Comment configurer un système téléphonique virtuel en 5 étapes faciles

Que vous passiez d'une ligne fixe traditionnelle ou d'un PBX à un système téléphonique virtuel, vous avez besoin d'un processus simple et sans tracas.

La bonne nouvelle est que vous pouvez configurer un service de téléphonie virtuelle pour votre entreprise en quelques minutes. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet fiable.

Nous vous guiderons à travers cinq étapes simples pour configurer votre système téléphonique virtuel avec Nextiva.

Qu'est-ce qu'un système téléphonique virtuel ?

Un système téléphonique virtuel gère vos appels téléphoniques professionnels entrants et sortants via une connexion Internet. Ce système basé sur le cloud peut être utilisé sur un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un appareil mobile.

Tom de Nextiva explique plus en détail les systèmes téléphoniques virtuels ci-dessous :

Astuce : lisez notre guide détaillé sur les systèmes téléphoniques virtuels pour en savoir plus sur leurs avantages et leurs fonctions principales.

Passons maintenant à la configuration d'un système téléphonique virtuel.

Comment configurer le logiciel du système de téléphonie virtuelle

1) Choisissez un forfait téléphonique professionnel

La plupart des entreprises ne proposent pas une solution unique. Votre service téléphonique doit correspondre aux besoins de votre entreprise.

Nous incluons une tonne de fonctionnalités dans tous nos forfaits téléphoniques professionnels . Vous pouvez choisir entre des forfaits essentiels, professionnels et d'entreprise en fonction de votre taille et des besoins de communication de votre entreprise.

Gardez à l'esprit qu'avec Nextiva, vous obtenez un numéro gratuit ainsi qu'un numéro de téléphone virtuel (numéros qui ne sont pas liés à un emplacement fixe) dans n'importe quel indicatif régional. Parlez autant que vous le souhaitez avec des appels illimités dans tout le pays . Vous pouvez également transférer vos numéros de téléphone existants plus tard.

Si vous ne savez pas quel forfait acheter, inscrivez-vous pour un essai gratuit pour configurer votre compte et commencer avec Nextiva. Choisissez le forfait qui convient à votre entreprise et nous vous guiderons dans la sélection des numéros de téléphone virtuels pour votre système téléphonique.

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2) Attribuer des extensions téléphoniques

Vous êtes maintenant prêt à attribuer des extensions aux membres de votre équipe.

Les extensions téléphoniques permettent aux utilisateurs de communiquer entre eux et vous pouvez leur acheminer les appels. Ces numéros virtuels sont destinés à être utilisés en interne, vous n'avez donc pas à vous en préoccuper.

Connectez-vous au portail vocal Nextiva . Dans le menu Utilisateurs, sélectionnez Configuration vocale pour configurer le poste pour que chaque utilisateur reçoive des appels téléphoniques entrants.

Voici une vidéo pour vous guider étape par étape.

Vous pouvez modifier vos paramètres à tout moment, comme le transfert d'appel, la messagerie vocale et l'identification de l'appelant .

Vous allez ensuite configurer la manière dont votre système téléphonique dirige les appels vers ces extensions. Votre équipe peut répondre aux appels professionnels sur son ordinateur, son téléphone de bureau, son téléphone portable ou tout autre appareil mobile.

3) Enregistrez votre message d'accueil téléphonique

Lorsque quelqu'un appelle votre numéro professionnel, il entend un message d'accueil. Ceci est également connu sous le nom de standard automatique .

Dans le portail vocal Nextiva, sous Paramètres vocaux, sélectionnez Flux d'appels . À partir de là, vous pouvez gérer le routage des appels de votre entreprise en un seul endroit.

Après avoir sélectionné votre numéro de téléphone entrant principal, vous pouvez enregistrer ou télécharger des messages d'accueil personnalisés pour votre entreprise.

Comment gérer votre message d'accueil depuis votre navigateur

Dans le portail vocal Nextiva , survolez Routage avancé et sélectionnez Réception automatique . À partir de là, vous pouvez gérer le routage des appels de votre entreprise en un seul endroit.

Après avoir créé votre premier standard automatique, vous pouvez télécharger des messages d'accueil personnalisés enregistrés pour votre entreprise.

La configuration d'un flux d'appels est simple avec Nextiva. Voici une vidéo pour vous aider dans les étapes.

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4) Commencez à passer et à répondre à des appels

Vous pouvez maintenant commencer à utiliser votre nouveau système téléphonique. Passez autant d’appels que nécessaire et recevez les appels entrants de votre ligne professionnelle.

Profitez de la liberté d'appeler n'importe qui depuis votre ordinateur grâce à l' application gratuite de téléphonie professionnelle . Vous pouvez même passer des appels à l'aide de votre smartphone iOS ou Android à l'aide de l'application mobile NextivaONE.

Si vous devez vous éloigner, transférez simplement les appels vers le numéro de votre choix, y compris votre téléphone portable personnel.

5) Formez votre équipe pour un changement fluide

Une fois que vous avez configuré votre système téléphonique virtuel, formez votre équipe à son utilisation pour en tirer le meilleur parti. Votre service téléphonique professionnel doit fournir des ressources utiles, du matériel de formation et une assistance pour une utilisation facile et une meilleure adoption.

Avec Nextiva, vous ne vous souciez pas des petites choses. Notre centre d'assistance propose un portail de formation en ligne à votre rythme avec une variété de cours interactifs sur l'utilisation du service de téléphonie virtuelle Nextiva pour différents rôles d'utilisateur.

Nextiva propose également régulièrement des webinaires en direct pour démarrer, notamment la configuration des flux d'appels et l'utilisation des outils d'analyse de Nextiva.

Si vous ne trouvez pas le matériel de formation adapté à votre équipe ou si vous avez besoin d'une formation spécialisée plus approfondie, vous pouvez personnaliser vos programmes de formation à la demande.

Choisir le meilleur service de téléphonie professionnelle

Les fournisseurs de systèmes téléphoniques professionnels sont de toutes tailles et de tous prix. Vous ne voulez pas vous retrouver avec une plate-forme de communication qui ne répond pas à vos besoins, n'offre pas les bonnes fonctionnalités ou ne fait pas des trous dans votre portefeuille.

Les systèmes téléphoniques traditionnels, bien qu'ils soient encore utilisés, n'offrent pas la même fonctionnalité d'appel que les fournisseurs de voix sur protocole Internet (VoIP).

Un service téléphonique professionnel fiable n’est qu’un début. De la vidéoconférence avancée, de la transcription de la messagerie vocale, de l'IVR et de l'enregistrement des appels à la messagerie texte, Nextiva vous propose un puissant service de téléphonie virtuelle avec une disponibilité de 99,999 % .

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, ajoutez simplement des numéros locaux, des numéros gratuits ou des numéros de fax. Offrez aux membres de votre équipe des téléphones de bureau VoIP fiables ou demandez-leur de télécharger l'application Nextiva sur leurs téléphones mobiles pour une meilleure fonctionnalité.

Si jamais vous êtes bloqué ou souhaitez un deuxième avis, vous pouvez toujours contacter notre service client en direct. Notre équipe d'assistance amicale peut répondre à pratiquement toutes les questions concernant votre système téléphonique professionnel, du dépannage et de la formation aux problèmes plus complexes.

Les propriétaires de petites entreprises, en particulier, bénéficient d'un fournisseur de services VoIP comme Nextiva, qui est là pour les accompagner dans toutes les situations commerciales.

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