Taux d'utilisation : qu'est-ce que c'est et comment le calculer (+ conseils pour l'améliorer)

Gérez-vous une société de services professionnels, telle qu'une société de développement de logiciels, un studio de conception ou une autre entreprise basée sur des projets ?

Si tel est le cas, pour fonctionner avec succès, vous devez gérer le temps et allouer les ressources de manière efficace.

Une gestion inefficace du temps et des ressources pourrait entraîner de graves pertes financières pour l'entreprise.

C'est alors que le taux d'utilisation entre en jeu.

L'examen du taux d'utilisation est un excellent moyen de suivre les performances de votre entreprise.

Si le taux d'utilisation est nouveau pour vous et que vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, restez dans les parages, car dans cet article de blog, vous obtiendrez les réponses aux questions suivantes :

• Quel est le taux d'utilisation ?
• Comment le calcules-tu ?
• Quels sont les avantages du suivi du taux d'utilisation ?
• Qu'est-ce qu'un rapport d'utilisation mensuel ?
• Comment un rapport d'utilisation mensuel peut-il aider à déterminer le taux d'utilisation ?
• Que peut-on faire pour améliorer le taux d'utilisation ?

Quel est le taux d'utilisation ?

Le taux d'utilisation représente le pourcentage du total des heures de travail facturables d'un employé, ce qui en fait l'un des indicateurs clés de performance pour une entreprise. Les indicateurs de performance clés (KPI) sont un type de mesure de performance qui évalue le succès de votre entreprise. Ils aident les membres de votre équipe à se concentrer sur les tâches importantes et soutiennent votre stratégie. Par conséquent, le suivi du taux d'utilisation vous aide à atteindre l'objectif d'amélioration de votre activité en mesurant avec précision les heures facturables et en visant à les maximiser.

Les heures facturables incluent les tâches directement liées à un projet, que vous pouvez inclure dans la facture de votre client. Certaines de ces tâches sont :

• Planification de projet,
• Rechercher,
• Exécution du projet,
• Communication avec un client, et
• Révision de votre travail.

Outre les heures facturables, il existe également des heures non facturables, qui incluent des tâches qui ne peuvent pas être facturées à un client. Les heures non facturables incluent des tâches telles que les réunions d'équipe internes et les appels.

Il est peu probable qu'un employé régulier accomplisse 40 heures de travail facturable en une semaine, en raison de ses tâches non facturables. Pour un taux d'utilisation idéal, il est essentiel d'atteindre le bon équilibre entre les heures facturables et non facturables.

Si le taux d'utilisation est :

• Trop bas — Cela signifie généralement que votre équipe a besoin de plus de travail, ou
• Trop élevé - Cela indique que votre entreprise lésine sur des tâches internes cruciales et que vous pourriez avoir besoin d'employés plus dévoués.

Le taux d'utilisation est le plus souvent utilisé dans les services professionnels, bien que d'autres entreprises puissent l'utiliser pour évaluer la productivité actuelle de leur main-d'œuvre.

Après tout, s'assurer que vos employés passent leur temps efficacement est essentiel pour la productivité.

Comment calculer le taux d'utilisation ?

Quelle méthode de calcul du taux d'utilisation est la plus efficace ?

La formule standard du taux d'utilisation est relativement simple :

Total des heures facturables / Total des heures disponibles = Taux d'utilisation

Par exemple, disons qu'un membre de l'équipe a 30 heures facturables dans une semaine de travail de 40 heures. Voici le calcul :

30/40 = 0,75

Ainsi, leur taux d'utilisation serait de 0,75, soit 75 %.

Pour obtenir une vue plus précise de la réussite commerciale et pour déterminer la rentabilité globale de votre entreprise, assurez-vous de mesurer les taux d'utilisation pour tous les membres de l'équipe.

Le taux d'utilisation de vos employés affecte la marge bénéficiaire globale. Une marge bénéficiaire détermine la rentabilité d'une entreprise, d'un produit ou d'un service. Plus la marge bénéficiaire est élevée, plus une entreprise réussit. Cela signifie que le taux d'utilisation et la marge bénéficiaire sont inextricablement liés.

Quels sont le taux d'utilisation et le taux de réalisation idéaux ?

Le taux d'utilisation idéal est le taux d'utilisation auquel une entreprise doit se situer pour atteindre la marge bénéficiaire souhaitée.

Le taux d'utilisation idéal peut être calculé en divisant les coûts (c'est-à-dire les dépenses en ressources et les frais généraux) et le bénéfice net par le nombre total d'heures (c'est-à-dire la capacité potentielle) et le taux facturable.

Voici la formule pour calculer le taux d'utilisation idéal :

(Coûts + Profit) / (Capacité potentielle x Taux facturable) x 100 = Taux d'utilisation idéal

Maintenant, soyons clairs sur ce point - il n'est pas nécessairement vrai que plus le taux d'utilisation est élevé, mieux c'est.

Un taux d'utilisation proche de 100 % peut indiquer une main-d'œuvre surmenée au bord du burnout.

Si une entreprise a un taux d'utilisation supérieur à 100 %, c'est généralement le signe d'une préparation insuffisante ou d'un travail trop important en dehors du périmètre du projet.

Un autre concept important que nous devons mentionner est le taux de réalisation . Il représente le rapport des heures facturables au montant total facturé aux clients.

Voici comment calculer le taux de réalisation :

(Total heures facturées) / (Total heures facturables) = Taux de réalisation

Une variation significative entre les taux d'utilisation et de réalisation indique soit que votre équipe consacre trop de temps à des activités non facturables, soit qu'il doit y avoir plus de travail en cours.

Quels sont les avantages du suivi du taux d'utilisation ?

Le suivi de votre taux d'utilisation permet de suivre un projet en temps réel.

En conséquence, vous êtes beaucoup moins susceptible de manquer des informations cruciales sur vos projets et vous devenez plus proactif en voyant les erreurs avant qu'elles ne se transforment en problèmes graves.

Voici quelques-uns des avantages les plus importants du suivi du taux d'utilisation :

• Garde un œil sur les coûts des ressources,
• Ajuste la marge bénéficiaire,
• Soutient la croissance des entreprises et
• Améliore la planification du projet.

Avantage #1 : Garde un œil sur les coûts des ressources

Le calcul du taux d'utilisation permet de s'assurer que vous ne sous-utilisez ni ne surutilisez les ressources tout en respectant le budget, car vous suivez quand et où un montant particulier de fonds a été dépensé.

Pour mieux suivre les coûts des ressources, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

• Des ressources supplémentaires sont-elles utilisées, par exemple, pour des tâches non facturables ?
• Toutes les heures facturables sont-elles régulièrement suivies et enregistrées ?

Avantage #2 : Ajuste la marge bénéficiaire

Pour augmenter votre marge bénéficiaire et gagner plus d'argent, des calculs de taux d'utilisation corrects garantissent que votre entreprise facture les clients pour le nombre approprié d'heures facturables.

Il peut arriver que votre taux d'utilisation soit élevé, mais que votre marge bénéficiaire soit faible. Si tel est le cas, analysez la productivité des employés pour déterminer comment les employés passent leur temps et sur quoi ils travaillent en ce moment. De plus, vous devez analyser les opex, c'est-à-dire vos dépenses d'exploitation, nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.

Avantage n°3 : Améliore la croissance de l'entreprise

Les taux d'utilisation peuvent également indiquer quels produits ou services sont les plus rentables. Cela pourrait aider la direction à déterminer les domaines de croissance potentiels et les endroits où ils pourraient ajouter du personnel.

Des taux d'utilisation élevés montrent fréquemment quels services sont les plus contributifs et corrélés à la rentabilité.

Les experts en développement des affaires et des ventes peuvent trouver ces informations utiles. Cela pourrait les aider à passer du temps sur des pistes liées à des projets qui devraient être plus rentables.

Avantage #4 : Améliore la planification du projet

La surveillance des taux d'utilisation peut également vous aider à optimiser la planification des projets et la distribution des ressources.

Par exemple, un projet de développement de logiciels avec six personnes aurait un faible taux d'utilisation s'ils n'utilisaient que 50 % de leur temps de travail alloué. Une telle situation peut indiquer que trop d'employés travaillent sur le même projet, ou que d'autres choses retiennent leur attention.

Qu'est-ce qu'un rapport d'utilisation ?

Lors de la surveillance du taux d'utilisation, il y a une chose qui sera certainement utile - le rapport d'utilisation.

Un rapport d'utilisation aide à déterminer exactement combien de temps alloué à une équipe est :

• Programmé,
• Disponible, et
• Utilisé efficacement.

Un rapport d'utilisation est composé de plusieurs critères différents qui démontrent les taux d'utilisation :

• Utilisation facturable - La proportion de la capacité d'une personne utilisée pour les heures de travail facturables, et
• Utilisation non facturable — La proportion de la capacité d'une personne consacrée au travail non facturable (réunions d'équipe, développement/formation du personnel, réseautage et participation à des conférences, etc.).

Les compétences en matière de prévision sont utiles lors de la création de rapports d'utilisation. Pour améliorer ses compétences en matière de prévision - qui vous aident à prendre en compte à la fois les charges de travail présentes et futures lors de la distribution de projets à vos employés - un responsable peut comparer la charge de travail des membres de son équipe pour une période donnée en jours, semaines ou mois afin d'évaluer la quantité de travail a été programmé.

Au lieu de créer ces horaires manuellement, les responsables peuvent opter pour une application de planification d'équipe, telle que Clockify, pour répartir plus efficacement la charge de travail de leur équipe.

C'est tout ce que vous devez savoir sur les bases d'un rapport d'utilisation.

Maintenant, nous allons mentionner les avantages d'avoir un rapport d'utilisation mensuel.

Qu'est-ce qu'un rapport d'utilisation mensuel peut faire pour une entreprise ?

Un rapport d'utilisation mensuel affiche les taux d'utilisation en temps réel des ressources dans l'ensemble de l'entreprise. Cela dit, un rapport d'utilisation mensuel est utile pour prendre des décisions sur place, par exemple lors d'un revers ou d'un goulot d'étranglement imprévu.

La planification des projets à venir et d'autres travaux est facilitée par la connaissance à l'avance de la capacité des membres de l'équipe.

Avoir une idée claire de la capacité des membres de l'équipe aide également les responsables à répartir les charges de travail au sein de l'équipe. De cette façon, les employés seront plus productifs et ne seront pas submergés de travail.

Après avoir interprété les résultats des rapports d'utilisation, il est temps d'améliorer le taux d'utilisation des employés.

Conseils pour améliorer le taux d'utilisation des employés

Les responsables doivent trouver des moyens d'améliorer la productivité des employés et, par conséquent, d'améliorer le taux d'utilisation des employés.

Si vous ne savez pas comment procéder, les conseils suivants peuvent vous aider.

Conseil n° 1 : Comparez régulièrement le temps facturable au temps non facturable

Vous devez comprendre comment le temps de votre équipe est réparti pour pouvoir faire la distinction entre le temps facturable et non facturable.

Pour savoir si vos employés consacrent suffisamment de temps à faire du travail qui peut être facturé à un client et vous rapporter des bénéfices, il est crucial d'établir le juste équilibre entre le travail facturable et non facturable. Cela est important pour le calcul initial du taux d'utilisation des employés.

En général, même si seules les heures facturables rapportent des bénéfices, les heures non facturables sont tout aussi importantes. Par exemple, vous ne pouvez pas facturer à vos clients les tâches administratives ou la formation des employés, mais ces tâches non facturables sont cruciales car elles améliorent la qualité de votre entreprise.

Le rapport entre le temps facturable et le temps non facturable peut varier considérablement d'un projet à l'autre et à mesure que votre entreprise et votre équipe se développent.

Pour avoir un meilleur aperçu des heures facturables et non facturables au sein de l'équipe, vous devez créer des rapports d'utilisation réguliers et examiner chaque période.

Conseil n° 2 : surveillez le temps réel et estimé

Il est simple de présumer que vous savez combien de temps quelqu'un aura besoin pour terminer une mission. Mais, une fois que vous commencerez à comparer le temps attendu et le temps réel pour tout ce que fait votre équipe, vous changerez probablement d'avis.

Vous pouvez surestimer ou sous-estimer le temps réel que votre équipe consacre aux tâches, et les deux sont préjudiciables :

• Une sous-estimation peut entraîner des problèmes de projet non détectés et une facturation inexacte, et
• Une surestimation peut entraîner une faible productivité et une expansion lente des entreprises.

Le suivi estimé par rapport au temps réel peut mettre en évidence la perte inutile de quelques minutes ici et là, ce qui s'ajoute à des heures cruciales à chaque étape du travail du client et à tous les niveaux de responsabilité de l'équipe.

Les estimations de tâches peuvent être utiles lorsque vous essayez de déterminer si vous facturez suffisamment pour les tâches. Les estimations peuvent également vous aider à améliorer vos compétences en matière d'estimation pour les projets à venir.

Vous pouvez utiliser un outil tel que Clockify, pour les estimations de projet. Dans Clockify, vous pouvez mesurer les performances de votre équipe en :

• Estimer le temps nécessaire à la réalisation d'un projet,
• Suivi des progrès, et
• Comparer le temps prévu et le temps réel.

Conseil n° 3 : Définissez clairement les responsabilités professionnelles

Il peut être difficile d'atteindre une utilisation optimale si votre personnel a du mal à comprendre ses rôles (y compris les objectifs et les responsabilités du poste).

Pour les aider à éviter toute confusion et à s'engager à terminer leur travail, un responsable doit fournir des détails explicites sur les tâches et une explication sans ambiguïté des tâches.

Des rôles et des tâches bien définis peuvent également vous aider à déterminer si vous rencontrez un problème d'utilisation ou s'il est temps d'ajouter un nouveau membre à l'équipe pour combler un vide lorsque votre charge de travail devient trop lourde.

Conseil n° 4 : Recueillez les commentaires des employés

Même si les données sont cruciales, il y a des moments où aucune quantité de rapports ne pourra révéler si votre personnel utilise son temps de manière productive.

Bien qu'il puisse sembler que les employés gèrent bien leurs tâches et que le taux d'utilisation augmente, cela peut être susceptible de changer en raison de diverses circonstances. Par exemple, un changement dans les fonctions d'une équipe peut avoir causé un goulot d'étranglement pour une autre équipe, mais l'effet n'a pas encore été vu dans les rapports.

Les gestionnaires pourraient facilement éviter de telles situations en organisant de fréquentes réunions individuelles entre le personnel et la direction. De cette façon, les employés pourraient se sentir plus à l'aise et encouragés par des enregistrements occasionnels. Cela pourrait également les aider à maintenir un horaire de travail cohérent.

Ces discussions sont également un excellent moyen de repérer les problèmes avant qu'ils ne commencent à nuire à la rentabilité d'une entreprise.

Conseil n° 5 : Encouragez les pauses et les congés réguliers

Malgré ce qui peut sembler contradictoire, la recherche a montré que des pauses régulières augmentent la productivité.

Les employés ne doivent pas consacrer leurs pauses à des tâches sans but, telles que parcourir les réseaux sociaux, mais utiliser ce temps pour se reposer et recharger leurs batteries. De cette façon, une fois de retour au travail après la pause, ils seront plus en mesure de se concentrer et d'être efficaces dans l'accomplissement de leurs tâches.

Si les employés prennent des pauses régulières, ils seront plus productifs, ce qui se traduira par un taux d'utilisation plus élevé.

De plus, l'utilisation des congés rend les employés moins stressés et beaucoup plus efficaces au travail, ce qui augmente également le taux d'utilisation.

Conseil n°6 : Débarrassez-vous des tâches banales ou rendez-les plus significatives

Dans la mesure du possible, évitez d'assigner des tâches petites et banales à votre équipe lorsqu'elle essaie de se concentrer sur un objectif plus important. Examinez l'emploi du temps quotidien de l'équipe pour déterminer les activités que vous pouvez éliminer afin de libérer du temps pour que les membres du personnel puissent travailler sur des tâches plus critiques.

Par exemple, tout le monde ne devrait pas être invité à toutes les réunions. Alors, prenez l'habitude de n'inviter que les participants nécessaires aux différents types de réunions de votre organisation. Après tout, bien que vos réunions quotidiennes axées sur les relations publiques puissent être intéressantes pour votre équipe de développement, elles ne sont généralement pas cruciales pour le travail des développeurs - il est donc préférable qu'ils ne soient pas obligés d'y assister.

En général, chaque travail comporte des tâches répétitives qui peuvent sembler sans importance et inutiles. Cependant, certaines de ces tâches sont là pour une raison - les accomplir conduit à atteindre un objectif de niveau supérieur. Les managers devraient promouvoir le cadrage supérieur – le concept expliqué dans une étude HBR, qui promeut l'idée de clarifier le contexte des tâches banales, pour les rendre plus significatives et agréables pour les employés.

Au lieu de passer trop de temps sur des tâches qui ne sont que des formalités, vous devriez vous concentrer sur des missions qui profitent à l'entreprise.

Conseil n° 7 : associez les compétences des employés à leurs fonctions

Comprendre les capacités de votre personnel, sa personnalité sur le lieu de travail et ses préférences comportementales est essentiel pour mieux comprendre comment il fonctionne le mieux et améliorer ainsi sa productivité.

Par exemple, une personne extravertie, imaginative et créative est certainement un excellent choix pour présenter des idées aux clients. D'un autre côté, si ces employés se voient confier une tâche plus exigeante en termes de règles et axée sur les détails, ils pourraient avoir du mal à l'exécuter.

Demander à votre personnel d'exceller dans tout est inefficace et contre-productif. Examinez attentivement chaque mission et déterminez si l'employé est le bon choix pour l'exécuter ou non. Si ce n'est pas le cas, recherchez quelqu'un dont les traits correspondent mieux aux exigences de la tâche.

Conseil n° 8 : Adoptez le travail à domicile

Il peut sembler inefficace à première vue de permettre à votre personnel de travailler à domicile, car il n'y a aucun moyen d'assurer leur productivité continue pendant que personne ne regarde.

Mais, la vérité est juste l'inverse. Croyez-le ou non, des études montrent que les employés distants sont plus productifs que les employés de bureau. Ainsi, si le type de travail le permet, les managers devraient permettre à leurs employés de travailler à domicile.

Conclusion : la rentabilité à long terme augmentera à mesure que vous augmenterez l'utilisation des employés

Si vous décidez de suivre le taux d'utilisation de vos employés, vous pourrez :

• Surveiller les coûts des ressources,
• Affiner la marge bénéficiaire,
• Aidez votre entreprise à se développer et à se développer, et
• Améliorez la planification des projets.

Plus vous surveillez le taux d'utilisation des employés, plus il vous sera facile de trouver des problèmes, des solutions et des opportunités d'avancement.

Le suivi du taux d'utilisation augmentera la productivité des employés et améliorera l'efficacité globale de votre entreprise.

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