Suivi du temps lors de la comptabilité

Que vous soyez un cabinet comptable ou le directeur financier d'une entreprise ou de votre propre petite entreprise, la tenue de livres est une tâche colossale. Le suivi du temps n'est qu'une des responsabilités, et ce devrait être l'une de celles sur lesquelles vous insistez le moins. Avec ces conseils simples, le suivi du temps pendant la tenue de livres peut devenir une habitude que vous commencez à prendre automatiquement. En même temps, cela se fondra parfaitement avec d'autres responsabilités, rendant votre travail beaucoup plus fluide et plus facile.

Les plus gros obstacles pour les comptables (et ceux qui devaient le devenir)

Vous vous demandez peut-être exactement ce que vous devez suivre. Ou vous lisez simplement ceci pour vous assurer que toutes les pistes sont couvertes.

Eh bien, la réponse courte est, sans surprise : tout.

La réponse un peu plus longue est que beaucoup de travail est consacré à la tenue de livres et à la comptabilité en général. Il y a beaucoup de paperasse, des appels de consultation, des réunions, même des déplacements, dans certains cas. Et lorsque votre travail exige ce genre de polyvalence, il est logique que vous souhaitiez garder un œil sur l'évolution de votre temps.

De cette façon, vous saurez s'il existe des processus qui peuvent être raccourcis, éliminés ou qui nécessitent plus de temps. Non seulement le suivi du temps donne un point de départ solide pour analyser et améliorer votre flux de travail, mais il indique également si vous êtes rapidement dépassé.

Dans cette section, nous examinerons certains processus courants que vous ne savez peut-être pas si vous devez suivre.

Travailler sur plusieurs projets/avec plusieurs clients en même temps

Il n'est pas rare que des cabinets d'experts-comptables ou d'autres entreprises comptant un plus grand nombre de clients se retrouvent à traiter plus d'un dossier par jour. Travailler en parallèle sur différents cas signifie recevoir un appel téléphonique inattendu d'un client, ou une réunion d'urgence, un problème urgent qui doit être résolu maintenant.

En ce qui concerne ces types de tâches, vous voudrez suivre les tâches simplement parce qu'elles fournissent des informations inestimables sur la façon dont votre cerveau se comporte lorsqu'il y a un changement de tâche. La préparation de documents pour un audit exige un type de concentration, et lorsque ce travail est interrompu par un appel paniqué d'un client qui vient de recevoir un e-mail de l'IRS, vous devrez changer de voie. Et ce changement prend à lui seul beaucoup d'énergie cérébrale, croyez-le ou non. Également connu dans le développement agile sous le nom de changement de contexte. Ainsi, sachant combien de temps exactement il vous a fallu pour vous adapter au nouveau type de tâche, vous essayez de trouver des solutions de contournement pour les cas urgents comme ceux-là.

Passer beaucoup de temps sur les appels de consultation

C'est un facteur important pour beaucoup de comptables. Principalement dans le sens où une partie de leur charge de travail réelle est consacrée aux appels de consultation avec des clients établis ou occasionnels qui ont juste besoin de conseils. Pourtant, le suivi du temps est un bon moyen de garder ces appelants sous contrôle.

À la fin du mois, vous pouvez voir qui vous a le plus contacté, pour quelles raisons et combien de temps a pris chaque appel. Clockify, par exemple, peut vous aider à stocker toutes les informations dont vous avez besoin pour une analyse future. Voici le processus en quelques étapes simples :

1. Lorsque le client appelle, démarrez le chronomètre sur votre tracker numérique ;
2. Dans la section des notes, ajoutez des informations importantes telles que le nom et la raison initiale de l'appel ;
3. Au fur et à mesure que des questions connexes apparaissent, vous pouvez les ajouter sous forme de puces ;
4. Lorsque l'appel se termine, arrêtez simplement la minuterie et votre entrée est terminée.
5. Après un certain temps, vous pouvez créer des étiquettes pour catégoriser les questions les plus fréquemment posées pour un archivage plus facile.

De cette façon, les trackers de temps numériques comme Clockify éliminent tout besoin de programmes de prise de notes supplémentaires ou de Google Documents dont vous pouvez perdre la trace. Dans un espace compact, vous pouvez voir qui a appelé, combien de temps a duré l'appel, quelles questions ont été posées et combien vous pouvez facturer pour l'appel.

"Client sautillant"

Certaines personnes travaillent simplement mieux lorsqu'elles couvrent différents clients tout au long de la journée. Et à moins qu'ils ne suivent le temps consacré à la comptabilité de chaque client, petite entreprise ou entreprise, ils peuvent facilement perdre en précision lorsqu'il s'agit de facturer leurs services. Cela conduit inévitablement à des arrondis dans le temps, qui reposent principalement sur des conjectures.

Lorsque vous optez pour un chronomètre numérique, il n'y a vraiment pas beaucoup d'efforts de votre part. Surtout celui qui s'intègre facilement aux logiciels que vous utilisez peut-être déjà, comme Trello, Zoho, Quickbooks, et même en tant qu'extension de navigateur. Votre suivi du temps commence et se termine en un clic. Et en retour, il n'y a plus de devinettes.

Passer d'un client à un projet peut devenir beaucoup plus facile.

Un exemple de la façon dont Clockify intègre sa minuterie avec les cartes Trello

Passer du temps sur la livraison de documents, la notarisation, etc.

Bien que de nombreux processus aient été numérisés de nos jours, nous ne pouvons pas perdre de vue les pays qui livrent encore leurs documents en personne. La plupart des cabinets d'experts-comptables auront des employés dont les responsabilités incluent la visite de bureaux publics et de notaires pour divers travaux contractuels.

Ainsi, alors qu'une personne suit le temps pendant qu'elle prépare les documents pour approbation ou traitement, l'autre devra suivre le temps de livraison. Cela inclut le temps passé à faire la navette, à attendre potentiellement dans les files d'attente et même à être coincé dans la circulation. Les trackers à dents avec options GPS fonctionnent également très bien dans ces cas, car ils éliminent l'étape supplémentaire de saisie manuelle des emplacements et des noms.

Suivi de la comptabilité avec Clockify

Dans la deuxième section, nous aimerions expliquer comment un outil de suivi du temps peut vous aider avec tous les aspects énumérés ci-dessus.

Traitez chaque travail client comme un « projet »

Avec un suivi du temps numérique comme Clockify, vous avez la possibilité de configurer un projet pour chaque client. Et comme le logiciel vise à accueillir les grandes entreprises, les indépendants et les petites entreprises de divers secteurs, il dispose d'un large éventail de fonctionnalités. Cela seul donne une grande liberté et flexibilité sur la façon dont vous pouvez aborder le suivi du temps. Par example:

• Vous pouvez ouvrir un nouveau projet pour chaque client, puis ajouter le client à la page du projet ;
• Vous pouvez créer des modèles pour des projets répétés, en particulier pour les clients récurrents ;
• Chaque projet peut être décomposé en tâches avec leurs propres échéances ;
• Les feuilles de temps garantissent que les progrès quotidiens sont visibles pour tout le monde ;
• Les balises personnalisées permettent de catégoriser les tâches de chaque projet pour faciliter les rapports ultérieurs.

Définissez des estimations de projet, des délais et suivez l'état d'avancement du projet

Le deuxième grand aspect d'un outil de suivi du temps de qualité est la possibilité de définir des estimations et de suivre l'avancement global du projet.

Les estimations de projet sont un excellent moyen de voir comment votre productivité se comporte avec des tâches spécifiques. Si vous souhaitez utiliser un outil de suivi du temps pour améliorer votre flux de travail, c'est une excellente option. De plus, vous pouvez utiliser les données pour voir si vous facturez suffisamment vos services ou si vous vendez moins.

Clockify peut vous montrer combien de temps vous avez passé sur un projet, combien vous avez gagné jusqu'à présent, ainsi que le budget estimé. Pour de meilleurs devis, ces rapports peuvent être exportés au format PDF et remis aux clients sous forme d'affichage clair de votre temps.

S'il y a plus de personnes pour chaque client

Lorsque vous êtes un cabinet comptable, vous avez essentiellement des personnes sous vos ordres avec diverses responsabilités. Naturellement, vous ne pourrez pas surveiller chaque tâche ou lire chaque rapport de fin de journée qui pourrait vous arriver.

Pour cette raison, les feuilles de temps peuvent être une bénédiction déguisée. Clockify dispose d'un système établi et basé sur la confiance qui ne surveille pas l'activité de l'écran, mais permet plutôt aux utilisateurs d'être responsables de leurs propres entrées de temps. Cependant, cela crée de la transparence et assume la responsabilité, car les administrateurs de projet peuvent définir des feuilles de temps pour qu'elles soient visibles par tous les membres du projet.

Cela signifie que les collègues d'un même projet peuvent voir les tâches des autres et le temps qu'ils y ont consacré.

En se contrôlant mutuellement, cela allège une grande partie de la pression de tout surveiller pour s'assurer que les tâches sont livrées à temps.

Tarifs horaires et facturabilité

Différents projets, différentes équipes, peuvent nécessiter différents modes de facturation. Clockify donne la possibilité de choisir non seulement votre taux de facturation, mais également la façon dont vous facturerez pour chaque client/projet. Parce que chaque projet ou tâche n'a pas le même prix horaire, et chaque employé ne travaille pas pour le même salaire.

C'est pourquoi, dans Clockify, vous pouvez choisir le mode de facturation de chaque projet, de chaque membre de l'équipe et même définir des taux différents pour le coût de la main-d'œuvre.

Enfin, il vous donne la possibilité de basculer les tâches comme facturables ou non facturables, ce qui facilite la création de rapports ultérieurs, une facturation et une budgétisation plus précises.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la section Coût et profit de la main-d'œuvre ou Tarifs horaires sur notre site Web.

Rapports

Enfin et surtout, nous avons des rapports.

Une relation saine avec les clients reposera moins sur son accessibilité et son charme que sur son professionnalisme. Une grande partie de cela consiste à s'assurer qu'ils obtiennent des rapports clairs et détaillés sur les services qu'ils ont payés.

Les rapports constituent également un excellent matériel de réunion s'ils demandent une ventilation plus détaillée des coûts ou si vous souhaitez les informer des détails de certaines tâches pour référence future. De nos jours, vous trouverez peu de trackers de temps qui n'ont pas cette option sur leur liste de fonctionnalités.

Avec Clockify, vous pouvez choisir d'exporter des rapports récapitulatifs ou détaillés.

Les rapports récapitulatifs affichent toutes les entrées de temps, en les regroupant par projet, utilisateur ou client et même par balises spécifiques. Tout dépend de l'aspect de gestion du temps sur lequel vous souhaitez vous concentrer.

Les rapports détaillés sont essentiellement des rapports récapitulatifs avec des horodatages inclus. Ceci est particulièrement utile pour les analyses internes.

Comment le suivi du temps aide à la comptabilité - rapports de professionnels

Pour conclure, nous avons décidé d'inclure certains des commentaires reçus de nos utilisateurs spécialisés en comptabilité. Voici ce qu'ils avaient à dire sur le suivi du temps et comment cela les aide.

« Je suis propriétaire d'un petit cabinet d'experts-comptables de niche avec un employé à trois fuseaux horaires. Et bien que la plupart de mes honoraires soient fixes, nous prenons souvent en charge des « projets » pour lesquels nous facturons à l'heure. Clockify me permet de suivre nos heures jusqu'à n'importe quel "sous-niveau" dont j'ai besoin. C'est parfait pour moi aussi pour suivre mon temps d'administration, donc je sais quand j'ai besoin d'embaucher une personne supplémentaire. C'est parfait pour ce dont j'ai besoin. ”

– Michael A, Réconcilier la comptabilité et les solutions d'affaires

“ Beaucoup de gens ne réalisent pas à quel point ils sont efficaces (ou plutôt – inefficaces) au travail ; nous perdons tellement de temps en réunions inutiles ou en assumant des tâches non pertinentes. J'utilise l'outil pour délimiter les tâches sur lesquelles je passe le plus de temps, ce qui a conduit à des informations exploitables : par exemple, « passer moins de temps à faire un travail sans importance », « allouer plus de temps à un travail moins urgent mais extrêmement important », etc. un excellent outil si vous vous souciez de votre productivité et que vous souhaitez contrôler agressivement votre propre emploi du temps. ”

– Heather A, stagiaire pré-MBA en finances

“ Pouvoir afficher des rapports détaillés qui me disent qui a travaillé sur quel client pendant combien de temps au cours d'une semaine donnée. Cela facilite le calcul des paiements aux entrepreneurs, car les personnes sont payées pour le temps qu'elles consacrent si elles le souhaitent. Il peut déterminer combien de temps il faut pour travailler sur des tâches récurrentes – ce qui est bon pour estimer la durée des projets »

– Tina H, Business in Balance Solutions

« J'ai travaillé en tant qu'indépendant pendant un certain temps. J'ai utilisé ce logiciel pour garder une trace de mon travail afin que je puisse faire des facturations précises. Cela m'a également beaucoup aidé à comprendre où je passais mon temps et à mieux m'aligner sur les activités génératrices de revenus. ”

– Arwa N, Fiscaliste

« Je travaille à temps partiel pour un client qui travaille comme assistante de direction et comptable. Je me mettais dans le pétrin juste en utilisant une feuille de temps créée dans MS Excel et quand j'ai découvert Clockify, j'étais aux anges avec joie. Je garde Clockify ouvert en arrière-plan et je change de projet lorsque je commence le travail et lorsque je termine le travail. J'avais l'habitude de sous-facturer mon temps et de perdre des revenus, mais maintenant je peux facturer chaque seconde que je travaille sur ses projets. De plus, il a une excellente fonction de rapport et peut être imprimé ou enregistré au format PDF ou Excel, etc. Ainsi, non seulement je facture mon client, mais j'ai également des données exactes sur le temps que j'effectue pour chacune de ses tâches. (Projets) ».

– Ruth M, adjointe exécutive et comptable