VoIP pour les organisations à but non lucratif : principales fonctionnalités et avantages pour les ONG

Les dirigeants d’organisations à but non lucratif se demandent souvent comment développer leurs relations avec les donateurs et les bénévoles, remplir leur mission et contrôler les coûts.

L’une des décisions les plus importantes que vous puissiez prendre concerne votre système téléphonique.

Malheureusement, les services téléphoniques traditionnels ne sont pas conçus pour les organisations à but non lucratif.

Entre équipements encombrants, acheminement des appels peu flexible et capacités limitées, les systèmes de téléphonie fixe traditionnels créent souvent plus de problèmes que d'avantages pour les organisations qui dépendent de budgets serrés et du soutien de bénévoles.

Si vous envisagez de mettre à niveau votre système téléphonique mais ne savez pas par où commencer, la voix sur protocole Internet ( VoIP ) peut être la solution idéale. Les appels sont connectés via le cloud plutôt que via des lignes téléphoniques physiques pour passer et recevoir des appels téléphoniques. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet.

Poursuivez votre lecture et découvrez pourquoi tant d'organisations à but non lucratif passent des téléphones à l'ancienne aux systèmes VoIP.

Pourquoi les organisations à but non lucratif abandonnent-elles leurs systèmes téléphoniques traditionnels ?

Les systèmes téléphoniques obsolètes présentent de nombreuses limitations qui entravent la productivité des organisations à but non lucratif et les relations avec les clients. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles les organisations passent à la VoIP.

1. Coûts d’exploitation élevés

L'investissement initial dans un système PBX sur site, ainsi que la maintenance et les mises à jour continues, rendent les systèmes téléphoniques traditionnels beaucoup plus coûteux que les alternatives VoIP.

Payer des frais mensuels pour chaque ligne fixe entraîne également rapidement des dépenses. Étant donné que la plupart des organisations à but non lucratif fonctionnent avec des budgets extrêmement serrés, ces coûts permanents détournent inutilement les fonds des efforts réels et des coûts opérationnels.

2. Manque de flexibilité et d'évolutivité

Étant donné que les systèmes téléphoniques traditionnels reposent sur des lignes téléphoniques et du matériel physiques, à mesure que votre organisation à but non lucratif évolue, il est difficile d'ajouter ou de supprimer des extensions.

Par exemple, si vous ouvrez un nouveau bureau ou si vous devez configurer rapidement des téléphones pour une collecte de fonds temporaire, les coûts de recâblage et d'achat d'équipement s'additionnent rapidement, ce qui limite l'évolutivité.

3. Capacité limitée de traitement des appels

La plupart des systèmes téléphoniques existants dépendent d'un nombre prédéterminé de lignes téléphoniques physiques. Si toutes ces lignes sont occupées par des appels en cours, tous les appels entrants supplémentaires restent dans de longues files d'attente, sont bloqués, sont envoyés vers la messagerie vocale ou sont déconnectés.

Cela représente un problème majeur pour les petites entreprises et les ONG, car cela signifie souvent des dons manqués et des soutiens déçus pour des initiatives critiques pendant les périodes de fort trafic.

4. Mauvaise intégration avec les CRM

Étant donné que les systèmes de communication existants fonctionnent indépendamment des autres systèmes, les données d'appel ne remplissent pas automatiquement votre CRM ou d'autres systèmes.

Sans intégration intégrée, votre équipe doit suivre et enregistrer manuellement toutes les interactions d'appels, un processus inefficace sujet aux erreurs humaines. Des données précieuses passent inévitablement entre les mailles du filet, conduisant à des expériences décousues pour les supporters.

5. Problèmes de sécurité

Avec les services téléphoniques existants, tout le matériel et l'infrastructure se trouvent dans vos bureaux, ce qui rend leur protection potentiellement difficile. Des intrus ou des accidents pourraient compromettre les serveurs, et le fait de ne pas mettre à jour l'infrastructure peut mettre en danger les données sensibles de vos clients.

Les solutions VoIP offrent le cryptage des appels pour empêcher les écoutes indésirables de vos communications. Ceci est particulièrement important pour les organisations motivées par une cause.

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6. Rapports et analyses limités

La plupart des systèmes téléphoniques à l'ancienne fournissent peu ou pas de données sur les appels, juste des journaux de base des appels entrants/sortants et de leur durée.

Sans informations détaillées, telles que les heures de pointe, les appels sans réponse et l'origine des appels, il est presque impossible d'identifier les domaines que vous devez améliorer ou de prendre des décisions fondées sur des données pour améliorer la collecte de fonds et la sensibilisation.

Un service téléphonique basé sur le cloud constitue une meilleure option pour les organisations à but non lucratif financièrement responsables. Il offre de nombreuses fonctionnalités avec une évolutivité illimitée, une gestion améliorée des appels et des intégrations puissantes.

Avantages de la VoIP pour les organisations à but non lucratif

En passant à un système téléphonique VoIP pour les organisations à but non lucratif , votre organisation peut surmonter ces défis tout en bénéficiant des avantages révolutionnaires suivants.

Communication abordable

Les systèmes téléphoniques VoIP ont généralement des coûts d'installation et de fonctionnement inférieurs à ceux des lignes téléphoniques traditionnelles, ce qui les rend idéaux pour les organisations à but non lucratif disposant de budgets serrés.

N’ayant pas besoin de matériel physique ni de câblage important, les organisations à but non lucratif peuvent économiser sur les coûts de maintenance et d’infrastructure.

Vous pouvez éviter des investissements PBX coûteux et des frais par ligne, et comme la VoIP utilise une connexion Internet , votre réseau existant suffit. Cette réduction significative des coûts apporte l’allégement budgétaire dont les organisations à but non lucratif ont désespérément besoin.

Conseil de pro : Si votre organisation est exonérée d'impôt , vous pouvez bénéficier d'économies encore plus importantes. Renseignez-vous sur la façon dont vous pouvez éviter de payer les taxes de vente ou d'accise associées à votre service VoIP.

Téléphones prêts à distance

Les fournisseurs de services VoIP prennent en charge une main-d'œuvre distante, permettant aux membres de l'équipe de rester connectés même lorsqu'ils sont sur le terrain ou travaillent à domicile.

Cela libère les utilisateurs des téléphones de bureau physiques. Et grâce à des fonctionnalités avancées telles que le transfert d'appel, les logiciels de téléphonie et les applications mobiles, votre équipe peut se contacter en cas de besoin.

Engagement amélioré des donateurs

Les organisations peuvent utiliser les systèmes VoIP pour des appels de sensibilisation et de suivi, gardant ainsi les donateurs informés et engagés dans leurs causes. Avec un accès instantané aux profils des appelants pendant les appels, votre équipe peut mieux établir des liens significatifs avec vos supporters.

Il a été démontré que les numéros gratuits augmentent la confiance des consommateurs, et ces numéros permettent aux grands donateurs de discuter avec votre équipe de l'endroit où envoyer leurs fonds.

Les suivis sont rationalisés en enregistrant les interactions directement dans votre CRM, un niveau de personnalisation qui contribue à fidéliser et à sécuriser les donateurs.

Capacités de messagerie SMS ajoutées

Les groupes démographiques plus jeunes préfèrent envoyer des SMS plutôt que d’appeler, ce qui fait de la messagerie SMS un outil efficace pour engager des donateurs nouveaux et potentiels.

La messagerie SMS intégrée comble les lacunes de communication pour les supporters qui préfèrent les messages texte aux appels et aux e-mails. Des SMS de masse rapides peuvent avertir instantanément des milliers de supporters pour les inciter à agir immédiatement, ce qui est utile pour les collectes de fonds de dernière minute ou les mises à jour d'événements.

Collaboration d’équipe améliorée

Des fonctionnalités telles que les discussions de groupe, la vidéoconférence et le partage de fichiers améliorent la collaboration en équipe, conduisant à une gestion de projet plus efficace.

En regroupant les communications vocales, vidéo et textuelles sur une seule plateforme, les équipes distantes peuvent travailler ensemble de manière cohérente et flexible. Les systèmes unifiés unissent les employés et les bénévoles, rationalisant ainsi le travail d'équipe.

Voici comment les Services sociaux professionnels de Californie, qui soutiennent les adultes ayant une déficience intellectuelle ou développementale, utilisent un système téléphonique professionnel pour connecter le personnel de manière fiable et cohérente et coordonner les programmes avec les familles et les soignants sur ses 80 sites.

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Top 10 des fonctionnalités VoIP essentielles pour les organisations à but non lucratif

Pour transformer véritablement les communications de votre organisation à but non lucratif, recherchez un système VoIP qui inclut les fonctionnalités clés suivantes.

1. Réception automatique

Une réceptionniste virtuelle automatique accueille les appelants entrants, propose des choix de menu, tels que « Appuyez sur 1 pour les dons » et achemine correctement les appels. Un standard automatique offre une couverture 24h/24 et 7j/7 avec des coûts de main-d'œuvre minimes, garantissant que vous ne manquerez jamais un appel, même après les heures d'ouverture ou en cas de pénurie de personnel.

Vos flux d'appels ne doivent pas nécessairement être compliqués. Votre équipe peut les adapter à vos heures de disponibilité ou à des événements spéciaux de collecte de fonds.

2. Routage des appels

Le routage intelligent des appels définit la destination des appels en fonction de vos préférences et de vos besoins.

Vous pouvez envoyer certains appels vers la messagerie vocale, diriger les principaux donateurs vers des représentants de compte ou transférer des messages urgents vers des téléphones portables. Lorsque le volume d’appels augmente, vous pouvez adapter le guidage des appels à la volée ou préparer des règles de routage pour des événements spéciaux.

3. Conférences téléphoniques et visioconférences

Choisissez un système téléphonique basé sur le cloud qui permet la conférence audio ou vidéo, le partage d'écran et d'autres options de connexion en temps réel, permettant à votre équipe de collaborer de n'importe où sans problèmes logistiques ni frais de déplacement.

Avec une plate-forme VoIP hébergée telle que Nextiva, vous n'avez pas besoin de payer pour un logiciel de réunion ou des services de conférence téléphonique supplémentaires : ceux-ci sont inclus.

4. Téléphones logiciels mobiles et de bureau

Les softphones permettent au personnel et aux bénévoles d'utiliser leurs appareils mobiles comme extensions du système VoIP, garantissant ainsi qu'ils restent connectés où qu'ils soient. Les employés peuvent être productifs quel que soit l’endroit où ils se trouvent : au bureau, à la maison ou sur le terrain.

5. Messagerie vocale par e-mail

Les transcriptions de la messagerie vocale éliminent le besoin de composer et de vérifier les messages manuellement. Les alertes par e-mail informent le personnel de l'arrivée de nouveaux messages vocaux, tandis que les conversions parole-texte fournissent le contenu par écrit directement dans votre boîte de réception pour une révision rapide.

Cela aide votre équipe à réagir plus rapidement et garantit qu’aucun message ne passe entre les mailles du filet.

6. Communications SMS

Les SMS intégrés facilitent la connexion avec les supporters via leurs canaux de communication préférés : téléphone, e-mail ou SMS.

Atteignez un public plus large en envoyant des rappels d'événements, des confirmations de dons ou d'autres notifications par SMS directement depuis le système téléphonique de votre entreprise.

7. Réponse vocale interactive (IVR)

L'une des principales caractéristiques d'un système téléphonique VoIP est la possibilité d'interagir avec les appelants via des commandes vocales ou des entrées au clavier, offrant ainsi une option en libre-service pour accéder aux informations ou effectuer certaines tâches.

Personnalisez vos menus IVR pour simplifier les tâches, telles que :

• Demander un rappel
• Obtenir un itinéraire ou des détails d'assistance
• Apprendre à devenir bénévole
• Obtenir des informations de paiement

De plus, IVR offre des options en libre-service 24h/24 et 7j/7 sans occuper les employés. La collecte d'informations de base dès le départ permet d'acheminer les appelants vers un représentant plus efficacement, rationalisant ainsi votre expérience client.

8. Analyse des appels et rapports

Des analyses d'appels robustes offrent une visibilité en un coup d'œil sur les volumes d'appels, les temps d'attente, les appels abandonnés, les signaux d'occupation, et bien plus encore.

Les rapports de tendances révèlent les modèles d'utilisation pour éclairer une meilleure planification des ressources : sachez quelles sources d'appels offrent le meilleur retour sur investissement et identifiez de manière proactive les problèmes avant qu'ils n'aient un impact sur les KPI.

9. Intégration CRM

La liaison de votre CRM et de votre système téléphonique permet un enregistrement automatique des appels et des fenêtres contextuelles pour les informations sur les appelants, donnant ainsi au personnel un accès instantané aux profils des appelants pendant les appels.

Le CRM enregistre automatiquement les interactions, en conservant les enregistrements organisés dans une solution unique.

10. Enregistrement et transcription des appels

L'enregistrement des appels crée des opportunités précieuses, telles que la résolution des litiges, l'intégration plus rapide des nouvelles recrues grâce à des exemples d'appels, la réduction des risques de responsabilité et la tenue de registres permanents des annonces spéciales ou des entretiens.

Les transcriptions rendent le contenu consultable, tandis que l'IA peut analyser les interactions pour améliorer les performances de l'équipe.

Fournisseurs VoIP les mieux notés pour les organisations à but non lucratif

Lorsque vous évaluez les solutions VoIP, veillez à prendre en compte les fournisseurs conçus pour les organisations à but non lucratif, tels que :

1. Nextiva

Réputée pour sa fiabilité et ses solutions de communication complètes, Nextiva est une suite complète d'outils comprenant l'intégration voix, vidéo, texte, messagerie instantanée et CRM.

Nextiva se distingue comme l'un des principaux fournisseurs spécialement conçu pour renforcer la productivité des organisations à but non lucratif et les relations communautaires . Sa plate-forme leader du secteur surmonte les limitations de communication précédentes grâce à de puissantes fonctionnalités VoIP, des intégrations CRM faciles, une évolutivité illimitée et une fiabilité de premier ordre.

En tant que plate-forme basée sur le cloud, Nextiva élimine également les risques de sécurité et les coûts de maintenance qui pèsent sur les systèmes obsolètes. La véritable évolutivité signifie une adaptation sans effort aux campagnes ou aux poussées de croissance, sans interruption de service ni coûts inattendus.

Note G2 : 4,5 sur 5 (2 896 avis clients)

2. KrispAppel

Connu pour son interface conviviale et ses prix abordables, KrispCall fournit une plate-forme unifiée pour l'intégration des appels, des SMS et du CRM, ce qui en fait un choix polyvalent pour les organisations à but non lucratif ayant des besoins de communication variés.

Note G2 : 4,4 sur 5 (21 avis clients)

3. Telzio

Telzio propose des solutions VoIP simples et évolutives en mettant l'accent sur la simplicité et la transparence des prix, fournissant un système téléphonique complet avec des utilisateurs et des extensions illimités.

Note G2 : 4,2 sur 5 (3 avis clients)

4. Vonage

Vonage Business combine les solutions UCaaS avec des fonctionnalités de centre de contact, dans le but d'améliorer les connexions entre les organisations et leurs clients. Les organisations à but non lucratif peuvent choisir un niveau de service en fonction du nombre d'utilisateurs, des fonctionnalités d'appel nécessaires et de leurs exigences d'intégration.

Note G2 : 4,3 sur 5 (437 avis clients)

5. 8 × 8

8×8 donne la priorité au maintien de la sécurité, de la conformité et de la disponibilité des communications au sein des systèmes UCaaS et CCaaS intégrés. Les organisations à but non lucratif peuvent centraliser les canaux d'engagement tout en tirant parti des analyses avancées pour maximiser les performances de l'équipe. Cependant, 8×8 n’a pas le nombre de fonctionnalités offertes par Nextiva.

Note G2 : 4,1 sur 5 (656 avis clients)

Votre organisation à but non lucratif mérite un meilleur système téléphonique

Les systèmes téléphoniques obsolètes constituent un problème, en particulier pour les organisations à but non lucratif et les ONG à court d’argent. Elles peuvent conduire à des opportunités manquées de croissance et d’engagement, entravant ainsi l’impact environnemental et humanitaire qu’une organisation à but non lucratif peut avoir.

Cependant, en passant à un fournisseur VoIP de communications unifiées riche en fonctionnalités, les organisations réalisent des économies de coûts, de la flexibilité, de la mobilité et de solides capacités de gestion des appels.

En passant à Nextiva, les organisations à but non lucratif peuvent moderniser leurs communications et fonctionner plus efficacement – ​​et la transition est facile.

Le service fiable de Nextiva garantit l'absence d'appels interrompus ou de qualité d'appel floue – un must pour les initiatives de collecte de fonds et de sensibilisation. Nextiva répond à ces besoins opérationnels avec une VoIP de niveau entreprise , des tarifs abordables et une assistance pratique à la mise en œuvre.

Les organisations à but non lucratif se tournent vers Nextiva pour renforcer des relations significatives. Les appels et SMS illimités dans tout le pays permettent à tout le monde de rester connecté au même endroit.

La gestion intuitive des appels achemine chaque interaction de manière intelligente pour répondre aux besoins des clients, des bénévoles et des partenaires. Après avoir migré vos communications vers le cloud, vous pourrez consacrer vos ressources limitées à l'avancement de votre mission.

Bénéficiez de fonctionnalités robustes, d’un fonctionnement intuitif et d’une fiabilité exceptionnelle à un tarif abordable. Oubliez les vieux problèmes liés aux systèmes téléphoniques en ouvrant la voie à l'avenir avec la solution VoIP de Nextiva, spécialement conçue pour les organisations à but non lucratif.

L'essentiel est que Nextiva aide les organisations à but non lucratif d'aujourd'hui à se développer et à se maintenir. Votre organisation, vos bénévoles et votre communauté vous remercieront.