Prêt pour la VoIP ? Avantages et inconvénients pour faire le bon choix

Nous avons rédigé le guide complet pesant les avantages et les inconvénients des systèmes téléphoniques VoIP. Si vous souhaitez accéder directement au tableau récapitulatif, cliquez ici.

Avantages et inconvénients de la VoIP : aperçu

• Définir la VoIP
• VoIP : Avantages
• VoIP : Inconvénients
• Utilisation des services VoIP à la maison
• Téléphonie IP pour les entreprises
• Comment passer à la VoIP

Pas envie de lire ? Regardez notre vidéo de trois minutes sur les avantages et les inconvénients de la VoIP ci-dessous :

VoIP : Avantages

Étant nous-mêmes des fournisseurs de VoIP chez Nextiva, il serait juste de dire que nous connaissons une chose ou deux sur la VoIP. Voici un guide détaillé de ses avantages et inconvénients :

• Réduction des coûts
• Accessibilité accrue
• Portabilité complète
• Évolutivité supérieure
• Fonctionnalités avancées pour les petites et grandes équipes
• Qualité vocale plus claire
• Prend en charge le multitâche
• Plus de flexibilité avec les softphones

1) Réduction des coûts

Le résultat net est vital pour chaque entreprise, grande ou petite. Vous devez donc considérer toutes les opportunités de réduction des coûts. L'adoption d'un système téléphonique VoIP est l'un des moyens par lesquels les entreprises peuvent réaliser des économies importantes.
Considère ceci:
En moyenne, un système téléphonique fixe (POTS) coûte aux entreprises 50 $ par ligne chaque mois. Ce tarif comprend uniquement les appels locaux (et parfois nationaux). Les plans VoIP, en revanche, sont disponibles pour moins de 20 $ par ligne.
Attends quoi?
C'est vrai. Selon ces chiffres, la VoIP peut réduire votre facture de téléphone de plus de la moitié de ce qu'elle est actuellement.
Il est important de noter qu'un passage à la VoIP n'est pas une garantie que vos dépenses téléphoniques chuteront. Les entreprises diffèrent, tout comme leurs besoins.
Mais ce dont vous pouvez être sûr, c'est que le passage à la VoIP entraînera des économies considérables. Les économies de coûts en VoIP se présentent sous deux formes : directe et indirecte.

Économies sur les coûts directs

En ce qui concerne le service téléphonique traditionnel, une entreprise engage des coûts initiaux énormes. Surtout au nom des téléphones professionnels et du matériel PBX.

a) Coûts du PABX

Un PBX (autocommutateur privé) est un matériel physique sur site. Il connecte de nombreux téléphones fixes dans un bureau et peut coûter très cher. Il s'agit de dizaines de milliers de dollars — un montant que vous pouvez amortir sur plusieurs années.
Vous pouvez dire que les téléphones analogiques coûtent à peu près le même prix que les téléphones IP. Le prix exact variera en fonction des fonctionnalités souhaitées.
Mais les installations de PBX sur site sont une entreprise coûteuse en capital. Cela peut coûter entre 500 $ et 2 000 $ par utilisateur. Ainsi, même une petite entreprise avec une poignée d'employés doit investir dans du matériel physique.
Les réseaux VoIP éliminent ce besoin de matériel supplémentaire puisqu'une connexion à large bande alimente le service.
Pour faciliter la transition dans les mises à niveau de leur système téléphonique, ces organisations pourraient utiliser un protocole initié par session, connu sous le nom de tronc SIP. Un tronc SIP agit comme une voie numérique pour vos services vocaux tout en conservant le matériel téléphonique existant dans votre bureau. Les principaux avantages de SIP Trunking incluent des coûts réduits, une gestion plus facile et vous pouvez activer le service instantanément.
Les leaders technologiques utilisent un fournisseur de liaisons SIP pour ajouter de nouvelles capacités vocales à un système téléphonique existant.

b) Frais de câblage en cuivre

Les connexions à large bande éliminent également le câblage supplémentaire, car les réseaux VoIP permettent à la fois la voix et les données sur le même canal. Dans les milieux de l'informatique et des télécommunications, le mot correct pour cela est full-duplex. C'est la capacité d'envoyer et de recevoir de la voix et des données simultanément. La plupart des téléphones de bureau VoIP n'ont besoin que d'un seul Ethernet pour y être connectés.
Power over Ethernet (PoE) permet aux bureaux d'être plus modulaires avec leur personnel de bureau. De plus, ces bureaux n'auront pas besoin de modifier le câblage électrique du bâtiment.
Aller complètement sans fil? Le service VoIP professionnel est également disponible sous forme d'application sur votre ordinateur ou votre smartphone. La flexibilité de la VoIP est une grande victoire pour les entrepreneurs et les entreprises.

c) Frais d'appel

Les coûts directs prennent également la forme du coût des appels. Les appels VoIP sont beaucoup moins chers que le réseau téléphonique public commuté (RTPC) ou le réseau téléphonique traditionnel à commutation de circuits.
Une grande partie de cela est liée à la chute drastique des coûts de transmission des données. Au départ, le prix des données était hors de portée de la plupart des petites entreprises.
Même pour les grandes organisations, les utilisateurs devaient composer avec le plafonnement de la bande passante Internet et du haut débit de l'entreprise. Aujourd'hui, cependant, les vitesses Internet se sont améliorées, tandis que les coûts des données ont chuté en conséquence.
Les statistiques révèlent que les petites entreprises utilisant la VoIP peuvent réduire la facture de téléphone de leur entreprise jusqu'à 60 %. Ils peuvent également économiser jusqu'à 90 % sur les appels internationaux.
En relation: Comment arrêter de surpayer votre facture de téléphone professionnelle
C'est un nombre substantiel dont nous parlons chaque année.
Ces économies sont dues à l'abandon des coûteuses interfaces RNIS (abréviation de Integrated Service Digital Network) à débit primaire. Ou même les lignes dédiées associées à un système POTS en faveur du service VoIP. Les entreprises qui effectuent des appels interurbains en dehors des États-Unis bénéficient des coûts réduits de la VoIP.
Le service téléphonique traditionnel coûte environ deux fois plus cher que le VoIP. VoIP offre un avantage significatif pour les entreprises qui opèrent à l'échelle mondiale.

d) Dépenses récurrentes

Un service VoIP permet également aux entreprises de réduire d'autres dépenses courantes telles que les taxes, les frais de réparation et d'entretien. Les fournisseurs de VoIP intègrent généralement ces coûts dans des plans d'abonnement qui, comme dans le cas de Nextiva, peuvent coûter aussi peu que 5 $ par utilisateur et par mois.
Tous ces coûts, combinés, font du service VoIP une proposition attrayante pour les startups et les PME en croissance.

Économies de coûts indirects

Les économies indirectes sont plus difficiles à quantifier, mais cela ne les rend pas moins critiques pour votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous certains des domaines les plus courants dans lesquels les organisations économisent de l'argent à long terme.

a) Économies grâce au travail à distance

Le passage à la VoIP permet aux employés de rester connectés au système téléphonique de l'entreprise tout en travaillant à distance. Cela est dû à la longue liste de fonctionnalités téléphoniques VoIP telles que l'appel en attente, le standard automatique, les appels vidéo instantanés, les conférences téléphoniques et d'autres non fournies par les téléphones traditionnels.
Des études montrent que cela peut non seulement augmenter la productivité des employés, mais aussi réduire les services publics et l'espace de bureau.
Une entreprise typique peut économiser 11 000 $ par personne et par an en les laissant simplement travailler à domicile 50 % du temps, selon une analyse récente de b) Fonctionnalités supplémentaires sans frais supplémentaires

Vous remarquerez peut-être rapidement que même le PBX traditionnel prend en charge le travail à distance grâce à des fonctionnalités telles que le transfert d'appel, la sonnerie de groupe, la mise en file d'attente des appels, etc.
Essentiellement, ces fonctionnalités ne sont pas inhérentes à un système PBX standard. Ce sont plutôt des fonctionnalités supplémentaires que vous devez payer séparément.
En comparaison, les services téléphoniques VoIP incluent bon nombre de ces fonctionnalités sans frais supplémentaires. Inutile de payer un supplément pour une fonctionnalité qui, selon vous, pourrait être utile à votre entreprise.

c) Main-d'œuvre réaffectée

Si votre entreprise compte sur une secrétaire pour gérer les appels téléphoniques et prendre les messages, la fonction de standard automatique vous permet de réaffecter ce rôle sans frais supplémentaires. (Une secrétaire interne embauchée à temps plein empoche environ 45 000 $ par an, ce qui n'est pas bon marché.)
Bien sûr, une secrétaire a du sens pour les entreprises acceptant un grand nombre de rendez-vous ou les grandes entreprises avec des budgets importants.
Cependant, les petites entreprises peuvent avoir du mal à justifier ce type de salaire. Mais avec la fonction de standard automatique à portée de clic, vous venez de renoncer à ce coût.

2) Accessibilité accrue

Outre la rentabilité, l'accessibilité est l'un des principaux avantages de la VoIP pour les entreprises. L'un des avantages distincts des offres de services VoIP basés sur le cloud est la possibilité de passer des appels de n'importe où.
Si vous disposez d'une bonne connexion de données, vous pouvez passer et recevoir des appels pour votre entreprise. Et lorsque vous ne parvenez pas à répondre à l'appel, vous pouvez diriger les appels vers une autre personne ou recevoir des messages vocaux par e-mail. Un avantage notable de la VoIP est la possibilité d'emporter votre téléphone professionnel avec vous avec rien de plus qu'une application softphone.
Dans une main-d'œuvre de plus en plus mobile, l'accessibilité à distance permet à votre entreprise d'être flexible. Les employés mobiles peuvent rester productifs où qu'ils se trouvent.
De plus : la VoIP s'adapte en fonction du mode de travail de vos employés. Les employés n'ont pas besoin d'être physiquement présents au bureau. Ils peuvent travailler sur leurs smartphones et tablettes de n'importe où.
[Le rapport sur l'état de la productivité du travail a révélé que 3) Portabilité complète

Un numéro VoIP, également appelé numéro virtuel , est entièrement portable. Cela signifie que vous pouvez utiliser le même numéro partout où vous allez.
Pour les personnes qui voyagent beaucoup, cela devrait être une nouvelle plus que bienvenue. Mieux encore, en cas de changement d'adresse de votre entreprise, vous pouvez conserver le même numéro VoIP.

4) Évolutivité supérieure

L'évolutivité est un autre des nombreux avantages de la VoIP qui en font une proposition attrayante pour les entreprises en croissance. Bien qu'il s'agisse d'un aspect souvent évoqué de la VoIP, qu'est-ce que cela signifie exactement ?
Étant donné l'option, chaque propriétaire d'entreprise préférerait un système téléphonique qui évolue au rythme de son entreprise.
Une solution VoIP vous évite d'avoir à acheter du matériel coûteux ou une ligne dédiée au fur et à mesure de votre croissance. Pensez à tous les scénarios possibles ici comme si vous étiez :

• Se préparer à un pic de demande pendant les vacances
• Ouverture d'une nouvelle succursale

Quel que soit le scénario, basculez vos préférences instantanément sans avoir à acheter des lignes supplémentaires ou du matériel dédié.

5) Fonctionnalités avancées pour les petites et grandes équipes

Avec des fonctionnalités avancées telles que le standard automatique et le transfert d'appels, la VoIP permet même à une seule personne de projeter l'image d'une grande entreprise.
D'un autre côté, cela peut rendre une grande entreprise plus accessible. Il s'agit de tirer le meilleur parti de toutes les fonctionnalités disponibles.
Disons que vous avez une entreprise basée à Charlotte, mais que vous servez également des clients dans un État lointain comme l'Oregon.
En vous inscrivant auprès d'un fournisseur comme Nextiva, vous obtenez un numéro de téléphone VoIP avec l' indicatif régional de l'Oregon , bien que vous soyez basé en Caroline du Nord. Cela fait que les clients vous perçoivent comme un local, même si vous ne l'êtes pas.
De même, la fonction de standard automatique peut vous faire paraître plus grand que vous ne l'êtes. Par exemple, vous pourriez être un propriétaire unique, mais toujours configurer votre standard automatique pour donner l'impression que vous êtes une entreprise avec plusieurs départements.
La VoIP offre des avantages par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels avec ses capacités d'appel multipartite. Les organisations, grandes et petites, ont souvent besoin d'un fournisseur de conférence téléphonique distinct qui permet à de nombreuses personnes de se joindre au même appel.
Les fournisseurs de VoIP professionnels incluent des fonctionnalités de conférence téléphonique robustes intégrées directement dans leur service.

6) Qualité vocale plus claire

Lorsque le service VoIP a été lancé pour la première fois, l'un de ses principaux inconvénients était sa faible qualité d'appel. Les appels tombaient sans raison, la qualité de la voix elle-même était fausse et la latence était à l'ordre du jour.
Aujourd'hui, tant que vous disposez d'une connexion Internet rapide et stable, la qualité de la voix ne devrait pas être un problème. Les appels VoIP ont tendance à être clairs et nets, sans problèmes de latence, de décalage ou d'abandon d'appel. Nous avons tous déjà participé à une conférence vocale et vidéo misérable.
La clé de la qualité des appels VoIP est une connexion robuste avec une bonne bande passante. Sans cela, cela peut être un cauchemar, surtout si vous trouvez souvent votre bureau en train de passer des appels simultanés. Il y a toujours quelqu'un qui appelle avec un téléphone portable, et tous les autres souffrent d'échos, de retards et de bruits de fond.
Les téléphones VoIP mettent fin à ces interruptions afin que vous puissiez vous concentrer sur l'ordre du jour de la réunion. Des innovations telles que les microphones antibruit et la compression audio avancée permettent aux téléphones VoIP d'obtenir une qualité sonore supérieure.

7) Prend en charge le multitâche

En plus des appels téléphoniques traditionnels, la VoIP vous permet d'envoyer des documents, des images et des vidéos tout en engageant simultanément une conversation. Vous pouvez ainsi organiser en toute transparence des réunions plus intégrées avec des clients ou du personnel d'autres coins du monde.

8) Plus de flexibilité avec les softphones

Malgré leur nom, les softphones ne sont pas des périphériques matériels . Au lieu de cela, ce sont des programmes installés sur un ordinateur ou d'autres appareils intelligents comme une tablette ou un smartphone. Un bon exemple est Skype, bien que les fournisseurs VoIP d'entreprise comme Nextiva aient leurs applications spécialement conçues pour les entreprises.
L'avantage d'avoir un softphone pour vos communications professionnelles est multiple :

• Libère de l'espace sur le bureau
• Réduit les coûts d'équipement supplémentaires
• Permet une portabilité encore plus grande
• Permet à la main-d'œuvre constamment connectée

Plus que cela, les softphones vous permettent d'être flexible. Ils vous donnent accès à des fonctionnalités qui prennent en charge votre style de travail à distance.

9) Sécurité accrue

La plupart des gens ne se soucient pas de passer plus de temps qu'il n'en vaut la peine à penser à la sécurité de leur système téléphonique. La sécurité du système téléphonique est un gros problème, en particulier pour les entreprises. La demande d'informations personnellement identifiables (PII) n'a jamais été aussi élevée.
Un point d'entrée typique consiste à tromper le personnel par des appels téléphoniques frauduleux, généralement connus sous le nom d'ingénierie sociale.
La VoIP peut atténuer ces menaces de sécurité en tirant parti des progrès réalisés dans la technologie IP, notamment le cryptage et la gestion améliorée de l'identité. Les fournisseurs de VoIP hébergés travaillent 24 heures sur 24 pour protéger leurs réseaux, vous n'avez donc pas à le faire.
Sécuriser votre système VoIP signifie que vous devez travailler avec un fournisseur VoIP digne de confiance qui subit des audits de sécurité indépendants, s'assurer que le personnel adopte des habitudes de mot de passe saines et configurer des alertes automatisées pour les comportements d'appel douteux.
De plus, il est toujours conseillé d'effectuer les mises à jour du système d'exploitation de manière cohérente pour s'assurer que votre entreprise n'est pas menacée par de nouvelles vulnérabilités.

VoIP : Inconvénients

Tout ce qui a un avantage a ses inconvénients. La téléphonie VoIP n'échappe pas à cette règle.
Voici les inconvénients associés au service VoIP dont vous devez être conscient :

• Connexion Internet fiable requise
• Latence et gigue
• Pas de suivi de localisation pour les appels d'urgence

1) Connexion Internet fiable requise

Pour commencer, votre service VoIP est aussi bon que votre connexion Internet. Si la bande passante de votre réseau est faible, le service en souffrira.
La VoIP n'utilise pas autant de bande passante qu'on pourrait s'y attendre. Il est essentiel que les appareils VoIP reçoivent une faible latence sur votre réseau. Chaque appareil doit disposer d'une vitesse de téléchargement d'au moins 100 kbit/s. Une bonne connexion a moins de 70 ms de ping et de gigue, ce qui mesure la latence et la stabilité de votre connexion Internet.
La bande passante dont votre entreprise a besoin dépendra du nombre d'appels simultanés que vous prévoyez d'effectuer. La meilleure façon de déterminer cela est d'exécuter un test de bande passante sur votre réseau actuel.
Connexes : La VoIP est-elle fiable ? Neuf conseils utiles que vous devez connaître

2) Latence et gigue

Outre la vitesse, il existe d'autres problèmes de connexion auxquels toute technologie basée sur Internet peut être confrontée : la latence et la gigue.
Lors de la communication en ligne, chaque message (qu'il s'agisse d'un e-mail, d'une vidéo ou d'un son) est divisé en bits de données appelés « paquets de données ». Ces paquets sont ensuite réassemblés à leur destination prévue pour créer le message d'origine.
La latence et la gigue se produisent lorsque ces paquets de données accusent des retards de transmission ou sont mal réassemblés. Ces problèmes ne sont peut-être même pas liés à votre réseau ; les principales dorsales Internet modifient les routes de données pour acheminer le trafic de manière fiable et rapide vers une destination. Ces changements se produisent automatiquement sans aucune implication de votre part.

Pourquoi la latence et la gigue se produisent

• Mauvaise connexion Internet - VoIP nécessite plus de bande passante que la navigation Web régulière. Donc, si vous trouvez que votre vitesse Internet est insuffisante, le moment est peut-être venu d'avoir une conversation honnête avec votre FAI.
• Routeur inadéquat - Pour que le service VoIP fonctionne correctement, il a besoin d'un routeur VoIP spécialisé. Il s'agit d'un routeur configuré pour la hiérarchisation des paquets afin qu'il accorde une priorité plus élevée au trafic voix sur les données.
• Câbles insuffisants - Les câbles Ethernet sont disponibles dans une gamme de catégories ou de niveaux de puissance. Pour la VoIP, il est préférable d'utiliser un câble Ethernet Cat-5e ou supérieur. Les câbles inférieurs peuvent ne pas fonctionner à des vitesses suffisamment élevées.

Comment résoudre les problèmes de latence et de gigue

• Activer la mise en mémoire tampon de la gigue - Ceci est facile à configurer et est pré-activé avec de nombreux appareils Nextiva.
• Optez pour l'Internet haut débit — Contactez votre fournisseur d'accès Internet pour connaître les options de bande passante disponibles.
• Mettez à niveau les câbles Ethernet — Utilisez un câble Ethernet CAT-5e ou CAT-6 sur tous les appareils VoIP.

Connexe : la plate-forme de Nextiva est conçue pour minimiser la quantité de gigue lors des appels. Donnez-lui un tour ici.

3) Localisation limitée pour les appels d'urgence

Le suivi de localisation est le dernier inconvénient de la VoIP. En raison de la portabilité et de l'accessibilité de la VoIP, il est difficile pour les tiers d'identifier l'origine d'un appel.
Les appels proviennent d'une adresse IP sans données GPS ni informations sur la tour de téléphonie cellulaire à suivre. Bien que 99 % des appelants n'aient pas besoin de ces informations, cela crée un problème pour les services d'urgence comme le 911. Vous devrez indiquer où vous vous trouvez en cas d'urgence.

Utilisation des services VoIP à la maison

Vous avez besoin d'un téléphone VoIP pour vous connecter à un fournisseur de services VoIP. Vous pouvez le faire de l'une des trois manières suivantes :

• Connectez une VoIP dédiée à votre Ethernet filaire ou WiFi
• Utilisez votre téléphone analogique classique mais avec un adaptateur téléphonique analogique
• Installez une application softphone sur votre ordinateur avec un microphone et un haut-parleur, ou un casque.

Services VoIP pour les entreprises

Les entreprises ont tendance à migrer des systèmes téléphoniques traditionnels à fil de cuivre vers les systèmes VoIP pour deux raisons :

• Efficacité de la bande passante
• Coûts réduits

Étant donné que la VoIP permet à la fois la voix et les données de fonctionner sur le même réseau et parce qu'elle fonctionne avec votre matériel existant, c'est une alternative intéressante pour les entreprises . Même si vous deviez étendre vos lignes VoIP, cela reste plus abordable que les lignes PBX (Private Branch Exchange) .
Aujourd'hui, la VoIP pour les entreprises comprend les éléments suivants et s'appelle Communications Unifiées :

• Appels téléphoniques
• Télécopies
• Messagerie vocale
• E-mail
• Conférences Web et plus

Ainsi, la VoIP peut stimuler la croissance des entreprises et des PME, sans trop de budget pour travailler.

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Avantages	Les inconvénients
• Réduction des coûts	• Connexion Internet fiable requise
• Accessibilité accrue	• Latence et gigue
• Portabilité complète	• Pas de suivi de localisation pour les appels d'urgence
• Évolutivité supérieure
• Fonctionnalités avancées pour les petites et les grandes équipes
• Qualité vocale plus claire
• Prise en charge du multitâche
• Plus de flexibilité avec les softphones

En regardant les avantages et les inconvénients ci-dessus, il est clair que les avantages de la VoIP l'emportent de loin sur les inconvénients. Chez Nextiva, nous aidons les entreprises à passer des systèmes téléphoniques traditionnels aux solutions de communication unifiées.
Nous vous laisserons vous concentrer sur d'autres aspects commerciaux importants pendant que nous vous installons pour le nouveau système téléphonique, avec un minimum de perturbations.
Pour en savoir plus sur nos produits et sur ce que nous pouvons faire pour aider votre entreprise, consultez nos services téléphoniques commerciaux.

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