Comment trouver le meilleur entrepôt pour votre entreprise de commerce électronique

Bienvenue Chez Stéphane ! Avez-vous une réservation pour ce soir ? S'il vous plaît prendre un verre dans la zone du bar - nous aurons vos racks et bacs prêts pour vous en un rien de temps.

Les hôtels ont des notes. Les restaurants ont le Guide Michelin. Mais personne n'a écrit un livre sur les normes d'entrepôt. Vous ne pouvez pas feuilleter les pages du Good Warehouse Guide et avoir une idée immédiate de ce à quoi vous attendre.

C'est aléatoire. C'est incohérent. C'est très varié. Par conséquent, il n'y a pas de voie unique pour trouver le meilleur entrepôt. Il s'agit de rechercher l'option qui se rapproche le plus de l'emplacement, du service et du prix que vous souhaitez.

Alors, par où commencer ? C'était le dilemme auquel j'étais confronté lorsque j'ai commencé ma recherche, et qui a été parfaitement résumé par l'écrasement de ma voiture de location au milieu d'une forêt suédoise en route vers un entrepôt (plus sur cela plus tard).

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Bien plus que de grands cabanons

Vous entendez « entrepôt » et pensez : « Grand hangar ». Reçoit des trucs. Stocke des trucs. Envoie des trucs. Facile.' J'ai rapidement réalisé que mon savoir-faire en matière d'entrepôt manquait cruellement.

Comme pour les entreprises de tous les secteurs, de nombreux entrepôts résistent au changement et, pour que tout fonctionne bien, s'en tiennent à des règles très rigides. Pour le dropshipping (ce que je pensais faire au départ) et la personnalisation, il faudrait que ce soit un entrepôt particulièrement flexible et avant-gardiste.

Sans une source fiable de recommandations, vous devez adopter une approche qui s'avérera plus tard proactive ou dispersée. Cela dépend juste de la façon dont ça se passe.

Comme un détective qui n'a rien trouvé d'intéressant sur la scène du crime, j'ai commencé à m'appuyer sur mon réseau pour trouver des pistes potentielles. Je me suis également rendu facile à contacter via les médias sociaux dans l'espoir que toute âme sœur tout aussi proactive et à l'esprit numérique dans l'industrie de l'entreposage trouverait son chemin vers moi.

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Comment approfondir vos connaissances et démarrer vos recherches

• Commencez à passer 30 minutes chaque jour à vous familiariser avec l'achat d'un espace d'entrepôt et ce dont vous avez besoin d'un entrepôt

• Lancez-vous dans une succession inévitable de recherches Google
• Communiquez avec des collègues ou des pairs — créez un groupe Slack comme caisse de résonance
• Ouvrez vos DM sur LinkedIn et vos réseaux sociaux professionnels et dites aux gens ce que vous recherchez
• Utilisez les groupes Facebook, les forums d'entreprises et les groupes d'entrepreneuriat locaux pour élargir votre recherche et obtenir des conseils

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Prise de contact avec les entrepôts

Vous savez, dans un film, quand vous voyez un personnage enchaîné par un amour et que vous vous demandez pourquoi il ne comprend pas simplement l'allusion? Je ne voulais pas d'un entrepôt difficile à obtenir.

J'ai commencé à envoyer des e-mails à plusieurs entrepôts pour voir s'ils répondraient et combien de temps cela leur prendrait. Si un entrepôt me donnait un numéro de téléphone où je pouvais le joindre pour discuter, c'était un signe positif qu'il serait facile de le contacter si quelque chose tournait mal plus tard. Tout cela faisait partie du processus d'audition, même s'ils ne le savaient pas ou s'en fichaient ! Lorsqu'un entrepôt répondait, j'organisais un appel.

Un entrepôt avait plus de 30 minutes de retard pour notre première discussion. La personne s'est excusée et a dit toutes les bonnes choses, mais ces premières rencontres ont façonné mon opinion. Si une entreprise de logistique permet à quelqu'un d'être en retard de 30 minutes pour une réunion, comment puis-je être sûr que mes livraisons seront traitées à temps ?

Certains entrepôts étaient formidables, mais leurs modes de fonctionnement ne correspondaient pas à ce dont j'avais besoin. Seuls quelques-uns ont posé le genre de questions qui ont donné l'impression qu'ils étaient vraiment intéressés à faire fonctionner leurs services pour moi. Un couple a suivi notre appel par e-mail même si nous avions réalisé que nous n'étions pas la bonne personne à cette occasion, ce que j'ai apprécié.

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Votre premier appel avec un entrepôt

Outre la création de ces premières impressions, votre premier appel avec un entrepôt consiste à obtenir autant d'informations que possible dans les plus brefs délais. Une chose que je n'ai jamais appréciée avant de commencer ce processus est que personne ne met ce qu'il ne peut pas ou ne veut pas faire sur son site Web. Donc, même si vous avez aimé tout ce que vous avez vu sur un entrepôt en particulier, obtenez toujours une confirmation concernant les choses dont vous avez besoin.

Pour moi, cela était souvent lié à des questions concernant l'emballage. Puis-je avoir un emballage de marque? Qu'est-ce que "l'emballage" ? Est-ce juste la bande? Est-ce la vraie boîte ?

J'ai également eu une courbe d'apprentissage abrupte avec les Incoterms - la série de termes commerciaux standard qui définissent qui est responsable de quoi à chaque étape du processus d'expédition. Je n'avais aucune idée de leur fonctionnement.

Lorsque j'ai réalisé que les Incoterms pouvaient rendre la compagnie maritime responsable de tout risque jusqu'à la porte de l'entrepôt et que mon assurance ne couvrirait que l'intérieur de l'entrepôt, j'ai fait des cauchemars à propos de produits trempés par la pluie qui restaient à l'extérieur de l'entrepôt tout le week-end. À ce moment-là, j'ai demandé à tous les entrepôts de m'expliquer leur utilisation des Incoterms avec un niveau de complexité qu'ils pourraient choisir lorsqu'ils en discuteraient avec un enfant de cinq ans.

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8 choses que vous devez savoir sur n'importe quel entrepôt

D'après mes expériences jusqu'à présent, pour obtenir un instantané immédiat de n'importe quel entrepôt pour une comparaison similaire utile, les réponses à ces questions seront utiles :

1. tu paies pour quoi?

Il n'y a pas de forfait de service d'entrepôt standard, alors qu'obtenez-vous ?

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2. Où se situe l'entrepôt ?

Vérifiez cela car cela pourrait avoir des implications pour vos impôts et votre logistique.

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3. Quels sont les accords de courtage maritime et d'importation?

Découvrez si vous ou l'entrepôt en êtes responsable. Si c'est l'entrepôt, demandez une carte de tarifs.

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4. Quels sont les Incoterms utilisés ?

Sous quels Incoterms votre inventaire sera-t-il expédié et que se passe-t-il en cas de problème avec une expédition ? Lisez et relisez vos Incoterms.

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5. Comment sont calculés les prix du stockage ?

Certains entrepôts facturent par bac, certains par pied carré et certains prix par palette. Découvrez comment votre stockage sera facturé.

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6. Comment sont calculés les frais de mise en kit, de prélèvement et d'emballage de vos produits ?

Quand et comment serez-vous facturé pour le déplacement et la sortie de chaque produit de l'entrepôt ?

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7. Quelles sont les exigences en matière de code-barres ?

De quoi l'entrepôt a-t-il besoin pour stocker et prélever vos produits, et cela correspondra-t-il à votre approche des codes-barres ?

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8. Quelles sont les dispositions de service à la clientèle en place ?

L'entrepôt maintient-il une ligne de communication ouverte et comment les litiges seraient-ils résolus ?

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Visitez n'importe quel entrepôt que vous envisagez

Lorsque vous gérez une boutique de commerce électronique avec sa pile technologique, ses publicités numériques, sa communauté en ligne et sa logistique tierce, il est facile d'oublier que votre entreprise n'existe pas uniquement à travers un écran.

L'entreposage est un domaine dans lequel votre entreprise dépend de personnes réelles qui font bien leur travail. Cela vaut la peine d'investir les frais de déplacement pour s'assurer qu'un entrepôt ressemble et fonctionne comme le genre d'endroit où vous voulez être responsable de vos produits.

Malheureusement, c'est au cours d'une de ces visites que j'ai eu une dispute avec une borne sur une belle route secondaire suédoise en route vers l'effroyablement nommé Valhall Logistik. Ma voiture de location a appelé les services d'urgence, mais heureusement, je suis sorti indemne pour visiter l'entrepôt. Comme beaucoup de dieux nordiques, je suis (presque) mort et je suis allé au Valhalla.

Malgré mon expérience de mort imminente, le voyage en valait la peine (Valhall est maintenant mon entrepôt européen). Construire une relation avec les personnes qui entreposeront vos marchandises est crucial.

Lorsque vous avez votre propre liste d'entrepôts, organisez-vous pour les visiter et portez une attention particulière à :

• Conditions de travail — le personnel est-il satisfait et a-t-il accès à des installations d'éclairage, de ventilation et d'hygiène suffisantes ?
• Sécurité - l'entrepôt tient-il ses promesses en matière de sécurité et peut-il fournir des documents prouvant ces garanties ?
• Direction - parlez directement avec les cadres supérieurs pour obtenir des réponses à vos questions et une idée de la façon dont ils font des affaires

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Évaluez les prétendants

Vous pouvez maintenant commencer à affiner votre recherche. Vous pouvez faire une simple liste des avantages et des inconvénients ou créer une feuille de calcul. Mon approche consistait à utiliser un système de feux de signalisation, évaluant chaque aspect de l'entrepôt en rouge, jaune ou vert par rapport à mes exigences.

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Vert

Tous les systèmes vont! Je ne suis pas sûr qu'il existe un entrepôt qui livre du vert à tous les niveaux. Si vous le trouvez, examinez-le attentivement car je serais très méfiant. D'après mon expérience, un entrepôt avec quelques défauts auto-reconnus est probablement plus authentique.

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Jaune

Un avertissement. Quelque chose ne va pas. Peut-être qu'il y a un manque de technologie en cours d'utilisation. Peut-être que l'entrepôt ne peut pas faire d'emballage de marque. À trois jaunes, je saurai que ce n'est pas le bon entrepôt pour mon entreprise et passerai à autre chose.

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Rouge

Une demi-heure de retard. Installations médiocres. Personnel mécontent. Produits mal stockés. Pas de sécurité. Aucun autre client ! Toutes les choses inquiétantes qui vous amènent directement à « non » obtiennent un rouge.

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Lisez et relisez votre bail d'entrepôt avant de signer

Lorsque vous pensez avoir trouvé votre entrepôt et que vous êtes prêt à signer un contrat, lisez-le. Ensuite, relisez-le. Et une dernière fois pour être sûr.

Il ne s'agit pas d'une fenêtre contextuelle de cookies ni d'un contrat téléphonique de 12 mois. C'est un document qui définit les obligations d'un rouage important dans votre entreprise de commerce électronique (et vos obligations envers eux). Ne signez pas par défaut.

1. Parcourez et mettez en surbrillance tout ce que vous ne comprenez pas
2. Lisez à nouveau plus en profondeur - demandez à l'entrepôt des éclaircissements sur tout ce que vous n'obtenez toujours pas
3. Lire une troisième fois avec l'avantage de la clarification et du contexte supplémentaires

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Si quelque chose dans le contrat est différent de ce qui avait été discuté ou de ce dont vous avez besoin, c'est le moment de le signaler. Vous pouvez négocier les termes du contrat. L'entrepôt est libre de dire oui ou non ; vous êtes libre de faire votre inventaire ailleurs.

Lorsque vous êtes satisfait du contrat d'entrepôt, demandez toujours un avis juridique professionnel avant de signer.

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Préparez-vous à vous connecter avec un entrepôt

C'est le processus que j'ai suivi. Vous êtes maintenant prêt à commencer à trouver l'entrepôt où vous entreposerez vos marchandises ! Rappelles toi:

• Faites vos recherches - développez vos connaissances, établissez des liens et commencez à poser des questions
• Visitez des entrepôts - rien ne remplace le fait de voir un entrepôt en fonctionnement et de se faire une idée de l'endroit
• Prenez les contrats au sérieux - assurez-vous que les services que vous attendez de votre entrepôt figurent dans les documents
• Faites confiance à votre instinct - l'intuition est importante
• Gardez vos notes - vous gagnerez beaucoup de temps si vous avez besoin d'un nouvel entrepôt ou d'un entrepôt supplémentaire à l'avenir

Quel est le plus gros drapeau rouge d'entrepôt que vous ayez rencontré ? Quelles sont les principales considérations dans votre recherche d'un entrepôt ? Faites-le moi savoir en envoyant un e-mail à [email protected].

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