Qu'est-ce qu'un système téléphonique virtuel et comment fonctionne-t-il ?

Alors que les employeurs adoptent le travail à distance, l'un des plus grands obstacles est leur système téléphonique professionnel. Les systèmes téléphoniques à l'ancienne sont incompatibles avec cette nouvelle normalité. Les membres de l'équipe ne sont pas au bureau pour prendre des appels et n'ont pas nécessairement accès à un téléphone de bureau.

Le passage au travail à distance et distribué signifie que les entreprises ont besoin d'un système téléphonique virtuel pour ne pas être liées par une ligne fixe physique

Alors, pouvez-vous gérer votre entreprise à partir d'un système téléphonique virtuel ? C'est trop compliqué à mettre en place ? Quelles fonctionnalités dois-je rechercher ? Nous couvrirons tout cela et plus encore dans ce guide complet.

• Qu'est-ce qu'un système téléphonique virtuel ?
• Comment fonctionne un système téléphonique virtuel ?
• Quelle est la différence entre un système téléphonique virtuel et un PBX ?
• Avantages de l'utilisation d'un système téléphonique virtuel
• Liste de contrôle de l'acheteur pour votre prochain système téléphonique virtuel
• FAQ sur le système téléphonique virtuel

Qu'est-ce qu'un système téléphonique virtuel ?

Un système téléphonique virtuel est une plate-forme de communication qui vous permet de passer et de recevoir des appels via Internet et le cloud, plutôt que via une ligne fixe physique. Un système téléphonique virtuel permet aux utilisateurs de passer et de recevoir des appels sur une application de bureau, un téléphone mobile ou téléphone de bureau, le tout à partir d'un seul numéro de téléphone professionnel.

La principale raison pour laquelle les entreprises migrent leur système téléphonique vers le cloud est de tirer parti des fonctionnalités avancées que seul un système téléphonique virtuel peut fournir. Il permet aux entreprises de toutes tailles d'améliorer leur productivité et de développer leur équipe.

Les fournisseurs de systèmes téléphoniques virtuels maintiennent une infrastructure de communication évolutive pour les utilisateurs. Ces fournisseurs maintiennent une infrastructure de communication évolutive pour les utilisateurs. En plus du service téléphonique VoIP lui-même, ils implémentent des fonctionnalités avancées telles que la messagerie texte SMS, les numéros de téléphone professionnels et la transcription de la messagerie vocale.

En termes simples, un système téléphonique virtuel est un moyen rentable de garder toute votre équipe connectée. De nouvelles recherches suggèrent que près de 40 % des entreprises ont des membres d'équipe qui travaillent à distance. Vous aurez besoin d'un système téléphonique qui fonctionne à l'intérieur et à l'extérieur du bureau.

Comment fonctionne un système téléphonique virtuel ?

Un système téléphonique virtuel connecte les appels entre les numéros de téléphone gratuits et locaux et les utilisateurs . Avant que votre téléphone ne sonne, il y a beaucoup de magie technologique qui se produit. Mais la chose la plus importante à retenir est que votre entreprise n'a pas à entretenir les lignes ou le standard — le fournisseur de système téléphonique virtuel s'en charge pour vous !

Ces systèmes téléphoniques virtuels fonctionnent en gérant toute l'infrastructure de télécommunications et les relations avec le réseau téléphonique public commuté, mieux connu sous le nom de PSTN. C'est juste pour la connectivité.

Votre système téléphonique virtuel fonctionne à l'aide du protocole Voice over Internet Protocol (VoIP ), ce qui signifie que la connexion téléphonique s'effectue via la connexion Internet, plutôt que via des lignes téléphoniques câblées. Il convertit vos appels téléphoniques du son analogique avec les codecs VoIP pour obtenir une qualité d'appel supérieure. Il existe au cœur d'un système téléphonique virtuel, quel que soit le type de téléphone que vous appelez depuis.

Pour des performances optimales, les fournisseurs VoIP mettent en place un réseau redondant de centres de données. En cas de conditions météorologiques extrêmes, les communications basculent automatiquement vers d'autres serveurs sans perdre de temps.

De même, un système téléphonique virtuel ne se termine pas à votre immeuble. Il existe sur Internet. Vous pouvez facilement transférer les appels de votre téléphone de bureau vers votre téléphone portable. Vous pouvez travailler dans un café et prendre des appels sur votre ordinateur. Si vous vous absentez, vous pouvez rediriger les appels vers un autre collègue ou même recevoir vos messages vocaux dans un e-mail.

Sur le front-end, les utilisateurs bénéficient d'une tonne de nouvelles fonctionnalités pour travailler et collaborer efficacement. Dès qu'un appel entrant arrive, vous pouvez l'acheminer vers un standard automatique, parfois appelé arborescence téléphonique. Ils peuvent également échanger des SMS avec des clients depuis la même plate-forme que leur service téléphonique professionnel .

Les lignes fixes fonctionnent très différemment. Vous êtes confiné là où la compagnie de téléphone l'installe. La connectivité ne peut être établie que sur des connexions filaires. Vous ne pouvez pas non plus ignorer l'augmentation des péages et des frais mensuels. La VoIP vous permet de passer des appels partout où vous avez accès à Internet - cela fonctionne bien avec un signal Wi-Fi puissant.

Les systèmes téléphoniques virtuels vous permettent, à vous et à votre équipe, de bénéficier d'une fiabilité accrue, d'une meilleure qualité d'appel et d'une multitude de fonctionnalités avancées pour mieux travailler.

Quelle est la différence entre un système téléphonique virtuel et un PBX ?

Si vous n'utilisez pas déjà un système téléphonique virtuel, vous utilisez peut-être une configuration d'autocommutateur privé (PBX). Ce n'est pas chic, mais ça marche.

Un autocommutateur privé (PBX) est un système téléphonique traditionnel qui utilise des signaux analogiques. Les systèmes téléphoniques virtuels convertissent les signaux analogiques en signaux numériques et les transmettent via Internet. Ils fournissent tous les deux des fonctionnalités téléphoniques, mais de différentes manières.

Avantages de l'utilisation d'un système téléphonique virtuel

Tous les systèmes téléphoniques professionnels ne sont pas égaux. Vous avez besoin de plus qu'un service téléphonique standard. Voici pourquoi un système téléphonique virtuel est l'option préférée des petites entreprises et des entreprises.

1. Configuration facile

L'un des principaux avantages d'un système téléphonique virtuel est qu'il est facile à configurer et à utiliser.

Les systèmes téléphoniques traditionnels sont difficiles à configurer. Vous devez attendre qu'un installateur fasse passer les fils et perce des trous tout autour du bureau. Pendant cette période, votre équipe ne pourra ni passer ni recevoir d'appels téléphoniques. Pouvez-vous vous permettre d'arrêter les affaires?

Un système téléphonique virtuel fonctionne partout où vous disposez d'une connexion Internet haut débit. Étant donné que le matériel du téléphone est facultatif, vous pouvez commencer immédiatement. Et lorsque vous obtenez vos téléphones VoIP, tout ce que vous avez à faire est de les brancher. C'est tout.

Le service téléphonique VoIP de Nextiva est idéal pour les employés distants et au bureau. Vous pouvez le configurer vous-même sans avoir besoin de l'informatique - c'est aussi simple que cela.

2. Réduction des coûts

Trop souvent, les entreprises paient pour des solutions et ne les utilisent pas au maximum. Cela entraîne beaucoup de déchets. Un système téléphonique virtuel vous permet de sélectionner la bonne combinaison de fonctions et de lignes qui vous convient.

Que vous ayez besoin d'un système téléphonique de bureau complet ou d'un forfait téléphonique pour petite entreprise , vous obtenez le plus de valeur en devenant virtuel.

Le système téléphonique virtuel de Nextiva remplace directement plusieurs applications professionnelles dès le premier jour. N'oubliez pas que vous économiserez jusqu'à 65% par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels. Les fonctionnalités intégrées vous permettent d'économiser encore plus. Vous réduirez vos coûts avec ces fonctionnalités premium incluses :

• Standards automatiques et messages d'accueil personnalisés
• Maintenez la musique et les messages de réconfort
• Acheminement automatique des appels en fonction des heures d'ouverture
• Renvoi d' appel vers différentes extensions téléphoniques et emplacements
• Journaux d'appels détaillés Tendances des appels entrants et sortants
• Identification de l'appelant gérée pour garder votre numéro de portable privé
• Enregistrement des appels pour la formation du personnel
• Appels internationaux abordables

Toutes ces fonctionnalités font d'un système téléphonique virtuel une superbe option pour chaque entreprise. C'est une option économique pour les petites entreprises. De plus, il contient toutes les fonctionnalités d'appel dont les entreprises bénéficient depuis des années.

En relation: 9 alternatives VoIP à essayer pour les entreprises

3. Numéros de téléphone à la demande

Si vous avez une équipe distante, il est probable que leurs numéros de téléphone aient tous des indicatifs régionaux différents et des préfixes incohérents, ce qui rend la communication difficile. Si c'est un défi pour vous, imaginez ce qu'il en est pour vos clients.

Les systèmes téléphoniques virtuels donnent à votre équipe une identité professionnelle pour améliorer leurs conversations. Vous avez la possibilité d'utiliser un numéro sans frais, de choisir un numéro local ou même de ne pas utiliser de numéros directs. Cela ne tient qu'à toi.

Si vous avez besoin de configurer des numéros de téléphone régionaux, vous le pouvez. C'est un excellent moyen d'optimiser le succès de vos campagnes d'appels .

Quel que soit le cas d'utilisation, votre équipe peut toujours utiliser le numéro de téléphone préféré. Le routage d'appel avancé peut diriger les appels vers leur appareil mobile, leur messagerie vocale ou une autre personne si vous le souhaitez.

La confidentialité est au cœur d'un système téléphonique virtuel. Vos employés peuvent dissimuler leur identification d'appelant pour passer et recevoir des appels professionnels sans révéler leurs numéros de téléphone portable. De plus, il crypte les appels téléphoniques pour une sécurité VoIP maximale.

4. Options d'appareil flexibles

Les systèmes téléphoniques filaires exigent que votre équipe prenne les appels via un téléphone de bureau. C'est ça. Avec la voix sur IP, votre équipe peut communiquer à partir de divers appareils.

Les systèmes téléphoniques virtuels adoptent des normes ouvertes et universelles. Cette interopérabilité signifie que vous pouvez prendre des appels à partir de n'importe quel appareil IP, plutôt que d'un simple téléphone de bureau. Exemples d'appareils :

• Softphones de bureau ou portables
• iPad et tablettes
• Téléphones de conférence
• Applications Android ou iOS
• Téléphones VoIP sans fil

Ces normes vous permettent de mélanger et d'assortir le bon matériel pour votre individu. Un cadre a des besoins différents de ceux d'un représentant du support. Ces appareils s'appuient sur le protocole SIP (Session Initiation Protocol) pour des appels professionnels fiables.

La meilleure partie? Nos recherches ont montré que 59 % des professionnels utilisent déjà au moins trois appareils au travail. Vous n'avez pas besoin d'acheter d'équipement supplémentaire. Il fonctionne avec les appareils de communication que vous utilisez déjà.

5. Routage intelligent des appels

Gérez facilement les appels téléphoniques entrants et dirigez-les vers les bonnes personnes. Si votre équipe n'est accessible que par téléphone portable, vous savez déjà à quel point il est frustrant de transférer des appels. Les fournisseurs de services de téléphonie virtuelle éliminent ce tracas.

Tout d'abord, vous pouvez diriger les appels téléphoniques professionnels vers votre numéro principal via un standard automatique. Cette fonction permet aux appelants de choisir le service ou la personne qu'ils souhaitent joindre. Chaque entreprise devrait avoir cette configuration.

Deuxièmement, vous pouvez configurer le renvoi automatique des appels en fonction des heures ouvrables. Si vous avez un service de messagerie vocale, vous pouvez l'adapter à votre emploi du temps à partir d'une interface conviviale et simple.

Troisièmement, votre équipe contrôle sa disponibilité. Les utilisateurs peuvent ajuster leur transfert ou envoyer les appelants vers la messagerie vocale. Ce contrôle précis du service téléphonique augmente la satisfaction des clients et les ventes.

Pour les besoins professionnels plus importants, ne cherchez pas plus loin qu'un centre d'appels basé sur le cloud . Il vous permet de tirer parti de fonctionnalités avancées telles que le routage basé sur les compétences, l'intelligence artificielle, la mise en file d'attente des appels et la réponse vocale interactive (IVR) pour gérer n'importe quel volume d'appels. Tout est virtuel aussi !

Lire la suite : Technologie de télétravail : la boîte à outils essentielle pour le travail à distance

6. Analyses et rapports robustes

Quels jours de la semaine sont les plus occupés ? À quoi ressemble le volume d'appels pendant les vacances ? Avons-nous besoin d'embaucher plus d'agents? Ces questions ne peuvent être résolues qu'avec des analyses et des rapports d'appels en temps réel.

Ces tableaux de bord peuvent vous aider à gérer le volume d'appels et à les lier aux résultats commerciaux. Historiquement, seules les entreprises de la taille d'une entreprise disposaient de ces capacités. Désormais, les petites entreprises peuvent utiliser l'analytique pour évoluer.

Les systèmes téléphoniques virtuels rendent ces données faciles et accessibles. C'est essentiel si vous gérez des agents de centre d'appels. Vous pouvez améliorer les évaluations de performance individuelles de l'équipe . Vous n'avez pas besoin de suivre manuellement leur temps ni de microgérer leur temps au téléphone.

Et, le meilleur : vous pouvez afficher des rapports en temps réel et des analyses d'appels via une connexion Internet sur n'importe quel appareil. Vous et votre équipe serez sur la même page.

En relation: Technologie et tendances des centres d'appels que chaque chef d'entreprise doit connaître en 2020

7. Collaboration d'équipe accrue

C'est là que le caoutchouc rencontre la route pour les équipes distantes. Votre équipe distante doit répondre rapidement aux questions. Vous ne pouvez pas laisser des projets être retardés en raison de pannes de communication.

Au lieu de jongler avec plusieurs applications de messagerie et de communication, vous en avez une. Au lieu d'appeler un collègue, vous pouvez lui envoyer un SMS rapide. C'est moins formel qu'un e-mail et plus rapide aussi. De plus, il n'envoie pas de ping à tout le monde dans votre application de gestion de projet.

La conférence audio et vidéo est un élément essentiel de tout système téléphonique virtuel. Vous pouvez réunir votre équipe en un clic et fournir la connexion à ceux qui ne disposent pas d'une connexion VoIP solide. Pour encore plus de productivité, vous pouvez centraliser vos projets et la collaboration de vos équipes au sein de Cospace .

Ce n'est pas seulement pour votre équipe interne. Vous pouvez configurer une ligne de conférence dédiée pour vos clients afin qu'ils puissent obtenir l'engagement pratique dont ils ont besoin. Ces espaces de travail virtuels favorisent une approche collaborative de la communication d'entreprise.

Liste de contrôle de l'acheteur pour votre prochain système téléphonique virtuel

Il peut être un peu écrasant de penser à mettre à niveau votre système téléphonique. C'est plus facile que vous ne le pensez. Voici nos recommandations pour vous aider à choisir le bon système téléphonique.

• Accréditation - Le système téléphonique d'entreprise répond-il aux normes de l'industrie ? PCI, HIPAA et SOC 2 sont des exemples d'accréditations de confiance.
• Fiabilité - Une interruption récente au cours de la dernière année ou des deux dernières années ? Consultez leur page d'état ainsi que Downdetector pour obtenir des conseils sur la disponibilité dans le monde réel. Recherchez une disponibilité de 99,999 % ou mieux.
• Fonctionnalité - C'est le gros problème. Identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin par rapport à celles que vous souhaitez. Il existe des centaines de fonctionnalités VoIP disponibles. Anticipez vos besoins au cours des deux prochaines années.
• Configuration - Déterminez si vous pouvez configurer vous-même votre service téléphonique ou aurez-vous besoin d'un installateur ? Pouvez-vous être opérationnel sans impact sur les opérations de routine ?
• Support - Quelle est la disponibilité et le coût supplémentaire du support. Comment obtenir de l'aide (téléphone, e-mail, chat) ?
• Réputation - Consultez leurs avis en ligne. GetVoIP et G2 sont de bonnes sources à vérifier. La plupart des utilisateurs apprécient-ils leur service de téléphonie virtuelle ?
• Coût - Le coût est presque toujours un facteur, alors soyez clair sur les frais mensuels, les frais uniques et les modules complémentaires. Considérez également les économies réalisées en vous débarrassant de votre PBX sur site.
• Matériel - Pouvez-vous sélectionner des téléphones VoIP prêts à l'emploi et les faire expédier à votre équipe ? Provient-il d'un fabricant réputé ?

Pour vous faire gagner du temps, obtenez un devis personnalisé pour le service téléphonique professionnel de Nextiva. Ce devis détaillé vous aide à être informé pour faire le bon choix.

Nous savons déjà qu'un système virtuel offre plus d'avantages que les lignes fixes. En suivant cette liste de contrôle, vous pouvez vous concentrer sur le service aux clients partout où votre équipe travaille.

FAQ sur le système téléphonique virtuel

Nous avons répondu aux questions les plus courantes sur les systèmes téléphoniques virtuels ci-dessous. Bien sûr, si vous avez des questions plus précises, faites-le nous savoir !

Quel est le meilleur système téléphonique virtuel ?

Sur neuf systèmes téléphoniques virtuels, US News & World Report a classé Nextiva #1. Nextiva a obtenu le meilleur score en termes de performances, de fiabilité, de gamme de fonctionnalités et de support client. En outre, Nextiva est le système téléphonique le mieux noté sur GetVoIP parmi plus de 1 600 avis de clients.

Découvrez plus d'avis sur Nextiva . Il n'est pas surprenant qu'il ait été classé le meilleur.

Comment configurer un système téléphonique virtuel ?

Vous pouvez configurer un système téléphonique virtuel en seulement quatre étapes :

1. Optez pour un forfait téléphonique professionnel.
2. Attribuez vos numéros de téléphone.
3. Enregistrez vos salutations téléphoniques.
4. Commencez à passer et à répondre aux appels.

Pour plus d'informations, lisez notre guide pour configurer votre service de téléphonie virtuelle .

Quels numéros de téléphone puis-je utiliser sur un système téléphonique virtuel ?

Un système téléphonique virtuel prend en charge tous les numéros de téléphone attribués que vous possédez. Pour utiliser votre numéro de téléphone professionnel existant, vous devrez le transférer via un processus appelé portage . Cela prend environ 1 à 4 semaines, selon votre fournisseur de services téléphoniques actuel.

Vous pouvez également choisir un numéro de téléphone virtuel lors de l'ajout ou de la modification d'extensions téléphoniques. De même, vous pouvez utiliser ou supprimer ces numéros de téléphone si vous n'en voulez plus.

Vous pouvez également utiliser des numéros sans frais avec un système téléphonique virtuel, mais leur transfert prend un peu plus de temps. Vérifiez auprès de votre fournisseur VoIP pour les exigences de portage.

Combien coûte un système téléphonique virtuel ?

Le coût d'un système téléphonique virtuel varie de 17 $ à 80 $ par mois et par utilisateur, selon les fonctionnalités. Les téléphones de bureau VoIP coûtent entre 75 $ et 350 $ chacun en fonction de leurs capacités.

Contrairement aux systèmes téléphoniques traditionnels, il n'y a pas de contrats de service, de coûts informatiques, de pannes météorologiques et de matériel obsolète à entretenir. Les entreprises peuvent économiser jusqu'à 65 % sur leurs coûts de communication professionnelle.

Quelles sont les principales fonctionnalités d'un système téléphonique virtuel ?

Il existe des centaines de fonctionnalités dans un système téléphonique virtuel, mais voici les principales fonctionnalités pour les utilisateurs professionnels :

1. Applications mobiles et de bureau
2. Gestion avancée des appels
3. Routage dynamique des appels
4. Rejet d'appel anonyme
5. Préposé automatique
6. La messagerie texte
7. Analyse des appels
8. Renvoi d'appel
9. Conférence en un clic
10. Fidélité E911

Consultez la liste de plus de 40 fonctionnalités VoIP que vous devriez connaître.

Un système téléphonique virtuel peut-il être utilisé à la maison ?

Un système téléphonique virtuel peut être utilisé à la maison et au bureau sans aucun matériel à configurer. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet pour passer et recevoir des appels téléphoniques depuis votre ligne professionnelle. Presque toutes les connexions par câble et DSL peuvent répondre aux besoins d'un système téléphonique VoIP moderne.

Les systèmes de téléphonie virtuelle donnent aux employés distants la liberté de travailler n'importe où en utilisant uniquement leur ordinateur portable, leur appareil mobile ou leur téléphone de bureau. Les clients et les collègues ne remarqueront aucune différence. Associez-le à votre CRM pour optimiser votre productivité et votre flux de travail.

Suivez notre guide pratique sur la configuration de la VoIP pour voir à quel point cela peut être facile.

Les startups peuvent-elles utiliser un système téléphonique virtuel ?

Les entreprises en démarrage sont celles qui bénéficieront le plus d'un système téléphonique virtuel. Lorsque vous ajoutez des rôles de vente et de service, vous devez vous assurer que votre équipe est accessible et disponible pour les réunions d'équipe. Les startups peuvent ajouter et ajuster des fonctionnalités pour répondre aux besoins de leur entreprise, telles que le transfert d'appels, le suivi des appels et l'enregistrement des appels.

Curieux de savoir combien de lignes téléphoniques vous avez besoin ? C'est plus que vous ne le pensez.

Le meilleur système téléphonique virtuel est ici

Notre façon de travailler a changé. Même lorsque tout le monde sera de retour au bureau, aurez-vous vraiment envie de revenir à un système téléphonique limité et obsolète ? Pas probable.

Votre équipe est prête pour que vous sélectionniez un système téléphonique conçu pour les employés distants. Vous n'avez pas le temps de jouer à des jeux ou de partager des GIF. Vous en avez besoin pour gérer les appels entrants avec la plus grande fiabilité. Il doit également être extrêmement simple à utiliser pour tout le monde.

Nextiva est en avance sur la courbe depuis 2008. C'est pourquoi US News nous a classés numéro 1 des services téléphoniques à l'échelle nationale. Nous fournissons aux entreprises une plateforme de communication tout-en-un qui grandit avec elles.

La tarification du système téléphonique virtuel est à la portée de pratiquement toutes les entreprises, à partir de 17,95 $. Vous pouvez maintenant être opérationnel avec une application mobile complète. Le meilleur système de téléphone virtuel est ici - c'est Nextiva.