Qu'est-ce qu'une note de crédit (et comment ça marche) ?

Les notes de crédit sont une partie importante de la facturation. Dans de nombreux pays, ils sont également une obligation légale.

Dans un monde idéal, aucune erreur ou problème avec les commandes et les factures n'aurait jamais lieu…

Mais comme nous le savons tous, dans les affaires, les circonstances et les commandes changent beaucoup. Les notes de crédit nous aident à gérer cela et à maintenir une comptabilité claire.

Qu'est-ce qu'un avoir ?

Une note de crédit (parfois appelée note de crédit ) est un document semblable à un reçu émis lorsque des factures ou des commandes comportent des erreurs ou doivent simplement être modifiées.

Il peut être utilisé pour la valeur totale ou partielle d'une facture. Son but est de corriger le dossier de crédit entre les parties sans supprimer une facture existante et en créer une nouvelle.

Il aide à maintenir une séquence de facturation et une piste d'audit précises.

Un avoir est-il un remboursement ?

Une note de crédit est similaire - mais pas exactement identique - à un remboursement. Une note de crédit est à la fois une reconnaissance et une preuve du crédit dû, tandis qu'un remboursement est un remboursement direct du crédit.

Une note de crédit est également plus susceptible de signifier implicitement d'autres transactions entre les deux parties, contrairement à un remboursement.

Les notes de crédit sont émises pour diverses raisons pratiques. Ceux-ci ne sont pas nécessairement liés à des problèmes de qualité, bien qu'ils puissent en inclure. Les remboursements sont généralement émis pour des raisons plus simples d'insatisfaction à l'égard des services ou des biens.

Quelle est la différence entre une note de crédit et une note de débit ?

Les notes de crédit et de débit sont similaires mais pas identiques. La principale différence est que les notes de crédit sont émises par le vendeur, tandis que les notes de débit (parfois appelées notes de débit ) sont émises par l'acheteur.

Les notes de débit sont généralement envoyées avant la réception d'une facture, tandis que les notes de crédit sont envoyées après réception d'une facture.

Le premier représente également une demande formelle de crédit au vendeur (qui pourrait encore le contester), mais le second signifie la reconnaissance du vendeur du crédit dû.

Pourquoi et quand un avoir est-il utilisé ?

Une note de crédit peut être émise avant ou après qu'un paiement ait été effectué. Le calendrier reflète à quel moment du processus de facturation le problème survient.

Il est généralement émis pour l'une des raisons suivantes :

Erreur de facture

Il peut s'agir simplement d'un prix incorrect indiqué sur la facture, de produits ou de commandes incorrects, ou d'une erreur liée à la remise ou à la TVA.

Erreur de commande

Si la commande du client est endommagée ou incorrecte. Cela peut varier d'une commande totalement erronée à simplement quelques problèmes mineurs avec celle-ci.

Changement de commande

Que ce soit pour des raisons internes (par exemple, des décisions de gestion) ou externes (par exemple, les décisions du client de l'acheteur), un acheteur peut modifier ou annuler une commande déjà payée ou passée.

Insatisfaction client

Les attentes des clients peuvent ne pas correspondre à ce qu'ils reçoivent. Peut-être qu'un produit n'a pas été répertorié ou décrit correctement par le vendeur, ou qu'il ne répondait pas aux attentes de qualité.

Un exemple de scénario d'émission d'un avoir

Construction Co. vient de commander trois gros camions à plateau auprès de son fournisseur habituel, Truck Ltd . Une facture automatisée au montant de 150 000 $ a été émise par Truck Ltd et envoyée à Construction Co.

Malheureusement, le montant de la facture n'indiquait pas la remise de 10 % promise par le personnel de vente de Truck Ltd.

Avant que quiconque n'ait détecté l'erreur, le paiement est effectué avec succès par l'équipe comptable de Construction Co. (qui n'était pas au courant du problème de remise). Truck Ltd. réalise son erreur peu de temps après et émet une note de crédit pour le montant payé en trop par Construction Co (15 000 $).

La note de crédit est également enregistrée par les deux parties en interne afin que leurs comptes soient équilibrés. La prochaine fois que Construction Co effectue un achat auprès de Truck Ltd., la note de crédit est remboursée avec la facture – 15 000 $ sont soustraits du total du crédit.

Comment émettre un avoir ?

Les notes de crédit sont émises par et à destination des services comptables, c'est-à-dire par les mêmes canaux que les factures régulières sont émises.

Ils sont généralement directement associés à une facture spécifique, il est donc préférable de les conserver dans les mêmes chaînes de messagerie que celles-ci (si votre logiciel de comptabilité le permet).

Parfois, ils peuvent être liés à une future facture (comme dans l'exemple ci-dessus). Ce dernier scénario se joue lorsque cela est plus pratique car plusieurs transactions entre les parties ont régulièrement lieu.

Avoirs en comptabilité

La manière exacte dont vous saisissez les notes de crédit dans vos comptes dépend du système de comptabilité que vous utilisez.

Dans la comptabilité en partie unique, la valeur de l'avoir doit simplement être inscrite sur le compte d'un client. En comptabilité en partie double, il est inscrit à la fois en crédit dans les comptes débiteurs et en débit dans les produits.

Quelles informations devez-vous inclure sur une note de crédit ?

Les informations sur une note de crédit doivent être similaires à celles figurant sur une facture. Ceci comprend:

• Détails du contact
• Détails des dates
• Numéro de facture associé
• Modalités et conditions de paiement

Une note de crédit peut-elle avoir une date d'expiration ?

Les notes de crédit ont des dates d'expiration. Cela sera indiqué dans leurs conditions de paiement. Le destinataire dispose généralement de 12 mois pour utiliser le solde créditeur.

Conclusion

Une note de crédit est un outil essentiel pour garder clair le processus de comptabilité de votre entreprise.

Sans cela, une facture originale devrait être supprimée et une autre facture émise à sa place en cas de problème. Cela créerait de la confusion dans les processus de comptabilité et d'audit.

Les notes de crédit sont émises pour un certain nombre de raisons. Celles-ci vont d'une erreur sur le montant de la facture indiquée à l'insatisfaction des clients face à leur achat.

Ils sont des preuves que les autorités de conduite financière exigent souvent (y compris au Royaume-Uni). Ils représentent également une assurance importante que les fonds de l'acheteur seront récupérés.

En tant que documents, ils ne sont pas différents des factures. Une différence est qu'ils peuvent être émis avant ou après le traitement d'un paiement.