Comprendre et améliorer le processus Order-to-Cash (O2C)

Recevoir les commandes des clients, les exécuter et être payé sont à la base de la plupart des opérations commerciales.

Votre trésorerie, vos ressources internes et vos services à la clientèle dépendent des processus impliqués pour être efficaces et fiables.

C'est pourquoi il est essentiel de comprendre et d'optimiser le processus order-to-cash (O2C) .

Qu'est-ce que la commande au comptant (O2C) ?

Order-to-cash (souvent appelé O2C ou OTC ) est un terme commercial utilisé pour décrire le ou les processus liés à l'exécution des commandes des clients.

Cela commence essentiellement lorsque vos clients passent une commande et se termine lorsque vous avez enregistré les commandes terminées et payées dans les comptes.

Entre les deux, plusieurs étapes ont lieu (voir ci-dessous, « Étapes du cycle de la commande au paiement »). Et par la suite, l'analyse des données et la mise en œuvre des meilleures pratiques peuvent vous aider à optimiser en continu votre processus de commande à l'encaissement.

Le processus de commande à l'encaissement se situe également entre et chevauche plusieurs autres processus. Par exemple, les processus marketing to lead (M2L) , procure -to-pay (P2P) et d'autres activités d'entonnoir haut de gamme.

Comme O2C, ces termes sont utilisés par vos équipes en interne à des fins de reporting et d'élaboration de stratégies.

Pourquoi s'appelle-t-il le processus « de la commande au paiement » ?

L'expression commande-encaissement est utilisée car elle résume de manière concise le processus depuis la commande de votre client jusqu'à ce que votre entreprise reçoive de l' argent .

Quelle est la différence entre le processus de la commande au paiement, du devis au paiement (QTC) et du prospect au paiement ?

La principale différence entre les processus order-to-cash , quote-to-cash (QTC) et lead-to-cash est que le second implique la génération de devis aux clients avant la saisie de la commande et le troisième implique les ventes et le marketing jusqu'au point. d'un devis ou d'une commande.

Le processus quote-to-cash (QTC) permet aux clients de mieux comprendre leur achat avant de le faire. Il est également utile lorsqu'un prix ou un volume de commande prédéterminé n'est pas disponible pour un produit ou un service particulier.

Lead to cash est utilisé pour décrire un processus plus complet que QTC et O2C. Il est utile pour analyser le lien entre les premiers processus de vente et de marketing et le processus O2C ou QTC.

Les différences entre chaque processus respectif résident principalement dans l'étendue précise des processus sur lesquels ils se concentrent. Chacun peut impliquer un service, un logiciel, des étapes d'optimisation différents, etc.

Pourquoi le processus de commande à l'encaissement est important

Le processus de commande à l'encaissement est important pour deux domaines principaux de votre entreprise :

• Interne : il est lié à l'efficacité de votre trésorerie, de vos ressources internes, de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et de l'analyse
• Externe : plus il est fluide, meilleure est votre expérience client. Cela contribue à la relation et à la fidélisation de vos clients à court et à long terme

De nombreux processus métier sont interconnectés. Le processus O2C ne fait pas exception.

Les erreurs à l'une des étapes impliquées (voir ci-dessous, « Étapes du cycle de la commande à l'encaissement ») peuvent avoir un effet d'entraînement sur les autres fonctions de votre entreprise.

Par exemple, des retards de paiement ou un traitement lent des factures peuvent réduire votre fonds de roulement. Ceci, à son tour, pourrait empêcher l'achat de matériaux ou d'équipements essentiels.

Comme pour de nombreux processus commerciaux, l'automatisation peut accélérer et réduire le nombre d'erreurs dans le processus de commande à l'encaissement. Cependant, pour un processus vraiment optimal, la surveillance et l'implication humaines sont également essentielles.

Quelles sont les raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir améliorer votre processus O2C ?

Vous voudrez peut-être améliorer votre processus de commande à l'encaissement car il a un impact négatif aigu (c'est-à-dire immédiat) ou chronique (c'est-à-dire persistant et à long terme) sur votre entreprise.

Les raisons des deux catégories de problèmes peuvent varier ou même se chevaucher.

Par exemple, vous pourriez avoir un manque soudain detrésorerie.Cela pourrait avoir des conséquences négatives immédiates, telles que l' incapacité de payer le personnel ou de couvrir d'autres coûts essentiels.

Ou cela peut avoir un effet négatif plus subtil au fil du temps en ajoutant de l'incertitude à vos prévisions commerciales , en réduisant la probabilité que vous cibliez ou entrepreniez certains projets, etc.

Les 6 étapes du cycle de la commande au paiement

Avant même que le processus O2C ait commencé, plusieurs points importants existent. Celles-ci incluent la gestion des stocks, l'intégration du système de point de vente, l'intégration des clients, etc.

Une fois ceux-ci en place, les étapes suivantes se produisent.

1. Vous recevez la commande du client

Lorsque votre client passe une commande, le processus O2C commence officiellement.

La commande peut être effectuée en ligne via un formulaire ou par e-mail, par téléphone ou même en personne.

Pour rendre cette étape aussi efficace que possible, il est essentiel de surveiller les canaux de commande et de répondre rapidement aux confirmations de commandes, voire de les automatiser.

Le souci du détail contribue à la satisfaction du client à ce stade. Par exemple, une confirmation initiale ne doit pas être envoyée si l'inventaire n'est pas en stock, uniquement pour être suivie d'une annulation de la commande.

Un système de gestion des commandes permet d'optimiser cette étape et les étapes suivantes du processus O2C.

Cette étape peut également impliquer l'escompte de factures ou l'affacturage de factures dans de nombreux secteurs.

2. Vous remplissez la commande du client

L'exécution d'une commande implique son traitement (y compris la vérification des spécifications de la commande, la vérification des stocks et la délégation) et l'organisation de sa livraison ou de son expédition .

Une communication plus approfondie sur les délais de livraison estimés pourrait être utile ici, surtout si un retard est probable.

Le fait de disposer de données en temps réel pour suivre le processus d'exécution permet de garantir que toute votre équipe est sur la même longueur d'onde. Cela réduit les risques de commandes en retard, manquées ou répétées.

3. Votre produit est expédié ou le service est fourni au client

L'expédition est l'expression utilisée pour décrire les produits quittant votre entrepôt et voyageant vers votre client. Il n'est pas nécessaire que cela implique des navires réels, mais c'est souvent le cas pour les commandes internationales.

Pour les services, cette étape consiste à fournir un service physique ou à donner accès à un logiciel ou à une plateforme. Il est également important que les services soient fournis ou mis à disposition rapidement et facilement.

4. Vous émettez une facture au client

L'émission rapide d'une facture à vos clients augmente vos chances d'être payé à temps.

Vous devez vous assurer que les détails de votre facture sont corrects. Cela inclut la valeur, le numéro de facture, les détails de la commande, les conditions de paiement, etc.

L'intégration de votre système de gestion des commandes à un CRM mis à jour vous aidera à vous assurer que la facture et les rappels ultérieurs sont envoyés à la bonne personne.

5. Vous encaissez le paiement du client

Les recouvrements de paiements constituent une part importante de la gestion du crédit, qui est un élément essentiel de la santé de chaque entreprise.

Les retards de paiement sont courants dans de nombreux secteurs. 1 petite entreprise sur 6 déclare avoir été payée en retard, par exemple.

Les chances que vous soyez payé à temps sont améliorées en mettant en œuvre les meilleures pratiques pour les recouvrements. Cela peut inclure l'optimisation ou l'automatisation de pratiques telles que la relance ou l'utilisation d'outils spécialisés pour la gestion des comptes clients.

6. Vous enregistrez le paiement

Une fois qu'une commande a été livrée et payée, l'enregistrement précis des paiements dans le grand livre général vous aide à suivre la comptabilité et la gestion des données.

Les erreurs dans les rapports à ce stade peuvent créer des problèmes pour différentes parties de votre entreprise, telles que les services des ventes, des comptes clients et des comptes.

Un logiciel de gestion des factures peut vous aider à maintenir un registre comptable complet et à jour. Il vous aide également dans la gestion des données.

La prochaine génération de systèmes et de technologies de commande au comptant

Les données et la technologie sont à la pointe des innovations dans le processus O2C.

L'intégration avec une technologie tierce peut aider en externalisant les offres de souscription et de financement.

Par exemple, l'utilisation d'un logiciel de gestion des factures peut améliorer votre processus de facturation. L'intégration à votre CRM permet également de garder tous les départements impliqués dans le processus O2C sur la même page.

Comme nous l'avons expliqué dans notre livre blanc « The Innovating Order to Cash Playbook : Putting Manufacturers and Distributers in Control of Their Cash Flows » :

[Les produits O2C] associés aux services CRM peuvent offrir aux fabricants les informations dont ils ont besoin pour identifier des opportunités de croissance supplémentaires et atteindre des bases de clients plus larges, ce qui signifie que les bonnes intégrations peuvent les aider à se concentrer réellement sur leurs efforts d'expansion.

Conclusion

Le cycle de la commande au paiement implique plusieurs processus interconnectés.

Cela commence par la réception des commandes des clients et se termine par l'encaissement des paiements. Entre les deux, votre processus de gestion des commandes doit déléguer et enregistrer plusieurs étapes, notamment l'exécution des commandes, l'expédition et l'émission des factures.

La première étape d'un processus O2C consiste à recevoir une commande . Répondre rapidement et avec précision à cette demande nécessite de surveiller les canaux de communication et la gestion des stocks.

Ce processus peut également inclure des options de financement, telles que le financement par facture ou le crédit commercial.

Ensuite, l' exécution de la commande doit avoir lieu. Ceci est rendu plus efficace par la communication interne et avec le client.

Une fois que vous avez expédié une commande, fourni un service ou accédé à un service, vous devez émettre une facture .

Une fois qu'un paiement est encaissé , vous devez l' enregistrer dans le grand livre.

L'optimisation de chaque partie du processus O2C contribuera à améliorer votre trésorerie, la performance de vos ressources et la satisfaction de vos clients.