8 façons dont le gestionnaire de tâches en ligne de Vendasta vous aidera à faire évoluer votre agence

Rester au courant des projets, des délais et des tâches des clients, ainsi que suivre les prospects et maintenir la communication tant en interne qu'en externe sont autant d'activités essentielles pour toute agence orientée vers la croissance. Quelles que soient vos bonnes intentions, des tâches importantes peuvent commencer à passer entre les mailles du filet à mesure que vous commencez à développer votre agence. Autrement dit, si vous ne disposez pas d'un logiciel de gestion de projet pour vous aider, vous et votre équipe, à rester organisés. C'est exactement là que le gestionnaire de tâches en ligne de Vendasta peut vous aider.

À quelle étape de croissance de l’agence vous situez-vous actuellement et atteignez-vous les bons critères pour atteindre le niveau suivant ? Répondez au petit quiz pour le savoir.

Plus de 60 000 propriétaires d'agences nous font confiance pour les aider à stimuler leur croissance. C'est pourquoi nous avons créé un gestionnaire de tâches en ligne en tenant compte des besoins spécifiques des agences. Notre gestionnaire de tâches est un tableau de bord tout-en-un riche en fonctionnalités. Il peut rationaliser votre façon de travailler, gagner du temps, augmenter votre productivité et, en fin de compte, vous permettre de faire évoluer plus facilement votre entreprise.

1. Augmentez la productivité avec le gestionnaire de tâches en ligne de Vendasta

Notre gestionnaire de tâches en ligne vous aide, vous et votre équipe, à tirer le meilleur parti de chaque journée. Les tâches répétitives nuisent à la productivité, et grâce aux flux de travail et automatisations personnalisables de notre gestionnaire de tâches en ligne, vous pouvez réduire considérablement les tâches administratives qui ralentissent votre agence.

Par exemple, vous pouvez créer une fois le flux de travail parfait pour un type de projet, puis le réutiliser chaque fois que vous aurez un projet similaire à l'avenir. Vous pouvez utiliser des tâches remplies automatiquement, ce qui vous évite de perdre du temps à taper encore et encore les mêmes tâches.

Vous ne savez pas comment concevoir le projet ou le flux de tâches parfait ? Les modèles de Task Manager, créés spécifiquement pour les agences, peuvent vous aider à démarrer immédiatement. Travaillez à partir d'un modèle tel quel, personnalisez-le pour répondre aux besoins de votre organisation ou créez vos propres modèles entièrement personnalisés que vous pourrez réutiliser. Le choix t'appartient.

2. Améliorer la collaboration

Fouiller dans d’anciens fils de discussion, courir après des collègues pour des réunions et jouer au téléphone avec des informations importantes sur les projets appartiennent au passé. Task Manager rend la collaboration, tant en interne qu'avec chaque client, simple et efficace.

Que vous communiquiez directement avec vos clients ou que vous disposiez d'une équipe d'exécution en marque blanche travaillant en votre nom, les mises à jour et les conversations ont lieu dans l'application dans des fils de discussion uniques faciles à naviguer. Du point de vue du client, toute collaboration avec votre équipe de traitement des commandes en marque blanche semblera provenir directement de votre agence.

Vous pouvez également communiquer en interne au même endroit. Il est facile de définir la visibilité de vos messages, afin que vous puissiez discuter en interne avec votre équipe sur un projet et communiquer avec les clients, le tout à partir du même tableau de bord.

Les fichiers peuvent également être partagés dans le Gestionnaire des tâches. Ainsi, que vous livriez un fichier à un client ou que vous collaboriez sur un brouillon en interne, tout peut se produire dans le Gestionnaire des tâches.

3. Renforcez la transparence

Les clients aiment savoir en permanence ce qui se passe avec leurs projets, et notre gestionnaire de tâches en ligne simplifie le processus de les tenir au courant.

Vous pouvez éliminer la fréquence des messages d'enregistrement et des e-mails grâce à un logiciel de gestion de projet qui permet aux clients de voir la progression de leur commande à leur convenance, simplement en vous connectant au tableau de bord du portail client en ligne de la marque. Ils peuvent voir la portée d'un projet, y compris les étapes qui ont été complétées et un aperçu de ce qui va suivre, ainsi que les statuts des différentes tâches.

Être transparent dans vos relations avec les clients est essentiel pour instaurer la confiance avec eux, et faire confiance à votre agence est ce qui les incitera à revenir pour davantage de projets et de services. Cependant, prendre le temps d'écrire des mises à jour individualisées pour chaque client est une autre tâche répétitive que le Gestionnaire des tâches aide à éliminer. Les clients peuvent facilement voir les progrès et les mises à jour en temps réel, afin qu'ils sachent que votre équipe est à l'écoute.

4. Éliminez les silos

Dans une agence numérique, travailler en silos signifie créer une répétition de tâches, des informations inexactes, une collaboration moins qu'optimale et, au final, un résultat moins bon pour vos clients.

Un travail rapide, efficace et de haute qualité est possible lorsque chaque membre de votre équipe, y compris les experts en marque blanche, a accès à la version la plus récente des informations dont il a besoin, sur demande.

Si votre façon actuelle de faire les choses implique que des équipes utilisent différents programmes, logiciels ou systèmes de gestion de l'information pour stocker des données qui se chevauchent, vous trouverez probablement difficile et inefficace de garantir que tout reste à jour dans vos différents silos.

Task Manager permet à différentes équipes, telles que les ventes et la gestion de projet, d'accéder facilement aux mêmes informations correctes. Cela aide également chaque membre de l’équipe à faire son travail plus efficacement. Par exemple, en combinant CRM et gestion de projet à l'aide de Task Manager, un commercial peut facilement voir quand un projet a été livré et quand c'est l'occasion idéale de vendre un service supplémentaire.

5. Devenez un maître de l’organisation

Rester organisé devient de plus en plus difficile à mesure que votre agence se développe. Les exigences sont tout simplement plus grandes qu’elles ne l’étaient lorsque vous n’aviez qu’une petite liste de clients. Cela signifie que vous avez besoin de solutions plus sophistiquées pour suivre la charge de travail et garantir que rien ne passe entre les mailles du filet.

Le Gestionnaire de tâches fait de l'organisation un processus automatique. Le suivi de projet intégré vous permet de voir, d'un seul coup d'œil, exactement ce qui a été fait et ce qui est en attente sur n'importe quel projet. Vous pouvez afficher tous vos projets pour avoir une vue d'ensemble de ce sur quoi votre équipe travaille, ou zoomer sur des clients spécifiques pour une vue plus granulaire. Être capable de voir vos tâches, celles de votre équipe et l'état des projets en un coup d'œil facilite l'établissement des priorités et garantit que rien d'important ne soit oublié.

6. Respectez chaque date limite

Être capable de respecter les délais et de respecter vos engagements montre à vos clients que vous êtes un partenaire précieux dans leur réussite. Les difficultés à respecter les délais appartiennent au passé avec Task Manager. Étant donné que vous pouvez créer des modèles pour chaque type de projet ou de commande que vous recevez et attribuer chaque étape du flux de travail au membre approprié de votre équipe de services marketing interne ou en marque blanche, il est facile de rester au courant de chaque projet.

Dans le Gestionnaire des tâches, vous pouvez organiser les projets par :

• date d'échéance
• cessionnaire
• statut
• Client

Ces vues permettent de voir facilement ce qui va suivre et sur quoi chaque membre de l'équipe travaille.

7. Impressionnez vos clients

Les clients aiment voir que vous travaillez activement en leur nom. Avec Task Manager, vous pouvez entretenir vos précieuses relations clients directement dans la plateforme et les impliquer à tout moment dans un projet.

Ils adoreront pouvoir voir les mises à jour du projet et communiquer avec vous au même endroit. Tout comme il est facile pour votre équipe de disposer d'une plateforme tout-en-un pour la gestion de projet, vous vous démarquerez également de vos concurrents en offrant une plateforme robuste à vos clients.

8. Personnalisez votre gestion de projet

Chaque aspect du gestionnaire de tâches en ligne de Vendasta a été créé en tenant compte des besoins des agences. Néanmoins, chaque agence a sa propre façon de faire les choses. Task Manager est totalement flexible selon la manière caractéristique dont vous aimez organiser votre travail.

Plutôt que d'avoir à travailler avec un chef de projet rigide, vous pouvez adapter votre chef de projet au flux de travail souhaité. Les modèles de projets et de tâches peuvent être personnalisés de la manière qui vous convient. De plus, les balises personnalisées vous permettent de trouver ce que vous cherchez en quelques touches.

Marquez les projets avec des mots-clés que vous utilisez en interne, afin que n'importe quel membre de l'équipe puisse rechercher une balise et localiser instantanément les projets pertinents.

En fin de compte, le gestionnaire de tâches en ligne de Vendasta vous donnera plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte : développer votre agence.