Comment organiser le meilleur événement virtuel

Nous vous guiderons à travers le guide complet pour organiser un événement virtuel réussi et comment le logiciel d'événement virtuel peut vous aider.

Planifier et organiser un événement en direct est déjà assez stressant, mais lorsqu'il s'agit d'événements virtuels, il y a des facteurs de stress supplémentaires : vous ne savez peut-être pas quels outils utiliser ou comment rendre votre événement passionnant pour les participants.

Dans cet article, nous passerons en revue tout ce que vous devez savoir sur les événements virtuels, notamment :

• Avantages des événements virtuels
• Types d'événements virtuels
• Le logiciel d'événement virtuel dont vous avez besoin
• Combien de temps votre événement virtuel devrait être
• Comment commercialiser votre événement virtuel
• Comment rendre votre événement virtuel amusant et engageant pour les participants

Lisez la suite pour le guide complet pour planifier votre prochain événement virtuel et vous assurer qu'il est un succès.

Quels sont les avantages des événements virtuels ?

L'un des avantages de la planification d'un événement virtuel ou en ligne est que vous n'avez pas besoin de réserver un espace physique, ce qui signifie également que vous économisez de l'argent. Vous n'avez pas non plus besoin d'installer des tables, des chaises et du matériel de présentation encombrant (hé, vieux système A/V du début des années 2000, je vous regarde !), ce qui permet d'économiser encore plus d'argent et de temps.

Vous pouvez également profiter des avantages des données supplémentaires et du suivi de l'audience de votre plateforme d'événements virtuels. Avec de meilleures analyses sur l'engagement des participants : combien de temps les invités se sont-ils connectés avant de partir ? Quelle session a été la plus populaire ? Vous pouvez mieux planifier votre prochain événement.

Un autre avantage est que vous avez la possibilité d'étendre votre portée à de nouveaux emplacements et de partager avec un public plus large. Par exemple, votre audience étendue peut inclure des personnes qui n'ont pas pu participer de manière synchrone (un événement synchrone nécessite que les personnes soient en ligne en même temps, interagissent en temps réel), mais aimeraient regarder votre contenu de manière asynchrone (les personnes peuvent participer au même événement à leur convenance, à leur propre heure, par exemple, alors qu'ils se trouvent dans des fuseaux horaires différents).

Décidez du type d'événement virtuel

Tout comme les événements dans le monde réel, les événements virtuels couvrent toute la gamme en termes de type, de durée et de but. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux types d'événements virtuels.

• Conférence virtuelle : Un événement où vous pouvez avoir plusieurs conférenciers sur quelques jours. Un programme comporte généralement des discours liminaires plus longs une ou deux fois par jour et des sessions horaires plus courtes tout au long de la journée. Ces sessions fonctionnent bien avec la fonctionnalité de webinaire d'une plate-forme d'événements virtuels.
• Salon virtuel : il s'agit de panélistes et de conférenciers de style webinaire, mais aussi de stands d'exposants. Ils sont généralement orientés vers une industrie particulière. Avec un logiciel d'événement virtuel, vous pouvez configurer des stands virtuels qui incluent des applications ou des vidéos interactives que les participants peuvent explorer.
• Festival virtuel : pendant la pandémie, de nombreux festivals mettent en ligne les événements de 2020, où ils diffusent en direct des allocutions ou des émissions musicales. Cela peut aller des festivals du livre tels que le Texas Book Festival aux festivals d'art et de culture, tels que le New Yorker Festival, et même aux festivals de musique.
• Événement de réseautage virtuel : il peut s'agir d'un événement autonome ou d'une partie d'un autre événement tel qu'une conférence virtuelle ou un événement de prise de parole. Les participants discutent entre eux de manière informelle par vidéoconférence ou messagerie, souvent avant ou après une présentation plus formelle.
• Événement de prise de parole virtuelle : les événements de prise de parole virtuelle vont des lectures d'auteurs organisées par les librairies locales aux réunions de perfectionnement professionnel. Celles-ci sont souvent effectuées à l'aide de la fonctionnalité de diffusion en direct ou de vidéoconférence du logiciel d'événement virtuel.
• Réunion interne virtuelle : ce qui était auparavant des réunions en personne à l'échelle de l'entreprise ou de tout le service peut désormais se dérouler dans un environnement virtuel. Celles-ci sont également connues sous le nom de réunions publiques où les participants peuvent interagir avec l'orateur et poser des questions.

Choisissez le bon outil

La plate-forme spécifique dont vous avez besoin dépendra du type d'événement virtuel que vous hébergez. Par exemple, en fonction de la logistique de votre événement, vous aurez peut-être besoin de fonctionnalités de webinaire, d'une intégration de chat ou de session en petits groupes, d'un hall virtuel ou d'un espace événementiel pour simuler un environnement de salon professionnel, ou de capacités de diffusion en direct.

Il est important de commencer par élaborer un plan pour votre événement, puis de trouver la plate-forme d'événement virtuel avec les bonnes fonctionnalités pour faire le travail.

Comment un logiciel d'événement virtuel peut vous aider

En général, les outils logiciels d'événements virtuels vous permettent de diffuser des événements en ligne et de collaborer avec les participants. Une autre caractéristique clé est la possibilité de partager des informations avec les participants via un webinaire.

Certains logiciels d'événements virtuels vous permettent même de créer des environnements virtuels complets avec des halls d'événements, des stands virtuels et des avatars de participants.

Consultez notre catalogue de logiciels d'événements virtuels pour voir des comparaisons d'outils logiciels populaires et explorer les fonctionnalités. Vous pouvez utiliser l'outil "filtres recommandés" de Capterra disponible dans chaque répertoire de logiciels pour affiner vos choix en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous pouvez également lire les avis d'utilisateurs d'autres propriétaires d'entreprise sur la façon dont ils évaluent chaque plate-forme.

Décidez de la bonne longueur

Vous vous demandez peut-être combien de temps un événement virtuel devrait durer. Encore une fois, cela dépendra du type d'événement que vous organisez. Vous pouvez utiliser des événements réels comme guide, mais gardez à l'esprit qu'avec un environnement en ligne, il peut être encore plus difficile de garder un participant engagé. Pour cette raison, vous voudrez peut-être garder les choses du côté le plus court.

Pour vous donner quelques indications, un événement virtuel plus médiatisé tel qu'un festival virtuel ou une conférence virtuelle pourrait durer de un à quatre jours, selon le nombre d'orateurs et de participants, avec une programmation officielle tout au long de la journée de travail. Un événement de développement professionnel virtuel unique peut ne durer que 45 minutes à une heure. Vous pouvez également laisser 15 minutes à la fin ou au début de l'heure prévue pour que les invités "réseautent" par chat ou vidéoconférence.

Commercialisez votre événement

Pour que votre événement virtuel se démarque de la foule, vous devez faire preuve de créativité.

Voici quelques idées pour lancer votre processus de pensée créative :

• Envoyez un gif animé amusant comme invitation à un événement.
• Offrez à vos abonnés par e-mail une réduction pour assister à votre événement virtuel.
• Créez des t-shirts, des sacs fourre-tout ou des affiches personnalisés pour promouvoir votre événement (tous disponibles via le commerce électronique sur le site Web de votre événement, bien sûr).
• Faites don d'un pourcentage des ventes de billets à une organisation à but non lucratif liée à votre événement.

Amuse-toi

Une fois que vous avez réussi à commercialiser votre événement, vous devez livrer.

Vos invités veulent apprendre de vous et réseauter, mais ils veulent aussi passer un bon moment. Même si les choses sont entièrement virtuelles, vous pouvez toujours rendre vos événements amusants en utilisant votre plateforme d'événements virtuels.

Organisez un événement virtuel réussi et incitez les invités à revenir pour plus

Même s'il peut être intimidant d'essayer quelque chose de nouveau, votre prochain événement virtuel peut être tout aussi réussi qu'un événement physique.

Gardez à l'esprit que ce type d'expérience virtuelle peut également être nouveau pour vos invités, vous avez donc la possibilité de vous démarquer de vos concurrents en gardant les choses à jour et en essayant des moyens créatifs de garder vos invités engagés.

Vous voulez explorer le logiciel d'événement virtuel ? Consultez notre catalogue de logiciels d'événements virtuels.

Remarque : Les applications sélectionnées dans cet article sont des exemples pour montrer une fonctionnalité dans son contexte et ne sont pas destinées à être des recommandations ou des recommandations. Ils ont été obtenus à partir de sources considérées comme fiables au moment de la publication.