Le guide ultime de l'étiquette des textos d'affaires

Si vous envoyez des SMS pour affaires, vous n'êtes pas seul. En 2004, les Américains ont envoyé 56 milliards de SMS, selon Statista. En 2012, ce chiffre était de 2 109 milliards. En fait, les Américains envoient en moyenne 460 messages mobiles par mois – et tous ne sont pas destinés aux loisirs.

Depuis quelques années, les entreprises utilisent la messagerie SMS pour atteindre leurs clients, et il est désormais plus courant d'envoyer des SMS à votre patron, aux membres de votre équipe, à vos prospects et à vos collègues. Mais il y a un problème.

Envoyer des SMS à vos amis est une affaire décontractée, caractérisée par des emojis et des abréviations. Cela ne fonctionnera pas dans un environnement professionnel.

Si vous voulez éviter d'ennuyer vos contacts ou d'offenser, il est important d'apprendre les règles de l'étiquette des textos d'affaires. Ce guide vous aidera.

1. Évitez les abréviations

Lorsque vous envoyez un seul SMS, vous ne disposez que de 160 caractères pour faire passer votre message. C'est probablement la raison pour laquelle la plupart des gens utilisent des abréviations. Il y a quelques problèmes avec ceci :

• Les abréviations semblent décontractées et ne sont pas professionnelles
• Certains collègues (surtout s'ils sont beaucoup plus âgés) peuvent ne pas comprendre les abréviations
• Certaines abréviations peuvent ne pas franchir les frontières culturelles, ce qui est un problème si vous travaillez avec une équipe multilingue

Sur le même sujet, certaines abréviations sont définitivement interdites. Si vous ne diriez pas WTF en entier dans une conversation professionnelle, ne le mettez pas dans un message texte professionnel.

Dans la plupart des cas, il est tout aussi facile de taper le mot entier, en particulier si vous utilisez un clavier mobile avec une bonne fonction de saisie semi-automatique.

2. Évitez les émoticônes

La deuxième règle de l'étiquette des textos commerciaux est d'éviter les émoticônes, qui sont très, très décontractées. Bien sûr, ils peuvent aider à adoucir le ton d'un message texte (plus à ce sujet dans un moment), mais ils ne sont pas professionnels et les gens ne vous prendront pas au sérieux si vous les utilisez. À moins que vous ne travailliez avec un groupe de personnes qui sont toutes adolescentes, tenez-vous en à de vieux mots simples.

3. Surveillez votre ton

Le problème avec les messages dactylographiés est qu'il est difficile de transmettre le ton. C'est encore plus difficile avec les textos professionnels, où il est facile d'avoir l'air sec. Prenez le temps de rédiger votre message afin de dire ce que vous devez dire sans offenser le destinataire.

Pendant que vous y êtes, évitez de taper en majuscules. Comme dans les e-mails et les messages sociaux, cela est perçu comme des cris et ne fera qu'agacer les destinataires. Tout comme vous ne crieriez pas face à face à des contacts professionnels, ne le faites pas par SMS.

4. Vérifiez votre langue

Lorsque vous rédigez des messages texte pour les entreprises, surveillez votre orthographe, votre grammaire et votre ponctuation. Les mots mal orthographiés et la mauvaise ponctuation créent une mauvaise impression.

Relisez votre message pour éliminer les erreurs avant de cliquer sur envoyer. Portez une attention particulière aux échecs de correction automatique et de saisie semi-automatique. Faites attention à ce que vous tapez et assurez-vous que toute correction correspond bien à ce que vous vouliez dire.

De même, si vous envoyez un SMS vocalement, vérifiez le message avant de l'envoyer, car il n'y a aucune garantie qu'il sera réellement correct.

La ligne du bas? Efforcez-vous toujours d'avoir une communication professionnelle sans erreur, que vous écriviez une lettre, un e-mail ou un SMS.

5. Vérifiez le destinataire

Je suis sûr que je ne suis pas la seule personne à avoir accidentellement envoyé un SMS à la mauvaise personne. Ces fonctions de suggestion automatique sur votre téléphone sont excellentes, mais peuvent prêter à confusion si les contacts ont des noms similaires. Vérifiez que votre message est envoyé à la ou aux bonnes personnes avant de l'envoyer. De cette façon, vous ne perdrez pas votre temps ou n'enverrez pas accidentellement des informations privilégiées à la mauvaise personne.

6. Signez vos messages

Dans une situation d'envoi de SMS professionnels, vous ne pouvez pas être sûr que le destinataire dispose de vos coordonnées. S'ils ne savent pas qui vous êtes, ils pourraient ignorer le message. Ajoutez donc votre nom ou vos initiales à la fin du message pour indiquer clairement qui est l'expéditeur.

7. Obtenez la permission

Seuls 4 % des professionnels préfèrent les SMS aux autres formes de communication. Assurez-vous donc que vous pouvez envoyer des SMS professionnels à vos contacts. Demandez simplement la permission et envoyez uniquement à ceux qui sont heureux d'utiliser des textes pour la communication professionnelle. (Astuce : si vous envoyez des SMS à vos contacts et qu'ils répondent par e-mail, c'est un signe qu'ils n'aiment pas envoyer de SMS pour les affaires, alors arrêtez de leur envoyer des SMS.)

Ceci s'applique également aux textes de groupe. La messagerie de groupe peut rapidement devenir bruyante et ennuyeuse, alors assurez-vous d'avoir la permission d'ajouter des personnes à un groupe de contacts AVANT d'envoyer le premier texte. Ce guide pour envoyer des SMS de groupe sur Huffington Post contient d'autres directives utiles.

8. Envoyez les bons messages…

Même si nous aimons envoyer des SMS, ce n'est pas toujours la bonne façon de transmettre des informations. Pour les affaires en particulier, utilisez la méthode de communication la plus appropriée. Si un problème particulier nécessite un e-mail, envoyez-le, ce qui vous donnera un enregistrement permanent de votre interaction. Et s'il est préférable de passer un appel téléphonique, alors passez l'appel.

Il existe également certains types de messages que vous ne devriez pas envoyer par SMS. Vous ne rompriez pas avec votre partenaire par SMS (oui, je sais que les gens le font, mais c'est assez impoli), alors ne faites pas la même chose en affaires.

Évitez d'utiliser des SMS pour quitter votre emploi, licencier quelqu'un, fournir une évaluation de performance ou quoi que ce soit de négatif. Ce genre de commentaires est mieux donné face à face.

Business Insider vous suggère d'éviter d'utiliser des SMS pour modifier les heures ou les lieux des réunions. Ces changements sont faciles à manquer, en particulier lorsque certains collègues ne vérifient pas souvent leur téléphone.

Cela dit, il y a des moments où un message texte est la forme de communication parfaite. S'il y a une urgence et que c'est le meilleur moyen de joindre les gens, envoyez un SMS.

9. … Au bon moment

Avez-vous déjà reçu un e-mail professionnel alors que vous étiez en train de profiter de votre soirée ou de votre week-end ? Cela vous a-t-il déséquilibré ? Si vous avez répondu oui, vous n'êtes pas seul. C'est pourquoi il est important de limiter les textos professionnels aux heures de bureau.

Croyez-moi, si vos notifications arrivent au milieu de la nuit, il ne faudra pas longtemps avant que votre contact bloque votre numéro.

Cela n'aidera pas votre relation d'affaires.

10. Une fois suffit

Lorsque vous avez envoyé un SMS, ne continuez pas à le renvoyer si la personne ne répond pas immédiatement. Cela signifie simplement que cette personne n'a pas vérifié son téléphone. Cela arrivera, et c'est une autre raison d'éviter de changer les heures de réunion par SMS. Donnez au destinataire suffisamment de temps pour prendre le message avant de commencer à vous inquiéter. Et si cela se produit régulièrement, consultez la règle 7 : peut-être que l'envoi de SMS n'est pas le bon moyen de communication pour ce collègue en particulier.

11. Ne textez pas pendant les réunions

N'envoyez pas de SMS lorsque vous êtes censé prêter attention à ce qui se passe dans la pièce. Que vous soyez en réunion, que vous discutiez d'affaires en face à face ou que vous regardiez une présentation, se pencher sur votre téléphone pour envoyer un SMS subreptice est tout simplement impoli. Vous seriez offensé si les gens le faisaient pendant que vous présentiez, alors ne le faites pas à quelqu'un d'autre.

12. Mesures d'urgence

Parfois, vous devez vérifier vos messages - la vie se passe, n'est-ce pas ? Dans ce cas, informez les gens s'il y a une urgence qui vous oblige à vérifier votre téléphone lors d'une occasion d'affaires. L'avertissement préalable atténue généralement les plumes ébouriffées et empêche les gens d'être surpris par les fortes vibrations de votre téléphone.

Suivez ces règles et vous aurez une longueur d'avance sur l'étiquette des textos professionnels. Qu'est-ce qui vous ennuie dans les SMS professionnels ? Quels conseils ajouteriez-vous ?