Envoi de SMS VoIP : comment cela fonctionne, meilleures pratiques et meilleurs fournisseurs

Lorsque vous devez entrer en contact avec des clients qui ne répondent pas à vos appels, il doit exister un meilleur moyen de les joindre. De même, vous aurez peut-être besoin d'un plan de secours pour vous présenter aux prospects ou avertir les employés qui ne répondent pas ou ne peuvent pas répondre au téléphone.

Dans ces situations, les SMS Voix sur Protocole Internet (VoIP) prennent tout leur sens. Vous pouvez envoyer un message texte via le service VoIP de votre entreprise , transmettre des messages aux bonnes personnes et rester en conformité en même temps.

Lisez la suite pour en savoir plus sur l'envoi de SMS à partir de votre numéro VoIP, comment cela fonctionne et comment vous pouvez exactement l'utiliser.

Qu'est-ce que l'envoi de SMS VoIP ?

L'envoi de SMS VoIP est une méthode d'envoi et de réception de messages SMS via votre numéro de téléphone fourni par un fournisseur VoIP. Il peut s'agir d'un numéro fixe ou d'un numéro gratuit. Vous pouvez utiliser votre service VoIP existant (ou nouveau) pour envoyer et recevoir des messages texte sur le même système que vos appels téléphoniques professionnels.

Il n'est pas nécessaire de prendre un appareil mobile ou de disposer d'un téléphone portable professionnel dédié. Vous avez juste besoin des fonctionnalités SMS et MMS activées par votre service VoIP professionnel.

Comment fonctionnent les SMS VoIP

Les SMS VoIP fonctionnent à l'aide d'un numéro de téléphone virtuel. Vous pouvez attribuer ce numéro à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs et activer la messagerie texte via une connexion Internet, telle que le Wi-Fi.

Lorsque les utilisateurs doivent envoyer un message texte, ils ouvrent simplement leur application de discussion en équipe et ajoutent un numéro de téléphone ou choisissent un contact existant. Lorsque quelqu'un répond, le même utilisateur ou groupe d'utilisateurs est averti.

En coulisses, votre système VoIP utilise la même technologie qu’il utiliserait pour passer un appel téléphonique ou envoyer un message instantané. Des paquets d'informations (messages texte, images, vidéos, etc.) sont acheminés depuis votre système cloud vers le numéro de téléphone mobile d'un destinataire.

Vous voulez en savoir plus sur la technologie derrière les SMS VoIP ?

Connexes : Qu'est-ce que la VoIP ? Le guide du débutant sur la voix sur IP

Différences SMS et MMS

Service de messages courts (SMS) : fonction de messagerie texte qui existe depuis 1992 pour les messages en texte brut jusqu'à 160 caractères envoyés aux utilisateurs de téléphones mobiles. Lorsque la plupart des gens font référence aux messages texte, ils font référence à la messagerie SMS.

️ Service de messagerie multimédia (MMS) : le MMS a été introduit en 2002, s'appuyant sur les capacités SMS en permettant aux utilisateurs de téléphones mobiles d'envoyer des images, des clips audio, des vidéos et des limites de caractères plus grandes dans leurs messages. MMS prend aujourd’hui en charge les petits fichiers jusqu’à 300 Ko sur pratiquement tous les smartphones.

Façons d'utiliser la VoIP et les SMS ensemble

Il existe de nombreuses façons d'utiliser les SMS VoIP, et il n'y a pas de règles strictes quant aux moments où vous ne pouvez pas utiliser ce service. Nous avons mis en évidence des scénarios courants dans lesquels vous pouvez bénéficier de la fonctionnalité d'envoi de SMS VoIP.

1. Assistance client

Lorsque vous avez besoin que vos clients fournissent des photos ou des informations supplémentaires pour des demandes d'assistance, leur demander de prendre une photo, de l'envoyer à leur adresse e-mail, de la télécharger et de la télécharger sur un lien d'assistance est un processus qui prend du temps. Le client qui a appelé à l’aide fait désormais tout le gros du travail et devient frustré. Au lieu de cela, vous pouvez leur envoyer un lien par SMS afin qu’ils puissent télécharger la photo directement.

Cette installation d'envoi de SMS VoIP utilise la même technologie que l'appel sur lequel vous êtes connecté, garantissant une expérience fluide à vos clients.

Il y a aussi l'avantage majeur de pouvoir envoyer des photos via la messagerie MMS. Lorsque les ingénieurs de terrain, par exemple, sont sur site chez un client, ils peuvent envoyer des photos directement aux ingénieurs techniques pour diagnostiquer les problèmes, éliminant ainsi le besoin de rapporter un équipement au bureau et réduisant le temps de réparation global.

2. Suivi des prospects

Le taux de réponse moyen pour le marketing par SMS peut atteindre 45 %. C'est significatif par rapport au taux de réponse pour le marketing par e-mail de 6 % et à la conversion par démarchage téléphonique de 2 %.

Après avoir parlé avec un prospect ou lorsqu'un visiteur Web a téléchargé un élément, envoyez-lui un message texte au lieu de décrocher le téléphone ou de l'ajouter à votre prochaine campagne par e-mail. Lorsque vous raccrochez après un appel téléphonique, sélectionnez le contact dans votre carnet d'adresses et commencez à saisir votre message texte personnalisé. Aucun logiciel spécial n'est nécessaire : juste votre application VoIP .

Non seulement cela se traduira par un taux d'ouverture plus élevé (nous lisons tous nos textes, après tout), mais vous donnerez également au destinataire la possibilité de cliquer sur un lien pour en savoir plus sur votre offre ou votre service.

3. Rappels de rendez-vous

Si vous aviez le pouvoir de diminuer le nombre de rendez-vous manqués, vous l’accepteriez à bras ouverts, n’est-ce pas ?

C'est une chose pour les clients ou les patients de prendre rendez-vous, mais c'en est une autre de se présenter. Vous pouvez utiliser les SMS VoIP pour l'automatisation ou pour envoyer des rappels manuels une semaine, un jour ou une heure avant un rendez-vous, réduisant ainsi la probabilité de non-présentation.

Lorsque vous êtes en communication en direct avec un patient et que vous prenez le prochain rendez-vous, réduisez la probabilité qu'il note une mauvaise heure ou une mauvaise date en envoyant un SMS pendant l'appel.

De même, vous pouvez simplifier les étapes de prise de rendez-vous répétés. Lorsqu'un patient a besoin de prendre régulièrement un nouveau rendez-vous, vous pouvez lui envoyer un lien par SMS afin qu'il puisse choisir son heure de rendez-vous. Vous gagnez du temps en passant des appels sans connexion et les patients peuvent prendre rendez-vous à leur rythme.

4. Répondez aux appels manqués

Combien de fois avez-vous reçu des notifications d’appel manqué pour ensuite rappeler sans que personne ne réponde ? Le tag téléphonique ou le tennis sur messagerie vocale – peu importe comment vous l’appelez – sont improductifs.

Il se peut également que vous ne sachiez pas de qui provient l'appel manqué. Donc, vous rappelez, personne ne répond et vous n’en savez rien.

Au lieu de cela, vous pouvez envoyer un SMS reconnaissant que vous avez manqué l'appel et invitant l'appelant à rappeler aux heures suggérées. Il se peut que vous ayez un intervalle entre 13 heures et 14 heures, ou que vous ne soyez joignable que pendant le quart de nuit.

Ou, si vous êtes occupé par un autre appel, envoyez un SMS pour dire que vous êtes actuellement fiancé et vous les rappellerez dès que vous en aurez l'occasion. Vous pouvez même configurer des réponses automatiques afin que lorsque vous manquez un appel, l'appelant reçoive automatiquement un message texte.

Limites de l'utilisation de la messagerie SMS avec les numéros VoIP

Comme toutes les technologies, il existe certaines limites dont vous devez être conscient.

Voici six éléments à prendre en compte pour décider si les SMS VoIP conviennent à votre petite entreprise ou entreprise :

• Limites du débit de SMS : vous ne pouvez pas envoyer un nombre illimité de messages texte.
• Fonctionnalité SMS : tous les fournisseurs de services VoIP ne prennent pas en charge la fonctionnalité SMS.
• Fichiers de grande taille : les images ou vidéos volumineuses supérieures à 1 Mo ne sont pas prises en charge.
• Limites de caractères : les messages de plus de 160 caractères sont divisés en plusieurs messages.
• Codes courts SMS : les codes courts SMS ne sont pas toujours pris en charge.
• Consentement du destinataire : les entreprises doivent conserver des enregistrements de consentement pour l'envoi de messages texte à des fins commerciales, telles que des campagnes marketing.

Avantages des SMS VoIP

Bien qu'il puisse y avoir certaines limites à l'utilisation de la messagerie SMS avec les numéros VoIP, les avantages les dépassent.

Les principaux avantages incluent une expérience client meilleure et plus personnalisée et l’introduction d’une approche multicanal de vos processus de vente et d’assistance. Dans le même temps, vous réalisez des gains de productivité en obtenant des résultats identiques, voire meilleurs, en moins d'appels et de clics.

• Satisfaction client accrue : suivez et rationalisez les processus d'assistance, de vente et de rendez-vous en introduisant un format écrit parallèlement à un canal de communication verbal.
• SMS de groupe simplifiés au personnel : envoyez des messages un à plusieurs au lieu d'informer vos collègues des problèmes ou des offres un par un.
• Service client personnalisé : intégrez-le aux CRM, aux systèmes de billetterie ou à tout logiciel doté d'API ouvertes pour personnaliser les offres et utiliser des informations telles que les noms des clients, les noms des entreprises et les produits existants dans les messages.
• Engagement commercial amélioré : démarrez la prospection sortante avec un taux d’engagement élevé.
• Coûts de communication réduits : envoyez des messages en masse pour obtenir le même résultat que plusieurs appels passés à des particuliers.

Comment configurer les SMS VoIP

Suivez ces quatre étapes pour commencer à envoyer des SMS à partir de votre numéro de téléphone professionnel :

Étape 1. Choisissez un fournisseur VoIP.

Tout d’abord, vous devez choisir un fournisseur de services téléphoniques VoIP. Assurez-vous qu'ils ont de l'expérience avec les clients utilisant les systèmes téléphoniques VoIP et les installations SMS. Si vous disposez déjà d'un fournisseur VoIP, demandez-lui s'il a des exemples de clients qui utilisent également l'option SMS.

Si vous n'avez pas de fournisseur VoIP et envisagez actuellement de passer d'un système téléphonique traditionnel au cloud, c'est le moment idéal pour vous assurer de passer à un seul fournisseur pour vos besoins d'appels et d'envoi de SMS.

Étape 2. Obtenez un nouveau numéro ou conservez votre numéro existant.

Une fois que vous avez choisi un fournisseur, il est temps de penser aux numéros de téléphone. Vous avez deux choix ici :

1. Utiliser un nouveau numéro virtuel : Recevez une nouvelle ligne téléphonique pour vos campagnes sortantes.
2. Portez votre numéro de téléphone existant : conservez votre numéro actuel en le déplaçant entre les réseaux (la configuration peut prendre quelques semaines).

Le portage de numéro implique de demander à votre ancien fournisseur de libérer le numéro de son infrastructure et à votre nouveau fournisseur de le migrer vers la leur. En fonction de l'historique de votre numéro de téléphone et de l'endroit où il réside actuellement, cela peut accélérer ou retarder le processus. Assurez-vous de parler à votre nouveau fournisseur lorsque vous vous préparez à conserver un numéro existant.

Étape 3. Terminez l'enregistrement 10DLC.

L'étape suivante consiste à terminer l'enregistrement 10DLC. Il s'agit d'un code long à 10 chiffres qui fait référence à un numéro de téléphone personnalisé à 10 chiffres destiné aux applications de communication professionnelle et de messagerie texte.

L’utilisation d’un tel numéro est toutefois soumise à des règles de conformité. Les entreprises doivent obtenir l’approbation du Campaign Registry avant de pouvoir envoyer des messages. Le processus d'inscription 10DLC comporte deux parties :

• Dépôt de marque : Les entreprises doivent s'identifier auprès des réseaux d'opérateurs.
• Inscription à la campagne : les entreprises doivent donner des exemples des messages qu'elles envoient et prouver que les consommateurs ont choisi de recevoir leurs messages texte.

Lorsque vous êtes configuré avec 10DLC, vous pouvez commencer à envoyer des SMS à partir de votre ligne VoIP.

Étape 4. Commencez à envoyer des SMS depuis votre système VoIP.

Dans l'application Nextiva, accédez à Messages et suivez les instructions suivantes :

• Appuyez sur SMS, puis sur + .
• Sélectionnez le(s) contact(s) dans la liste de contacts ou saisissez le(s) numéro(s) de téléphone dans le champ À .
• Ajoutez plusieurs destinataires pour créer un message SMS de groupe.
• Appuyez sur l'icône en forme de trombone à gauche du champ de texte pour envoyer une image (JPG, PNG, BMP ou GIF de moins de 1 Mo) ou un fichier audio (.mp3, .wav ou .mp4).
• Saisissez votre message et appuyez sur Envoyer .

Découvrez le meilleur fournisseur VoIP pour les entreprises

Que vous souhaitiez améliorer le service client ou réduire le taux de rendez-vous manqués, les SMS VoIP sont la solution parfaite pour les petites entreprises et les grandes entreprises.

Lorsque vous recherchez un fournisseur de SMS VoIP, vous avez besoin de quelqu'un qui a été là et qui l'a fait. Nextiva entretient des relations avec tous les principaux fournisseurs de services téléphoniques, de sorte que les messages texte sont transmis de manière fiable et à partir d'une interface simple.

Lorsque vous choisissez Nextiva pour les SMS professionnels ainsi que la VoIP, vous bénéficiez de :

• Transcriptions de messagerie vocale : recevez un e-mail ou un SMS avec une transcription précise de la messagerie vocale.
• Messagerie texte professionnelle : échangez des messages texte SMS avec vos clients et les membres de votre équipe depuis votre ordinateur ou votre application mobile.
• Intégrations d'applications : synchronisez vos communications professionnelles avec les outils populaires de CRM, de support client et de collaboration en équipe.

De cette façon, l'ensemble du personnel peut obtenir des numéros de téléphone permettant d'envoyer des SMS et échanger des SMS à l'aide des applications mobiles, Web et de bureau NextivaONE.

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