Qu'est-ce qu'un pont de conférence et comment en choisir un ?

Le travail à distance et hybride devenant la norme, garder les équipes et les employés connectés n'a jamais été aussi vital.

Un pont de conférence s'impose comme une fonctionnalité d'appel essentielle pour améliorer la communication et la productivité dans les petites entreprises, rendant la collaboration en équipe aussi simple que de discuter avec votre voisin de bureau.

Cet article traite en détail des ponts de conférence et vous guide dans le choix du fournisseur de ponts de conférence idéal pour votre équipe.

Qu'est-ce qu'un pont de conférence ?

Un pont de conférence est un numéro de téléphone dédié qui prend en charge un groupe de personnes qui appellent depuis différents endroits pour discuter d'un sujet.

Les participants peuvent assister à la conférence à partir de n'importe quel numéro de téléphone en utilisant leur téléphone portable, leur navigateur Web ou leur téléphone de bureau.

La nature dédiée d'un pont de conférence téléphonique en fait la solution incontournable pour l'audioconférence, rendant la collaboration productive sans effort pour les équipes distantes et hybrides.

Comment fonctionne un pont de conférence ?

Les systèmes de conférence utilisent la technologie Voice over Internet Protocol (VoIP) pour établir des salles de réunion privées. En règle générale, ces salles disposent également d'un modérateur qui peut couper le son des participants, modifier les codes PIN ou composer un numéro de téléphone spécifique.

Comment utiliser un pont de conférence

1. L'organisateur de la réunion fournit aux participants un numéro de téléphone pour accéder à la conférence.
2. Les participants composent le numéro de téléphone fourni depuis n’importe quel téléphone ou suivent le lien fourni.
3. Lorsqu'ils y sont invités, les participants fournissent un identifiant de réunion, généralement composé de 10 chiffres.
4. Les participants rejoignent la salle de conférence virtuelle.
5. Les participants peuvent entendre un bip lorsque d’autres participants rejoignent la conférence téléphonique.

Le pont de conférence connecte simultanément plusieurs appelants, « reliant » ainsi ces appels en une seule ligne où les participants peuvent parler et interagir.

Comment les équipes hybrides et distantes utilisent le pontage de conférence

Il existe de nombreuses façons pour les travailleurs hybrides et distants de tirer parti des ponts de conférence.

Réunions virtuelles

Les appelants bénéficient d’une audioconférence d’une clarté cristalline et d’un partage de contenu fluide lors d’une réunion virtuelle.

Un pont de conférence dédié crée un environnement de réunion virtuelle qui facilite une connexion et une collaboration plus profondes entre les membres de l'équipe, ce qui signifie que ces réunions peuvent être aussi percutantes et productives que si tous les participants étaient réunis autour de la même table.

Collaboration en temps réel

Les ponts de conférence permettent un brainstorming instantané, une collaboration sur des projets et un partage d'informations. Quels que soient les différences de fuseau horaire, ces outils garantissent que chaque membre de l’équipe est aligné et engagé.

Formation et intégration

En matière de formation et d'intégration, les ponts de conférence sont parfaits pour les sessions d'une journée entière. Ils vous permettent de vous connecter et de former des talents de partout dans le monde.

Ces systèmes téléphoniques professionnels font de l’expérience d’apprentissage une réalité, offrant un départ engageant aux nouvelles recrues, quel que soit leur emplacement physique.

Évolutivité

Vos outils de communication doivent suivre le rythme de l’expansion de votre organisation et adopter des modalités de travail plus flexibles. C'est là que l'évolutivité des services de conférence téléphonique brille vraiment en répondant aux discussions en petites équipes et aux événements à l'échelle de l'entreprise.

Des startups émergentes aux entreprises établies, les systèmes de communication de pont de conférence s'adaptent à vos besoins.

10 fonctionnalités de pont de conférence les plus populaires

1. Vidéoconférence : offre une vidéo en option pour compléter les appels audio, facilitant ainsi les connexions personnelles avec les membres de l'équipe.
2. Chat et messagerie : facilitez le dialogue textuel en temps réel sans perturber la conversation audio en cours.
3. Partage d'écran : affiche un écran pendant un appel pour afficher des documents ou des diapositives.
4. Planification des réunions : simplifie l'organisation des appels avec l'intégration du calendrier et des rappels opportuns.
5. Transcription d'appel : convertit le contenu parlé en forme écrite, ce qui est utile pour la tenue des dossiers et pour les personnes qui ne peuvent pas y assister.
6. Enregistrement : permet la lecture des réunions pour référence ou pour ceux qui ont manqué l'appel initial.
7. Contrôles de l'hôte : fournissez à l'hôte de la réunion des outils de modération pour guider le déroulement de la réunion et résoudre tout problème inattendu, par exemple lorsque le microphone d'une personne est réactivé de manière inattendue.
8. Fonctionnalités de sécurité : incluez des mesures telles que le cryptage pour garantir des conversations privées et sécurisées.
9. Numéros d'appel : permettez aux participants de rejoindre des appels via un numéro de téléphone local ou une ligne gratuite, offrant ainsi une alternative à ceux qui n'ont pas accès à Internet.
10. Intégrations : permettez la synchronisation avec d'autres outils professionnels (par exemple, CRM, courrier électronique ou service d'assistance) pour une expérience de flux de travail cohérente.

Que rechercher dans un service de pont de conférence

Choisir le bon service de pont de conférence est la première étape pour améliorer la communication et l'efficacité de votre équipe.

Ce qui suit est une présentation des éléments essentiels, accompagnés d'exemples pratiques, pour vous aider à trouver un service qui répond parfaitement aux besoins de votre entreprise.

• Facilité d'utilisation : nous recommandons une plateforme sur laquelle créer ou rejoindre une réunion est aussi simple que de cliquer sur un bouton . L'accès à un pont de conférence doit être sans stress pour tous les utilisateurs, ce qui signifie que des interfaces conviviales sont essentielles lors de la sélection d'un pont de conférence.
• Compatibilité : votre pont de conférence idéal doit bien se configurer avec votre configuration technologique existante. Intégrer votre système téléphonique à votre client de messagerie et proposer une application de téléphonie logicielle qui fonctionne correctement sur iOS et Android. Cela se traduit par une communication transparente entre les appareils et les systèmes d’exploitation.
• Évolutivité : à mesure que votre entreprise se développe, votre service de conférence devrait également évoluer. Vous souhaitez que vos outils de communication soient capables de gérer des réunions de clients et d'employés de toutes tailles. Choisir dès le départ un pont de conférence évolutif est donc une sage décision commerciale. L'ajout de lignes téléphoniques de conférence pour différentes équipes devrait être simple.
• Fonctionnalités : les bonnes fonctionnalités de votre logiciel de communication rehausseront vos réunions. Par exemple, une équipe marketing peut bénéficier de fonctionnalités interactives, telles que des tableaux blancs ou des sondages d'engagement. Savoir de quelles fonctionnalités vous aurez besoin dès le début du processus vous aide à prendre la bonne décision.
• Audio et vidéo HD : un son et une vidéo de qualité supérieure ne sont pas négociables dans l'environnement de travail actuel. Prenons l’exemple d’un membre de l’équipe qui présente un projet à un client clé : une vidéo haute définition et un son d’une clarté cristalline peuvent laisser une impression durable de professionnalisme. C'est une bonne idée de tester la manière dont votre solution de conférence gère les situations de faible bande passante afin de minimiser l'instabilité ou d'autres problèmes de connectivité.
• Support et fiabilité : le support et la fiabilité du pont de conférence sont aussi cruciaux que ses fonctionnalités. Un support client fiable, tel que l'équipe de service et d'assistance primée de Nextiva, signifie avoir de l'aide à portée de main lors des réunions cruciales. De même, un service d'une grande fiabilité signifie que vos réunions seront accessibles à tous les participants.
• Tarification : il est bon de penser à gérer vos coûts en tant qu'entreprise. Avec une solution de communication d'entreprise telle que Nextiva, vous n'aurez pas à dépenser plus que ce dont vous disposez pour offrir à votre équipe des salles de réunion virtuelles dédiées dans le cadre de son système téléphonique VoIP. Pensez-y de cette façon : votre pont de conférence s'amortit grâce aux seuls frais de déplacement d'une réunion d'entreprise.

Meilleures solutions de pont de conférence

Il peut être difficile de sélectionner la solution de pont de conférence adaptée à votre entreprise. Dans cette optique, nous avons choisi quatre options remarquables que de nombreuses entreprises trouvent très avantageuses.

1) Nextiva

Nextiva se distingue comme une plate-forme conviviale qui permet aux utilisateurs de rationaliser les communications d'équipe sur une plate-forme simple et puissante.

Service VoIP leader du secteur et primé, Nextiva propose des outils de conférence audio et vidéo et un support client de premier ordre, et son service de conférence de participation à une réunion en un clic en fait l'un des meilleurs fournisseurs de services téléphoniques.

2) Aller à la réunion

Nom bien connu de la visioconférence, GoTo Meeting apporte son expertise aux ponts de conférence pour les appels audio multipartites.

Célébré pour sa simplicité, sa vidéo de haute qualité et son audio fiable, il offre diverses fonctionnalités telles que le partage d'écran, l'enregistrement de réunions et l'assistance mobile. C'est un incontournable pour les entreprises qui ont besoin d'un outil de visioconférence avant tout.

3) Jean bleu

BlueJeans était un service de passerelle de conférence populaire auprès des entreprises de taille moyenne et des universités.

Son point fort réside dans une excellente qualité vidéo et audio, des protocoles de sécurité stricts et une gestion efficace des grandes réunions. Après avoir été racheté par Verizon, BlueJeans cessera ses activités début 2024.

4) Dialpad (anciennement UberConference)

UberConference , acquis par Dialpad en 2023, est un pont de conférence populaire.

C'est gratuit jusqu'à 45 minutes et 10 participants pour des appels personnels. Il propose des numéros d’appel sur le Web et par téléphone. Il est préférable de l'utiliser pour des réunions rapides plutôt que pour un pont vocal dédié dans le cadre d'un système téléphonique.

Améliorez vos communications avec la bonne plateforme

L'intégration d'un pont de conférence dans votre stratégie de communication d'entreprise est essentielle, compte tenu de la prévalence croissante du travail à distance et hybride.

Lorsque vous pesez des facteurs tels que la facilité d’utilisation, la compatibilité, le support, la fiabilité et la sécurité, vous serez prêt à décider quelle solution de pont de conférence répond le mieux aux besoins de votre entreprise.

Nextiva est bien plus qu'une solution de conférence : c'est une plateforme de communication d'entreprise . Avec ses fonctionnalités de niveau entreprise, son interface conviviale, son support convivial et bien plus encore, c'est le moyen idéal pour améliorer la collaboration de votre équipe et propulser votre entreprise plus loin.

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