Top 3 des logiciels de gestion de documents de ressources humaines
Publié: 2022-09-21Un logiciel de gestion de documents aide les équipes RH à gérer et à stocker les documents des employés.
Les professionnels des RH interrogent les candidats, intègrent les nouveaux employés et mènent des entretiens de départ, entre autres tâches de gestion des effectifs. Tous ces processus impliquent des piles de documents, dont la manipulation à l'aide d'un système papier manuel ne suffit pas. Investir dans un logiciel de gestion des documents de ressources humaines peut aider à rationaliser et à numériser le processus.
Les solutions de gestion de documents permettent de stocker et d'organiser les documents des employés, de maintenir la conformité et d'améliorer l'efficacité administrative des équipes RH. Cet article examine les trois meilleurs outils de gestion de documents approuvés par de vrais utilisateurs du secteur des RH. (Lisez comment nous avons sélectionné ces produits.)
Quelles fonctionnalités offre un logiciel de gestion de documents RH ?
Les principales fonctionnalités d'un logiciel de gestion de documents RH sont les suivantes :
- Capture de documents : convertissez des documents physiques en fichiers numériques.
- Stockage de documents : stockez les documents dans un référentiel centralisé pour un accès facile.
- Recherche plein texte : Parcourez les documents RH pour trouver des informations spécifiques telles que l'adresse d'un employé.
Tous les produits répertoriés dans ce rapport incluent les fonctionnalités mentionnées ci-dessus.
Outre ces fonctionnalités essentielles, les systèmes de gestion de documents RH proposent également :
- Contrôles d'accès/autorisations
- Archivage et conservation
- Outils de collaboration
- Suivi de la conformité
- Classement des documents
- Conversion de fichiers
- Gestion et partage de fichiers
- Portail de données des employés
- Reconnaissance optique de caractères
- Contrôle de version
Ce que nous couvrons pour chaque produit
Pour chaque produit, nous couvrons les éléments suivants :
Comment les utilisateurs ont-ils évalué les produits présentés sur différents aspects ?
Nous avons analysé 71 avis sur tous les produits pour découvrir comment les utilisateurs perçoivent ces produits sur des paramètres tels que la facilité d'utilisation, le support client, le rapport qualité-prix et la fonctionnalité.
Que disent les utilisateurs des produits ?
Pour chacun des produits présentés, nous avons inclus des extraits de critiques de l'année précédente.
Comment sont tarifés les produits ?
Les modèles de tarification sont généralement l'un des suivants : tarif forfaitaire, basé sur l'utilisation, par utilisateur ou par fonctionnalité. De plus, la plupart du temps, la fréquence de paiement est soit unique, annuelle ou mensuelle.
Remarque : Le prix d'un produit peut varier en fonction des fonctionnalités requises, de l'assistance ou de la formation requise et des demandes de personnalisation. Lorsque vous trouvez un produit qui correspond à vos besoins, parlez au fournisseur pour savoir ce qu'il peut offrir.
Les produits conviennent-ils à votre personnel RH ?
Certains outils sont spécialement conçus pour les entreprises, tandis que d'autres fonctionnent parfaitement pour les petites ou moyennes entreprises. Connaître la base d'utilisateurs typiques de ces produits est un autre facteur de différenciation pour vous aider à choisir la bonne solution pour votre personnel RH.
De plus, les examinateurs proviennent de diverses industries. Si une grande partie des critiques provient d'un secteur, il est probable que le produit soit un créneau et ne fonctionne pas aussi bien pour d'autres secteurs. D'un autre côté, si les examinateurs sont répartis dans plusieurs secteurs, il est probable que le produit convienne à plusieurs secteurs.
Top 3 des logiciels de gestion de documents RH
1. Entreprise Dropbox
4.5/5
4.0/5
4.3/5
4.4/5
Petites entreprises
15 $ par utilisateur, par mois
Capture d'écran:
Extraits des critiques les plus positives pour le produit :
« C'est très simple et génial d'avoir un système de dossiers partagés avec mes collègues. Dropbox a facilité mes tâches quotidiennes avec mes coéquipiers. Auparavant, il était fastidieux de stocker des données partagées avec mes coéquipiers. Mais maintenant, avec Dropbox, c'est totalement un nouveau niveau et une expérience merveilleuse.
"La fonctionnalité la plus importante de Dropbox Business est qu'elle permet la collaboration au sein de votre entreprise. Les individus peuvent télécharger leur travail dans le programme et ce travail peut être organisé dans des dossiers pour que tout reste propre. Le contenu peut être organisé en fonction du site sur lequel il est censé être téléchargé. Le site est très convivial et accessible, ce qui en fait un excellent outil simple pour vous aider dans votre entreprise. »
"J'adore la simplicité de Dropbox, mais je ne suis pas d'accord avec leur prix et leur verrouillage des licences. . . Si je dois offrir une solution aux clients, elle doit être gagnant-gagnant, et les autres solutions gagnent simplement grâce aux licences. »
Lisez tous les avis sur Dropbox Business ici.
2. Google Disque
4.7/5
4.6/5
4.9/5
4.8/5
Petites entreprises
6 $ par utilisateur, par mois
Capture d'écran:
Extraits des critiques les plus positives pour le produit :
"Ce que j'aime le plus dans ce logiciel, c'est la façon dont je peux y sauvegarder n'importe quoi. Des images aux PDF en passant par les documents. Tout peut être enregistré sur Google Drive. D'une certaine manière, c'est comme une clé USB portable et numérique. La grande quantité de mémoire est également excellente.
"Il a de nombreuses fonctionnalités et toutes les fonctionnalités sont vraiment géniales, mais ma fonctionnalité préférée est le stockage en nuage. Honnêtement, j'aime le stockage dans le cloud et je pense que c'est la meilleure sauvegarde et restauration dans le cloud. vous pouvez transférer les données de votre ancien téléphone dans un nouveau téléphone sans ordinateur ni câble de données, ce qui est une très bonne option.
"Google Drive est le choix intelligent pour le stockage de fichiers et la sauvegarde de documents importants. Il s'intègre facilement à Gmail, ce qui rend le partage de fichiers super simple et rapide. Être capable d'organiser des documents dans différents dossiers et de déterminer qui a accès à des dossiers individuels est un excellent outil. »
Lisez tous les avis sur Google Drive ici .
3.Microsoft 365
4.6/5
4.2/5
4.7/5
4.8/5
Petites entreprises, grandes entreprises
6,99 $ par mois
Capture d'écran:
Extraits des critiques les plus positives pour le produit :
"Un bon logiciel pour l'ère du cloud, excellent pour travailler sur la plupart des emplacements variables. Un ensemble de bons logiciels Office qui aident tout le temps au même endroit. Plus de flexibilité et de fonctionnalités que les autres Suits. Bonne collaboration avec Microsoft Softwares.”
"L'espace de 1 To sur Onedrive est tout simplement fantastique. J'ai un plan familial donc plusieurs personnes partagent cet avantage. La meilleure application pour moi est Excel. Les autres applications sont également très bonnes et productives.
"Ce que j'aime le plus, c'est qu'il est facile à naviguer et facile à comprendre. Rend le travail un peu plus agréable grâce aux nombreuses fonctionnalités.
Lisez tous les avis sur Microsoft 365 ici.
Comment choisir le bon logiciel de gestion de documents RH pour votre entreprise
L'achat d'un logiciel peut être difficile si vous ne savez pas quoi chercher. Voici quelques recommandations à garder à l'esprit lors de la présélection d'un logiciel de gestion de documents pour votre équipe RH :
- Vérifiez si le logiciel propose la restauration de documents. Cette fonctionnalité vous permettra de récupérer et de restaurer les documents des employés en cas de suppression accidentelle. Un outil de gestion de documents idéal conservera une sauvegarde de tous vos dossiers et documents RH pour éviter la perte de données.
- Recherchez le service de numérisation de documents. Saisir manuellement les données d'un document papier dans le logiciel est une tâche chronophage. Mais si le logiciel que vous avez choisi offre une fonctionnalité de numérisation de documents, vous pouvez facilement numériser des fichiers papier pour les convertir en documents numériques ou électroniques.
- Assurez-vous que le logiciel dispose d'un portail libre-service pour les employés. Sélectionnez une solution de gestion de documents qui offre un portail en libre-service où vos employés peuvent mettre à jour et accéder à leurs documents, tels que W-2 et I-9. Cette fonctionnalité contribuera non seulement à réduire la charge de travail de votre service RH, mais également à améliorer l'expérience des employés.
Questions courantes à poser aux fournisseurs lors de l'achat d'un logiciel de gestion de documents RH
Votre logiciel propose-t-il une recherche de texte pour les documents ?
Un outil de gestion de documents idéal devrait vous permettre de rechercher des documents spécifiques tels que les registres de paie ou les contrats des employés à l'aide d'une fonction de recherche de texte pour rendre les processus tels que les entretiens d'intégration et de sortie plus efficaces.
Puis-je stocker des documents dans différentes catégories et contrôler l'accès des utilisateurs ?
Il deviendra plus facile de rechercher des informations si votre système de gestion de documents numériques vous permet de stocker des documents dans plusieurs sous-catégories, telles que les données des employés et les informations commerciales, et de les partager avec des personnes spécifiques au sein de votre organisation. Lors de la présélection des options logicielles, demandez aux fournisseurs si leur produit vous permet de segmenter les types de documents et de restreindre l'accès des utilisateurs à ceux-ci.
Votre logiciel s'intègre-t-il à des plates-formes de gestion de fichiers tierces ?
Le logiciel que vous achetez doit pouvoir s'intégrer à des applications tierces afin que vous puissiez facilement migrer et transférer les données et documents importants des employés. Assurez-vous de demander aux fournisseurs si leur produit possède de telles capacités d'intégration.
Comment avons-nous choisi ces produits ? Nous n'avons pas - vous avez fait
Pour trouver votre logiciel idéal, vous avez besoin d'informations fiables, afin de gagner du temps, de respecter votre budget et de consacrer plus d'énergie à la croissance de votre entreprise. C'est pourquoi nous examinons et vérifions tous nos avis d'utilisateurs et ne recommandons que les outils approuvés par des personnes comme vous.
En d'autres termes, nos recommandations de produits ne sont jamais achetées ou vendues, ou basées sur l'opinion d'un seul individu - elles sont choisies par vos pairs, reflétant les opinions et les expériences de notre base indépendante d'évaluateurs de logiciels.
Les outils de gestion de documents de ressources humaines présentés dans cet article sont les plus recommandés sur la base des avis d'utilisateurs vérifiés. Cependant, s'ils ne répondent pas aux exigences de gestion de documents de votre équipe RH, vous pouvez consulter notre répertoire de logiciels de gestion de documents pour trouver la solution la mieux adaptée.
Pour être pris en compte pour cette liste, les produits devaient :
- Avoir au moins 20 avis produits uniques d'utilisateurs du secteur des RH, publiés sur Capterra entre septembre 2020 et 22. Nous avons sélectionné les trois produits les mieux notés pour figurer dans cet article.
- Répondez à la définition du marché de notre logiciel de gestion de documents en offrant les fonctionnalités principales suivantes : capture de documents, stockage de documents, recherche en texte intégral.
Pour déterminer la taille des entreprises par lesquelles chaque produit est « couramment utilisé », nous vérifions si au moins 20 % des examinateurs proviennent d'une taille d'entreprise particulière, et nous classons ensuite le produit comme ayant des clients de cette taille d'entreprise.
Les extraits de critiques sont des passages extraits de critiques plus longues écrites par des critiques vérifiés. Nous obtenons ces extraits en appliquant un algorithme qui prend en compte des facteurs tels que, mais sans s'y limiter, le nombre de mots et la couverture du sujet. Les extraits sont évalués pour un sentiment positif et reçoivent un score de sentiment.
Les extraits représentent l'opinion des utilisateurs et ne représentent pas les opinions de, ni ne constituent une approbation de Capterra ou de ses sociétés affiliées. Les extraits ne sont pas modifiés pour des raisons de clarté ou de grammaire. De nouveaux avis peuvent avoir été ajoutés depuis la publication de cet article, de sorte que les données des avis dans cet article peuvent ne pas refléter les conditions actuelles. Capterra ne garantit pas que les avis resteront affichés pendant toute la période pendant laquelle ce rapport est actif.