Comment rédiger un e-mail de demande de vacances (+ conseils et exemples)

Avant de réserver vos prochaines vacances, n'oubliez pas de demander conseil à votre patron !

Duh, pourriez-vous dire.

Mais certains salariés ont du mal à demander formellement des jours de vacances à leurs supérieurs.

Ainsi, cet article présente des exemples, des exemples et des conseils sur la façon de :

• Rédiger un email de demande de vacances,
• Allez droit au but dans votre correspondance, et
• Gardez un ton professionnel dans votre lettre de congé.

Allons-y.

• Un email de demande de vacances est une demande écrite de congé que le salarié adresse à son patron ou manager.
• Les éléments clés d'une demande de congés professionnels comprennent une ligne d'objet concise, un message d'accueil, une mention des jours de vacances, une copie des ressources humaines, indiquant qui prendra en charge votre charge de travail pendant votre absence et une signature.
• Pour que votre e-mail de demande de vacances ait plus de chances d'être approuvé, gardez un ton professionnel, allez droit au but et utilisez l'échantillon d'e-mail de demande de vacances le plus approprié.
• Une demande de vacances ne se limite pas à une journée ou une semaine. Selon les politiques de votre entreprise, vous pouvez demander une demi-journée de congé ou des vacances plus longues sur plusieurs mois.

Qu'est-ce qu'un email de demande de congés ?

Un e-mail de demande de vacances est une demande de congé formelle et écrite envoyée à votre patron, superviseur ou responsable via votre e-mail professionnel. Selon la politique de votre entreprise, vous devez envoyer votre e-mail de demande de congé quelques jours ou semaines avant l'heure à laquelle vous souhaitez décoller.

De même, la politique de l'entreprise détermine si l'employeur demandera à l'employé de mentionner la raison de ses vacances, comme rendre visite à des amis ou à des parents, ou toute autre raison.

Dans les sections suivantes, nous vous donnerons tous les exemples, exemples, étapes et conseils pour être convaincant lors de votre prochain e-mail de demande de congé.

Parce que n'oubliez pas que votre patron est plus susceptible d'accepter votre demande de congé si vous l'avez rédigée d'une manière qui permet de dire facilement oui et difficile de dire non.

Quels sont les éléments clés d’un email de demande de vacances ?

Les éléments clés d'un e-mail de demande de vacances comprennent :

1. Ligne d'objet concise ,
2. Salutations adressées à votre patron,
3. Brève mention des jours de vacances,
4. Explication de comment votre charge de travail sera gérée en votre absence,
5. Signature et coordonnées avec votre titre, département, poste, nom, prénom ou autres détails pertinents, et
6. CC contenant les e-mails professionnels des RH et des collègues concernés.

Tant que vous couvrirez ces aspects, votre email de demande de vacances sera pertinent.

Comment rédiger un email de demande de vacances

Écrire pour demander un congé est une compétence que nous devons maîtriser tôt ou tard.

Mais toutes les entreprises n’ont pas la même approche pour rédiger une demande de vacances.

Les sections à venir proposent un guide étape par étape sur la compilation de votre prochain e-mail de demande de vacances.

Étape n°1 : Rédigez une ligne d'objet concise

Vous voulez que votre email ressorte dans la boîte de réception de votre patron. Alors, rendez votre ligne d’objet aussi concise que possible.

À titre d’illustration, vous pouvez essayer certains des exemples suivants :

• Demande de congés — [Dates de demande de vacances + votre nom],
• Demande de congé annuel — [Dates de demande de vacances + votre nom], ou
• Demande de vacances — [Dates de demande de vacances + votre nom].

Si vous entretenez une relation plus formelle avec votre patron, nous vous conseillons d'insérer votre nom et prénom dans la ligne d'objet.

Dans tous les cas, une demande de congé verbeuse ou vague peut amener votre patron à l'ignorer, alors méfiez-vous !

Étape n°2 : Saluez correctement votre patron

Dès que vous avez terminé votre ligne d'objet concise, vous devez saluer votre patron avec respect.

Dans ce cas, soyez formel ou informel, mais soyez simple, comme dans les exemples suivants :

• « Cher [nom du responsable] » – pour un accueil plus professionnel, ou
• « Hé [nom du responsable] » – pour une salutation plus informelle.

Quoi qu'il en soit, ne vous attardez pas trop sur cette partie. Tant que vous connaissez le nom de votre manager, vous partez du bon pied !

Après cela, vous pouvez exprimer votre courtoisie en quelques mots, comme :

• "J'espère que tu vas bien"
• "J'espère que cet e-mail vous trouvera bien"
• "Comment allez-vous?",
• « Bon après-midi » ou expressions similaires.

Cependant, la formulation de cette partie de votre procédure dépend de votre type d'e-mail (nous en reparlerons dans un instant).

Étape n°3 : Mentionnez vos jours de vacances

Pour tenir votre employeur au courant, mentionnez vos jours de vacances dans la phrase suivante de votre e-mail de demande de vacances après la partie salutation.

Voici quelques exemples éprouvés :

• "Je voudrais retirer [les dates de demande de vacances]."
• "Je souhaite prendre mes vacances annuelles le [Dates de demande de vacances]."
• "J'aimerais demander un congé pour les dates suivantes : [Dates de demande de vacances]."

Tant que votre email professionnel contient les dates réelles auxquelles vous souhaitez partir, vous approchez de la fin de votre email de demande de vacances.

Étape n°4 : Indiquez qui prendra en charge votre charge de travail pendant votre absence

Pour les e-mails de demande de vacances plus longs ou urgents, vous devez expliquer en une phrase ou deux comment votre charge de travail sera gérée en votre absence. Cela montre que vous êtes engagé dans votre travail et que vous souhaitez que tout se passe bien.

Voici quelques exemples de la façon de procéder :

• « J'aimerais vous faire savoir que [nom et prénom du collègue] occuperont une partie de ma charge de travail pendant mon absence, afin que nos clients ne ressentent pas de baisse de service. »
• « Veuillez noter que toutes mes tâches actuelles ont été reportées jusqu'à la fin de mon congé et que je continuerai à y travailler une fois de retour au travail. »
• « [Nom et prénom du collègue] s'occupera de quelques-unes de mes tâches pendant mon congé. »

Habituellement, vous n’aurez pas besoin d’expliquer la raison de votre congé. Pourtant, si vous demandez des vacances juste un jour ou deux à l'avance, vous souhaiterez peut-être en informer votre responsable, car cela pourrait avoir une incidence sur l'approbation de votre demande.

Étape n°5 : Déconnectez-vous professionnellement

Comme pour tout ce qui concerne le travail, soyez respectueux envers votre patron lorsque vous envoyez votre e-mail de demande de vacances.

Voici quelques façons de terminer votre e-mail :

• « Merci d'avoir pris en compte ma demande. [Votre nom, prénom et numéro de téléphone] » – pour un e-mail plus formel, ou
• « À bientôt [Votre nom et numéro de téléphone] » – pour un e-mail moins formel.

Vous devez toujours laisser votre numéro de téléphone au cas où votre responsable souhaiterait vous contacter directement concernant l'e-mail de votre demande de vacances.

Étape n°6 : Mettez les RH (et les autres collègues concernés) dans CC

Enfin, rendez les choses aussi transparentes que possible en informant votre service RH de votre demande. De cette façon, même si votre patron manque votre e-mail ou si quelque chose ne va pas, vous avez toujours l'e-mail pour montrer que vous avez demandé votre congé à temps .

Nous vous recommandons de mettre en copie votre spécialiste des ressources humaines le plus expérimenté ou tout autre membre du personnel concerné que vous devriez tenir au courant pendant vos congés annuels.

Mais n'oubliez pas d'inclure leurs e-mails professionnels, et non personnels. Vous connaissez peut-être certains d’entre eux personnellement, vous pouvez donc facilement confondre leurs adresses e-mail professionnelles et personnelles.

En fin de compte, la mise en copie est la meilleure pratique lorsque votre e-mail concerne d'autres personnes.

Exemples et exemples d'e-mails de demande de vacances

Pour regrouper toutes ces informations, nous examinerons 9 exemples et échantillons de demandes de vacances professionnelles, couplés à de nouveaux conseils d'experts.

Exemple n°1 : simple email de demande de vacances

Un simple e-mail de demande de vacances est exactement ce à quoi cela ressemble. Il transmet votre demande rapidement et simplement, en 4 phrases maximum.

Voici un exemple de ce type d'e-mail :

La directrice des ressources humaines du groupe d'entreprises TemPositions, Sally Ahmed, décrit la pierre angulaire d'un simple e-mail de demande de vacances, y compris le titre, le message d'accueil et le raisonnement :

« Saluez votre responsable comme vous le feriez normalement et indiquez les dates que vous demandez. Il est également important de noter les préparatifs professionnels que vous avez effectués avant le voyage et qui d'autre membre de votre équipe est disponible pour vous aider en votre absence.

Exemple n°2 : e-mail informel de demande de vacances

Si vous et votre patron êtes proches parce que vous travaillez ensemble depuis des années, un e-mail informel de demande de vacances pourrait être plus efficace.

Voici un exemple d'e-mail informel de ce type :

Kraig Kleeman, PDG de Z Branding, affirme que vous devriez avoir un ton décontracté dans vos e-mails informels de demande de vacances :

« Injectez de la personnalité dans votre demande. Partagez brièvement vos projets, comme si c'était une conversation informelle avec un ami. N'oubliez pas de mélanger les dates, en gardant un ton détendu et amical.

Exemple n°3 : e-mail de demande de vacances formelle

Si vous ne connaissez pas bien votre patron ou si votre entreprise encourage les e-mails formels, rédigez un e-mail formel de demande de vacances.

Voici un exemple de ce type d'e-mail :

Sally Ahmed estime qu'un e-mail formel de demande de vacances devrait être plus officiel que les autres types :

« Gardez un ton professionnel qui va droit au but lorsque vous indiquez les jours demandés. Incluez une signature respectueuse et invitez votre responsable à répondre à toute question supplémentaire.

Exemple n°4 : E-mail de demande de congés annuels

L'e-mail de demande de congés annuels mélange les deux types de demandes précédents : informel et formel.

Voici comment procéder :

Ligne d'objet : Demande de congé annuel – [Dates de la demande de congés et votre nom]

Bonjour, [nom du manager],

Je prévois de réserver des vacances en dehors de la ville, alors je me demandais si vous pouviez approuver [Dates de demande de vacances] comme jours de congé pour moi ?

J'espère que vous approuverez ma demande afin que je puisse bientôt réserver mes vacances.

A bientôt,

[Votre nom et numéro de téléphone]

Règle générale : le ton de votre lettre de demande de congé dépend de l'accessibilité de votre patron et de la façon dont vous vous entendez bien, alors n'oubliez pas d'en tenir compte lors de la rédaction de votre e-mail.

Exemple n°5 : e-mail de demande de prise de force

La prise de force et les vacances ne sont pas les mêmes, vous souhaiterez donc peut-être rédiger un e-mail de demande de prise de force au lieu d'un e-mail de demande de vacances à un moment donné. En bref, PTO signifie congés payés , un congé payé par l'employeur. En revanche, les vacances peuvent parfois ne pas être payées.

Voici à quoi ressemble cet e-mail de demande de congé en action :

Kraig Kleeman parle de l'importance de suivre les politiques organisationnelles en ce qui concerne les e-mails de demande de prise de force :

« Naviguez de manière transparente dans les politiques de prise de force de l'entreprise. Exprimez clairement votre demande de prise de force, y compris les dates et tous les détails pertinents. La conformité est cruciale ici, garantissant que vos congés sont conformes aux directives de l'organisation.

Exemple n°6 : E-mail de demande de jour de congé

Parfois, vous avez juste besoin d’une journée pour vous détendre, faire quelques courses ou faire face à une urgence. En d'autres termes, certaines entreprises autorisent des journées personnelles , mais vérifiez auprès de votre RH ou de votre responsable au cas où.

Dans de nombreux cas, cependant, une demande par courrier électronique pour un jour de congé est votre meilleur choix.

Voici un exemple d'e-mail de demande de jour de congé :

Dans tous les cas, vérifiez la politique de votre entreprise pour savoir combien de jours à l’avance vous devez demander un congé. Par exemple, certaines organisations n'autorisent pas les demandes de dernière minute.

Exemple n°7 : E-mail de demande de vacances plus longues

À d’autres moments, un jour ou une semaine de congé ne suffit pas. C’est là qu’un e-mail de demande de vacances plus long peut être utile.

Lorsque vous demandez des vacances prolongées, il est utile de fournir les raisons de votre demande afin d'augmenter les chances que votre période de vacances soit approuvée.

Voici comment procéder :

Les emails de demande de vacances plus longues sont rares mais parfois nécessaires. Kraig Kleeman dit que vous devriez déterminer si vos jours de vacances peuvent avoir un impact sur votre travail et comment rendre les choses plus faciles pour toutes les personnes impliquées :

« Élevez votre communication pour une pause prolongée. Partagez votre enthousiasme avec un itinéraire détaillé, mettez en évidence les dates prolongées et discutez de manière transparente de tout impact potentiel sur le travail. Assurez à votre équipe une transition en douceur, favorisant la compréhension et la collaboration.

Exemple n°8 : E-mail de rappel de vacances

L'e-mail de rappel de vacances sert à rappeler à votre superviseur les vacances qu'il a déjà approuvées.

Voici un exemple d'e-mail de rappel de vacances :

En fonction de son niveau d'occupation, votre responsable peut oublier qu'il a approuvé votre congé. Pour être sûr, envoyez un rappel de vacances quelques jours avant le début de vos vacances approuvées.

Exemple n°9 : Demande de jours de vacances reportés

Certains employeurs autorisent leurs employés à reporter leurs jours de vacances non utilisés de l'année en cours sur l'année suivante.

Dans ce cas, vous devrez rédiger une demande de jours de vacances reportés – et voici un exemple simple que vous pouvez utiliser :

E-mails demandant de reprogrammer des vacances approuvées

Les projets ne se déroulent pas toujours comme nous le souhaiterions.

Ainsi, vous devrez parfois reprogrammer vos vacances – et ce segment vous apprendra comment le faire avec des exemples que vous pouvez utiliser dès maintenant.

Demander un report en raison d'un changement de projets personnels

Si vos projets ont changé pour des raisons personnelles, vous pouvez utiliser cet exemple d'e-mail de demande de congé pour reprogrammer vos congés annuels :

Demander un report en raison d'un engagement de travail urgent

Si un problème de travail urgent survient pendant que vous réservez ce vol de vacances, c'est une bonne idée d'en informer rapidement votre superviseur.

Voici un exemple d'une telle demande de reprogrammation :

Demander un report en raison d'une urgence

Votre appartement est inondé à cause d'un tuyau rouillé qui fuit, ou votre enfant tombe malade – il existe d'innombrables urgences qui pourraient vous obliger à reporter votre congé de vacances approuvé.

Pour que cela se déroule correctement, utilisez l'exemple d'e-mail de replanification suivant :

Conseils pour demander des vacances

Certaines personnes préfèrent parler face à face à leur patron lorsqu’elles demandent des vacances. Pourtant, votre responsable peut oublier votre demande verbale de congé, ce qui vous crée involontairement des problèmes.

Une option plus sûre consiste à rédiger un e-mail de demande de vacances. Voici quelques conseils testés et infusés par des experts pour rédiger votre demande par e-mail :

• Garder un ton professionnel quoi qu'il arrive,
• Évitez d'utiliser un langage informel (sauf si vous connaissez votre patron depuis très, très longtemps),
• Utilisez l'e-mail de demande de congé le plus adapté à votre situation particulière (par exemple, demande de jour de congé, demande de prise de force, demande de vacances reportées),
• Allez droit au but : ne faites pas une introduction trop longue,
• Écrivez une ligne d'objet concise indiquant le sujet de l'e-mail, et
• Utilisez votre adresse e-mail professionnelle lors de l'envoi de votre demande de congé au lieu de votre adresse e-mail personnelle.

La directrice des ressources humaines, Sally Ahmed, affirme que l'arrangement n'est pas si critique tant que vous êtes attentif aux autres lors de sa rédaction :

« Quel que soit le format, les principaux points à retenir sont d'être clairs, concis et attentifs à votre charge de travail pendant votre absence, ce qui permet à votre responsable de vous souhaiter très facilement bonne chance pendant votre absence.

FAQ sur la demande de vacances

Cette section couvre certaines des questions les plus courantes concernant la demande de congé.

Pourquoi est-il important de rédiger un email de demande de vacances ?

La rédaction d’un email de demande de vacances est essentielle car elle laisse une trace. En termes simples, vous, votre patron et l'équipe RH serez au courant de vos congés annuels écrits, ne laissant aucune place à une mauvaise interprétation quant à savoir si vous avez demandé un congé.

Combien de temps à l’avance dois-je envoyer mon email de demande de vacances ?

Une bonne règle de base consiste à vérifier la politique de votre entreprise pour déterminer combien de jours à l’avance vous devez demander un congé. Mais supposons que vous envisagez de prendre une semaine de congé. Dans ce cas, c'est une bonne idée d'envoyer votre demande de vacances 2 à 3 semaines avant vos vacances prévues.

Puis-je envoyer un email de demande de vacances pour une demi-journée de congé ?

Cela dépend des politiques de congés de votre entreprise. Certaines entreprises autorisent une demi-journée de congé, d'autres non. Une bonne idée est donc de vérifier auprès de votre RH ou de votre patron.

Que faire si mon email de demande de vacances est refusé ?

Votre patron peut vous refuser des jours de vacances en raison de périodes chargées. Si vous sentez que votre patron vous a fait du tort, vous pouvez signaler le problème aux RH. Mais si vous n'avez pas reçu votre e-mail de demande de vacances à temps, c'est peut-être de votre faute si votre responsable n'a pas accepté votre demande. Dans ce dernier cas, attendez simplement une autre opportunité de congé annuel et expédiez-la à temps.

Comment faire une demande de vacances avec Clockify

Pour vous remonter le moral et vous assurer que vos congés se déroulent comme prévu, vous pouvez utiliser une prise de force et un suivi des vacances comme Clockify.

Pour demander un congé dans Clockify, il vous suffit de :

• Indiquez si vous prenez un congé de maladie, des vacances, des congés ou des congés mérités,
• Sélectionnez la période pendant laquelle vous envisagez de décoller,
• Ajoutez une note à votre responsable (facultatif) et
• Appuyez sur Soumettre.

Votre superviseur recevra instantanément un e-mail pour approuver votre demande de vacances.

Vous recevrez une notification avec les détails dès que votre responsable décidera d'approuver ou non votre demande de congé.

De cette façon, vous et votre entreprise économisez beaucoup d’allers-retours consacrés à l’envoi d’e-mails. De plus, la fonction Congés de Clockify vous permet de regrouper tous vos jours de vacances utilisés et non utilisés au même endroit.

Commencez à suivre vos congés payés et autres demandes de congés avec un outil de gestion du temps : inscrivez-vous à Clockify dès aujourd'hui !