Comment automatiser les e-mails de suivi de votre webinaire pour une participation et une conversion plus élevées

Votre dernier webinaire a-t-il été un énorme succès ou un flop complet ? Avez-vous reçu des centaines de participants ou seulement une poignée d'entre eux (dont 3 étaient des membres de votre équipe) ?

Si vous avez du mal à attirer des téléspectateurs pour vos webinaires, nous avons peut-être la bonne réponse pour vous.

Les e-mails de suivi du webinaire sont cruciaux si vous voulez un webinaire réussi.

Sérieusement, si vous n'avez pas d'e-mails de suivi ou si vous ne les envoyez pas avec le bon contenu ou la bonne fréquence, arrêtez toute autre préparation de webinaire.

Pensez-y.

À combien de webinaires vous êtes-vous inscrit au cours des six derniers mois – je suppose que quelques-uns.

Maintenant, combien avez-vous assisté - pas beaucoup, je suppose ?

Voici pourquoi?

1. Vous voyez les webinaires gratuits comme n'ayant pas de valeur (il y en a tout simplement trop.)
2. Selon FindStack, la plupart des gens s'inscrivent à un webinaire 8 jours avant l'événement. Oui, sans bons e-mails de suivi, nous oublions d'y assister.
3. Vous devez sentir que cela va être gratifiant, et la plupart ne le font pas.

Même les pages d'inscription au webinaire les plus attrayantes, aussi attrayantes soient-elles, doivent faire l'objet d'un suivi avant et après le webinaire pour réussir.

Sinon, le tarif du participant sera médiocre.

Mais n'ayez crainte.

Dans cet article, vous allez apprendre comment éviter cela.

Vous apprendrez les meilleures techniques de lead nurturing à utiliser, à la fois avant et après le webinaire, et nous vous montrerons également comment cibler ceux qui n'ont pas participé.

À la fin de la lecture, vous disposerez de modèles d'e-mails de webinaire éprouvés et saurez tout sur l'utilisation des suivis automatisés par e-mail pour faire de votre webinaire un succès.

Allons-y.

Comment rédigez-vous un e-mail de suivi pour un webinaire ?

Le processus de rédaction des e-mails pour votre webinaire varie selon que vous ciblez des participants avant ou après le webinaire.

Ils sont tous deux essentiels mais nécessitent des approches complètement différentes de vos e-mails.

Par exemple, les e-mails de pré-webinaire se concentrent sur la participation de vos prospects, dans le but de les motiver, de les rappeler et de les encourager à se présenter.

Les e-mails post-webinaire, quant à eux, consistent à cibler deux segments différents.

1. Participants
2. Non-participants.

Les pré, post, participants et non-participants sont importants, nous en discuterons donc tous. Mais d'abord, commençons par les e-mails de pré-webinaire.

Pré-webinaire

E-mail d'invitation au webinaire

Avant de pouvoir commencer à envoyer des e-mails de suivi de webinaire, vous devez inviter des personnes à rejoindre et à réserver votre webinaire.

Le modèle suivant fonctionne bien :

Options de sujet :

• [Webinaire exclusif] Apprenez à (obtenir l'avantage le plus important)
• Invitation au webinaire
• (Invitation à un webinaire en direct) Êtes-vous intéressé par (résoudre un problème)

Corps de l'e-mail:

Voici un excellent exemple de Jason Swenk :

Courriel de confirmation du webinaire

Votre page de compression est configurée et prête à accepter les inscriptions. Une fois qu'un prospect s'est inscrit, la séquence d'e-mails commence.

Le premier e-mail à envoyer est l'e-mail de confirmation du webinaire.

Vous envoyez cet e-mail immédiatement après que le prospect s'est inscrit au webinaire. C'est une approche simple, mais que vous devez traiter avec la plus grande importance.

En règle générale, vous commencez à prendre des inscriptions environ 7 à 10 jours avant l'événement, il est donc important de dire à votre abonné de mettre en signet le lien du webinaire et d'ajouter la date et l'événement à ses calendriers en ligne préférés.

Option sujet :

• [Confirmation] Lien de votre webinaire et informations importantes
• [Confirmation] votre lien webinaire
• [Confirmation] Félicitations, vous êtes inscrit.

Corps de l'e-mail:

Voici un fantastique exemple de confirmation de webinaire de DoodleWarriors. Remarquez la section Ps qui mentionne le gif gratuit, incitant en outre les gens à assister au webinaire :

Premier rappel (5 jours avant)

Vient ensuite le premier e-mail de rappel que vous devez envoyer environ cinq jours avant le webinaire.

Encore une autre approche simple comme le montre le modèle suivant :

Options de sujet :

• [Rappel Webinaire] Notre rendez-vous est dans cinq jours
• [Rappel Webinaire] Vous ne voulez pas manquer cet événement
• [Rappel Webinaire] Plus que 5 jours

Corps de l'e-mail:

Deuxième rappel (1 jour avant)

Envoyez le deuxième rappel par e-mail de suivi 24 heures avant le début du webinaire.

Cet e-mail est similaire au premier rappel, mais avec un peu plus d'excitation ajoutée.

Options de sujet :

• [Rappel Webinaire] A demain
• [Rappel du webinaire] Vous allez adorer ça
• [Rappel Webinaire] Rappel amical sur demain

Corps de l'e-mail:

Rappel final (60 – 10 minutes avant)

Envoyez le dernier e-mail 10 à 60 minutes avant le début du webinaire.

Cet e-mail est votre dernière chance de faire participer votre prospect, alors ajoutez une touche d'urgence et lancez une annonce surprise.

Options de sujet :

• [Rappel du webinaire] Nous sommes sur le point de commencer
• [Rappel du webinaire] À partir de 30 minutes
• [Rappel du webinaire] L'événement en direct commence bientôt

Corps de l'e-mail:

Résumé — e-mails pré-webinaire

La séquence d'e-mails ci-dessus vous aidera à attirer plus de participants en direct. De plus, c'est une bonne idée de leur montrer ce qu'ils apprendront dans le webinaire - cela les aidera à rester motivés pour regarder l'événement.

L'exemple suivant de Ryan Levesque est un excellent moyen de le faire. Il offre des avantages tangibles qui resteront dans l'esprit de l'abonné.

Regarde:

Passez un peu de temps à créer les e-mails et à les configurer dans votre éditeur d'e-mails, et n'oubliez pas d'automatiser et de personnaliser vos e-mails de suivi pour augmenter vos taux d'ouverture (nous expliquerons comment procéder vers la fin du article, alors restez à l'écoute !)

Post-webinaire

Nous passons maintenant aux e-mails post-webinaire.

Il y a 2 sections - une pour ceux qui ont participé et une pour ceux qui n'ont jamais participé.

Les deux sont importants pour augmenter votre taux de conversion.

On24 rapporte que le taux de conversion moyen de la participation à un webinaire est de 58 % et que la participation moyenne est de 48 %.

Donc, vous allez devoir travailler avec les e-mails de suivi de votre webinaire à :

1. Augmentez votre taux de conversion
2. Augmentez votre taux de fréquentation

Commençons par ceux qui ont assisté au webinaire.

Merci d'avoir participé au webinaire par e-mail (1 jour après le webinaire)

Le premier e-mail post-webinaire est un e-mail de remerciement pour votre participation. Dans cet e-mail, vous dites merci de vous être présenté en direct et informez les participants de la rediffusion.

Le modèle suivant fonctionne très bien.

Options de sujet :

• [Replay du webinaire] Voici votre enregistrement
• [Replay du webinaire] Enregistrement et questions
• [Replay du webinaire] Enregistrement et message rapide

Corps de l'e-mail:

Courriel Q&A (3 jours après le webinaire)

Cet e-mail répondra à quelques questions-réponses sur l'offre spéciale que vous vendiez lors de votre webinaire.

Options de sujet :

• Annonce Q&A Plus
• Réponses à vos questions
• Mettons les choses au clair.

Corps de l'e-mail:

Jetez un œil à l'exemple ci-dessous - il provient du One Ten One Hundred et vous montre comment ils utilisent le courrier électronique pour annoncer une session de questions-réponses :

Vous pouvez copier cette approche si vous souhaitez que votre suivi par e-mail de questions-réponses soit un peu plus visuel.

Clôture de l'offre bientôt webinaire (5 jours après le webinaire)

L'e-mail de clôture de l'offre est le dernier e-mail envoyé à ceux qui ont participé mais n'ont toujours pas acheté.

Options de sujet :

• Dernier appel : fermeture aujourd'hui
• Dernière chance - Prenez votre place
• Nous débranchons la prise : agissez maintenant.

Corps de l'e-mail:

Séquence d'e-mails pour cibler ceux qui n'ont pas participé

La dernière série de suivis par e-mail post-webinaire est destinée aux abonnés non présents.

Un peu plus de la moitié de tous ceux qui se sont inscrits ne se présenteront pas pour regarder votre webinaire en direct.

Pour une raison quelconque, ils ne disent jamais d'écouter ce que vous aviez à dire.

Cependant, il est toujours possible de récupérer certains d'entre eux avec une campagne d'e-mails comportementaux les ciblant spécifiquement.

Un logiciel moderne d'automatisation des e-mails comme Encharge vous permet d'envoyer une série d'e-mails de répondeur automatique à ceux qui exécutent un comportement spécifique.

Par example:

Si un prospect a cliqué sur le bouton acheter maintenant mais n'a jamais acheté, vous pouvez configurer les choses, de sorte qu'une série d'e-mails automatisés lui soit envoyée ciblant les raisons pour lesquelles il n'a probablement jamais acheté.

Et avec les webinaires, si un prospect est enregistré mais ne s'est jamais présenté, vous pouvez le cibler avec des e-mails automatisés pour essayer de le convaincre de regarder la rediffusion (nous expliquerons comment procéder dans un instant).

C'est ce que feront les modèles suivants, mais vous devrez d'abord segmenter votre public.

Segmenter votre audience

Vous pouvez segmenter votre public (prospects, clients, etc.) de plusieurs façons, mais pour les besoins de cet article, nous nous concentrerons sur l'activité et le comportement des e-mails.

Vous définissez certaines conditions qui déclenchent une réponse.

Si un prospect s'est inscrit au webinaire mais ne s'est jamais présenté, vous pouvez le segmenter pour le cibler avec une série d'e-mails.

Une fois le déclencheur activé, les e-mails sont envoyés.

Vous pouvez utiliser les modèles suivants pour envoyer à la liste segmentée de ceux qui n'ont jamais regardé le webinaire.

1. Désolé, vous n'avez pas pu envoyer l'e-mail du webinaire (envoyé 1 jour après le webinaire)

Options de sujet :

• Vous avez manqué le webinaire (voici une rediffusion)
• Rediffusion du webinaire (sensible au temps)
• Replay du webinaire rien que pour vous

Corps de l'e-mail:

Courriel de clôture du webinaire (2 jours après le webinaire)

Options de sujet :

• Le temps presse (voici le replay)
• Relecture sensible au temps : regarder aujourd'hui
• Replay du webinaire (le temps presse)

Corps de l'e-mail:

L'exemple ci-dessous vous montre comment Teachable écrit un suivi par e-mail avec urgence, avantages et également un lien vers la rediffusion du webinaire :

Appel final (3 jours après le webinaire)

L'e-mail d'appel final est le dernier e-mail que vous envoyez aux non-douches de la séquence.

Options de sujet :

• Arrêter la rediffusion dans quelques heures (agissez maintenant)
• Appel final : fermeture de la rediffusion du webinaire
• Dernière chance (Regardez le webinaire en rediffusion maintenant)

Corps de l'e-mail:

Si vous ne diffusez pas de rediffusion du webinaire, mais que vous avez une autre diffusion en direct, consultez l'exemple d'e-mail suivant d'AdsAccelerator.

Ils offrent à l'abonné une autre chance de regarder l'événement en direct au fur et à mesure qu'il se produit. Vous pouvez envoyer automatiquement un e-mail comme celui-ci aux non-douches à l'aide de votre logiciel d'automatisation des e-mails.

Comment configurer des e-mails de suivi de webinaire automatisés

Dans cette section, nous partagerons un guide étape par étape sur la configuration des e-mails de suivi automatisés pour vos webinaires.

Avant de commencer avec le guide proprement dit, vous devez prendre en compte 2 éléments essentiels :

• L'outil de marketing automation que vous allez utiliser.
• Le type de webinaire que vous souhaitez exécuter.

Choisir un outil de marketing automation pour vos e-mails de suivi de webinaire

Certaines plateformes de webinaires offrent la possibilité d'envoyer des e-mails automatisés. Cependant, ces e-mails ne seront pas aussi robustes ou faciles à modifier que ceux que vous pouvez configurer dans un outil d'e-mail marketing ou d'automatisation du marketing dédié.

En dehors de cela, avec un outil dédié aux e-mails, vous bénéficiez de la flexibilité nécessaire pour créer des parcours de suivi avancés. Des choses comme : renvoyer l'e-mail aux personnes qui ne l'ont pas ouvert.

Enfin, vous pouvez voir vos statistiques d'engagement par e-mail (comme les ouvertures et les clics) pour vos e-mails de webinaire, ainsi que le reste de votre communication par e-mail.

Si vous décidez d'utiliser une plate-forme d'automatisation du marketing pour vos e-mails de webinaire, vous devez examiner attentivement si la plate-forme peut s'intégrer à votre outil de webinaire.

En ce qui concerne les intégrations, il existe 4 options :

Intégrations de webinaires natives

Certaines plateformes de webinaires prennent en charge les intégrations natives avec les principaux outils de marketing par e-mail tels que Mailchimp et ActiveCampaign.

L'inconvénient ici est qu'un outil de webinaire ne peut pas prendre en charge toutes les plates-formes de marketing par e-mail/répondeur automatique, de sorte que votre outil de messagerie peut ne pas être pris en charge. Si tel est le cas, vous devez examiner l'une des 2 autres options.

Zapier

Des plates-formes de connexion comme Zapier (ou l'une de ses alternatives moins chères comme Integrately ou Pabbly Connect). Presque tous les outils de marketing par e-mail et de webinaires ont une intégration Zapier, cette option sera donc disponible dans presque tous les cas.

L'inconvénient est que si vous organisez des webinaires à volume élevé, Zapier peut rapidement devenir assez cher.

Webhooks

Les webhooks sont une norme universelle d'envoi d'informations entre les outils. C'est gratuit, rapide et très fiable (souvent plus fiable que les intégrations natives et Zapier). Si vous souhaitez utiliser cette option, vous devez vous assurer que l'outil de webinaire et l'outil de marketing par e-mail prennent en charge les webhooks. Plus précisément, l'outil de webinaire doit pouvoir envoyer des webhooks et l'outil de messagerie doit pouvoir les recevoir. Astuce : Encharge dispose d'une puissante intégration Webhooks qui vous permet de recevoir des webhooks.

Le seul inconvénient des webhooks est que certaines plateformes de webinaires les proposent en tant que module complémentaire payant ou les rendent disponibles sur leurs plans de niveau supérieur. Même dans ce cas, les webhooks sont généralement beaucoup moins chers que Zapier car vous ne payez pas pour chaque demande de webhook.

API

C'est la plus avancée et la plus flexible des 4 options. Si l'outil de messagerie et la plate-forme de webinaire prennent tous deux en charge les API pour connecter les données, vous pouvez engager un développeur pour créer l'intégration. Malheureusement, cette méthode nécessite un codage, il n'y a donc aucun moyen de la faire fonctionner si vous n'êtes pas une personne technique.

Quelle que soit l'option que vous décidez de choisir, vous devez évaluer les actions disponibles prises en charge par l'outil de webinaire. En d'autres termes, quelles actions l'outil de webinaire peut-il envoyer à l'outil d'email marketing ?

Ces actions seront utilisées pour déclencher des e-mails automatisés, ajouter des balises et segmenter votre audience dans la plateforme d'automatisation du marketing.

Voici une liste de certaines des actions critiques auxquelles vous devez faire attention lors de l'évaluation de l'outil de webinaire :

• Inscrit au webinaire
• Assisté au webinaire
• Vous avez manqué le webinaire
• La rediffusion du webinaire est disponible
• La rediffusion du webinaire est sur le point d'expirer
• 48 heures avant le webinaire
• 24 heures avant le webinaire
• 6 heures avant le webinaire
• 1h avant le webinaire
• Le webinaire commence
• Ils partent avant…
• Ils restent jusqu'à…

Plus vous pourrez utiliser d'actions, plus les e-mails de suivi de votre webinaire seront personnalisés.

Le type de votre webinaire

La deuxième chose que vous devez prendre en compte avant de commencer à automatiser vos e-mails de webinaire est le type réel de webinaire.

Il existe 2 types courants de webinaires :

• Webinaire unique en direct - des webinaires standard que vous faites à une date et une heure fixes.
• Webinaires automatisés, également connus sous le nom de webinaires « à feuilles persistantes » – des webinaires préenregistrés auxquels les prospects peuvent s'abonner en continu.

Chaque type de webinaire nécessite une configuration d'automatisation des e-mails entièrement différente. Examinons donc chacun séparément.

Comment configurer les e-mails pour un webinaire en direct dans Encharge

Les webinaires en direct standard sont beaucoup plus faciles à mettre en place.

Il vous suffit de sélectionner le bon segment auquel envoyer les e-mails (par exemple, « Inscrit au webinaire » ou « N'a pas participé » au webinaire) et d'envoyer des e-mails fixes à ce segment avant et après la date et l'heure du webinaire.

Segmentation des utilisateurs de webinaires

La façon dont vous segmentez l'audience du webinaire dépend de la façon dont vous envoyez les données du webinaire à l'outil de messagerie (voir la section précédente).

Dans Encharge, vous segmenterez en fonction des données de terrain ou des événements. Par exemple, vous transmettrez toutes les données du webinaire à Encharge via un webhook et mapperez les champs appropriés au profil de la personne comme ceci :

Automatisation des e-mails

Une fois que vous avez les données dans Encharge et que vous pouvez segmenter, vous devez créer un flux.

Vous pouvez créer un flux qui commence par l'étape Time Trigger. Par exemple, si votre webinaire commence à midi le 10 novembre et que vous souhaitez envoyer un e-mail 30 minutes avant le début du webinaire, vous configurerez l'étape Time Trigger comme ceci :

Et le flux pour envoyer l'e-mail comme ceci :

Ensuite, vous pouvez préparer un flux avec tous les e-mails pré et post-webinaire comme celui-ci :

Comment mettre en place un webinaire à feuilles persistantes avec Encharge - un exemple concret

Les webinaires automatisés ou evergreen sont relativement plus complexes à mettre en place en termes d'emails.

Ci-dessous, nous allons examiner comment Doodle Warriors automatise les e-mails pour leur webinaire à feuilles persistantes de masterclass.

Tout d'abord : quel outil de webinaire les Doodle Warriors utilisent-ils ?

Ils utilisent Stealth Seminar - Stealth Seminar est une plate-forme puissante pour les webinaires automatisés qui prend en charge les Webhooks et plusieurs fonctionnalités avancées telles que la possibilité pour les participants de choisir l'heure du webinaire (imitant essentiellement un webinaire en direct).

Liste des webhooks pris en charge dans Stealth Seminar :

Les Doodle Warriors utilisent les webhooks Stealth Seminar pour automatiser leurs e-mails dans Encharge. Ils ont créé 6 flux d'automatisation pour le webinaire :

Notez que vous pouvez regrouper toutes vos automatisations dans un seul flux. Néanmoins, cette méthode leur donne plus de flexibilité et est plus facile à organiser, en particulier lors de l'utilisation de dossiers dans Encharge.

Examinons quelques-uns des flux qu'ils ont mis en place.

Inscrit à la Masterclass Portrait

Étant donné que Stealth Seminar prend en charge divers webhooks pour leurs webinaires, il est très facile de déclencher des e-mails en fonction des actions des personnes.

Dans ce flux, Doodle Warrior envoie un e-mail lorsque quelqu'un confirme un e-mail :

Ils utilisent le webhook Registered de Stealth Seminar avec notre étape Receive Webhook.

Une partie essentielle de cette configuration consiste à mapper toutes les données du webhook aux champs dans Encharge. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les champs de données requis et les mapper à l'étape.

Remarquez comment Doodle Warriors cartographie l'événement (nom de l'action), le titre du webinaire et d'autres informations utiles. Vous utiliserez ces données de champ pour créer des segments ou comme merge tags dynamiques dans vos e-mails (voir ci-dessous).

Les données dynamiques du webinaire sont ensuite utilisées dans l'e-mail de confirmation en tant que balises de fusion. De cette façon, Doodle Warriors peut envoyer des e-mails uniques pour le webinaire à feuilles persistantes :

Enfin, notez comment ils utilisent l'action Ajouter une balise pour marquer les personnes qui se sont inscrites au webinaire. Les balises sont un moyen simple de suivre vos utilisateurs et de créer des segments pertinents.

Replay disponible – Portrait Masterclass

Une autre partie intéressante du courrier électronique de suivi du webinaire de la masterclass Doodle Warriors est le flux de relecture du webinaire.

Doodle Warriors envoie 2 e-mails pour les rediffusions du webinaire, créant une urgence en informant l'utilisateur qu'il dispose respectivement de 48 et 24 heures pour regarder la rediffusion.

Pour ce déclencheur de flux, ils utilisent le webhook Replay Available de Stealth Seminar.

Et voici le mail :

Segmentation avancée des webinaires

Grâce aux puissants webhooks de Stealth Seminar et à la fonction Receive Webhook d'Encharge, Doodle Warriors est capable de créer des segments avancés. Par exemple, toutes les personnes qui ont regardé moins de 85 % du webinaire.

Pour y parvenir, les Doodle Warriors utilisent le webhook "Ils restent jusqu'à..." de Stealth Seminar et l'étape Ajouter une balise dans Encharge comme ceci :

Ensuite, il suffit de créer un segment avec cette balise :

En utilisant ce segment, ils peuvent cibler près de 10 000 personnes qui sont parties tôt et créer des campagnes de cycle de vie client hautement personnalisées.

Webinaire suivi des statistiques et des conseils sur les e-mails

Des conseils et des statistiques spécifiques pour les suivis par e-mail des webinaires peuvent vous aider avec les taux d'ouverture et les conversions.

Les connaître est essentiel pour toute entreprise utilisant des webinaires :

1. Personnalisez vos e-mails : un article récent sur Linkedin indique que 36 % des personnes souhaitent que les entreprises leur offrent une approche plus personnalisée — et en même temps, 74 % se disent frustrés lorsque les e-mails ne sont pas personnalisés.
2. La plupart des inscriptions aux webinaires ont lieu un mardi.
3. La segmentation de votre audience est essentielle pour envoyer des e-mails de suivi de webinaire efficaces.
4. 73% des spécialistes du marketing B2B affirment que les webinaires génèrent les meilleurs prospects.
5. 65% des hôtes de webinaires affirment que les campagnes de marketing par e-mail automatisées sont la meilleure stratégie pour promouvoir les webinaires.
6. Testez la division A/B des lignes d'objet de vos e-mails.
7. Environ 29 % des personnes s'inscrivent à un webinaire le jour de l'événement. Assurez-vous donc d'envoyer le rappel du webinaire le jour de l'événement.

L'essentiel sur les e-mails de suivi du webinaire

Les webinaires sont un excellent moyen d'obtenir des prospects et des clients pour votre entreprise - il n'y a pas de débat.

Plus il y a de personnes qui regardent votre webinaire, meilleure sera votre conversion des ventes.

Plus de la moitié de vos inscriptions au webinaire ne se présenteront pas à l'événement en direct, il est donc impératif de cibler les non-participants. De plus, avec des taux de conversion des ventes moyens d'environ 10 à 15 %, l'idée de ne pas cibler les non-acheteurs qui ont assisté au webinaire est également impensable.

Vous devez simplement tous les cibler.

Autrement, vous laissez de l'argent sur la table.

Les e-mails de suivi de webinaire sont les meilleurs outils marketing avec lesquels vous devez travailler parallèlement à votre webinaire.
Utilisez les modèles fournis, combinés à des services d'automatisation des e-mails comportementaux comme Encharge, et observez l'amélioration de vos taux de conversion et de vente.