Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel et comment ça marche ?

Votre ancien système téléphonique ne le coupe plus ces jours-ci. Avec l'augmentation du nombre de personnes travaillant à distance, les lignes fixes traditionnelles ne peuvent tout simplement pas répondre aux besoins de votre entreprise.

Il doit y avoir une meilleure façon de gérer les communications de votre entreprise, n'est-ce pas ? Il y a!

Nous vous expliquerons tous les tenants et les aboutissants des numéros de téléphone virtuels pour votre entreprise et ce que vous devez savoir sur leur fonctionnement.

• Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel ?
• Comment fonctionne un numéro virtuel ?
• Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel
• Différences entre les numéros de téléphone virtuels et réguliers
• Les avantages d'un numéro virtuel

Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel ?

Un numéro de téléphone virtuel est un numéro de téléphone qui n'est pas lié à un emplacement physique. Les numéros virtuels peuvent être utilisés pour passer ou recevoir des appels sur n'importe quel téléphone, comme les téléphones de bureau VoIP, les téléphones portables ou les softphones. Il est parfait pour les employés au bureau ou ceux qui travaillent à la maison.

Vous pouvez sélectionner les appareils qui reçoivent les appels du numéro de téléphone virtuel et les modifier si nécessaire. Les numéros de téléphone virtuels offrent également un anonymat accru sur vos lignes fixes, que les gens peuvent trouver dans les annuaires en ligne.

Les numéros de téléphone virtuels sont essentiels pour accepter les appels de clients du monde entier, quel que soit l'emplacement de leurs bureaux. Cela leur donne des lignes de communication transparentes avec leurs clients. Ils ne peuvent pas faire la distinction entre un numéro de téléphone virtuel et standard.

Comment fonctionne un numéro virtuel ?

Les numéros de téléphone virtuels ne nécessitent pas de carte SIM ni d'adresse physique. Au lieu de cela, les numéros virtuels acceptent les appels via Voice Over Internet Protocol (VoIP). Fondamentalement, il s'agit de la même technologie éprouvée utilisée pour passer des appels et envoyer des SMS via iMessage, WhatsApp ou Google Voice.

Vos appels téléphoniques sont numérisés et connectés sur Internet et sur les réseaux téléphoniques traditionnels. Nous utilisons un processus appelé portage de numéro pour vous assurer que vous pouvez emporter votre numéro de téléphone professionnel avec vous, quel que soit votre fournisseur VoIP.

Par conséquent, tout ce dont vous avez besoin est une connexion de données rapide et fiable - 4G LTE ou Wi-Fi - pour passer des appels. C'est ainsi que les numéros de téléphone virtuels vous permettent de prendre des appels depuis votre téléphone mobile.

Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel

Il ne fait aucun doute que les numéros de téléphone virtuels sont plus avantageux que les numéros de téléphone fixe traditionnels. Ils travaillent pour les petites entreprises avec du personnel distant ainsi que pour les grandes entreprises qui doivent gérer la communication dans leurs centres d'appels.

Il existe 3 types de numéros de téléphone virtuels :

1. Numéros de téléphone locaux – Ces numéros sont basés dans certaines zones géographiques, également appelées centres tarifaires ou indicatifs régionaux.
2. Numéros sans frais - Ce sont des numéros spéciaux qui commencent par 800, 888, 866 et d'autres qui permettent aux gens de l'appeler sans frais ni frais.
3. Numéros de vanité - Ces numéros sont les numéros accrocheurs et mémorables comme 1-800-FLOWERS. Vous voudriez les acheter et les transférer.

N'oubliez pas que vous pouvez conserver votre numéro de téléphone existant et l'emporter avec vous sur un système téléphonique virtuel. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez choisir de nouveaux numéros ou en échanger d'autres quand vous le souhaitez.

Une fois que vous aurez installé votre système téléphonique virtuel, vous souhaiterez l'avoir eu plus tôt. Votre équipe profitera de la liberté, de la flexibilité et des économies qu'offre un numéro de téléphone virtuel.

Une fois que vous avez décidé du type de numéro de téléphone virtuel que vous souhaitez, vous pouvez acheter un numéro de téléphone virtuel auprès d'un fournisseur VoIP, comme Nextiva.

Quelle est la différence entre un numéro de téléphone virtuel et un numéro normal ?

Les numéros de téléphone traditionnels sont généralement installés et fournis par la compagnie de téléphone locale. La plupart des gens ne savent pas qu'ils sont propriétaires du numéro, pas de la compagnie de téléphone. Les compagnies de téléphone attribuent généralement les lignes téléphoniques à l'adresse postale de l'endroit où elles sont installées.

Les lignes téléphoniques traditionnelles nécessitent que les lignes téléphoniques circulent dans tout le bâtiment jusqu'à chaque téléphone de bureau. L'installation de lignes de télécommunication n'est pas toujours facile ni réalisable dans tous les bureaux.

Un numéro de téléphone virtuel, cependant, est indépendant de l'emplacement et n'est pas lié à un seul emplacement. Cela fonctionne pour les employés au bureau et à l'extérieur, car ils partagent le même PBX cloud.

Cela signifie que votre équipe interne ou virtuelle peut prendre des appels à partir du numéro virtuel au bureau, à la maison ou sur son téléphone portable. De plus, vous pouvez choisir qui reçoit les appels entrants du numéro de téléphone virtuel en fonction de la disponibilité de votre personnel.

Avantages d'un numéro virtuel

Maintenant que vous avez une meilleure idée de ces types de numéros de téléphone, il est temps de décider si votre entreprise en a besoin.
Voici quelques avantages utiles que vous devriez connaître sur les numéros de téléphone virtuels.

1) Éliminez les suppléments et les frais coûteux avec les numéros de téléphone locaux

Les gens peuvent utiliser votre système téléphonique virtuel de n'importe où dans le monde sans payer de frais d'appel coûteux. Vous pouvez proposer un numéro de téléphone gratuit ou un numéro de téléphone local à prix réduit que les appelants du monde entier apprécieront.
Mettons cela en pratique et supposons que vous menez des campagnes de marketing à travers les États-Unis. Vous pouvez demander aux clients d'appeler votre numéro sans frais - un numéro de téléphone virtuel qui ne leur coûte pas de frais supplémentaires pour passer l'appel.
Une numérotation directe à l'arrivée (DID) les dirigera vers la personne spécifique avec laquelle ils doivent parler en appelant le numéro virtuel que vous avez créé pour leur ville ou leur pays. Ils seront dirigés vers votre équipe de vente, qu'ils se trouvent dans des pays différents ou non. Et, le meilleur : vos prospects ne remarqueront aucune différence.
Conseil de pro : si vous appelez des prospects dans une grande région métropolitaine comme Washington, DC, Phoenix, Los Angeles ou Seattle, vous voudrez peut-être choisir un numéro virtuel local.

2) Améliorez la satisfaction des appelants avec les standards automatiques

Les fournisseurs de services de téléphonie cloud comme Nextiva incluent des standards automatiques. Un standard automatique accueille les appelants et propose un menu simple pour joindre la bonne personne. Cette fonctionnalité garantit que les appelants ne perdent pas de temps à expliquer leur problème à la mauvaise personne.
Par exemple, si quelqu'un appelle votre numéro virtuel pour obtenir de l'aide sur une question de facturation, son appel sera dirigé vers un agent de votre équipe financière. Ils n'auront pas besoin de passer par plusieurs personnes pour joindre l'agent le mieux équipé pour les aider.
Les systèmes téléphoniques traditionnels n'incluent pas ces puissantes fonctionnalités de routage des appels. Avec les systèmes téléphoniques hérités, vous aurez peut-être besoin d'un PBX sur site coûteux, d'un responsable informatique et de beaucoup de travail de préparation juste pour faire rebondir les clients. Ce n'est amusant pour personne.
Un Cloud PBX, ainsi que des numéros de téléphone virtuels, sont la voie à suivre.

3) Libérez-vous du bureau et bénéficiez d'une messagerie vocale moderne

Un numéro de téléphone traditionnel se connecte à un téléphone de bureau. Que se passe-t-il lorsque la personne à ce bureau est absente ? Vous n'avez pas d'autre choix que de les envoyer à la messagerie vocale. Certaines recherches suggèrent que les clients ne vous rappelleront pas s'ils accèdent à votre messagerie vocale.
Les numéros virtuels résolvent ce problème. Vous pouvez désactiver la connexion de leur téléphone de bureau et demander à d'autres agents de répondre aux appels sur leur téléphone portable ou de les transférer vers un autre agent disponible. Cette capacité réduit les risques que les appelants soient victimes de la messagerie vocale et ne soient plus jamais entendus.
Mais s'ils atterrissent toujours sur une boîte vocale, il y a encore de l'espoir. Un système téléphonique virtuel transcrit le message et vous l'envoie par e-mail en quelques secondes. S'agit-il d'un appel automatisé ou de l'école de votre enfant ? Avec la messagerie vocale par e-mail, vous le saurez.
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4) Les employés peuvent séparer leur téléphone professionnel de leur téléphone personnel

Ce ne sont pas seulement les appels entrants qu'un numéro de téléphone virtuel est pratique. Vous pouvez utiliser le même numéro pour passer des appels sortants, que ce soit vers vos clients ou vos collègues. Et, il dissimule votre identification de l'appelant lorsque vous le faites.
Cette nouvelle fonctionnalité rend les numéros de téléphone virtuels idéaux pour les travailleurs à distance. Plus de 38 % des entreprises ont des membres d'équipe qui travaillent à distance ; il y a un changement constant loin du travail de bureau.

Le personnel distant n'a pas besoin d'installer un téléphone de bureau dans son bureau à domicile, ni d'utiliser son téléphone portable pour prendre des appels professionnels. Le numéro de téléphone virtuel masque leur identification de l'appelant, ce qui leur donne un plus grand contrôle et une plus grande tranquillité d'esprit lorsqu'ils appellent des contacts.
Ils n'ont pas à s'inquiéter que les clients connaissent votre numéro privé. Vous pouvez sélectionner les heures d'ouverture du numéro de téléphone virtuel pour accepter les appels entrants ou les renvoyer vers une messagerie vocale.