Contrôle de version : ne laissez pas votre gestion des versions devenir incontrôlable

Perdre le contrôle des modifications apportées à un fichier relève du cauchemar. Vous connaissez l'affaire : vous créez astucieusement une copie, l'envoyez pour examen parmi vos pairs, puis tout le monde commence à renvoyer des fichiers séparés avec leurs commentaires. Si vous acceptez leurs commentaires, vous commencez à mettre en œuvre les modifications dans l'un des documents – votre « maître » – tout en continuant à apporter des commentaires et des modifications supplémentaires d'autres personnes. Mais si la boucle de rétroaction est longue et que vous êtes le moins du monde distrait, il peut être terriblement facile de perdre de vue quel document est le maître.

Je suis sûr que vous avez vécu le cauchemar d'écraser des modifications importantes ou de renommer un fichier de manière incorrecte, pour vous rendre compte de l'erreur de nombreuses révisions plus tard. J'ai, et c'est fou. S'il vous plaît voir mes autres commentaires/modifications, dit un collègue. J'ai juré que j'avais fait ces changements , je pense.

Pire encore : la chose est imprimée ou publiée avant que vous ne l'attrapiez ; vous ne réalisez que plus tard qu'il s'agissait d'une version non finale. Horreur.

Le contrôle de version – ou son absence – peut anéantir toute organisation marketing bien intentionnée. Perdre la trace de la ronde sur laquelle vous vous trouvez, quelle est la version de travail et où les changements sont allés, est exaspérant, frustrant et inefficace.

Alors, comment arracher le contrôle de cette bête ? Parlons de la façon de garder une trace de vos versions… où les stocker, comment nommer les fichiers, comment suivre les modifications, etc.

Établir des conventions de nommage de fichiers

Une première étape simple mais extrêmement efficace consiste à établir des conventions de dénomination des fichiers dans votre organisation.

Si vous ne retirez rien d'autre de cet article, tenez compte de ceci : établissez un système de nommage simple mais cohérent pour vos fichiers et respectez-le. Cela peut inclure une combinaison de chiffres ou d'initiales ou de dates. Et vous devez l'utiliser de manière militante, à chaque révision.

Personnellement, j'utilise différentes méthodes selon le nombre de personnes impliquées dans un projet. Si c'est juste moi qui travaille sur un fichier, comme le brouillon de ce blog, je garde une stratégie de nommage de fichier simple. J'étiquette tout avec le numéro de version uniquement : « v1 », « v2 », etc.

Mais une fois que les gens s'impliquent de nouveau, je deviens plus précis. Lorsque plusieurs personnes révisent, je trouve pratique d'ajouter un nom de fichier avec des initiales afin de pouvoir facilement voir avec qui je travaille ou de scanner mon bureau pour voir qui a déjà donné son avis. J'aime aussi ajouter une date au nom du fichier, comme FILENAME_060717. (Il est vrai que la plupart des programmes de traitement de texte fournissent un historique des révisions dans les détails du fichier - mais cela ne reste pas si vous rouvrez un fichier plus tard et apportez une petite modification. L'horloge se réinitialise.) modifications - saisie de plusieurs modifications dans une journée - j'aime horodater le nom du fichier réel avec "révision du matin", "révision de l'après-midi", ou même "révision de 14h", etc., pour que tout reste clair.

Configurer un flux de travail créatif clair

Une autre étape pour prendre le contrôle de la bête consiste à définir une stratégie pour déterminer qui examine quoi et à quelle étape. Avoir une sorte de plan documenté – fantaisiste ou complexe – peut vous aider à garder le contrôle des dossiers. Ce sont les caractéristiques d'un flux de travail créatif, qui est un autre processus que je préconise. En fait, vous pourrez peut-être marier les deux en un seul processus, un coup de foudre efficace. Mais encore une fois, comme pour la convention de dénomination, vous devez vraiment vous en tenir au plan et l'appliquer.

Mettre tout le monde sur la même page

Vous avez donc un système de nommage de fichiers et un plan. C'est super - pour vous. Mais si vous avez besoin d'impliquer d'autres personnes dans ce plan, il est essentiel que tout le monde travaille sur la même page proverbiale. Cela signifie mettre en œuvre des règles et des processus, non seulement pour vous-même, mais pour l'ensemble de l'organisation.

Établissez un flux de travail interfonctionnel efficace et demandez à quelqu'un de porter le chapeau de type A. Cette personne peut documenter le processus, envoyer des instructions à ses collègues sur la façon de nommer et d'étiqueter leurs fichiers, organiser des mini-sessions de formation et effectuer des vérifications ponctuelles pour s'assurer et faire respecter le processus. Faire la routine des détails n'est pas très amusant, mais cela vous fera gagner du temps à long terme.

Un « mot » sur les changements de piste

Il n'y a rien qui suscite la colère en moi comme recevoir un fichier propre d'un contributeur. Je pense, "Hé, wow - ils n'ont eu aucun changement"… seulement pour commencer à lire et réaliser, avec horreur, qu'ils ont fait des légions de modifications sans les noter. C'est quand je suis dans les mauvaises herbes, lisant ligne par ligne pour comparer l'ancien et le nouveau pour capter les changements, que de la fumée sort de mes oreilles.

Les outils de suivi des modifications, comme celui de Word ou de Google Docs, offrent un moyen simple d'annoter, de modifier et de marquer. Cela m'aide à voir rapidement qui a fait quel changement et quand.

Je ne me contente pas de suivre les changements lorsque je travaille avec d'autres. J'active la fonction tout en faisant mon propre travail pour garder un œil sur ce que je fais. J'aime le fait que le programme conserve une trace de mes modifications et me permette facilement de revenir en arrière si mes modifications ne sont pas si stellaires après tout.

Un cousin du suivi des modifications est l'outil de commentaires, que j'aime également. J'utilise les commentaires pour me rappeler le statut, les choses que je dois revenir et terminer, ou le processus de réflexion. J'utilise également des commentaires pour expliquer aux autres pourquoi j'apporte certains changements de formulation, pourquoi j'ai réécrit un passage pour le ton, etc.

Je sais ce que vous avez entendu dans le passé à propos des changements de piste - et c'est vrai. C'est une bête visuellement écrasante à débattre. Mais les programmes ont évolué d'une manière qui rend cela gérable. Il est désormais possible de marquer les modifications mais de les masquer au fur et à mesure, afin que votre page reste propre et facile à lire et que vous puissiez vous concentrer uniquement sur le flux et l'apparence de la copie.

Attention : ne le tamponnez pas "final" tant qu'il ne l'est pas vraiment

Il y a quelque chose de magique - et pas dans le bon sens - qui semble se produire lorsque j'ajoute un nom de fichier avec le mot "final". C'est comme un indice de la loi de Murphy : au moment où je proclame qu'un fichier est terminé, inévitablement, une multitude de modifications et d'autres changements se produisent.

Pour me tromper (et Murphy), j'ai appris à ne pas utiliser le mot "final" sur mes fichiers jusqu'à ce que la chose ait été expédiée, lancée et quittée le bâtiment proverbial. Au lieu de cela, je continue à suivre les conventions de dénomination ci-dessus afin de savoir quelle version est la plus récente. Ce n'est que plus tard, une fois que tout est terminé, que je reviens et fais une copie de One That Went To Press et le renomme "Final".

Comment accéder à l'étape « finale » ? Fournir une fenêtre pour l'examen du client interne. Et puis, quand c'est fermé, c'est fermé. À moins qu'il ne s'agisse d'un problème juridique, expédiez quand vous le dites et respectez-le. Vos clients feront la queue.

Créer une archive

L'archivage - sur votre bureau ou sur un lecteur cloud - est un autre excellent moyen de suivre les versions.

Lorsque je travaille sur plusieurs fichiers, je les stocke dans un dossier sur mon bureau appelé "Versions précédentes". De cette façon, lorsque j'ouvre mon dossier de travail principal, je ne vois que le dernier en date. Cela m'empêche d'être submergé ou de parcourir et de saisir le mauvais fichier. Cela fait aussi une belle archive. Lorsque je travaille de cette façon, je crée un dossier qui capture toutes les modifications et révisions en cours de route. Donc, si jamais j'ai besoin de revenir à une itération précédente, c'est facile à trouver.

En fin de compte, je peux avoir trois ou 300 versions de fichiers révisés. Tout comme les dossiers fiscaux, j'aime les conserver pendant un certain temps… au moins jusqu'à ce que mes dossiers soient sortis. De cette façon, j'ai une archive claire de toutes les modifications qui ont été apportées tout au long du processus de révision - quelque chose à regarder si je dois revenir à une itération précédente, voir où une modification étrange ou une modification inconnue a été introduite, etc.

J'aime aussi travailler avec des lecteurs cloud - comme Google Drive ou SharePoint ou Dropbox. En fait, je travaille presque exclusivement sur des fichiers en dehors de ces systèmes ces jours-ci. De cette façon, je sais que je travaille toujours sur la dernière version d'un fichier, et je peux faire mon travail à partir de n'importe quel ordinateur, au lieu d'avoir à m'envoyer des copies des fichiers par e-mail. Plusieurs personnes peuvent contribuer, modifier ou réviser simultanément. Et il conserve une archive automatique.

Réflexions finales : soyez vigilant lorsque vous effectuez vos modifications

Un dernier conseil : dans la mesure du possible, essayez de limiter vos distractions lorsque vous travaillez sur des fichiers et des modifications. Fermez la porte, buvez du café et éteignez la musique (ou allumez-la, si cela vous aide à vous concentrer). Il n'y a rien de pire que de faire une foule d'excellentes modifications, pour se rendre compte plus tard que vous les avez apportées à la mauvaise version d'un fichier et que vous devez refaire votre travail. Ou, vous avez enregistré les modifications dans un endroit étrange et le fichier a maintenant disparu. Alors faites attention.

Et c'est définitif.

Quelle est votre façon préférée de garder le contrôle de version ? Ou quelle histoire d'horreur liée aux fichiers avez-vous à partager ?