5 conseils pour planifier la réunion virtuelle ultime

2020 se terminera alors que les réunions virtuelles de l'année occuperont le devant de la scène. Alors que les inquiétudes concernant COVID-19 persistent, les entreprises réévaluent les grands rassemblements et se réunissent plutôt dans le monde virtuel pour mener leurs activités.

Bien exécutées, les réunions virtuelles peuvent permettre à des équipes dispersées géographiquement de collaborer, de résoudre des problèmes et de travailler en groupe. Les réunions inefficaces, cependant, deviennent une perte de temps, conduisant à des employés improductifs et désengagés.

Les dirigeants doivent tenir compte des défis uniques de la communication virtuelle pour tirer le meilleur parti de leurs équipes à chaque réunion. Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques pour planifier une réunion virtuelle réussie.

Conseil n° 1 : établissez un plan

Cela est vrai pour toute réunion, mais encore plus pertinent lorsque des participants appellent de divers endroits.

Pour chaque réunion virtuelle, il est important d'avoir un plan à l'avance afin que les participants sachent à quoi s'attendre et comment ils peuvent contribuer à la conversation. Voici quelques bonnes pratiques clés :

• Partagez votre ordre du jour à l'avance : envoyez l'ordre du jour aux participants bien avant la réunion, afin qu'ils aient des attentes claires sur ce qu'il faut préparer. Fournissez des détails dans votre invitation par e-mail sur les principaux points de discussion et tous les documents, fichiers ou recherches pertinents auxquels vous ferez référence pendant la réunion.

• Le cas échéant, offrez aux participants la possibilité de consulter le document ou d'ajouter des commentaires avant la réunion : Donnez à chacun une chance égale de contribuer à la réunion. Vous pouvez le faire via des outils de gestion de documents tels que Google Drive. Qu'il s'agisse d'un diaporama, d'une vidéo ou d'un rapport annuel, l'utilisation d'outils de partage de fichiers comme Dropbox et Box garantira que tout le monde est au courant.

• Fournissez des attentes sur la manière dont l'espace virtuel sera géré : Assurez-vous que tous les participants sont sur la même longueur d'onde quant à la manière dont la réunion virtuelle sera menée. Par exemple, les participants doivent-ils couper le son de leurs vidéos pendant que d'autres parlent ? Une discussion est-elle prévue ou la réunion est-elle principalement animée par le présentateur ?

Conseil n°2 : Planifiez à l'avance

La coordination des heures pour les participants qui ont des horaires et des fuseaux horaires différents peut être difficile. Voici quelques recommandations pour vous assurer que tout le monde est sur la même page de planification :

• Choisissez des plages horaires adaptées au fuseau horaire de chacun : par exemple, si vous attendez des participants à New York et à Londres, le moment idéal pour planifier des réunions serait 10 h 00 à New York et 13 h00 à Londres.

• Utilisez des outils qui vous aident à choisir le bon créneau horaire : Déterminer qui est disponible à quel moment peut être déroutant. Plutôt que de laisser les fuseaux horaires prendre le dessus sur vous, pensez à utiliser un logiciel de planification de rendez-vous pour vous aider à détecter automatiquement le fuseau horaire de tous les participants.

• Planifiez des réunions à l'avance : plus les participants sont avertis avant les réunions, moins ils risquent d'avoir des conflits d'horaire. Si vous devez programmer une réunion de dernière minute, assurez-vous de vérifier que tous les participants ont des plages horaires ouvertes.

Conseil n° 3 : Établissez une étiquette pour les réunions virtuelles

La pratique de l'étiquette appropriée prépare le terrain pour une réunion virtuelle transparente et productive. Voici quelques étiquettes utiles que les hôtes et les participants doivent établir avant chaque réunion virtuelle pour garantir une expérience de réunion fluide :

• Testez toutes les technologies avant la réunion : vérifiez les connexions de votre réunion à l'avance. Cela inclut vos capacités vidéo, Wi-Fi et de partage d'écran. Dans la mesure du possible, établissez la connexion environ dix minutes avant le début de la réunion.

• Rencontrez-vous en face-à-face en vidéo : assurez-vous que chaque membre de la réunion virtuelle peut se voir. 55% de la communication est le langage corporel, tandis qu'un autre 38% est le ton de la voix, selon la recherche. Se rencontrer face à face par vidéo est beaucoup plus personnel que de rencontrer une voix désincarnée au téléphone, et cela aide également à établir davantage de relations. Cela permet également aux participants de capter le langage corporel et les indices, comme quand quelqu'un a fini de parler ou s'il fait juste une pause.

• Mettez de côté toutes les distractions : jusqu'à 83 % des participants déclarent avoir consulté leurs e-mails lors d'une réunion ou d'une présentation en personne, et c'est avec d'autres invités dans la salle pour les tenir responsables. Rappelez aux participants d'accorder toute leur attention aux participants et de réduire les distractions telles que les e-mails et les SMS pendant la réunion.

Conseil n° 4 : Maintenez l'engagement des participants

Tous les horaires et la planification sont inutiles si votre public n'est pas engagé. Voici nos recommandations pour garder votre équipe présente et engagée pour une réunion virtuelle :

• Donnez de l'espace pour une conversation informelle : ne soyez pas trop rapide pour annuler les bavardages qui se produisent naturellement au début d'une réunion. Cela donne aux équipes distantes la possibilité de se connecter à un niveau personnel avant de se mettre au travail, comme elles le feraient en personne.

• Introduisez des méthodes pour stimuler la participation : Encouragez tout le monde à agir comme s'il était au premier rang en créant des opportunités de participation. Par exemple, les participants peuvent avoir la possibilité de soumettre des questions bien avant le début de la réunion virtuelle. Si nécessaire, vous pouvez également mettre en place un sondage ou encourager plus de questions sur le chat en direct.

• Posez fréquemment des questions : vérifiez constamment tout au long de la réunion pour donner aux participants la possibilité de partager et de vous assurer qu'ils suivent. Au lieu de poser des questions ouvertes, soyez explicite dans ce que vous demandez. Par exemple, au lieu de « Que pensez-vous de cet outil ? » vous devriez plutôt opter pour : "Pensez-vous que cet outil aidera à la productivité ?"

Astuce #5 : Faites un suivi

Tout comme une réunion au bureau, la discussion qui suit à la fontaine à eau peut être tout aussi révélatrice que la séance elle-même. Voici ce que vous pouvez faire pour vous assurer que la communication est claire et qu'il n'y a pas de confusion :

• Concluez par une conversation sur le refroidisseur d'eau : environ cinq à dix minutes avant la fin de la réunion, demandez à votre équipe si elle a d'autres questions ou préoccupations. C'est à ce moment que les participants sont prêts à partager leurs réserves ou leurs doutes.Résumez et débriefez avec votre équipe après : Vous pouvez le faire avec un e-mail de suivi à la fois sur ce qui a été couvert lors de la réunion, quelles décisions clés ont été exigé de votre équipe.

• Demandez comment la réunion aurait pu être meilleure : faites le point vous-même. Qu'est-ce qui a fonctionné ? Qu'est-ce qui a échoué ? Vous n'êtes pas obligé d'appliquer tous les principes ci-dessus dans ces sessions moins formelles, mais prendre le temps d'écouter, d'évaluer et de réviser honnêtement garantira les réunions les plus réussies à l'avenir.

Choisissez le bon logiciel pour votre réunion virtuelle

Qu'il s'agisse d'un logiciel de conférence Web ou d'un logiciel de gestion de projet, il existe une large sélection d'outils technologiques qui peuvent vous aider à organiser des réunions virtuelles productives et efficaces.

La clé est de déterminer lesquels de ces outils conviennent le mieux à votre équipe. Lors du choix des outils, demandez-vous :

• Quelle est la fonctionnalité clé dont ma réunion virtuelle a besoin pour réussir ? Par exemple, avez-vous besoin que tout le monde travaille en collaboration sur un document en même temps ? Alors Google Docs est la solution probable. Avez-vous besoin de membres de l'équipe pour voir une démo en temps réel ? Alors le logiciel de partage d'écran est fait pour vous.

• Quel est le nombre moyen de participants à votre réunion virtuelle ? Le logiciel de réunion dont vous aurez besoin pour une réunion virtuelle individuelle peut être très différent de celui qui vous permet d'héberger une réunion avec plus de 15 employés. Assurez-vous que la conférence Web ou la conférence de réunion que vous envisagez offre cette flexibilité.

Quelle est votre stratégie de réunion virtuelle ?

Parlez-nous de votre stratégie de réunion virtuelle. Quelles sont les meilleures pratiques que vous pouvez partager pour organiser des réunions virtuelles réussies ? Quelle est la meilleure façon de connecter les participants dans différentes salles ou différents continents ? Partagez dans les commentaires ci-dessous.