10 façons de mettre fin à un e-mail pour obtenir la réponse souhaitée

1. Entretenir une relation
2. Montrer de la gratitude
3. Envoi d'un rappel
4. Anticiper les bonnes choses à venir
5. Briser la norme
6. Personnaliser votre signature
7. Terminer par une question
8. Demander une réunion
9. Terminaisons d'e-mails professionnelles courtes et concises
10. Signatures d'e-mails semi-professionnels

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Hubspot Email Marketing - Plateforme d'automatisation du marketing
4. MailerLite - Générateur de pages de destination
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

Que vous envoyiez un e-mail à des clients, des collègues ou des employés, la façon dont vous fermez un e-mail a un impact majeur sur l'obtention ou non de la réponse souhaitée.

Plutôt que de taper la même signature d'e-mail dans tous vos messages (par exemple, cordialement, sincèrement, meilleurs vœux, etc.), vous devez adapter chaque fin en fonction du contexte de votre diffusion par e-mail.

Pourquoi est-ce important? Une bonne signature indiquera non seulement la fin du message, mais laissera également au lecteur une bonne impression et le motivera à agir . Par exemple, vous pouvez terminer votre e-mail par une question qui invite le destinataire à répondre au lieu de simplement mettre l'e-mail de côté après l'avoir lu.

Dans cet article, nous examinons certaines des meilleures façons de mettre fin à un e-mail professionnel pour obtenir une réponse d'une variété de cibles différentes.

Mais d'abord, voici quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit lors de la rédaction de vos fermetures d'e-mails.

• Formatez les terminaisons en fonction du type d'audience : formatez vos terminaisons d'e-mail en fonction du type d'audience avec lequel vous communiquez, comme les clients B2C et B2B nouveaux et récurrents, les collègues professionnels, les gestionnaires ou les cadres, et autres.
  
  
• Utilisez des fins courtes et concises : Il existe certaines tactiques universelles pour terminer un e-mail que vous pouvez utiliser quelle que soit la cible, mais assurez-vous simplement que les fins sont toujours courtes et concises.
  
  
• Soyez direct avec votre intention : que vous souhaitiez envoyer un rappel, une note de félicitations ou exprimer votre gratitude, assurez-vous d'être très direct avec vos intentions pour éviter tout malentendu.
  
  
• Donnez aux utilisateurs une variété de façons de se connecter : Pratiquez une bonne gestion des canaux en créant des signatures d'e-mail qui offrent une variété de façons pour les utilisateurs de se connecter avec votre marque sur différentes plateformes, telles que les réseaux sociaux, les e-mails, le téléphone, le site Web, etc. Dans le cadre de reconnaissance de la marque, assurez-vous d'utiliser un créateur de logo pour créer un logo professionnel, partager le slogan de votre entreprise, etc.
  
  
• Vérifiez toujours l'orthographe : quelle que soit la sincérité de la fermeture de votre e-mail, les personnes qui liront votre e-mail ne croiront pas que vous avez fait de réels efforts pour le rédiger s'il est rempli de fautes de frappe. De plus, les e-mails remplis d'erreurs n'inspirent pas beaucoup de confiance à vos destinataires quant à votre capacité à être dévoué et soucieux des détails en cas de collaboration ultérieure.

Conseil de pro : utilisez un outil comme Grammarly pour vérifier votre orthographe avant d'envoyer des e-mails.

• Organisez des réunions avec les membres de l'équipe pour discuter des e-mails

Lors de la rédaction d'une nouvelle fin d'e-mail ou de toute autre partie d'un e-mail, il est toujours préférable que d'autres personnes le regardent avant de l'envoyer.

En réunissant des membres de votre équipe ou des employés de toute l'entreprise pour examiner et discuter ensemble de l'e-mail, vous pouvez avoir une meilleure idée de s'il est vraiment aussi parfait que vous auriez pu le penser au départ.

Une grande chose à considérer lors de ces réunions est de les héberger virtuellement. Cela permet à chacun de se distancier socialement et garantit que les travailleurs à distance et hybrides puissent y assister.

De plus, vous pouvez utiliser un logiciel d'enregistrement d'écran d'ordinateur pendant la réunion pour enregistrer ce que tout le monde a dit.

En revenant et en examinant les commentaires et les critiques de vos collègues après la réunion, vous pouvez être sûr d'intégrer efficacement tous leurs commentaires dans la version finale de l'e-mail.

Maintenant que vous avez une idée précise de certaines des meilleures pratiques les plus importantes pour rédiger des fins d'e-mail efficaces, voici les 10 façons de terminer un e-mail pour obtenir la bonne réponse .

Je les ai classés en fonction de vos intentions :

1. Entretenir une relation

L'une des premières choses à faire avant de décider de la meilleure terminaison d'e-mail à utiliser est de déterminer le type de relation que vous entretenez avec le destinataire.

Par exemple, lorsque vous contactez un parfait inconnu, vous devez avoir l'air formel sans avoir l'air trop tendu.

Cependant, si vous avez eu une relation longue et agréable avec le correspondant, être trop formel nuirait probablement à cette relation. Dans un tel cas, vous devrez ajouter une signature d'e-mail plus familière et plus chaleureuse.

Si vous ne savez pas à quel point vous devez être formel, suivez l'exemple de l'autre personne qui envoie des e-mails. Vérifiez s'ils préfèrent garder les choses professionnelles ou s'ils utilisent un registre plus informel et faites de même.

Voici quelques bons exemples pour mettre fin aux e-mails qui entretiennent les relations :

• Continuez à mener le bon combat.
• Restez génial!
• J'apprécie tout ce que vous faites !
• Jusqu'à ce que j'aie de tes nouvelles, j'espère que tu vas bien.

Un autre excellent moyen d'entretenir une relation consiste à inclure un «message PS» avec un lien vers du contenu de marque tel que des cours que vous avez créés sur des plateformes de cours en ligne , des podcasts sur des répertoires de podcasts, un lien vers un mème récemment partagé sur Facebook, une promotion TikTok engageante le dernier produit proposé par votre marque, et bien plus encore.

Au lieu de simplement laisser une impression positive dans l'esprit de vos abonnés, vous pouvez également leur donner quelque chose pour s'engager plus intimement avec votre marque pendant qu'ils sont encore dans cet état d'esprit. C'est une excellente tactique pour créer des ambassadeurs de marque et des spécialistes du marketing évangéliques.

Découvrez l'exemple ci-dessous qui montre la fin d'un e-mail conçu pour entretenir une relation avec un client.

source : Rightinbox

Cet e-mail offre une immense valeur au destinataire, un moyen éprouvé de montrer à vos clients que vous les appréciez et de soutenir leurs efforts pour atteindre leurs objectifs. Avec des fins comme celles-ci, il est facile de voir comment vos clients peuvent être persuadés de prendre l'action souhaitée.

2. Montrer de la gratitude

Montrer de la gratitude dans vos e-mails est un excellent moyen d'améliorer vos taux de réponse. Tout le monde apprécie d'être remercié, mais n'utilisez pas ces types de conclusion si le résultat que vous désirez n'est pas certain, sinon vous pourriez avoir l'impression d'être imposant ou insistant.

Voici quelques exemples typiques de fermetures d'e-mails qui expriment de la gratitude :

• Merci de votre attention : il s'agit d'une fin spécifique au contexte lorsque vous recevez une sorte d'assistance.
• Excellent travail avec vous : utilisez ce type de terminaison d'e-mail pour conclure une partie de votre collaboration et jeter les bases d'une éventuelle correspondance future.
• Merci d'avance pour votre coopération : n'utilisez celui-ci que si vous êtes raisonnablement sûr de recevoir une réponse positive.

L'utilisation d'une fin d'e-mail comme moyen de transmettre ou de souligner la gratitude envers le destinataire est une excellente option dans tout environnement professionnel. Selon des études, les e-mails qui se terminent par une variation de "merci" obtiennent des taux de réponse 62% plus élevés que ceux qui n'en ont pas.

source : Boomarangapp

3. Envoi d'un rappel

Pour la plupart, les gens analysent les e-mails pour les points principaux et si vous devez envoyer un rappel, assurez-vous de résumer vos points principaux et de mettre en évidence l'appel à l'action, comme dans les exemples ci-dessous :

• N'oubliez pas de [action spécifique]
• Encore une fois, s'il vous plaît [action souhaitée]
• Juste un petit rappel pour [appel à l'action]

N'oubliez pas de le garder court et précis. Les terminaisons d'e-mail plus courtes sont plus efficaces et se sont avérées avoir un taux de réponse plus élevé, comme en témoigne l'image ci-dessous :

source : Snov.io

4. Anticiper les bonnes choses à venir

Comme vous l'avez vu jusqu'à présent, les signatures d'e-mails peuvent se doubler d' appels à l'action efficaces , en particulier lorsque vous terminez votre e-mail par une question.

Mais vous pouvez également y parvenir en utilisant les exemples ci-dessous pour augmenter vos chances d'obtenir une réponse favorable.

• Au plaisir de vous connecter bientôt : ce type de conclusion est idéal si vous n'êtes pas sûr du support que vous utiliserez probablement pour communiquer à l'avenir.
• Ravi de travailler avec vous sur [projet spécifique] : cette fin d'e-mail montre aux prospects que vous êtes sérieux au sujet de travailler avec eux.
• Espérer une place dans votre calendrier : si vous n'avez pas encore commencé à collaborer, cette fermeture d'e-mail est parfaite pour montrer votre empressement aux prospects sans les bousculer ni les ennuyer.

Ce type de fin augmente les chances que le destinataire de l'e-mail se concentre sur le projet ou la tâche à venir d'une manière plus positive, ce qui rend plus probable qu'il vous revienne avec une réponse favorable.

5. Briser la norme

Si vous êtes à l'aise d'enfreindre la norme, vous apprécierez peut-être les fermetures d'e-mails humoristiques qui peuvent servir d'outil convaincant pour augmenter vos taux de réponse.

Voici quelques façons amusantes de terminer un e-mail :

• Ce message a été composé à 100% d'électrons recyclés
• Merci, je vais m'en sortir
• Tapé avec de gros pouces sur un petit téléphone

source : Braton

Tout ce que vous pouvez faire pour vous écarter des normes et des conventions servira à rendre votre message plus mémorable pour le destinataire. En retour, cela contribuera à améliorer vos chances de recevoir une réponse de leur part.

6. Personnaliser votre signature

La plupart des gens utilisent des modèles d'e-mails pour gagner du temps et automatiser bon nombre de leurs processus de marketing et de vente .

Si vous faites de même, assurez-vous simplement d'implémenter au moins une certaine personnalisation dans vos campagnes par e-mail.

Cela peut être aussi simple que d'utiliser une signature qui vous permet d'ajouter le nom de votre destinataire. Il a été prouvé que l'utilisation du nom de quelqu'un dans un e-mail renforce la confiance et l'aide à mieux se souvenir de votre conversation.

Vous pouvez également utiliser un modèle dans lequel vous pouvez ajouter un message personnalisé et/ou un appel à l'action pour que le lecteur prenne un certain type d'action.

Vous pouvez également personnaliser vos fins d'e-mails en fonction de l'heure d'envoi, comme dans les exemples ci-dessous :

• Bon week-end (pour les mails envoyés le vendredi).
• J'espère que votre week-end se passe bien (pour les mails envoyés le samedi ou le dimanche).
• Profite de tes vacances!

Lorsque vous personnalisez vos messages électroniques, cela indique au lecteur que vous les appréciez. Cela leur montre que vous vous souciez suffisamment de connaître leur nom, leur anniversaire, leurs préférences, etc.

Quels que soient les détails de leur vie que vous pouvez utiliser pour que les destinataires se sentent comme des VIP plutôt que comme un simple e-mail dans votre base de données, cela vous aidera à susciter l'engagement et à obtenir une réponse favorable de leur part.

7. Terminer par une question

En plus d'ajouter un appel à l'action à vos fermetures d'e-mails, vous pouvez également ajouter une question aux dernières phrases de votre e-mail. Comme c'est la dernière chose que le destinataire de l'e-mail lira, ce sera le plus frais dans son esprit.

Vous pouvez en tirer davantage parti en incluant quelque chose qui incitera le lecteur à agir.

Par exemple, vous pouvez commencer par une question qui révèle leurs besoins ou leurs objectifs (en rapport avec le sujet abordé dans l'e-mail), puis ajouter un appel pour qu'ils essaient vos produits ou services (comme la solution parfaite à leur problème).

Par exemple, « Rencontrez-vous des problèmes avec le processus d'intégration du logiciel ? », ou « Avez-vous besoin d'aide pour augmenter votre taux de conversion ? ”

Voici un exemple d'un tel e-mail provenant de Hunter.io :

source : Hunter.io

Ces types de questions augmentent la probabilité que le destinataire de votre e-mail réponde à votre message au lieu de simplement terminer votre e-mail par une fin normale, telle que « cordialement ».

8. Demander une réunion

Chaque fois que vous avez besoin d'informations ou de réponses de la part des destinataires de vos e-mails, gardez à l'esprit que la plupart des gens analysent les e-mails au lieu de lire chaque phrase.

C'est pourquoi il est important de mettre en évidence vos informations importantes pour faciliter la transmission de votre message et obtenir la réponse souhaitée.

Une excellente façon de le faire est d'ajouter un "PS ". ligne pour réitérer votre point. Lorsque vous demandez un rendez -vous , assurez-vous d'inclure ces deux éléments importants :

• Qu'y a-t-il pour eux - quelle valeur obtiendront-ils
• Le peu de temps que vous demandez

Par exemple, " PS Notre service peut augmenter le trafic de votre site Web jusqu'à 27 % en aussi peu que 30 jours. Il suffit de 15 minutes avec moi et vous repartirez avec une stratégie solide. "

L'utilisation d'un e-mail se terminant comme celui-ci lors d'une demande de réunion augmentera les chances d'obtenir la bonne réponse.

9. Terminaisons d'e-mails professionnelles courtes et concises

Vous n'hésiterez jamais avec des fins d'e-mail courtes et concises comme celles des exemples ci-dessous :

• Meilleur : Il s'agit d'une approbation courte et douce, universellement reconnue.
• Cordialement : Vous ne pouvez jamais vous tromper avec cette simple signature par e-mail.
• Best Regards/Kind Regards : Celui-ci est idéal si vous avez besoin d'un son un peu plus professionnel.
• Cordialement : bien qu'un peu archaïque, il s'agit toujours d'une approbation professionnelle que vous pouvez utiliser pour n'importe quel e-mail.
• Comme toujours : cette fin d'e-mail assure à vos destinataires que votre relation reste inchangée, leur donnant un sentiment de stabilité.

Ce type de fin montre au destinataire que votre relation est chaleureuse, professionnelle et stable. C'est un excellent moyen de mettre quelqu'un à l'aise et de faire en sorte qu'il réponde de manière tout aussi chaleureuse et professionnelle.

10. Signatures d'e-mails semi-professionnels

En plus des exemples décrits ci-dessus, vous pouvez également utiliser des signatures d'e-mail semi-professionnelles . Ce sont des fermetures parfaitement adéquates et fonctionnent particulièrement bien si la fin de votre e-mail ne dépend pas beaucoup du contexte du message ou du type de relation que vous entretenez avec le destinataire.

Voici quelques exemples de signatures d'e-mails universelles qui sont neutres mais toujours agréables.

• Merci ! : Cette fin semi-professionnelle est idéale pour déchirer les e-mails dans lesquels vous avez demandé quelque chose aux destinataires.
• Cheers ! : Cette approbation universelle est appropriée dans les situations où vous avez déjà établi un lien avec le destinataire de l'e-mail.
• Plus tard ! : Une autre approbation occasionnelle qui convient mieux aux personnes que vous connaissez déjà, sinon vous risquez que votre approbation soit mal interprétée.

Plus votre relation avec le destinataire de l'e-mail est décontractée, plus il est approprié d'utiliser des signatures d'e-mail comme celles-ci.

Selon des études, ces types de terminaisons sont extrêmement efficaces - juste derrière les terminaisons d'e-mails qui expriment la gratitude, comme le montre le graphique ci-dessous :

source : Sciences

Conclusion

Voilà. 10 façons de conclure vos e-mails professionnels et d'obtenir la bonne réponse des destinataires dans chaque situation.

Désormais, vous pouvez envoyer des approbations personnalisées à différents scénarios et personnes au lieu de la même approbation générique. Et, à moins que vous n'envoyiez des e-mails en masse, tels que des e-mails de sensibilisation à froid, etc., c'est quelque chose qui sera grandement apprécié par vos destinataires.

À vous. Quelles autres terminaisons d'e-mail utilisez-vous pour obtenir la bonne réponse des destinataires ? Partagez dans les commentaires ci-dessous!