant d'utiliser les bons câbles afin d'obtenir des vitesses de connexion adéquates.

Pour les spécifications exactes des différents câbles disponibles, reportez-vous au tableau ci-dessous.

Comparaison des spécifications des câbles réseau

C'était une pratique répandue d'utiliser d'anciens câbles CAT-5 standard lorsque la révolution informatique a commencé, mais maintenant ces câbles plus anciens ne peuvent pas gérer des vitesses plus rapides. La mise à niveau vers un minimum de CAT-5e - ou mieux encore CAT-6 - résoudra ce problème.

Lisez la désignation de la catégorie sur le côté du câble pour savoir si vos câbles et cavaliers sont adaptés à votre infrastructure actuelle.

Comparer les téléphones VoIP

Maintenant que vous comprenez mieux comment fonctionne la VoIP et ce qu'elle peut faire pour améliorer vos communications professionnelles, il est temps de choisir un modèle de téléphone.

Cela peut souvent devenir une tâche ardue lorsque vous réalisez qu'il existe des centaines d'appareils parmi lesquels choisir et plus d'une douzaine de marques.

Pour faciliter le processus de décision, Nextiva a rassemblé un tableau montrant les téléphones les plus populaires sur le marché. Tous ces modèles ont été testés et révisés, et chacun a été comparé aux normes les plus élevées de l'industrie.

N'oubliez pas, cependant, qu'il existe d'innombrables autres modèles disponibles (certains avec des fonctionnalités plus avancées ou des lignes supplémentaires). Voici une liste plus complète des meilleurs téléphones VoIP professionnels.

Notez que si vous avez besoin d'un téléphone de conférence professionnel, cela sera traité dans la section suivante.

Revue vidéo du Nextiva X-885

Comparer les téléphones de conférence VoIP

Un téléphone de conférence diffère d'un téléphone de bureau en ce sens qu'il est optimisé pour entendre et envoyer la meilleure qualité audio dans un cadre de groupe (comme une table de salle de conférence).

Les téléphones de conférence sont conçus avec une configuration de microphone omnidirectionnel.

Cependant, il n'y a pas de grande différence fonctionnelle entre un téléphone de bureau et un téléphone de conférence. Si vous apprenez à utiliser l'un, vous pouvez facilement utiliser l'autre.

Les modèles présentés ci-dessous sont parmi les plus populaires du marché. Chacun est livré avec des fonctionnalités standard telles que les haut-parleurs et la numérotation abrégée. Pour plus d'informations sur les fonctions et capacités supplémentaires, reportez-vous au tableau ci-dessous.

De quel type de téléphone VoIP mon entreprise a-t-elle besoin ?

En fin de compte, vous ne pouvez pas vous tromper avec l'un de ces appareils populaires. Vous remarquerez que chacun d'entre eux offre les fonctionnalités que vous attendez d'un système téléphonique.

Voici les principales exigences à prendre en compte avant de choisir un appareil :

1. Regardez les marques. Y a-t-il des noms auxquels vous faites plus confiance que d'autres ? Pensez à la longévité et aux performances passées.
   • Poly est le leader mondial en matière d'engagement productif et efficace avec des collègues, des partenaires, des clients et des prospects. Vous ne pouvez pas envisager une solution VoIP sérieuse sans inclure sa gamme de produits dans votre processus de prise de décision.
   • Cisco est le grand nom des réseaux d'entreprise et de l'infrastructure Internet et un autre acteur majeur dans le domaine du matériel VoIP .
   • Panasonic est l'un des principaux innovateurs mondiaux dans le domaine des systèmes téléphoniques professionnels VoIP. Leur réputation de fabrication d'appareils électroniques de qualité remonte à des décennies.
   • VTech est le plus grand fabricant mondial de téléphones sans fil et bien connu pour ses jouets éducatifs électroniques.
2. Recherchez le nombre d'apparitions en ligne. Combien de lignes chaque appareil de votre entreprise doit-il pouvoir gérer ? Certains membres de l'équipe auront besoin de beaucoup plus que deux lignes.
3. Utilisez-vous des casques ? Quel type de connecteur ont-ils ? Un RJ-9 est un type de connecteur familier pour les téléphones, mais il est moins populaire. Les casques d'aujourd'hui utilisent l'USB pour la connectivité. Si vous avez besoin de Bluetooth, assurez-vous que votre appareil le prend en charge. Certains appareils nécessitent un dongle USB vers Bluetooth qui peut ne pas être inclus.
4. Prêt pour l'alimentation par Ethernet (PoE) ? La plupart des appareils prennent désormais en charge PoE, mais assurez-vous que vous disposez des adaptateurs d'alimentation, car la plupart des employés qui travaillent à domicile ne disposent pas d'équipement réseau compatible PoE.
5. N'oubliez pas la fiabilité. Le téléphone reçoit-il des mises à jour de sécurité régulières ? Les téléphones VoIP qui reçoivent ces mises à jour ont tendance à fournir un service téléphonique VoIP beaucoup plus fiable que les appareils qui nécessitent un micrologiciel livré à la main. (Astuce : de très nombreux appareils connectés à Internet ne sont jamais mis à jour.)

Étant donné que les téléphones de conférence VoIP ont un objectif et une fonction légèrement différents au bureau, il y a quelques facteurs supplémentaires à prendre en compte concernant les téléphones de conférence :

1. Notez l'option d'aller sans fil. De nombreuses salles de conférence n'ont pas de prise réseau au milieu de la table. Si vous voulez éviter d'utiliser un autre câble, cela pourrait être un choix important pour votre appareil.
2. Le Bluetooth pourrait aussi être important. Surtout si vous avez besoin d'augmenter le son pour une personne malentendante et de ne pas le rendre trop fort pour les autres personnes dans la pièce.
3. L'écran est plus éloigné de l'utilisateur, donc un écran lisible et bien éclairé peut faire la différence.
4. Surtout, prenez note de la réputation de qualité que chaque marque représente et regardez leur note de service client.
5. Enfin, l'option cafetière/espresso n'est encore disponible sur aucun modèle. Peut-être devrions-nous lancer une campagne d'écriture ?

Conclusion

Il existe de nombreux choix lors de l'achat et de la configuration de votre service VoIP professionnel. S'assurer que vous disposez du meilleur fournisseur VoIP, de téléphones et de fonctionnalités vous donne plus de confiance pour gérer votre entreprise.

Cela ne doit pas être difficile. En fait, configurer un système téléphonique virtuel est si simple que vous pouvez le configurer vous-même.

La bonne nouvelle est que vous n'êtes pas seul dans ce voyage, et il y a des professionnels pour vous guider tout au long du chemin. Laissez les spécialistes VoIP de Nextiva vous aider à sélectionner le système téléphonique parfait pour votre entreprise. Découvrez également ce que nos clients disent de notre service téléphonique VoIP.