10 signes qu'il est temps de mettre à niveau votre système téléphonique professionnel

Si vous envisagez une mise à niveau du système téléphonique, vous avez des questions importantes auxquelles vous devez répondre.
Est-ce le bon moment pour mettre à jour ? La mise à niveau fera-t-elle même une différence pour mon entreprise ? L'effort en vaudra-t-il la peine ? Est-ce que je manque vraiment beaucoup si je ne mets pas à jour ?
Ce guide est pour vous si vous hésitez à remplacer votre ancien système téléphonique par un système moderne. Nous vous guiderons à travers ces 10 signes indiquant qu'il est temps de mettre à niveau votre système téléphonique professionnel :

1. Votre système téléphonique coûte trop cher
2. Votre système téléphonique devient obsolète
3. Votre système téléphonique ne peut pas évoluer avec votre entreprise
4. Votre système téléphonique manque de fonctionnalités importantes
5. Votre système téléphonique est vulnérable aux pannes
6. Votre système téléphonique présente des failles de sécurité
7. La qualité et la fiabilité de vos appels se détériorent
8. Votre système téléphonique ne peut pas prendre en charge les employés distants
9. Votre entreprise a besoin de communications unifiées
10. Votre système téléphonique est crucial pour votre entreprise

1. Votre système téléphonique coûte trop cher

Votre facture de téléphone est élevée et imprévisible ? Si tel est le cas, la mise à niveau de votre système téléphonique vers la voix sur IP (VoIP) est une solution simple et économique. Le coût des systèmes téléphoniques existants augmente rapidement en raison de l'équipement sur site, des licences, de la maintenance, des nouvelles lignes téléphoniques, des techniciens et des appels internationaux.

Passer à un système de téléphonie cloud peut vous permettre d'économiser jusqu'à 60 % sur votre facture de téléphone. Il vous permet de :

• Utilisez votre connexion haut débit existante au lieu d'un matériel et d'un câblage coûteux.
• Économisez sur les dépenses d'appel grâce aux tarifs d'appels locaux gratuits illimités et internationaux à bas prix.
• Gérez votre système téléphonique à partir d'un tableau de bord convivial et laissez votre fournisseur VoIP s'occuper du reste.
• Ajoutez de nouvelles lignes téléphoniques, ainsi que de nouveaux emplacements entiers, à un coût minime.

C'est simple, un système de téléphonie fixe vous coûte environ 50 $ par ligne chaque mois et n'inclut généralement que les appels locaux dans ce tarif. Selon vos besoins et le fournisseur que vous choisissez, un système téléphonique VoIP vous coûtera généralement moins de 25 $ par ligne et vous saurez exactement quelle sera votre facture chaque mois.
Connexes : Comment passer à la VoIP et économiser jusqu'à 60 % sur les lignes fixes

2. Votre système téléphonique devient obsolète

Ce n'est pas seulement coûteux à entretenir, mais cela repose également sur une technologie qui finira par devenir obsolète. Chaque fois qu'une pièce de votre équipement tombe en panne, il vous sera de plus en plus difficile de trouver des pièces de rechange et un technicien capable de gérer la réparation.
Il vous sera également plus difficile d'ajouter de nouvelles solutions technologiques à votre pile technologique si votre système téléphonique a une décennie ou plus de retard. Ils ne seront pas compatibles et cela vous apportera plus de frustration que d'avantages.
Vous souhaitez ajouter un CRM, de nouveaux téléphones de bureau avec des fonctionnalités sophistiquées ou des outils de collaboration internes à votre configuration ? Envisagez une mise à niveau du système téléphonique en même temps.

3. Votre système téléphonique ne peut pas évoluer avec votre entreprise

Votre entreprise connaît-elle une croissance rapide et/ou s'étend-elle à de nouveaux emplacements ?
Est-ce compliqué et coûteux pour vous d'ajouter de nouvelles lignes téléphoniques et/ou d'ouvrir de nouveaux bureaux ?
Si vous avez répondu "oui" à l'une des questions ci-dessus, vous êtes prêt pour un nouveau système téléphonique professionnel. Cela n'a aucun sens de s'accrocher à un système téléphonique qui retarde votre croissance ou l'empêche complètement.
La VoIP évolue avec votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance et de son expansion. L'ajout de nouvelles lignes téléphoniques et d'utilisateurs peut se faire en quelques clics. Vous pouvez également ajouter des fonctionnalités d'appel pour répondre aux saisons plus occupées. Vous n'obtiendrez pas cette évolutivité et cette flexibilité avec les systèmes hérités.

4. Votre système téléphonique manque de fonctionnalités importantes

Vous pourriez être parfaitement satisfait des fonctionnalités de votre système téléphonique actuel. Après tout, il s'agit de passer et de recevoir des appels téléphoniques, et cela fonctionne très bien, n'est-ce pas ?
Détrompez-vous.
Les fonctionnalités fournies avec la téléphonie cloud peuvent faire passer la productivité de chacun à un niveau supérieur. Il ne s'agit pas seulement des appels téléphoniques eux-mêmes, mais aussi de tout ce qui se passe autour d'eux.
Voici quelques questions que vous pouvez vous poser sur vos processus de communication d'entreprise actuels :

• Qui répond aux appels des clients ? Les appels sont-ils acheminés en fonction du type de client, du problème et de l'objectif, ou aboutissent-ils à un agent disponible ?
• Vos clients doivent faire la queue longtemps avant de parler à un agent ?
• Pouvez-vous surveiller la qualité de vos appels ?
• Vos employés doivent transcrire manuellement les messages vocaux qu'ils reçoivent ?

Si ces questions vous ont montré que vous pourriez avoir des flux de travail beaucoup plus efficaces, vous avez besoin de nouvelles fonctionnalités. La mise à niveau de votre système téléphonique vous donnera accès au routage des appels, au standard automatique, à l'enregistrement des appels, à la messagerie vocale et à de nombreuses autres fonctionnalités qui transformeront votre façon de communiquer.

5. Votre système téléphonique est vulnérable aux pannes

Si votre système téléphonique est en panne, pouvez-vous continuer à travailler ? Vos clients peuvent-ils toujours obtenir facilement ce dont ils ont besoin ?
Si votre réponse est « non », cela signifie que chaque panne du système téléphonique crée de la frustration pour vos clients et met un terme à vos ventes (et à votre flux de trésorerie).
Les catastrophes naturelles telles que les inondations, les ouragans et les tremblements de terre, les infrastructures obsolètes et les équipements vieillissants peuvent tous mettre votre système téléphonique traditionnel hors jeu. Les pannes coûtent cher non seulement à réparer physiquement, mais aussi parce qu'elles peuvent entraîner des pertes de ventes et même nuire à votre réputation à long terme.
Lorsque vous mettez à niveau votre système téléphonique, voici comment vous êtes protégé contre ces risques :

• Les lignes téléphoniques fonctionnent sur Internet, donc des facteurs comme le mauvais temps ne perturberont pas votre service
• En cas d'interruption du service, vos appels entrants peuvent être automatiquement transférés vers un autre numéro, comme un appareil mobile
• Si un problème survient, votre fournisseur de services peut le dépanner et le résoudre à distance

VoIP offre un niveau de capacités de reprise après sinistre qu'un système téléphonique hérité ne peut égaler. Et avec un fournisseur comme Nextiva, vous bénéficierez d'une disponibilité de 99,999 % grâce à nos multiples centres de données, nos générateurs de secours et notre surveillance 24h/24 et 7j/7.

6. Votre système téléphonique présente des failles de sécurité

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, la sécurité n'est jamais anodine.
Si vous utilisez un système téléphonique traditionnel, également connu sous le nom de système téléphonique ordinaire (POTS), vos appels sont transmis à l'aide de signaux audio que les attaquants peuvent facilement intercepter - un risque trop important à prendre.
Les systèmes téléphoniques VoIP, d'autre part, offrent une sécurité, une fiabilité et une confidentialité accrues aux entreprises. Les fournisseurs VoIP respectés investissent dans une sécurité de niveau militaire en utilisant des contrôleurs de session en bordure (SBC). Les SBC agissent comme des pare-feu qui maintiennent les performances et le routage logique des appels, de sorte que vos données ne se retrouvent jamais entre de mauvaises mains.
Selon votre secteur d'activité, vous devrez peut-être également rechercher ces accréditations auprès de votre fournisseur VoIP :

• Conformité HIPAA si vous êtes un fournisseur de services de santé
• Conformité PCI si vous acceptez les paiements par carte de crédit
• ISO/IEC 20071 en tant que norme mondiale pour l'évaluation des menaces de sécurité
• Conformité SOC 2 en matière de confidentialité, de sécurité, de disponibilité et d'intégrité des données

Les systèmes de téléphonie cloud répondent aux normes de sécurité les plus strictes. Ne faites pas de la sécurité de votre système téléphonique une réflexion après coup et attendez qu'il soit trop tard.
Connexes : La VoIP est-elle fiable ? Neuf conseils utiles que vous devez connaître

7. La qualité et la fiabilité de vos appels se détériorent

L'un des moyens les plus rapides de ne pas paraître professionnel devant un client consiste à passer un appel qui tombe ou devient saccadé.
Une mauvaise qualité audio vous obligera à vous répéter ou à demander à votre interlocuteur de le faire, à gérer le bruit de fond et à organiser des réunions par conférence téléphonique inefficaces.
Si telle est votre réalité actuelle, il est temps de passer à une solution VoIP.
Des appels de haute qualité sont possibles sur VoIP grâce aux codecs vocaux HD qui compressent et décompressent l'audio pour une transmission rapide sur Internet. Cette technologie fonctionne sans problème avec les téléphones VoIP et les applications softphone.
Les progrès de la qualité vocale sur VoIP vous donneront l'impression d'être dans la même pièce que votre interlocuteur.
La meilleure partie? Une fois que vous disposez d'un système téléphonique cloud, d'un téléphone de bureau VoIP compatible ou d'une application de téléphonie mobile et d'une bande passante suffisante, vous n'avez rien à faire pour profiter de la voix HD. Demandez simplement à votre fournisseur de services téléphoniques de vous assurer que la voix HD est activée pour votre compte.

8. Votre système téléphonique ne peut pas prendre en charge les employés distants

Plus de 38 % des entreprises ont aujourd'hui des employés à distance. Votre entreprise en fait-elle partie ? Si non, qu'est-ce qui vous retient ? Il y a de fortes chances que la réponse soit du genre "Nous ne savons tout simplement pas comment y arriver avec notre système téléphonique actuel".

Si vos employés passent et reçoivent de nombreux appels et collaborent souvent, il s'agit d'un défi raisonnable. Si vous souhaitez ajouter une ligne téléphonique qui n'est pas connectée à un téléphone de bureau, votre ancien système téléphonique vous retiendra. Si un employé déménage, il ne peut pas facilement déplacer son numéro de téléphone avec lui.
Avec la VoIP, vos employés peuvent être plus mobiles et flexibles.
Lorsque vous transférez votre système téléphonique vers le cloud, vos employés n'ont pas besoin d'être connectés au même réseau de lignes téléphoniques physiques. Ils peuvent emporter chez eux leur numéro de téléphone et toutes les fonctionnalités de leur téléphone via un softphone ou un téléphone de bureau VoIP.
Cette mise à niveau gardera toute votre main-d'œuvre connectée tout en hébergeant toutes vos communications sur un seul système téléphonique facile à gérer. Vos équipes distantes peuvent rester organisées, concentrées et flexibles dans leur journée de travail.

9. Votre entreprise a besoin de communications unifiées

Un autre inconvénient d'un système téléphonique traditionnel est qu'il existe en dehors de vos autres systèmes de communication d'entreprise. Si vous utilisez autre chose que les appels téléphoniques et la messagerie vocale, y compris les e-mails, le chat, les SMS et les appels de conférence Web, audio et vidéo, vous ne pouvez pas intégrer vos téléphones avec le reste.
Les communications unifiées rassemblent tous vos canaux de communication. Il rationalise à la fois votre communication interne et externe.
Les communications unifiées en tant que service (UCaaS) sont un modèle de communications unifiées qui vous permet d'exécuter tous vos systèmes et outils à partir de la même solution logicielle.
UCaaS pour votre communication interne signifie que vous apportez vos réunions, appels, partage de fichiers, chat, tâches et toute collaboration interne en un seul endroit et accessible de n'importe où.
Il favorise également la fidélisation et la fidélisation de la clientèle, car il permet à vos clients de choisir le canal par lequel ils peuvent vous contacter afin que vous puissiez mieux les servir. Si quelqu'un vous contacte par e-mail, téléphone et chat sur le site Web, UCaaS permet de suivre toutes ces interactions en un seul endroit.
Le résultat final ? Connectivité ultime. Vous travaillerez avec des équipes hyper concentrées et fournirez un service client exceptionnel à vos clients, le tout à partir d'un seul endroit.
En relation: Le marché UCaaS atteindra 140 milliards de dollars d'ici 2025 [Nouvelles données]

10. Votre système téléphonique est crucial pour votre entreprise

Voici une dernière question pour vous : sur une échelle de 1 à 10, quelle est l'importance de votre système téléphonique pour le succès de votre entreprise ? Si vous l'utilisez pour fournir un service client, ravir vos clients, parler à des prospects, conclure des ventes et collaborer avec des collègues, vous êtes assez proche de 10.
En d'autres termes, votre système téléphonique est ce qui fait ou défait votre productivité, la fidélité de vos clients et votre chance de générer de nouveaux revenus.
Si vous ne pouvez pas travailler sans votre système téléphonique, vous en avez besoin d'un sur lequel vous pouvez compter en toutes circonstances. Et si celui que vous avez actuellement ne vous donne pas cela, il est temps de faire une mise à niveau.

Vous méritez un meilleur système téléphonique professionnel

Il est temps d'acquérir un nouveau système téléphonique, qui vous offre la flexibilité, l'évolutivité, la tarification, les fonctionnalités et la fiabilité nécessaires pour répondre à vos besoins et à votre croissance.
C'est exactement ce que vous obtiendrez avec le système VoIP pour petites entreprises de Nextiva. Il vous permet de travailler de n'importe où, d'adapter votre service téléphonique à l'évolution de votre entreprise et de rester en contact avec vos clients, employés et partenaires.
Une fois que vous aurez mis à niveau votre système téléphonique, vous ne regarderez plus en arrière.