Calculateur de budget de formation : voici ce que vous devriez dépenser pour la formation des employés

La saison de la budgétisation est arrivée. Combien avez-vous alloué à la formation des employés ?

C'est la grande question, n'est-ce pas ? En tant que responsable des ressources humaines d'une petite ou moyenne entreprise (PME), vous savez déjà que la formation des employés nécessite une tonne de soutien financier.

Vous savez déjà que les travailleurs sont avides de plus de formation de la part de leur employeur, que l'apprentissage et le développement sont une composante essentielle de l'expérience des employés et que, historiquement, les entreprises qui investissent davantage dans la formation des employés récoltent des bénéfices sous la forme de revenus et de marges bénéficiaires plus élevés. .

Ce que vous ne savez pas , c'est comment transformer ce besoin en un nombre spécifique. C'est le défi.

L'idée de tout laisser tomber pour rédiger une proposition de budget peut être suffisamment intimidante pour vous convaincre d'éviter complètement la tâche. Ce n'est pas comme si un budget de formation détaillé était obligatoire pour gérer une entreprise, n'est-ce pas ?

Mais voici pourquoi vous devriez le faire quand même : les PME qui ne créent pas de budget de formation par poste budgétaire ne dépenseront pour la formation que lorsqu'elles auront un excédent, ce qui les obligera à sous-investir par rapport à ce qui est nécessaire pour engager et retenir les meilleurs talents.

Mettre votre argent où votre bouche est, pour ainsi dire, garantira que votre entreprise reste financièrement engagée dans l'apprentissage et le développement des employés afin de retenir vos meilleurs employés et d'augmenter leur engagement et leur productivité.

Dans cet article, nous couvrirons les principales catégories de coûts que chaque budget de formation des employés devrait prendre en compte et proposerons deux outils simples que vous pouvez utiliser pour calculer un budget de formation rapide et sale dès maintenant . Nous terminerons avec des conseils sur la façon dont vous pouvez économiser de l'argent sur la formation des employés.

Les 4 principales catégories de coûts que chaque budget de formation doit prendre en compte

Pour les PME, la formation des employés ne consiste plus seulement à cocher des cases de conformité. De plus en plus, la formation est perçue comme un levier stratégique qu'ils peuvent utiliser non seulement pour développer des compétences importantes et impliquer les travailleurs dans leur quotidien, mais aussi pour attirer les meilleurs talents désireux d'organisations axées sur le développement.

En conséquence, les coûts de formation des employés ont grimpé en flèche l'an dernier :

Données du rapport annuel sur l'industrie de la formation de Training Magazine. Une petite entreprise est définie comme ayant entre 100 et 1 000 employés (Source)

Si vous êtes une PME soucieuse des coûts, ce chiffre peut être surprenant. A quoi sert tout cet argent ?

Cette réponse variera d'une entreprise à l'autre, mais, en général, voici les quatre types de coûts dont vous devez tenir compte dans votre budget de formation des employés :

1. Formation du personnel (~50% de votre budget)

Que vous décidiez de sous-traiter vos besoins en personnel de formation ou d'embaucher des personnes en interne, vous avez besoin de personnes pour posséder le service de formation des employés de votre organisation.

Cette équipe est chargée de développer du matériel de formation, de dispenser des cours aux apprenants (soit en personne, soit par le biais d'une technologie de formation) et de rendre compte des résultats à la direction.

Il n'y a pas de ratio formateur-employé fixe qui s'applique à chaque entreprise, mais avoir un formateur en entreprise pour 50 travailleurs est un bon point de départ. Ajoutez tout personnel à des fins informatiques ou de support, et vos frais de personnel absorberont rapidement la moitié de votre budget de formation.

2. Outils et technologies de formation (~25% de votre budget)

Comment dispensez-vous la formation à vos travailleurs?

Si c'est dans une salle de classe, vous devez louer une installation appropriée ou en créer une vous-même avec des éléments tels que des bureaux, des tableaux blancs et un projecteur. Si vous formez des travailleurs à distance, vous avez besoin d'une sorte de plate-forme de classe virtuelle. Si vous vous formez via un cours en ligne, vous avez besoin d'ordinateurs, d'un système de gestion de l'apprentissage (LMS) et d'un outil de création de cours.

Si vous faites partie des 42 % de petites entreprises qui tirent parti de l'apprentissage mixte avec des éléments de formation en personne et à votre rythme, ce qui s'est avéré être la méthode de formation la plus efficace, vous devez tenir compte des coûts des outils pour prendre en charge les deux.

Si l'année prochaine est l'année où vous allez enfin acheter un LMS, ou débourser pour une mise à niveau désespérément nécessaire du système dont vous disposez, il existe de nombreuses options abordables conçues pour les budgets des petites entreprises. Assurez-vous simplement de prendre en compte des éléments tels que le support et la maintenance du système.

3. Contenu de formation (~20% de votre budget)

Un cours de formation sans contenu de formation est comme une voiture sans moteur - de toute façon, vous n'irez nulle part.

Lors de la budgétisation du contenu de la formation, vous devez évaluer soigneusement tous les sujets que vous couvrirez au cours de l'année à venir. Ensuite, vous devrez décider s'il est préférable de créer le contenu de chaque sujet en interne (ce qui est plus coûteux, mais aussi plus personnalisé), ou de l'acheter tout prêt à une source externe (ce qui est moins cher, mais aussi plus générique).

Pour les formations en classe, le contenu de la formation peut consister en des supports papier et des évaluations, des présentations de diaporamas, des vidéos ou des conférences d'experts externes en la matière (PME).

Pour les formations en ligne, les cours eLearning doivent être entièrement créés en interne ou achetés auprès d'un fournisseur tiers.

C'est également là que vous devez prendre en compte les coûts du contenu et des évaluations nécessaires pour rester au top des certifications de l'industrie.

4. Divers (~5% de votre budget)

Ce dernier seau budgétaire couvre les éléments qui peuvent apparaître tout au long de l'année, tels que :

• Frais de déplacement et per diem pour les ateliers et conférences
• Remboursements des frais de scolarité
• Frais de consultation

Vous pouvez également avoir des frais de traduction ou de localisation si vous dirigez une entreprise multinationale. C'est la beauté d'une catégorie diverse cependant : vous pouvez personnaliser les éléments de ligne ici en fonction de la situation unique de votre entreprise.

2 méthodes pour calculer un budget formation à la va-vite

Maintenant que vous avez une idée des différents coûts dont vous devez tenir compte dans votre budget de formation, il est temps d'analyser les chiffres.

Si votre entreprise a préparé des budgets de formation dans le passé, vous disposez déjà d'un excellent modèle à partir duquel travailler. Comparez simplement les coûts depuis le début de l'année au budget prédéterminé et ajustez-les à la hausse ou à la baisse pour l'année prochaine en conséquence.

Mais que se passe-t-il si vous partez complètement de zéro ? Ne vous inquiétez pas. Nous examinons actuellement deux méthodes que vous pouvez utiliser pour calculer rapidement un budget de formation.*

*Ces outils sont destinés à fournir des chiffres de référence. Toute estimation doit être ajustée à votre situation et à vos besoins uniques.

Méthode 1 : Utiliser le salaire total

En règle générale, les entreprises devraient consacrer entre 1 et 5 % de leur coût salarial total à la formation, en fonction de l'importance qu'elles accordent à la formation dans leur organisation.

Donc, si vous avez une estimation approximative de ce que sera votre coût salarial total l'année prochaine, vous pouvez proposer une estimation de bonne foi de votre budget de formation.

AVANTAGES DE CETTE MÉTHODE : Lier votre budget de formation à vos coûts salariaux vous assurera de ne pas trop dépenser en formation par rapport à la masse salariale. Cette méthode vous donne également plus de flexibilité pour allouer un budget à des groupes qui ont besoin de plus de formation que d'autres.

CONTRE AVEC CETTE MÉTHODE : Lorsque votre coût salarial total se chiffre en millions, la différence entre investir 1 % et 5 % dans la formation peut être énorme. En période de roulement important, il peut être difficile de prévoir le coût salarial total.

Utilisez notre outil de calcul pour essayer cette méthode maintenant :

Méthode #2 : Utiliser le nombre d'employés

Avec le rapport annuel sur l'industrie de la formation de Training Magazine, vous pouvez consulter le coût moyen de formation par apprenant de l'année dernière pour la taille de votre entreprise et le multiplier par le nombre d'employés que vous prévoyez de former l'année prochaine pour obtenir un budget total.

En 2017, les petites entreprises ont dépensé 1 886 $ par apprenant en formation.

AVANTAGES DE CETTE MÉTHODE : Si vous voulez vous assurer qu'aucun apprenant ne soit laissé pour compte, cette méthode lie efficacement un montant spécifique en dollars à chaque employé. Contrairement au salaire total, vous pouvez estimer votre effectif pour l'année prochaine avec une bonne dose de confiance.

INCONVÉNIENTS DE CETTE MÉTHODE : Cette méthode suppose que tous les employés doivent être investis de manière égale, ce qui n'est pas le cas (par exemple, plus d'argent devrait être consacré aux nouvelles recrues ou à ceux qui reçoivent une formation pour des compétences spécialisées). Le coût par apprenant diminue également à mesure que les entreprises se développent, de sorte que cette estimation sera plus élevée que nécessaire pour les grandes entreprises.

Utilisez notre outil de calcul pour essayer cette méthode maintenant :

Comment économiser de l'argent sur la formation des employés

Malgré tous vos efforts et vos arguments passionnés, vous savez déjà ce qui va probablement se passer ensuite : votre directeur financier jettera un coup d'œil à votre proposition de budget de formation et vous dira qu'il est trop élevé et que vous devez faire des coupes.

Même si la suite C approuve miraculeusement votre budget au premier passage, il est important d'identifier les domaines de votre budget pour des économies potentielles et des gains d'efficacité. Cela vous donnera de la flexibilité à l'avenir lorsque d'autres besoins ou priorités se présenteront.

Dans cet esprit, examinons quelques opportunités où vous pouvez potentiellement économiser sur la formation des employés :

• Tirez parti du contenu généré par l'utilisateur (UGC). Vos propres employés sont assis sur une mine de connaissances qui peuvent profiter à l'ensemble de votre organisation. Tirer parti de ce qu'ils savent pour des cours de formation réutilisables non seulement responsabilisera vos meilleurs employés, mais vous fera également économiser de l'argent sur les coûts de création de contenu. En savoir plus ici.

• Lancez un programme de mentorat. L'essor des programmes de mentorat dans les entreprises, grandes et petites, n'est pas seulement une histoire de bien-être. Les mentorats offrent un moyen de dispenser une formation informelle rentable et de développer en même temps d'importantes compétences en leadership.

• Formation, maintenant sur iPhone. Selon Gartner, d'ici 2022, plus de 75 % des smartphones utilisés dans les entreprises appartiendront à des employés (recherche complète disponible pour les clients de Gartner). Profitez-en en créant une formation en pensant aux appareils mobiles afin que les travailleurs puissent se former à domicile et que vous puissiez économiser de l'argent sur les coûts technologiques.