Utilisation des intégrations pour créer un système ERP QuickBooks

Avec plus de six millions de clients, QuickBooks est le logiciel de comptabilité pour petites entreprises le plus populaire sur le marché, attirant les entreprises du niveau solopreneur aux entreprises avec sa large gamme d'offres.

Par conséquent, le logiciel doit être suffisamment flexible pour évoluer et se développer avec les entreprises. Il ne sert à rien de construire un client fidèle pour le perdre lorsqu'il atteint 50 employés.

Comme d'autres fournisseurs de logiciels de comptabilité, tels que Xero et Sage, QuickBooks a atteint la flexibilité, en partie, grâce à un ensemble solide d'intégrations.

Aujourd'hui, nous examinerons l'extension de QuickBooks dans le domaine de la planification des ressources d'entreprise (ERP) via les offres de marché du logiciel.

Bien qu'il existe de nombreuses offres ERP gratuites ou open source sur le marché, la portée de ces offres et la perspective de quitter la familiarité de QuickBooks s'avèrent souvent suffisamment décourageantes pour empêcher les entreprises de passer aux nouvelles technologies quand elles le devraient.

Toute entreprise en croissance qui évite la mise en œuvre d'un ERP peut rencontrer des problèmes d'efficacité, de planification et financiers lorsqu'elle tente de reconstituer les éléments mobiles d'une entreprise en pleine croissance.

En intégrant la fonctionnalité ERP à QuickBooks, vous pouvez récupérer une partie de cette efficacité sans avoir à dépenser une fortune ou à entreprendre un changement technologique massif.

Qu'est-ce qu'un logiciel ERP et à quoi sert-il ?

Avant de nous plonger dans les options et les voies disponibles pour les petites entreprises, parlons des ERP.

Un logiciel de planification des ressources d'entreprise est une suite de modules logiciels qui combinent les fonctions de finance, de planification, de fabrication, d'inventaire et de RH (entre autres) en un seul endroit. En s'appuyant sur un ensemble partagé de définitions de données et d'ensembles de données, les ERP permettent aux entreprises complexes d'obtenir une vision claire de leurs opérations.

Imaginez un détaillant qui, dès son ouverture, fabrique et vend une petite voiture. La vente et l'argent sont enregistrés, et le monde continue.

Maintenant, imaginez que le détaillant soit une entreprise mondiale de plusieurs millions de dollars avec une branche de fabrication qui comptabilise une vente lorsqu'un produit est créé, une opération d'entreposage qui comptabilise les ventes lorsque les produits sont expédiés et une division des ventes qui comptabilise les ventes lorsqu'une commande est passée. Le service comptable de l'entreprise ne compte les ventes qu'après encaissement du chèque.

Il est difficile pour une telle entreprise de répondre à la question : "Combien prévoyons-nous de réaliser des ventes au cours du prochain trimestre ?" En règle générale, le moteur financier d'une entreprise entraîne son adoption (ou son absence) d'ERP.

Construire un système ERP

Pour construire un système ERP, nous avons besoin d'une base de données et d'une base de données financières solides.

Entrez dans le logiciel de comptabilité.

En plus de votre noyau de données financières, vous pouvez superposer les modules ERP qui conviennent à votre entreprise. Alors que les systèmes ERP traditionnels - des mastodontes massifs et souvent incroyablement coûteux - sont généralement remplis de modules quel que soit le besoin, les ERP modernes sont modulaires et flexibles.

Si vous n'avez pas besoin d'un module de fabrication, il n'y en aura pas. La construction d'un ERP au-dessus d'un système comptable de base recrée cette modularité, mais offre plus de fournisseurs pour de futurs ajouts qu'un ERP classique à fournisseur unique, le tout dans la poursuite de la vérité financière de votre entreprise.

Fichiers ERP.

La connexion QuickBooks

Cela nous ramène à QuickBooks (bien que de nombreux systèmes de comptabilité extensibles sur le marché offrent la même fonctionnalité). Pour créer votre propre équivalent ERP, vous devez choisir entre QuickBooks Online Plus et Desktop Enterprise. Le premier évolue et est accessible n'importe où, mais manque d'inventaire et d'outils de fabrication.

Fundera a fait un bel aperçu en ligne contre entreprise sur les différences entre les deux. Pour les besoins de cet article, nous nous concentrerons sur Desktop Enterprise en raison de sa force dans la gestion des stocks. C'est aussi la saveur de choix pour les grandes entreprises.

Boutique d'applications QuickBooks

QuickBooks met toutes ses applications en un seul endroit, le QuickBooks App Store. Vous pouvez rechercher, filtrer et trouver exactement l'application dont vous avez besoin pour créer votre ERP.

Bien qu'il existe des options gratuites dans le magasin, la plupart des applications sont des coûts que vous devrez planifier. Par exemple : Fishbowl est l'une des intégrations de fabrication les mieux notées pour QuickBooks et commence à 10 095 $. Même une entreprise prospère ne laissera pas tomber ce genre d'argent sur un coup de tête.

Avant de commencer à créer, lisez les offres de l'App Store et découvrez ce qui est disponible. QuickBooks recueille des critiques et de nombreuses options disponibles ont également été examinées sur Capterra.

Construire votre stack ERP

Une fois que vous avez choisi votre saveur QuickBooks, vous pouvez vous plonger dans la construction réelle de l'ERP. Si vous ne savez pas par où commencer, ne vous inquiétez pas.

Je couvrirai deux applications - HandiFox et Method:CRM - pour vous aider à réussir votre ERP. Les deux applications sont les mieux classées dans leurs catégories QuickBooks App Store - inventaire et CRM, respectivement.

Cela vous donnera une idée de ce qui est nécessaire pour qu'un système ERP soit opérationnel sur une dorsale QuickBooks.

HandiFox : Intégration de la gestion des stocks à QuickBooks

HandiFox est disponible en deux versions : Start et Pro. Start contient la plupart des outils de gestion des stocks pour lesquels la marque est connue, tandis que Pro ajoute certaines options client et de facturation. Nous couvrirons Démarrer ci-dessous.

HandiFox apporte une meilleure interface à QuickBooks pour la gestion des stocks. Bien que QuickBooks ait une certaine capacité de suivi, interagir avec vos données n'est pas simple. HandiFox rend les données visuellement attrayantes et accessibles d'une manière qui prend en charge les tâches d'inventaire quotidiennes.

Handifox en action.

Raisons de l'utiliser :

• HandiFox vous permet de scanner des codes-barres avec un téléphone mobile. Si vous recevez, expédiez ou transférez des stocks, vous pouvez tout faire à l'aide de l'interface mobile HandiFox. Les données sont ensuite poussées dans QuickBooks pour mettre à jour vos dossiers financiers.
• Vous souvenez-vous quand j'ai cité le fait d'avoir une version de la vérité comme un avantage majeur de l'ERP ? Avec une application de gestion des stocks intégrée à l'avant de votre système, vous pouvez facilement suivre, évaluer et manipuler les stocks sans créer plusieurs versions de ce que vous avez sous la main. Vos dossiers financiers refléteront alors les dossiers de votre système de gestion des stocks, ce qui facilitera de meilleures prévisions de la demande et une meilleure compréhension des actifs.
• Les applications de gestion d'inventaire comme HandiFox vous donnent accès à des couches supplémentaires de données d'inventaire. Bien que QuickBooks puisse stocker des données de valeur et de comptage, il n'est pas conçu pour suivre seul les numéros de lot ou les emplacements. HandiFox superpose tout cela à vos données existantes, ce qui vous permet de mieux suivre et sélectionner l'inventaire à mesure qu'il met à jour QuickBooks avec les informations pertinentes.

Méthode :CRM : Intégration d'un CRM avec QuickBooks

La méthode fait pour les gens ce que HandiFox fait pour les choses. Bien que QuickBooks stocke certaines informations client sur lesquelles vous pouvez exécuter une poignée de rapports, il s'agit avant tout d'une plate-forme comptable.

Avec une intégration CRM, vous mettez un visage brillant sur les données client de QuickBooks sans créer un nouvel ensemble de données légèrement différent comme vous le feriez avec un CRM autonome.

Raisons de l'utiliser :

• Méthode :CRM synchronise les modifications de vos informations client avec QuickBooks, en conservant cette version unique de la vérité que nous recherchons.
• Comme HandiFox, Method intègre également de nouveaux niveaux de données concernant les contacts, les historiques d'achat et d'interaction et les performances des campagnes marketing. Il prend les données sous-jacentes qui permettent à QuickBooks de fonctionner et ajoute des données supplémentaires qui aideront votre entreprise à prospérer.

• Method:CRM vous permet d'ajouter un portail de paiement à votre site Web, de créer des campagnes de marketing par e-mail à l'aide de vos contacts QuickBook et de suivre les clients potentiels sans brouiller votre base de données. Cela signifie qu'il n'est plus nécessaire de faire défiler les pages des clients que vous avez présentés. Au lieu de cela, ces clients potentiels vivent dans Method jusqu'à ce qu'ils deviennent de vrais clients et soient poussés dans QuickBooks.

Assurer le bon fonctionnement de votre ERP QuickBooks

Si vous pouvez trouver les bonnes intégrations pour votre entreprise, vous pouvez faire tourner votre entreprise autour d'une version de la vérité. Fini les allers-retours sur le montant que vous avez vendu, sur les produits où se trouvent ou sur qui a été payé combien.

Les intégrations que vous finissez par sélectionner doivent être largement basées sur le type d'entreprise que vous dirigez. Je pense qu'un CRM est un bon pari pour tout le monde, mais vos choix de fabrication, d'entreposage et de RH dépendent tous de l'industrie.

S'il existe d'autres applications QuickBooks que vous utilisez dans votre entreprise, faites-le savoir à tout le monde dans les commentaires ci-dessous. Si un système à construire soi-même ne convient pas parfaitement à votre entreprise, consultez le répertoire ERP de Capterra, qui comprend plus de 400 options logicielles.