Comment utiliser un numéro de téléphone virtuel pour votre entreprise ?

Avec les progrès technologiques, les demandes et les besoins du monde des affaires en matière de rationalisation de leurs communications professionnelles évoluent. Ainsi, dans le cadre d’une approche flexible et abordable, ils s’appuient désormais sur des numéros de téléphone virtuels, disant au revoir à leurs lignes téléphoniques traditionnelles.

Alors, que sont les numéros de téléphone virtuels ? Ce sont des numéros de téléphone basés sur le cloud qui ne sont liés à aucun lieu ou appareil. Ils fonctionnent via Internet et permettent aux entreprises de passer et de recevoir des appels depuis n'importe quel endroit et n'importe quel appareil.

Les numéros basés sur le cloud offrent de nombreux avantages aux entreprises ; peu importe la taille ou le type de l'entreprise.

Si vous souhaitez connaître les avantages de l'utilisation d'un numéro de téléphone virtuel et comment en utiliser un pour votre entreprise afin d'obtenir un maximum d'avantages, continuez à lire ce blog.

Caractéristiques des numéros de téléphone virtuels

Les numéros de téléphone virtuels disposent d'un large éventail de fonctionnalités qui contribuent à rationaliser la communication et les processus professionnels.

Certaines des fonctionnalités les plus courantes disponibles dans les numéros de téléphone virtuels incluent :

1. Réponse vocale interactive (IVR)

IVR est une option en libre-service pour les appelants. Il permet à un appelant d'interagir avec le système téléphonique automatisé/informatisé à l'aide des touches d'un clavier téléphonique ou de commandes vocales et de transférer son appel au bon service et à la bonne personne. C'est un excellent outil pour obtenir des réponses sans avoir besoin de parler à un agent en direct.

2. Renvoi d'appel

Une autre fonctionnalité intéressante des numéros de téléphone virtuels est le transfert d’appel. Il permet de transférer les appels téléphoniques entrants vers une autre ligne ou un autre gadget. Ainsi, vous ne manquerez plus aucun appel. Cette fonctionnalité garantit également que les appels des clients sont transférés aux bonnes mains.

3. Boîte d'appel unifiée

Cette fonctionnalité offre une vue unifiée de l'historique des appels, des messages et de la messagerie vocale sur un seul tableau de bord, facilitant ainsi la gestion de toutes les communications.

4. Analyse des appels

Cette fonctionnalité donne un aperçu de différents aspects des appels tels que les volumes, les statuts et les appels manqués et reçus. Ces informations aident les entreprises à comprendre leurs schémas d'appels et à planifier des moyens de faire progresser leur communication.

5. Gestion des appels

Des fonctionnalités telles que le blocage des appels, le filtrage des appels, le routage des appels et la mise en file d'attente des appels sont incluses dans la plupart des numéros virtuels. Ceux-ci aident les utilisateurs à contrôler en douceur leurs appels sortants et entrants.

6. Distribution automatique des appels (ACD)

ACD distribue les appels entrants à l'agent ou au service le plus approprié en fonction de critères tels que la disponibilité et les compétences de l'agent. ACD renforce la gestion efficace des appels et améliore le service client.

7. Surveillance des appels

La surveillance des appels permet aux superviseurs ou aux administrateurs d'écouter les appels en direct entre les agents et les clients, qu'ils le sachent ou non. Cela aide les superviseurs à fournir une formation personnalisée à leur personnel et des commentaires sur les domaines qui doivent être améliorés. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les environnements de service client ou de centre d’appels.

8. Messagerie vocale vers e-mail

Cette fonctionnalité convertit les messages vocaux en pièces jointes et les envoie directement aux adresses e-mail désignées. Ainsi, les utilisateurs peuvent facilement accéder aux messages vocaux via leur boîte de réception e-mail.

9. Intégration avec d'autres outils commerciaux

Vous pouvez intégrer des numéros de téléphone virtuels à d'autres outils de communication d'entreprise existants, tels que les systèmes CRM, la messagerie électronique et les plateformes de collaboration. Cela aide les entreprises à rationaliser leurs processus de communication.

Avantages de l'utilisation du numéro de téléphone virtuel pour votre entreprise

Les numéros de téléphone virtuels offrent plusieurs avantages pour votre entreprise, qui sont les suivants :

1. Rentable par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels

Les numéros virtuels basés sur le cloud sont relativement moins chers que les systèmes téléphoniques traditionnels. Ils fonctionnent via VoIP (Voice over Internet Protocol), réduisant ainsi le besoin de matériel et d'autres équipements coûteux.

De plus, passer un appel international ou longue distance via un numéro virtuel coûte beaucoup moins cher que d’appeler via des lignes téléphoniques traditionnelles. De plus, le forfait d’abonnement au système téléphonique virtuel est abordable.

2. Améliore le professionnalisme avec des numéros gratuits, personnalisés et locaux

Vous pouvez obtenir un numéro de téléphone virtuel américain auprès de KrispCall . En plus de cela, vous pouvez obtenir des numéros virtuels personnalisés, gratuits et locaux, qui contribuent à créer l’image professionnelle de votre entreprise. Vous pouvez personnaliser votre numéro personnalisé en incluant le nom de votre marque dans le numéro, par exemple 1-800-DOMINOS, ce qui permettra aux clients de s'en souvenir plus facilement.

De même, obtenir un numéro gratuit permet à vos prospects d’appeler votre entreprise gratuitement sans se soucier du paiement des frais d’appel. Cela donne l'impression aux clients que vous accordez une grande importance à l'assistance personnalisée et que vous êtes prêt à écouter leurs problèmes et leurs requêtes, créant ainsi une image professionnelle.

De même, vous pouvez obtenir un numéro local avec un indicatif régional si vos clients sont géographiquement dispersés. Les clients se sentiront plus à l’aise lorsqu’ils appelleront un numéro local car ils penseront avoir affaire à une entreprise locale.

3. Améliore l'accessibilité pour les clients internationaux

Les numéros de téléphone virtuels jouent un rôle central dans l’établissement de la confiance, de la familiarité et d’une communication efficace avec une clientèle internationale. Un numéro virtuel local permet de créer une présence locale dans une certaine zone, encourageant les clients à contacter une entreprise. De plus, un numéro gratuit permet aux clients de vous appeler sans payer les frais d'appel.

En plus de cela, la disponibilité 24h/24 et 7j/7 des systèmes téléphoniques virtuels garantit que les clients peuvent contacter une entreprise à tout moment. Les numéros virtuels ont des fonctionnalités telles que le transfert d’appels vers n’importe quel endroit et la prise en charge multilingue. Ceux-ci contribuent à une expérience client fluide et meilleure.

4. Fournit une connectivité 24h/24 et 7j/7 avec les clients

Les entreprises peuvent entrer en contact avec leurs clients 24h/24 et 7j/7 via un système téléphonique virtuel. Les numéros de téléphone virtuels sont accessibles de n’importe où dans le monde une fois que vous disposez d’une connexion Internet. Par conséquent, peu importe où vous êtes ; vous serez toujours là pour vos clients 24 heures sur 24. De plus, des fonctionnalités telles que le transfert d'appel et la messagerie vocale garantissent que les appels ou messages importants ne sont jamais manqués, même après les heures de bureau.

5. Maintient votre vie professionnelle ainsi que votre vie personnelle

L’un des avantages des numéros de téléphone est qu’ils permettent de maintenir une ligne claire entre les communications personnelles et professionnelles. Disposer d'un numéro professionnel dédié distinct de votre numéro personnel vous permet de gérer de manière autonome les appels professionnels, en trouvant un équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle.

6. Travaillez de n'importe où avec le wifi.

Les numéros de téléphone virtuels permettent aux employés de travailler en ligne depuis n'importe où, éliminant ainsi le besoin d'être liés à un emplacement spécifique. Il garantit que les employés restent connectés même lorsqu'ils ne sont pas physiquement présents au bureau. Cette flexibilité est bénéfique pour les entreprises dont les employés sont géographiquement dispersés.

Comment utiliser les numéros de téléphone virtuels pour votre entreprise ?

Les numéros de téléphone virtuels sont bénéfiques pour votre entreprise car ils offrent de nombreux avantages allant des économies de coûts à la flexibilité du travail à distance. Cependant, pour tirer pleinement parti de ses avantages, les entreprises doivent prendre en compte plusieurs considérations stratégiques.

Voici quelques conseils sur la façon d’utiliser les numéros de téléphone virtuels pour votre entreprise pour différents objectifs commerciaux :

1. Établir une apparence professionnelle dans les entreprises

Vous devez utiliser un numéro de téléphone virtuel pour établir une image professionnelle de votre entreprise dans différentes régions géographiques. Pour cela, vous devez obtenir un numéro de téléphone virtuel local avec un indicatif régional ou un numéro gratuit.

Un numéro de téléphone local permet de créer une présence locale pour votre entreprise, même si votre entreprise n'y est pas physiquement située. Dans le même temps, un numéro gratuit présente votre entreprise comme une entreprise fiable et établie.

2. Cibler des régions spécifiques sans présence physique

Comme nous l'avons déjà mentionné, un numéro de téléphone local permet de créer une présence locale pour votre entreprise dans une région spécifique, même si votre entreprise n'y dispose pas d'emplacement physique. Il est avantageux pour les entreprises qui envisagent de cibler des marchés et des clients internationaux.

3. Gérez un volume élevé d’appels.

Les systèmes téléphoniques virtuels comprennent des fonctionnalités telles que la distribution automatique des appels (ACD), la réponse vocale interactive (IVR), le routage des appels, etc., qui permettent de gérer efficacement un volume élevé d'appels téléphoniques sans intervention humaine. Par conséquent, utilisez pleinement ces fonctionnalités pendant vos heures de travail quotidiennes.

4. Économisez le coût de la téléphonie.

Les numéros de téléphone virtuels sont un excellent outil pour réduire les coûts de téléphonie. Premièrement, ils fonctionnent via une connexion Internet, ce qui évite de dépenser beaucoup d’argent en fils et câbles téléphoniques. Deuxièmement, les fournisseurs de services VoIP vous permettent de personnaliser les plans tarifaires en fonction des besoins et du budget de votre entreprise. Et enfin, passer un appel international avec un numéro virtuel coûte moins cher que les lignes fixes traditionnelles. Dans la plupart des cas, passer un appel international avec un numéro virtuel est gratuit.

5. Faites preuve de flexibilité sur le suivi et l'analyse des appels de travail

Les systèmes téléphoniques virtuels offrent des outils complets de suivi et d'analyse des appels qui fournissent des informations sur les volumes d'appels, les interactions avec les clients et les performances des équipes. En tirant parti de ces informations, les entreprises peuvent optimiser leurs stratégies de traitement des appels, améliorer les relations avec le service client et identifier les domaines de croissance.

6. Évolutivité et expansion

À mesure que votre entreprise se développe, les systèmes téléphoniques virtuels s’adaptent de manière transparente pour répondre à l’évolution de vos besoins. Vous pouvez facilement supprimer des numéros, ajuster les règles de transfert d'appel et modifier votre forfait pour accueillir de nouveaux membres d'équipe ou des bureaux supplémentaires. Cette flexibilité garantit que votre système téléphonique reste évolutif pour la croissance.

7. Intégration avec CRM

Vous pouvez intégrer vos numéros de téléphone virtuels à votre logiciel CRM (Customer Relationship Management) existant comme HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics, etc. Cela vous permet de gérer et de visualiser toutes les interactions clients et les historiques passés à partir d'un seul tableau de bord sans avoir à changer. entre les applications et les systèmes.

Conclusion

En conclusion, les numéros de téléphone virtuels offrent des avantages aux entreprises. Ils contribuent à établir une image professionnelle auprès d’une large clientèle, à gérer efficacement des volumes d’appels élevés, à réduire les coûts et à permettre aux employés de travailler de n’importe où en utilisant n’importe quel appareil.

Cependant, pour maximiser efficacement les avantages du nombre, il est crucial d’envisager des stratégies clés. Par exemple, l'utilisation d'un numéro local peut créer une présence locale dans une zone spécifique et cibler les clients de ces emplacements. De même, l'utilisation d'un numéro payant permet aux clients de vous contacter sans encourir de frais d'appel.

FAQ

1. Les numéros virtuels peuvent-ils être suivis ?
   
   Oui, les numéros virtuels peuvent être suivis. Bien que les numéros virtuels soient indépendants des adresses physiques et des appareils spécifiques, ils peuvent être retracés par certaines personnes et technologies, telles que les organismes chargés de l'application de la loi et les enquêtes Open-Source Intelligence (OSINT).
   
   
2. Comment obtenir un numéro virtuel pour WhatsApp ?
   
   Pour obtenir un numéro virtuel pour WhatsApp de KrispCall, suivez ces étapes :
   
   ● Créez un compte si vous êtes nouveau sur la plateforme.
   ● Connectez-vous avec les informations d'identification correctes.
   ● Choisissez le pays et le numéro de téléphone dans la liste.
   ● Choisissez un plan tarifaire et effectuez le paiement.
   ● Soumettez les documents si nécessaire.
   
   
3. Comment savoir s'il s'agit d'un numéro virtuel ?
   
   Il existe plusieurs caractéristiques d’un numéro virtuel qui vous aideront à distinguer un numéro virtuel d’un numéro traditionnel. Certaines de ces caractéristiques sont les suivantes :
   
   ● Il n'est pas nécessaire d'insérer une carte SIM dans votre appareil.
   ● Les numéros virtuels fonctionnent via une connexion Internet.
   ● Vous pouvez l'utiliser de n'importe où tant que votre appareil est connecté à Internet.
   ● Ils sont indépendants de l'adresse physique et du périphérique.
   
   
4. Pourquoi utiliser un numéro virtuel ?
   
   Vous devez utiliser un numéro virtuel car l'utilisation de numéros virtuels présente plusieurs avantages, tels que des économies de coûts, la construction d'une image professionnelle, le ciblage de régions spécifiques, l'amélioration du service client, la flexibilité de travailler de n'importe où, la connectivité 24h/24 et 7j/7, l'évolutivité, etc. .
   
   
5. Qui utilise les numéros virtuels ?
   
   Les entreprises de toutes tailles et de tous types, et même les particuliers, utilisent des numéros virtuels.