Utilisation d'Excel pour la comptabilité des petites entreprises
Publié: 2022-05-07Découvrez comment Excel peut vous aider à transformer la comptabilité de votre petite entreprise.
Après les calculatrices, les feuilles de calcul sont les meilleures amies du comptable lorsqu'il s'agit de gérer les tâches comptables de base (pensez aux grands livres et aux bilans). Mais Microsoft Excel est-il toujours à la hauteur du battage médiatique en cette ère de technologies innovantes comme l'IA et la blockchain ?
Oui, selon vos besoins comptables et financiers.
Si vous avez besoin d'aide pour standardiser vos processus et accélérer vos tâches, Excel est l'outil qu'il vous faut.
Excel peut vous aider avec la plupart des fonctions de base (par exemple, la tenue de livres, la gestion des factures), mais si vous cherchez de l'aide avec des fonctions comptables avancées telles que la gestion des flux de trésorerie et des impôts, vous voudrez peut-être envisager un logiciel de comptabilité.
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Dans cet article, nous examinerons certaines tendances, avantages et fonctionnalités clés d'utilisation d'Excel, des modèles Excel gratuits et quand devriez-vous envisager Excel pour la comptabilité de votre petite entreprise.
Tendances d'utilisation d'Excel pour la comptabilité des petites entreprises
Avant de nous plonger dans les fonctionnalités et les avantages d'Excel, il est important de comprendre comment l'utilisation d'Excel pour la comptabilité des petites entreprises a changé au cours des dernières années.
Excel continue d'être l'un des outils comptables les plus populaires utilisés par les responsables financiers des petites entreprises. Les petites entreprises ont tendance à avoir et à utiliser moins de données financières que les entreprises, et Excel permet à ces entreprises de se concentrer sur les tâches comptables de base, telles que la planification et les prévisions budgétaires.
Voici une ventilation des outils comptables utilisés par les entreprises américaines :
Répartition des outils comptables utilisés par les entreprises américaines (Source)
Malgré la popularité d'Excel, son utilisation en comptabilité diminue progressivement parmi les entreprises de toutes tailles, comme le montre le tableau ci-dessous.
Une des raisons possibles de cette baisse est la baisse du prix des logiciels ERP et des outils de comptabilité basés sur le cloud ciblant spécifiquement les fonctions de base telles que la gestion des factures.
L'utilisation d'Excel pour la comptabilité des entreprises est en baisse depuis 2017(La source)
Avantages d'utiliser Excel pour la comptabilité des petites entreprises
- Comparer des ensembles de données : permet de comparer des ensembles de données financières telles que le total des comptes fournisseurs et des comptes clients pour calculer le volume des flux de trésorerie au cours d'une période donnée. Vous pouvez suivre les coûts récurrents pour obtenir une image plus claire de la destination de votre argent et (le cas échéant) diviser les clients en groupes en fonction de la taille, de l'emplacement ou de l'achat pour voir quels groupes génèrent le plus de revenus pour votre entreprise.
- Générez des rapports personnalisables : créez des rapports basés sur des modèles (y compris des tableaux et des graphiques) qui peuvent être réutilisés pour des tâches telles que la gestion des factures et l'estimation des volumes de flux de trésorerie. Ces rapports peuvent être personnalisés selon les besoins pour ajouter plus de points de données (tels que des taux de taxe de vente d'État multiples/différents) sans avoir à créer un nouveau modèle à partir de zéro.
- Automatiser la saisie de données : les macros Excel permettent d'automatiser les tâches répétitives de saisie de données financières (par exemple, copier des données à partir de sources primaires vers une feuille Excel). Par exemple, vous pouvez créer une macro pour exporter les données relatives aux factures à partir d'un fichier CSV et remplir le modèle de gestion des factures approprié dans votre feuille Excel.
Principales fonctionnalités d'Excel pouvant être utilisées pour la comptabilité des petites entreprises
Tableaux croisés dynamiques : situés dans le menu "Insérer" d'Excel, les tableaux croisés dynamiques sont un format de tableau avancé qui résume des ensembles de données complexes en fonction d'une plage de cellules sélectionnée. À partir de là, les utilisateurs peuvent filtrer les données sélectionnées dans une fenêtre séparée.
Les tableaux croisés dynamiques sont excellents pour résumer les données comptables brutes et les trier en différentes catégories. Disons que vous devez trier les itinéraires pour la gestion des dépenses. Vous pouvez utiliser un tableau croisé dynamique pour filtrer des ensembles de données complexes et résumer les dépenses par catégorie.
Analyse de simulation : située dans le menu "Données" d'Excel, l'analyse de simulation vous aide à prévoir les résultats en modifiant les ensembles de données dans une formule. En d'autres termes, cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de tester de nouveaux résultats en modifiant les données sans supprimer ni modifier l'ensemble de données principal.
Cette fonctionnalité est idéale pour la gestion des flux de trésorerie et les processus globaux de budget et de prévision. La fonctionnalité permet aux utilisateurs de tester diverses estimations budgétaires dans un format graphique (ligne de tendance ou graphique à barres) et de modifier les prévisions de ces estimations en fonction des modifications que l'utilisateur apporte aux données budgétaires.
Feuilles de prévision : cette fonctionnalité se trouve dans le même menu que "l'analyse de simulation" et aide les utilisateurs à prévoir les tendances des données en fonction des valeurs historiques. Cette fonctionnalité prédit les tendances dans un format graphique au lieu de simplement modifier les valeurs de données dans une cellule.
Cette fonctionnalité n'est pertinente que si vous disposez de données historiques couvrant plusieurs années. Par exemple, si vous avez des données de flux de trésorerie des années précédentes, vous pouvez inclure ces données dans un tableau et utiliser cette fonctionnalité pour créer une nouvelle feuille de calcul avec un graphique prévoyant les tendances futures de votre volume de flux de trésorerie.
Modèles de comptabilité Excel gratuits
Excel est livré avec des modèles prêts à l'emploi pour toutes sortes de fonctions comptables, telles que les factures, la budgétisation, etc.
Vous pouvez obtenir des feuilles de rapprochement bancaire, des registres, des modèles de facturation et des outils de suivi des finances personnelles directement auprès de Microsoft. À partir de là, il existe une foule de ressources en ligne pour vous aider à configurer vos modèles de comptabilité Excel gratuits, telles que des vidéos YouTube qui guident les téléspectateurs à travers divers modèles, y compris le formatage et les formules, ainsi que des conseils sur la meilleure façon d'utiliser ce type de feuille une fois que vous ' Je l'ai mis en place.
4 recommandations pour utiliser Excel pour la comptabilité des petites entreprises
Voici quelques points à garder à l'esprit si vous utilisez (ou envisagez d'utiliser) Excel pour la comptabilité de votre petite entreprise.
- Assurez-vous que le programme que vous voulez est bien Excel . Si cet article vous semble trop long à apprendre ou pas tout à fait ce que vous cherchez, n'oubliez pas que vous pouvez explorer d'autres options de logiciel de comptabilité et de tableur. Voici notre liste des meilleures options de logiciels de comptabilité gratuits et open source pour commencer.
- Familiarisez-vous avec les modèles proposés par Microsoft . Recherchez des modèles de comptabilité et de tenue de livres en ligne pour déterminer si les offres Microsoft répondent à vos besoins. Cliquez ici pour afficher les feuilles Excel qui ont été personnalisées par Microsoft. Une fois que vous vous êtes familiarisé avec un modèle, vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins uniques (par exemple, estimer votre budget mensuel ou trimestriel, ajouter des tableaux croisés dynamiques, y compris votre logo).
- Parcourez le processus de création de modèles à l'aide de ressources en ligne . Recherchez des articles ou des vidéos en ligne qui vous guident tout au long de la création et/ou de l'utilisation d'un modèle du début à la fin. Cela vous aidera à comprendre l'interface d'Excel, vous présentera des fonctions supplémentaires que vous voudrez peut-être utiliser et vous donnera une pratique pratique avant d'utiliser vos propres données.
- Concentrez-vous sur l'apprentissage à partir d'ensembles de données préremplis. C'est en forgeant qu'on devient forgeron. Cela est vrai pour l'utilisation d'Excel pour toutes les tâches comptables, telles que la gestion des flux de trésorerie. Une fois que vous avez finalisé un modèle, vous pouvez vous entraîner à l'utiliser avec des ensembles de données préremplis pour vous assurer que vous comprenez comment l'utiliser avant de saisir vos propres données.
Prochaines étapes et ressources comptables supplémentaires
Si vous utilisez déjà Excel et que vous êtes prêt à effectuer une mise à niveau, consultez notre répertoire de logiciels de comptabilité où vous pouvez filtrer par fonction(s) souhaitée(s) pour créer une liste restreinte.
Voici quelques ressources Capterra supplémentaires pour vous aider à répondre aux besoins comptables de votre entreprise :
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