3 façons de recueillir des commentaires sur votre recherche de logiciels

Les commentaires des collègues sont essentiels pour choisir le bon logiciel d'entreprise. Découvrez comment recueillir ces commentaires grâce à ces conseils.

Les organisations adoptent un nouveau logiciel pour résoudre un problème. Pour cela, vous devez trouver le bon logiciel pour répondre à vos besoins. Pourtant, un changement de logiciel affectera de nombreuses personnes dans votre organisation, pas seulement les utilisateurs directs. Il est donc important d'obtenir des commentaires lors de la recherche du bon produit.

Bien que vous disposiez peut-être déjà d'une liste restreinte d'options logicielles, n'oubliez pas d'obtenir les commentaires de vos collègues. En obtenant des commentaires tôt dans le processus, vous avez plus de chances de trouver le bon produit. Et finalement, vous vous sentirez plus confiant et satisfait de votre achat de logiciel.

Découvrez comment obtenir des commentaires de vos collègues sur votre recherche de logiciels grâce à ces conseils.

3 façons d'inclure des collègues dans votre recherche de logiciels

1. Traitez la sélection de logiciels comme un sport d'équipe

Il est important d'identifier toutes les équipes qui seront impactées par un changement de logiciel et d'inclure les collègues de ces groupes dans le processus de prise de décision.

Cela peut sembler être une étape de goulot d'étranglement dans un processus où le leadership - ou quiconque est responsable de la décision d'achat finale - peut finalement prendre une décision sans apport extérieur. Mais si vous ne recueillez pas les commentaires de l'équipe, vous risquez de sélectionner le mauvais logiciel ou de faire face à une bataille difficile sur l'adoption.

À tout le moins, vous avez besoin d'un échantillon de personnes qui utiliseront le logiciel tous les jours, un responsable financier, une personne de la direction, une personne ayant une expertise technique et une personne de votre équipe juridique. Nous parlerons plus en détail ci-dessous de ce que chacun de ces rôles peut apporter à la conversation.

2. Tenez-vous en à 3 à 5 options logicielles pour éviter la surcharge

Il existe un phénomène connu sous le nom de « paralysie du choix », qui se résume à : Ne donnez pas trop de choix aux gens, sinon ils se désengageront et ne choisiront rien. Le même principe s'applique pour obtenir des commentaires de votre équipe sur les logiciels.

Donnez-leur entre trois et cinq options au lieu de 20. Vous éviterez la paralysie du choix et prendrez une décision le plus tôt possible. Vous obtiendrez également probablement des commentaires plus riches, car votre équipe aura plus de temps pour commenter en profondeur certaines options qu'elle n'en aurait pour beaucoup.

Pour commencer à créer votre liste restreinte, connectez-vous à Capterra et enregistrez vos produits préférés dans notre répertoire de logiciels.

Si vous avez du mal à affiner votre liste, essayez notre fonction de comparaison : trouvez votre catégorie de logiciels sur Capterra, cochez la case "Ajouter pour comparer" sur les produits spécifiques que vous envisagez, puis cliquez sur "Comparer maintenant" pour obtenir un aperçu consolidé. pour une comparaison de produits plus efficace.

3. Adaptez vos discussions à chaque public

Les personnes de différentes équipes ont besoin d'informations différentes sur chaque option logicielle en fonction de leurs rôles. Et parce que différentes équipes apportent leurs propres ensembles d'expertise, vous voudrez que ces points de vue soient représentés dans les commentaires que vous recueillez.

Voici une ventilation de ce que différents groupes pourraient vouloir savoir et de ce qu'ils peuvent offrir :

Les finances vous demanderont combien coûtera le logiciel et quels sont les frais de maintenance associés à chaque option. Ils peuvent partager des informations sur le budget logiciel à court et à long terme.

• Ce qu'il faut partager : indiquez le prix de chaque option logicielle, le coût de la maintenance ou des mises à niveau potentielles, le nombre d'utilisateurs payants pour le logiciel et tout autre coût auquel votre entreprise pourrait être confrontée lors de l'adoption de chaque option.
• Que demander : assurez-vous de quitter cette discussion avec une compréhension claire du budget disponible pour les logiciels actuellement et si ce budget est susceptible de changer dans les prochaines années. Vous devez également demander au service financier quelles sont ses préférences de paiement (par exemple, souhaite-t-il que vous payiez annuellement, ce qui peut signifier que vous bénéficiez d'une remise de la part du fournisseur de logiciels, ou mensuellement pour répartir les coûts dans le temps).

Le service juridique voudra savoir si le logiciel a fait ses preuves en matière de conformité à la sécurité des données et de respect des contrats clients. Ils peuvent mettre en évidence tout langage préoccupant à surveiller lors des négociations contractuelles.

• Quoi partager : Apportez des détails sur la façon dont le logiciel interagit avec les données et les stocke, quelles sont ses normes de sécurité des données et s'il est conforme ou non aux réglementations de l'État américain et au RGPD au Royaume-Uni (entre autres législations pertinentes).
• Que demander : cette équipe peut vous aider à préparer les questions à poser au fournisseur lors des négociations contractuelles. Ils peuvent également fournir des informations sur les drapeaux rouges qu'ils recherchent dans les contrats.

La direction vous demandera si vos options logicielles présélectionnées rationaliseront les processus, rendront le travail plus efficace, aideront à atteindre les objectifs commerciaux et résoudront des problèmes spécifiques.

• Que partager : assurez-vous que la direction comprend ce que les options logicielles que vous avez sélectionnées peuvent et ne peuvent pas faire. Ne les forcez pas à parcourir les informations : présentez-leur les avantages et les inconvénients de haut niveau, le coût et les améliorations commerciales potentielles qui en résultent.
• Que demander : les dirigeants peuvent vous aider à comprendre leurs priorités en matière de nouveaux logiciels, ce qui peut vous aider à réduire votre liste restreinte et, en fin de compte, à sélectionner votre premier choix. Vous devriez leur demander s'ils se soucient davantage du coût ou des fonctionnalités, ainsi que de leur version à long terme pour la technologie de l'entreprise.

Les utilisateurs voudront savoir comment ces options logicielles les aideront à faire leur travail, ainsi que comment les processus actuels changeront. Ils peuvent fournir un aperçu des fonctionnalités essentielles et des fonctionnalités qu'ils souhaitent avoir dans votre logiciel actuel.

• Ce qu'il faut partager : apportez une liste des avantages et des inconvénients des différentes fonctionnalités disponibles avec chaque solution, ainsi que des informations sur la manière dont les fonctionnalités facilitent la productivité.
• Que demander : Renseignez-vous sur les problèmes auxquels votre équipe est actuellement confrontée, soit parce que vous n'avez pas de logiciel, soit parce que votre logiciel actuel n'est pas le mieux adapté. Demandez aux utilisateurs de partager ce qu'ils aimeraient retirer d'une nouvelle solution. Pour des questions spécifiques à poser à votre équipe lors de la comparaison de logiciels, suivez ce guide de conversation.

Les experts techniques peuvent parler des problèmes liés à la compatibilité, aux intégrations et à la mise en œuvre. Ils peuvent également donner un aperçu des spécifications techniques des options logicielles.

• Que partager : apportez des informations sur les intégrations indispensables pour les autres logiciels que vous utilisez actuellement. Vous devez également indiquer si les options logicielles que vous envisagez sont basées sur le cloud ou sur site.
• Que demander : Si vous ne connaissez pas bien les détails techniques des options logicielles, demandez un résumé des informations techniques clés. Vous devriez également poser des questions sur les problèmes de mise en œuvre qu'ils prévoient.

La collecte de commentaires significatifs de votre équipe conduit à de meilleures décisions d'achat de logiciels

L'achat de logiciels, même s'il s'agit d'une grande réussite, n'est pas la ligne d'arrivée. Le véritable objectif est une transition réussie vers la mise en œuvre et l'utilisation du nouveau logiciel.

Pour que cette transition soit réussie, il est essentiel d'obtenir l'adhésion de l'équipe avant d'acheter un logiciel. Obtenir des commentaires préliminaires plus tôt dans le processus, en utilisant ces trois conseils, facilitera l'adhésion et l'adoption du logiciel plus tard.