Qu'est-ce que le portage de numéro VoIP ? Comment ça marche?

Votre numéro de téléphone est-il la pierre angulaire de votre connexion client ? Imaginez le perdre lors d'un déménagement ou d'un changement de fournisseur. Le portage du numéro VoIP sauve la situation.

Le portage de numéro VoIP vous fait gagner du temps, que vous ayez besoin de transférer un numéro de mobile, un numéro gratuit ou un numéro de téléphone ordinaire vers votre nouveau service téléphonique VoIP, vous aide à conserver votre numéro d'entreprise, celui que vos clients connaissent et auquel ils font confiance.

Ce guide complet vous prépare à une transition en douceur vers la VoIP, couvrant :

• Le portage de numéro VoIP et ses avantages.
• Conditions requises pour un portage réussi.
• Des obstacles à anticiper et à éviter. (et plus)

Que vous changiez de fournisseur VoIP ou déménagiez, ce guide vous permet de rendre le changement fluide pour votre entreprise et vos clients.

Qu'est-ce que le portage de numéro VoIP ?

Le portage de numéro VoIP vous permet de conserver votre numéro de téléphone existant lorsque vous passez à un nouveau fournisseur de services VoIP. De cette façon, vous pouvez conserver votre numéro de téléphone familier même lorsque vous passez à un nouveau service.

La Federal Communications Commission ( FCC ) exige que les numéros de téléphone soient portables entre fournisseurs, à condition que vous restiez dans la même zone géographique, également appelée centre tarifaire.

Le centre tarifaire détermine le numéro de téléphone et l'indicatif régional qui vous sont attribués.

Tant que vous restez dans ces limites géographiques, votre nouveau fournisseur VoIP devrait être en mesure de transférer votre numéro existant vers son service. Cela signifie que vous n'aurez pas à vous soucier de mettre à jour vos coordonnées sur vos cartes de visite, vos sites Web et auprès de vos clients.

Vous obtenez un numéro de téléphone VoIP (un numéro virtuel) lorsque vous vous inscrivez à un service VoIP auprès d'un fournisseur de télécommunications. Le fournisseur VoIP vous attribuera un nouveau numéro de téléphone qui acheminera les appels via Internet au lieu des lignes téléphoniques traditionnelles.

Cependant, grâce à la portabilité du numéro, vous avez la possibilité de transférer ou de « porter » un numéro de téléphone existant que vous possédez déjà auprès d'un ancien fournisseur (VoIP ou ligne fixe traditionnelle) vers votre nouveau service VoIP. Cela vous permet de continuer à utiliser un numéro familier qui est peut-être déjà connu des clients, amis, famille, etc.

La portabilité des numéros constitue un avantage significatif pour les petites entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts de communication en optant pour un fournisseur VoIP plus abordable . Il élimine les perturbations et les inconvénients liés au changement de numéro de téléphone, garantissant ainsi une transition transparente.

Le processus de portage devrait être simple, que vous passiez d'un service téléphonique traditionnel ( POTS ) ou d'un autre fournisseur VoIP. Cependant, si votre fournisseur actuel refuse de transférer votre numéro, la FCC recommande de contacter votre commission des services publics locale en dernier recours.

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Pourquoi porter votre numéro VoIP

Le portage de votre numéro de téléphone existant offre plusieurs avantages lors du changement de service VoIP :

• Continuité des activités : conservez votre numéro actuel, évitant ainsi d'avoir à informer tous vos contacts d'un changement. Il s'agit d'une bouée de sauvetage pour les entreprises qui s'appuient sur des numéros de téléphone établis sur leurs supports marketing, leurs sites Web, etc. Pas besoin de réimpressions coûteuses ou de mises à jour de sites Web.
• Moins d'appels manqués : sans portage, vous risquez une période d'appels manqués lorsque les gens essaieront votre ancien numéro. Le portage garantit une transition en douceur et un service ininterrompu pour vos appelants.
• Meilleure présence en ligne : votre numéro de téléphone est probablement intégré aux listes en ligne, aux coordonnées du site Web et aux signatures électroniques. Le portage maintient votre identité en ligne cohérente et évite le besoin de mises à jour sur différentes plates-formes.
• Configuration plus rapide : le portage permet à votre nouveau fournisseur d'activer votre service rapidement, en utilisant votre numéro familier. C'est beaucoup plus rapide que d'attendre qu'un nouveau numéro de téléphone soit attribué.
• Service client amélioré : les clients connaissent votre numéro existant et sont plus susceptibles de l'appeler. Le portage de votre numéro permet une transition en douceur vers le nouveau service sans interrompre la communication avec le client.
• Flexibilité accrue : les services VoIP offrent des fonctionnalités telles que le transfert d'appel et la messagerie vocale vers n'importe quel appareil, vous permettant de travailler à distance ou de gérer les appels en déplacement. Le portage de votre numéro maintient cette flexibilité sans obliger les clients à mettre à jour leurs coordonnées.
• Économies de coûts : vous évitez les frais de résiliation de votre opérateur actuel. En outre, les économies sur le coût d’impression de nouvelles cartes de visite, de papeterie et de supports marketing avec un nouveau numéro peuvent s’additionner. Le portage de votre numéro maintient la cohérence de votre image de marque existante et permet d'économiser de l'argent.

Les avantages du portage de votre numéro sont importants. Vous bénéficierez d'une transition en douceur, tout en vous installant rapidement auprès de votre nouveau fournisseur VoIP. Pour les particuliers comme pour les entreprises, le portage de votre numéro fait du changement de fournisseur une expérience sans tracas.

Comment fonctionne le portage de numéro VoIP ?

Il y a quelques choses que vous devez savoir avant de commencer le processus de portage VoIP. Voici comment fonctionne généralement le portage VoIP :

1) Contactez votre nouveau fournisseur VoIP concernant le portage des numéros

Lorsque vous vous inscrivez auprès d'un nouveau fournisseur VoIP comme Nextiva, informez-le que vous devez transférer votre ou vos numéros de téléphone existants. Cela devra peut-être être spécifié dans le contrat et pourrait impliquer des frais de portage supplémentaires de la part de certains fournisseurs.

Juste pour être clair : il n'y a aucun frais pour transférer votre numéro vers Nextiva.

2) Maintenez votre service téléphonique actuel

N’annulez pas votre service téléphonique existant avant que le port ne soit terminé. Cela évite toute interruption de service pendant le processus de portage. Si une transition rapide est nécessaire, demandez à votre nouveau fournisseur VoIP des numéros temporaires pour transférer les appels pendant que le port est en attente.

3) Fournissez les détails du compte pour une lettre d'agence (LOA)

Votre fournisseur actuel/ancien a besoin d'une lettre d'autorisation d'agence (LOA) pour vérifier et approuver la demande de port de numéro. Vous devrez fournir des informations de compte précises telles que des numéros de compte, des codes PIN, des numéros d'identification fiscale, etc. Préparez des relevés de facturation récents.

4) Se conformer aux exigences de portage

Il existe des exigences typiques en matière de portage, comme les numéros actifs, l'absence de commandes en attente sur les lignes, la prise en compte des soldes impayés, le gel du service pendant un certain temps, etc. Les nouveaux et anciens fournisseurs coordonnent les aspects techniques.

5) Calendrier de traitement du port

Le calendrier du processus de portage peut varier, mais prend généralement 5 à 7 jours ouvrables pour les ports simples une fois que toutes les exigences sont remplies. Les ports plus complexes avec plusieurs numéros ou numéros gratuits peuvent prendre 4 à 6 semaines.

6) Achèvement du port

Une fois le port terminé avec succès, les numéros de téléphone sont désormais actifs sur le nouveau service VoIP. Vous pouvez annuler l'ancien service après avoir testé les numéros portés.

Une planification appropriée, la maintenance de votre service existant jusqu'à son achèvement et la fourniture de données de compte précises garantissent un processus de portage de numéro VoIP fluide avec un minimum de perturbations.

Exigences et considérations pour le portage

Voici quelques points clés à considérer avant de porter votre numéro VoIP :

• Éligibilité : tous les numéros de téléphone ne sont pas éligibles au portage. Par exemple, certains numéros de téléphone prépayés peuvent être soumis à des restrictions. Vérifiez auprès de votre fournisseur actuel pour toute limitation.
• Statut du compte : votre compte auprès de l'opérateur actuel doit être en règle et n'avoir aucun solde impayé, et vous devez fournir des détails tels que l'adresse de facturation et le numéro de compte pour une lettre d'autorisation (LOA).
• Collecte d'informations : rassemblez au préalable tous les détails de compte et relevés de facturation nécessaires pour accélérer le processus.
• Frais de portage : certains fournisseurs peuvent facturer des frais de portage pour la publication de votre numéro de téléphone, tandis que d'autres, comme Nextiva, ne facturent rien de plus pour transférer les numéros avec eux en tant que nouvel opérateur. Vérifiez les frais de portage potentiels.
• Temps d'arrêt : préparez-vous à une brève interruption du service pendant le transfert du numéro. Informez vos contacts d’une éventuelle indisponibilité temporaire.

Une fois le contrat signé, vous devrez fournir à votre nouveau fournisseur une liste d'informations afin qu'il puisse commencer le processus de portage du numéro de téléphone.

• Une liste de tous vos numéros de téléphone : elle comprend toutes les extensions susceptibles d’être utilisées.
• Lettre d'autorisation ou LOA : permet à votre nouveau fournisseur d'agir en votre nom auprès de l'ancien fournisseur. Il fournit des informations importantes sur qui peut prendre des décisions sur le(s) numéro(s) en question.
• Ancien fournisseur et numéro de compte : les deux fournisseurs communiqueront entre eux pour terminer le processus.
• Copie de la facture de téléphone actuelle : disposez des informations nécessaires dans un format simple pour le nouveau fournisseur et fournissez une preuve supplémentaire de propriété du numéro de téléphone.

Défis liés au portage de numéros VoIP

Bien que le portage des numéros de téléphone doive être un processus simple, des problèmes peuvent parfois survenir. Vous pouvez être confronté à deux principaux types de problèmes lors du portage de numéros.

1) Votre numéro n'est pas portable

Ce sont des problèmes importants qui vous empêchent de porter votre numéro de téléphone. Bien que la FCC exige que les numéros soient portables, quelques exceptions peuvent survenir :

• Centre tarifaire incomplet – Votre nouveau fournisseur VoIP n'a pas encore de couverture dans votre région et ne peut pas y transférer de numéros.
• Le numéro n'est plus en service – Si votre numéro de téléphone n'est plus actif ou a été déconnecté, la portabilité devient impossible.
• Aucun accord d'interconnexion – Les fournisseurs VoIP doivent avoir un accord d'interconnexion avec l'opérateur téléphonique qui détient actuellement ce numéro de téléphone.
• Restrictions géographiques – Certaines zones géographiques ou plans de numérotation peuvent avoir des restrictions sur le portage des numéros entre différents centres tarifaires ou zones de service.

Si vous vous trouvez dans l'une de ces situations, vous devrez malheureusement trouver une alternative au portage de votre numéro ou en sélectionner un nouveau.

2) Autres erreurs pouvant survenir

La deuxième série de problèmes qui peuvent survenir peuvent généralement être résolus, même si cela prend parfois du temps. Ces problèmes comprennent :

• La ligne téléphonique est DSL – Si vous disposez d'une ligne DSL, à moins que le fournisseur DSL n'autorise une « boucle sèche » (une ligne téléphonique sans tonalité associée), vous aurez peut-être besoin d'un numéro de téléphone supplémentaire. Vérifiez toujours auprès de votre fournisseur DSL avant d'essayer de transférer un numéro de téléphone DSL.
• Informations de contact incorrectes – Lorsque votre nom et votre adresse diffèrent de ceux figurant sur la demande de commande de portage, vous devrez peut-être fournir une preuve supplémentaire pour démontrer la propriété du numéro de téléphone. Si l'adresse de service est différente de l'adresse indiquée sur la demande de portage, vous pourrez peut-être demander une correction.
• Redirection du numéro 800 sans frais – Si le numéro en cours de portage est redirigé vers un numéro sans frais, vous devrez peut-être prévoir un délai supplémentaire pour terminer le processus de portage.
• L'ancien numéro de téléphone est déjà déconnecté – Vous devrez peut-être prendre quelques mesures supplémentaires pour faire porter votre numéro s'il a déjà été déconnecté par l'ancien fournisseur.
• Numéro de téléphone introuvable – Une erreur de l'utilisateur peut se produire lors de la saisie d'un numéro de téléphone, ce qui fait que le numéro n'est pas trouvé dans la base de données de l'opérateur.
• Problèmes de compte – Les soldes impayés, les fermetures de compte ou d’autres problèmes avec le fournisseur actuel devront peut-être être résolus avant que le portage puisse procéder.

La bonne nouvelle est que même si la plupart de ces problèmes sont gênants, le processus de portage n'est généralement pas impossible avec quelques efforts supplémentaires. Une communication claire avec vos nouveaux et anciens fournisseurs peut aider à résoudre bon nombre de ces défis.

*Ligne d'abonné numérique. « Dry Loop DSL » est une ligne téléphonique sans tonalité associée.

Choisir un nouveau fournisseur VoIP

Déplacer vos numéros de téléphone vers un nouveau système ne devrait pas être un casse-tête. Voici comment choisir le système téléphonique VoIP idéal pour une transition en douceur et une communication réussie à long terme :

• Fonctionnalités : Identifiez vos besoins en communication. Votre équipe a-t-elle besoin d'un enregistrement d'appels, d'une vidéoconférence ou d'un réceptionniste virtuel ? Choisissez un fournisseur qui offre les fonctionnalités que vous utilisez le plus.
• Tarification : comparez les plans tarifaires adaptés à votre volume d’appels et à la taille de votre équipe. Recherchez une tarification transparente sans frais cachés. Envisagez des appels illimités ou des minutes groupées et explorez les réductions sur les abonnements annuels ou les comptes multi-utilisateurs.
• Service client : assurez-vous que le fournisseur offre un service client fiable et exceptionnel 24h/24 et 7j/7 par téléphone, e-mail et chat en direct. Recherchez leurs taux de satisfaction client pour évaluer leur réactivité.
• Services de portage : vérifiez que le fournisseur propose le portage de numéros VoIP et comprenez son processus et ses délais. Renseignez-vous sur les taux de réussite, les temps d'arrêt potentiels et les options de transfert d'appel temporaires pour minimiser les perturbations.
• Fiabilité et qualité des appels : évaluez l'infrastructure réseau du fournisseur, les mesures de redondance et la qualité de service (QoS) pour des appels cohérents et de haute qualité. Assurez-vous qu’ils sont conformes aux normes de l’industrie et prennent en charge les codecs dont vous avez besoin.
• Évolutivité : pensez à votre croissance future. Choisissez un fournisseur qui évolue de manière transparente à mesure que votre équipe s'agrandit, que le volume d'appels augmente ou que vous intégrez de nouveaux outils commerciaux.
• Applications mobiles et de bureau : si votre équipe travaille à distance, assurez-vous que votre nouveau fournisseur VoIP propose des applications mobiles et de bureau pour une communication ininterrompue depuis n'importe quel appareil via des appels vocaux ou des SMS.
• Capacités d'intégration : le système VoIP s'intègre-t-il à vos outils CRM, d'assistance ou de collaboration d'équipe existants ? Rationalisez les flux de travail et augmentez la productivité grâce à des intégrations transparentes.
• Sécurité et conformité : le fournisseur doit donner la priorité à la sécurité des données avec des protocoles de cryptage robustes. Assurez-vous qu'ils se conforment aux réglementations du secteur pertinentes pour votre entreprise, comme HIPAA ou GDPR.

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Portez vos numéros avec Nextiva

Le portage de numéro VoIP est un moyen pratique de conserver votre numéro de téléphone existant lorsque vous changez de fournisseur VoIP. Vous bénéficiez d’une communication client transparente et évitez les tracas liés à la mise à jour des informations de contact.

Comprenez les avantages, les processus et les considérations impliqués lors du portage de votre numéro.

Choisissez avant tout le meilleur fournisseur VoIP pour vos besoins. Le système téléphonique VoIP de Nextiva offre une multitude de nouvelles fonctionnalités, des fonctionnalités améliorées et un service client convivial et utile.

Travaillez avec un fournisseur de services VoIP éprouvé, comme Nextiva, pour garantir un processus de portage rationalisé et réussi.

FAQ sur le portage de numéro VoIP