Combien coûte la VoIP professionnelle en 2023 ?

Connaître le coût du passage des lignes fixes à la VoIP n’est pas simple.

Cela nécessite d’examiner différents plans tarifaires et de comprendre la combinaison de fonctionnalités de base et supplémentaires qui répondent aux besoins de votre entreprise.

Le coût d'un système téléphonique professionnel n'est pas seulement un élément budgétaire : c'est un investissement pour faire évoluer vos communications d'entreprise.

Ici, nous disséquons le sujet complexe de la tarification VoIP pour vous donner une idée claire de ce qu'un système téléphonique VoIP pourrait réellement vous coûter. Nous discutons des principaux facteurs affectant le coût et vous fournissons des conseils pour vous assurer de faire un choix financièrement judicieux pour votre entreprise.

Quels sont les coûts de base de la VoIP ?

La voix sur protocole Internet (VoIP) est beaucoup moins coûteuse que le service téléphonique analogique traditionnel. Cependant, cela entraîne son propre ensemble de dépenses de la part d'un fournisseur VoIP ainsi que des coûts indirects comme une connexion Internet haut débit.

En moyenne, un système téléphonique VoIP coûte entre 25 $ et 35 $ par ligne par mois. Des fonctionnalités supplémentaires telles que l’enregistrement des appels, les numéros gratuits et la location d’équipement coûtent en supplément.

Plusieurs éléments de coût entrent en jeu lors de la transition d'un système existant vers un service téléphonique VoIP . Ces coûts peuvent généralement être classés en dépenses « récurrentes » et « ponctuelles ».

Les dépenses récurrentes comprennent principalement les frais d'abonnement et les coûts par utilisateur ou par ligne, tandis que les dépenses ponctuelles couvrent les frais d'installation et d'équipement. L'utilisation de la téléphonie cloud devrait croître de 35 % d'ici 2036, ce qui suggère que les avantages justifient le coût de la VoIP.

Examinons de plus près chacune de ces dépenses.

Frais d'abonnement mensuels ou annuels

L'essentiel des coûts des services téléphoniques VoIP réside dans les frais d'abonnement, qui seront facturés sur une base mensuelle ou annuelle.

Ces frais couvrent le service VoIP de base, qui permettra à votre entreprise de passer et de recevoir des appels téléphoniques via une connexion Internet. Les plans d'abonnement peuvent aller des forfaits de base avec des fonctionnalités standard aux forfaits premium offrant des fonctionnalités plus avancées.

• Forfaits mensuels : un forfait mensuel offre de la flexibilité et ne vous enferme pas dans des engagements à long terme, ce qui en fait une bonne option pour les petites entreprises. Cependant, ils ont tendance à être plus chers à long terme que les forfaits annuels.
• Forfaits annuels : un forfait annuel réduira considérablement votre coût mensuel lorsqu'il est calculé sur une base mensuelle, ce qui en fait une bonne option pour les entreprises établies avec des volumes d'appels prévisibles - mais n'oubliez pas que vous aurez des obligations contractuelles (discutées plus tard).

De nombreux fournisseurs VoIP professionnels proposent des appels illimités dans tout le pays. Assurez-vous cependant de confirmer les tarifs des appels internationaux . Les appels internationaux coûtent jusqu'à 90 % de moins que les compagnies de téléphone traditionnelles, mais seront ajoutés à votre facture si votre équipe appelle en dehors des États-Unis ou du Canada.

Coûts par utilisateur ou par ligne

Les fournisseurs VoIP structureront leurs tarifs en fonction du nombre d'utilisateurs ou de lignes nécessaires.

Cela signifie que plus vous avez d’employés ou de lignes téléphoniques, plus le coût est élevé. Il est important d'évaluer avec précision le nombre d'utilisateurs ou de lignes dont votre entreprise a besoin pour éviter de payer trop cher.

• Coûts par utilisateur : les frais sont basés sur le nombre d'employés utilisant le système. Il s’agit d’un modèle tarifaire courant pour les services VoIP et convient particulièrement aux entreprises disposant d’un effectif clair.
• Coûts par ligne : Certains fournisseurs facturent également en fonction du nombre de lignes téléphoniques. Ce modèle fonctionne mieux pour les entreprises ayant un volume d’appels plus élevé et ayant besoin de plusieurs lignes. Les coûts supplémentaires incluent également des numéros de téléphone supplémentaires (souvent appelés numéros d'appel direct à l'arrivée ).

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Caractéristiques et fonctionnalités spécifiques selon les besoins métiers

Le coût d’un système VoIP varie également considérablement en fonction des caractéristiques et fonctionnalités spécifiques dont votre entreprise a besoin. Les fonctionnalités avancées telles que les capacités de réunion virtuelle et de conférence téléphonique, les appels internationaux et les standards automatiques, entre autres, peuvent faire grimper les coûts.

• Fonctionnalités standard : les fonctionnalités VoIP typiques telles que le transfert d'appel, la messagerie vocale et les appels nationaux sont généralement fournies avec les frais d'abonnement de base. Il est courant de recevoir des appels sortants et entrants illimités dans tout le pays.
• Fonctionnalités avancées : des fonctionnalités puissantes telles que l'intégration de la gestion de la relation client (CRM), des analyses avancées, des appels illimités, des appels internationaux et un support client premium entraîneront des coûts supplémentaires. Il est crucial d'identifier les fonctionnalités essentielles pour les opérations de votre entreprise et votre budget en conséquence.

Combien coûte la VoIP ? Tarifs VoIP Nextiva

En tenant compte des abonnements mensuels ou annuels, du nombre d'utilisateurs et des variations entre les fonctionnalités spécifiques par forfait, Nextiva propose les tarifs suivants pour les forfaits pluriannuels prépayés :

Coûts cachés ou inattendus de la VoIP

Passer à un système téléphonique VoIP permettra d'économiser de l'argent à long terme, mais cela ne sera possible que si vous êtes conscient de toutes les dépenses cachées ou inattendues.

Il n'y a rien de néfaste ici : ce sont simplement les coûts VoIP qui dépendent de votre emplacement ou des besoins spécifiques de votre entreprise.

Il est essentiel d'avoir une solide compréhension des coûts supplémentaires liés aux appels VoIP qui peuvent survenir. Voici une ventilation de certains coûts cachés ou inattendus que vous pourriez rencontrer :

Mises à niveau du réseau

Les systèmes VoIP s'appuient sur la bande passante Internet pour fournir des appels clairs et de haute qualité. Si votre bande passante existante est insuffisante, vous devrez mettre à niveau votre forfait Internet pour répondre aux exigences de la technologie VoIP.

Évaluez votre bande passante actuelle et assurez-vous qu’elle peut gérer la charge supplémentaire qu’apportera le système VoIP. Essayez notre test gratuit de réseau VoIP pour obtenir une idée réaliste du nombre d’appels téléphoniques que votre réseau peut gérer.

Si une mise à niveau est nécessaire, tenez compte des coûts supplémentaires, car ils varieront en fonction de votre fournisseur d'accès Internet et du forfait que vous sélectionnez.

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Taxes et frais

Tout comme les services téléphoniques traditionnels (et tout le reste de la vie), les services VoIP sont soumis à diverses taxes et frais. Ceux-ci peuvent inclure les taxes fédérales, étatiques et locales et les frais réglementaires.

Les taux d'imposition et les frais varient selon les zones géographiques, ce qui rend impératif de comprendre les taxes applicables dans votre région. Les consultants en systèmes téléphoniques affirment qu'il n'est pas rare de payer entre 20 et 30 % d'impôts.

N'oubliez pas que les taux de taxe VoIP varient selon l'emplacement et dépendent largement de l'emplacement de l'entreprise et des numéros de téléphone utilisés.

Fonctionnalités ou modules complémentaires supplémentaires

De nombreux fournisseurs VoIP proposent un forfait de base avec la possibilité d'ajouter des fonctionnalités supplémentaires ou des modules complémentaires, tels que des analyses avancées d'appels, des fonctionnalités de centre d'appels, des lignes supplémentaires ou une assistance client pratique, moyennant un coût supplémentaire.

Avant de vous engager dans un package, évaluez les fonctionnalités incluses dans le package de base et identifiez toutes les fonctionnalités supplémentaires dont votre entreprise a besoin. Comprendre les implications financières de ces fonctionnalités supplémentaires vous aidera à éviter toute dépense imprévue sur toute la ligne.

Astuce : Certains de ces modules complémentaires peuvent être négociés avec votre représentant commercial, alors assurez-vous de les mentionner si vous les trouvez utiles, en plus de votre forfait VoIP professionnel.

Intégrations

L'intégration avec des outils commerciaux existants tels que les systèmes CRM ou l'exploitation de fonctions avancées telles que l'IA peut parfois nécessiter une mise à niveau vers un package tarifaire plus coûteux.

Évaluez les coûts d’intégration de vos outils commerciaux existants avec le système VoIP. Si votre entreprise a besoin de fonctionnalités avancées, préparez-vous à des dépenses supplémentaires associées à ces fonctionnalités et incluez-les dans le coût de votre système téléphonique VoIP.

Comment les engagements à long terme affectent les coûts VoIP

Avant de signer un accord VoIP, il est essentiel de comprendre les termes du contrat VoIP. Cela garantit que vous savez exactement ce que l'on attend de vous pendant la durée du contrat et également ce que vous pouvez attendre de votre fournisseur VoIP.

Pour un explicateur indépendant du jargon courant trouvé dans un contrat VoIP, Prince Rich a ce qu'il vous faut.

Les considérations importantes relatives au contrat VoIP incluent :

Durée du contrat : engagements mensuels ou à long terme

La durée du contrat a un impact significatif sur le coût des services VoIP.

Les contrats mensuels offrent de la flexibilité et sont idéaux pour les entreprises qui ne sont pas prêtes à s'engager à long terme. Cependant, n’oubliez pas qu’ils ont un coût mensuel plus élevé.

Les contrats à long terme sont assortis de tarifs réduits mais peuvent également inclure des pénalités en cas de résiliation anticipée. Considérez cela en fonction des perspectives à long terme de votre entreprise avant de vous engager dans un contrat.

Frais de résiliation

Les frais de résiliation sont des frais liés à la résiliation du contrat avant la date de fin convenue. Ces frais peuvent être importants et doivent être précisés dans l’accord contractuel.

Par exemple, vous pourriez être responsable du solde dû si vous annulez au sixième mois sur une durée de 12 mois.

Accords de Niveau de Service

Les accords de niveau de service sont vos assurances de contrôle qualité dans un contrat VoIP.

Ils définissent la qualité de service attendue, y compris les garanties de disponibilité. Une fiabilité élevée est essentielle pour les opérations commerciales, et les clauses d'indemnisation en cas de panne de service fournissent un coussin financier en cas d'interruption de votre service VoIP pour une raison quelconque.

Astuce : « Five nines » est une expression courante qui fait référence à une disponibilité de 99,999 % . Ce pourcentage de disponibilité signifie que cinq minutes d'indisponibilité sont prévues chaque année.

Limitations ou restrictions d'utilisation

Certains accords contractuels peuvent contenir des clauses qui limitent ou restreignent certains types d'utilisation considérées comme abusives. Les exemples incluent la numérotation automatisée ou prédictive – une pratique discutable employée par les télévendeurs.

Ces restrictions visent à empêcher toute utilisation abusive du service VoIP et à garantir une utilisation équitable.

Il est important que vous soyez conscient de toute limitation de ce type pour garantir que vos opérations commerciales sont conformes à l'accord contractuel.

Renouvellement automatique

Les clauses de renouvellement automatique du contrat signifient que le contrat sera automatiquement renouvelé pour une durée et un prix similaires, à moins qu'il ne soit résilié par l'une ou l'autre des parties avant la date de renouvellement. Cela garantit également que les communications de votre entreprise fonctionnent toujours et ne sont jamais interrompues.

Soyez conscient de la politique de renouvellement de votre contrat VoIP, et c'est également une bonne pratique de revoir les termes du contrat et d'explorer d'autres options sur le marché au moins trois mois avant la date de renouvellement de votre contrat. Cela permet de négocier de meilleures conditions ou de passer à un fournisseur plus rentable si nécessaire.

Le coût élevé de plusieurs applications de communication

La plupart des entreprises modernes utilisent de nombreuses applications et logiciels différents pour gérer leur entreprise, également appelées pile technologique. L’utilisation de nombreuses applications potentiellement obsolètes et autonomes entraîne généralement une augmentation des dépenses.

Cependant, les services VoIP basés sur le cloud sont dotés de nombreuses fonctionnalités qui peuvent remplacer ou s'intégrer à d'autres applications de communication. Cela seul peut conduire à des économies de coûts, à une productivité améliorée et à une infrastructure de communication simplifiée. Tenez compte des éléments suivants lorsque vous évaluez les avantages du passage d’une pile technologique diversifiée à un système VoIP centralisé.

Programmes de vidéoconférence

Les frais d’abonnement aux plateformes de visioconférence comme Zoom peuvent constituer une part substantielle des dépenses de communication. Par exemple, Zoom, qui coûte 14,99 $/mois/utilisateur, coûterait 9 000 $ par an à une entreprise comptant une équipe de 50 personnes pour la vidéoconférence , ce qu'un fournisseur VoIP inclut probablement comme fonctionnalité supplémentaire gratuite ou plus abordable.

De plus, les exigences matérielles, telles que les casques pour des performances optimales, entraîneront des coûts initiaux supplémentaires.

Étant donné que de nombreux systèmes VoIP sont désormais dotés de fonctionnalités intégrées de visioconférence et d’appel vidéo, des abonnements distincts à Zoom et à d’autres outils de visioconférence ne sont plus nécessaires.

Outils de collaboration en équipe

Les outils de collaboration comme Microsoft Teams ou Slack font partie intégrante de la coordination des équipes. Cependant, les coûts associés pourraient chevaucher les fonctionnalités fournies par un système VoIP : Slack, par exemple, coûte environ 12,50 $/utilisateur/mois.

Pour une équipe de 50 personnes, cela représente 7 500 $ par an.

De nombreux services VoIP offrent des outils intégrés de messagerie texte, de partage de fichiers et de collaboration qui peuvent servir d'alternatives à ces plates-formes autonomes. L'évaluation des fonctionnalités et la comparaison des coûts peuvent aider à prendre une décision éclairée quant à savoir si un système VoIP peut remplacer ou compléter les outils de collaboration existants.

Téléphones portables de l'entreprise

Certaines entreprises remboursent ou subventionnent les téléphones portables et les combinés de leur personnel – une charge financière considérable dépassant souvent 50 dollars par mois et par utilisateur. Cependant, de tels remboursements constituent plus un avantage que la norme : cela s’additionne, surtout si quelqu’un consomme beaucoup de données.

Par ailleurs, les systèmes VoIP d'entreprise, qui fournissent des applications mobiles pour téléphones logiciels que les employés peuvent télécharger sur leurs appareils mobiles personnels sans frais supplémentaires, sont estimés à seulement 8 % du budget d'un service informatique - une réduction significative pour une entreprise qui fournissait auparavant des téléphones portables et téléphones de bureau à leurs employés.

Sécurité opérationnelle

La sécurité opérationnelle est primordiale, en particulier lorsqu'une action immédiate est requise pour verrouiller les communications – ce pour quoi les applications personnelles de SMS et de messagerie ne sont pas conçues.

De plus, si les employés utilisent des applications de communication ou de messagerie personnelle non standard à des fins professionnelles, cela peut créer un risque accru pour les équipes RH et juridiques.

Les systèmes VoIP fournissent une solution de communications unifiées avec des fonctionnalités de sécurité robustes qui permettent une action rapide en cas de menaces de sécurité. L'évaluation des protocoles et des fonctionnalités de sécurité d'un système VoIP par rapport aux applications de communication personnelles autonomes donne un aperçu du niveau de contrôle et de sécurité offert par l'intégration des communications sur une plate-forme unique.

VoIP vs systèmes téléphoniques conventionnels

Chaque système ayant ses propres implications financières, la comparaison entre la VoIP et les systèmes téléphoniques conventionnels va au-delà de la simple fonctionnalité.

Il est important de connaître l’impact de chaque système sur votre entreprise, car cela contribue également aux dépenses que vous devez prendre en compte avant de vous engager dans un système ou dans l’autre.

• Personnel : Les systèmes téléphoniques traditionnels, tels que les centraux privés (PBX), nécessitent du personnel dédié à la gestion et à la maintenance, ce qui augmente les coûts opérationnels. Les systèmes VoIP sont beaucoup plus simples et nécessitent moins de supervision technique, ce qui réduit leur complexité et leurs coûts de personnel.
• Équipement : Les coûts des systèmes téléphoniques traditionnels sur site sont élevés, surtout par rapport au matériel VoIP. Les systèmes VoIP ont des coûts matériels initiaux bien inférieurs, ce qui conduit à une configuration plus rentable.
• Infrastructure : Les systèmes téléphoniques analogiques conventionnels reposent sur un câblage en cuivre, notoirement coûteux à installer et à entretenir. Les systèmes téléphoniques virtuels, tels que la VoIP, utilisent cependant des connexions Internet.
• Changer de fournisseur : la migration d'un système téléphonique traditionnel vers la VoIP entraîne certains coûts, notamment le portage du numéro de téléphone, l'achat de nouveaux équipements et la formation du personnel. Cependant, la transition entraîne des économies à court et à long terme tout en augmentant l’efficacité.
• Nombre de lignes téléphoniques : les systèmes VoIP offrent une meilleure évolutivité, permettant un ajout ou une réduction facile des lignes téléphoniques sans nécessiter de modifications matérielles. Cela entraîne directement des économies de coûts, puisque les entreprises ne paient que pour les lignes dont elles ont besoin.
• Coûts de l'Internet haut débit : L'Internet haut débit est une condition préalable à la VoIP, mais pas aux systèmes téléphoniques conventionnels. Cependant, la plupart des entreprises modernes disposent déjà d’une connexion Internet haut débit, ce qui signifie que cette exigence ne constitue pas un fardeau lors de l’installation d’un système VoIP.
• Appels longue distance : Les appels longue distance sont également moins chers avec la VoIP en raison de leur nature en temps réel basée sur Internet, éliminant ainsi le besoin de réseaux téléphoniques qui font augmenter le coût des appels vocaux longue distance.
• Frais d'installation : les coûts d'installation VoIP sont également inférieurs à ceux des systèmes téléphoniques conventionnels. Les anciens systèmes téléphoniques entraînent des frais d'installation plus élevés en raison de la nécessité de matériel physique et d'installations de câblage, tandis que les systèmes VoIP ont des coûts d'installation inférieurs car ils exploitent l'infrastructure Internet existante.

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ROI de la VoIP : est-ce que cela en vaut la peine ?

Maintenant que nous avons couvert les coûts du système téléphonique VoIP, nous devons décider si investir dans un système VoIP est la bonne décision pour les communications de votre entreprise .

De nombreuses considérations doivent être prises en compte, telles qu'une réduction des coûts, une productivité accrue, une meilleure expérience client, une continuité d'activité améliorée et une flexibilité opérationnelle.

Des économies mesurables

Le coût direct d’un système téléphonique par rapport à un autre est souvent la première chose à considérer.

Par exemple, une entreprise de 100 employés qui recherche une plate-forme de communication robuste envisagera probablement un système téléphonique basé sur le cloud, ou elle pourrait se demander s'il est préférable d'utiliser son budget pour opter pour un PBX sur site. Allons-y.

Pour 100 utilisateurs, Nextiva Enterprise coûterait un peu moins de 39 000 dollars en un an.

Vous bénéficierez de toutes les fonctionnalités de communication disponibles aujourd'hui, notamment les appels illimités dans tout le pays, la vidéoconférence, l'enregistrement des appels, un numéro gratuit, les applications mobiles/de bureau, les SMS/MMS, la transcription de la messagerie vocale et plusieurs intégrations d'applications. De plus, vous n'avez rien à installer : il vous suffit d'ajuster quelques paramètres en ligne et le tour est joué.

D'un autre côté, si vous empruntez la voie du PBX traditionnel, vous devrez investir dès le départ dans la technologie et consacrer un temps non négligeable à sa configuration.

• Coûts uniques du PBX (par utilisateur) :
• Téléphones de bureau : 100 $
• Casques : 25 $
• Serveur/hébergement PBX : à déterminer
• Installation : à déterminer
  
• Coûts mensuels du PBX (par utilisateur) :
• Service de vidéoconférence : 15 $
• Messagerie d'équipe : 12,50 $
• Service de liaison SIP : 14 $
  
• Total PBX basé sur 100 employés :
• Coûts uniques : 12 500 $
• Coûts récurrents : 4 150 $ (49 800 $ annuellement)

Au total, un PBX vous coûtera plus de 62 000 $ la première année, sans compter l'expertise informatique nécessaire à sa configuration et à sa maintenance.

Il devient rapidement évident qu'une solution VoIP complète comme Nextiva est bien plus rentable qu'un système téléphonique traditionnel. Dans l'exemple ci-dessus, Nextiva vous permet d'économiser plus de 60 % , hors taxes/frais.

Outre les économies de coûts, il existe d’autres domaines dans lesquels les avantages de la VoIP sont visibles.

Productivité améliorée de l’équipe

L'intégration de votre système téléphonique et d'autres applications professionnelles rationalise le flux de travail, ce qui améliore la productivité des équipes.

De plus, la VoIP prend en charge le travail à distance avec des fonctionnalités avancées, ce qui en fait un outil indispensable dans l'environnement de travail moderne et flexible d'aujourd'hui (dans lequel plus de 4,7 millions de personnes travaillent désormais à distance).

Meilleure expérience client

La qualité des appels haute définition et le routage flexible des appels sont des caractéristiques distinctives de la VoIP, qui se traduisent par une expérience client améliorée.

L'intégration transparente avec votre logiciel CRM et d'autres plates-formes de données clients clés enrichit l'interaction client, rendant chaque communication plus perspicace et efficace.

De même, si des clients ou des partenaires appellent un employé et qu'il n'est pas disponible ou que c'est en dehors des heures d'ouverture, les appels peuvent être transférés vers une destination préférée, même votre téléphone portable.

Continuité des activités accrue

Face à des pannes inattendues, les capacités de reroutage rapide de la VoIP garantissent que les communications professionnelles restent ininterrompues. Une disponibilité élevée fait souvent partie des accords de niveau de service avec les fournisseurs VoIP, affirmant ainsi une base de communication fiable pour les entreprises.

Nextiva dispose de huit centres de données redondants situés en Amérique du Nord. Cela signifie que votre équipe bénéficie d’une fiabilité et d’une accessibilité ultra-élevées, ainsi que d’une qualité d’appel supérieure. De plus, le réseau est activement surveillé pour garantir que rien ne vous empêche de parler avec vos clients.

Plus de flexibilité opérationnelle

La VoIP prend non seulement en charge le travail à distance, mais facilite également l'expansion mondiale en unifiant la communication au-delà des frontières géographiques.

Et si vous décidez de renoncer à l’immeuble de bureaux, vous n’aurez pas grand-chose à faire pour maintenir une communication fiable. Les applications de bureau, mobiles et Web permettent à tout le monde de rester connecté.

L'enregistrement numérique des appels, le stockage et l'accès facile aux journaux d'appels offrent une flexibilité opérationnelle dont les entreprises modernes ont besoin pour évoluer efficacement.

Voir le coût « à l'extérieur » de la VoIP

Passer à un système téléphonique VoIP est une étape intelligente vers la mise à jour de vos communications professionnelles pour répondre aux besoins numériques d'aujourd'hui. C'est à la fois un investissement et un coût.

La tarification VoIP ne doit pas nécessairement être compliquée. Pensez à vos besoins actuels et à la direction que prend votre entreprise.

Comment envisagez-vous la meilleure façon pour votre équipe de communiquer ?

…Il ne s'agit probablement pas d'une mosaïque d'outils divers.

Optez plutôt pour une solution de communications unifiées comme Nextiva et concentrez-vous sur le service à vos clients.

Vous pouvez suivre notre guide de tarification théorique ou découvrir par vous-même les coûts réels.

Demandez un devis sans engagement

Un expert VoIP travaillera avec vous pour vous suggérer le forfait et les appareils adaptés à votre façon de travailler. Et vous connaîtrez le « prix extérieur », y compris les taxes, les frais et tout ce qui s'applique à vos besoins spécifiques.