6 conseils pour assurer le bon déroulement de votre implémentation BI

Vous savez donc que vous avez besoin d'un logiciel d'informatique décisionnelle.

Vous devez tirer le meilleur parti des données que vous collectez. Vous avez donc vérifié votre liste de fournisseurs, vous avez effectué la preuve de concept et vous avez trouvé un produit qui convient à votre entreprise.

La prochaine étape, cependant, peut faire ou défaire votre achat : la mise en œuvre de la BI. La mise en œuvre est l'endroit où le potentiel de la BI est actualisé.

Si le déploiement et la mise en œuvre échouent, cet investissement sur lequel vous avez travaillé si dur pourrait faire partie des quelque 70 % des achats de BI qui échouent.

Les licences de logiciels de Business Intelligence coûtent en moyenne environ 1 500 dollars par utilisateur et par an, de sorte que même une poignée d'utilisateurs représente une somme considérable pour une petite ou moyenne entreprise (PME). Cinq licences annuelles, si elles ne sont pas utilisées correctement, peuvent signifier que 7 500 $ disparaissent dans l'éther.

Consultez ces conseils pour savoir ce dont vous avez besoin pour une mise en œuvre réussie de la BI afin que ce soit le début de quelque chose de bien, plutôt que la fin d'un processus douloureux.

Astuce 1 : Sachez ce dont vous avez besoin

Dans le blog de la semaine dernière, j'ai soutenu que quiconque achetant un logiciel d'informatique décisionnelle devrait suivre les conseils de Socrate et "se connaître". Le même conseil vaut pour la mise en œuvre.

Pour que votre mise en œuvre de BI soit réussie, vous devez savoir à quoi ressemble la « réussite » pour votre entreprise.

Elena Rowell de Looker suggère que cela commence tôt : "Avant même de définir les initiatives de performance clés (KPI) que vous souhaitez suivre, la première chose à faire est de définir en interne à quoi ressemble le succès de votre outil de BI."

« Cela contribuera à créer un ensemble d'attentes partagées pour le produit, en rationalisant le processus de mise en œuvre. Assurez-vous de définir ces attentes, ainsi que quelques-uns des livrables du projet : par exemple, "chaque service aura deux à trois tableaux de bord clés, ou les utilisateurs auront (ou n'auront pas) la possibilité de faire des analyses ad hoc, » Rowell poursuit. « Souvent, définir ce qu'un produit ne fera pas est tout aussi important que définir ce qu'il fera .

Selon JP Lessard de Miles Technologies, une autre clé de la mise en œuvre de la BI est de savoir sur quels facteurs spécifiques, ou KPI, vous devez vous concentrer pour améliorer votre entreprise. Cela peut être le taux de désabonnement, les conversions ou votre marge de profit et de perte.

« Déterminez quels facteurs vous devez examiner et dites, si je peux répondre à ces questions, je peux prendre de meilleures décisions », dit Lessard.

Les réponses à ces questions sont les KPI que vous souhaitez suivre.

Bob Pepalis d'Izenda confirme la nécessité pour les PME de savoir ce qu'elles veulent suivre avant de commencer la mise en œuvre de la BI. "Les expériences de mise en œuvre de logiciels de Business Intelligence les plus indolores que nous ayons partagées avec nos clients ont été lorsqu'ils sont préparés."

Une PME est prête lorsqu'elle « sait à quelles questions elle essaie de répondre et pourquoi elle a besoin d'analyses avec ses applications », explique Pepalis.

Comme exemple de cette préparation, Pepalis cite une entreprise qui souhaitait changer de solutions analytiques. Le client potentiel avait besoin d'un programme capable de fournir des données en temps réel. Ils devaient également « gérer les ressources – les personnes et l'équipement » pour plusieurs agences de sécurité publique. Enfin, ils avaient besoin « d'une solution qui puisse rassembler les données de ces différentes agences qui ont leurs propres applications et bases de données ».

Parce que le client savait qu'il voulait suivre ces choses spécifiques, la mise en œuvre a été facile.

Pat Hennel de Silvon est également d'accord. "Le fait d'avoir toutes les exigences nécessaires des parties prenantes à l'avance permet d'économiser beaucoup de retouches supplémentaires sur la route."

Et c'est l'implication de ces parties prenantes qui est également vitale pour la mise en œuvre de la BI.

Astuce 2 : embarquez tout le monde

De la même manière, vous avez besoin d'une connaissance précise des KPI que vous souhaitez suivre, vous avez également besoin d'une connaissance précise de qui sont vos défenseurs. Si vous n'êtes pas le propriétaire de la PME, assurez-vous que le propriétaire et les autres dirigeants plaideront pour la mise en œuvre.

Comme le suggère Ranjit Satyanath à Computer Weekly, obtenir le parrainage de la direction est un moyen clé pour assurer le succès.

Corey Mendelsohn de NewIntelligence recommande également d'utiliser « des cadres supérieurs comme champions pour niveler » votre implémentation BI.

Adoptez la collaboration aussi facilement que ces modèles de photos de stock amusants. Ils sont juste nuls avec la collaboration !

Le fournisseur de BI Matillion vous suggère de rechercher des défenseurs parmi les "experts du domaine qui comprennent les exigences de reporting dans l'entreprise". Dans de nombreux cas, ces experts sont les personnes qui avaient « créé manuellement des rapports de gestion à l'aide d'Excel ».

En tant que tels, ces défenseurs sauront probablement quelles données l'entreprise possède et comment en tirer de la valeur. Ces défenseurs peuvent commencer en tant que missionnaires BI et, au fur et à mesure de la mise en œuvre, aider les autres à apprendre à utiliser le nouveau logiciel.

Une autre façon de s'assurer que les nouveaux utilisateurs resteront des utilisateurs est de s'assurer que la mise en œuvre et l'utilisation sont aussi simples que possible.

Astuce 3 : restez simple

Peu importe à quel point quelque chose est brillant : s'il n'est pas facile à comprendre, il n'obtiendra pas le soutien populaire.

Je me fréquente avec cette référence, mais c'est le principe « Fantasia » : vous pouvez avoir un produit réfléchi et bien conçu, mais si c'est si compliqué que le client ne peut pas comprendre ce qui se passe, le produit sera ignoré. "Fantasia" de Disney est un beau film captivant, mais le public ne savait pas quoi en penser. Le résultat? Flopburger financier.

Artistiquement influents, bien sûr, mais notez qu'il leur a fallu plusieurs décennies avant de faire une suite.

Il existe plusieurs façons de simplifier votre processus de mise en œuvre de la BI.

Tout d'abord, assurez-vous d'acheter un programme facile à utiliser. Des fonctionnalités telles qu'une interface visuelle par glisser-déposer, comme celle d'Alteryx, ou une recherche de traitement du langage naturel, comme celle d'AnswerRocket, encourageront les employés hésitants à utiliser le programme.

En fait, la facilité d'utilisation est le critère numéro un que les grandes entreprises recherchent lorsqu'elles achètent un logiciel de BI, selon les gens de Gartner (contenu disponible uniquement pour les clients de Gartner, mais cela en vaut la peine).

L'analyste de Gartner, James Laurence Richardson, suggère de faire de la facilité d'utilisation une priorité, car "les problèmes rencontrés avec la facilité d'utilisation des plateformes de BI&A (intelligence d'affaires et analyse) sont les plus préjudiciables aux avantages commerciaux obtenus".

Matillion suggère que le choix d'un programme avec "un frontal facile à utiliser, dépourvu de termes techniques, de noms de table et de syntaxe SQL, est essentiel pour assurer une mise en œuvre réussie de l'informatique décisionnelle".

Une fois que vous avez sélectionné le bon programme, rendez l'expérience d'apprentissage de l'utilisation du programme aussi simple que possible.

Un moyen de simplification recommandé par Matillion est de fournir un "glossaire des champs, des mesures et des termes utilisant la nomenclature familière que l'utilisateur comprend déjà".

Lessard appuie cette idée et note que "de nombreux logiciels de BI vous permettront de configurer vos KPI et de les définir" dans le programme.

Avec ce glossaire disponible, un programme autrement étranger ressemblera davantage à une partie du business as usual, plutôt qu'à quelque chose de complètement nouveau et différent.

Lessard suggère également une orientation de base sur le logiciel : « Vous n'avez pas à suivre une formation approfondie, mais vous devez orienter vos utilisateurs et les familiariser avec le programme. S'ils ne le sont pas, ils ne joueront pas avec. »

De même, Rowell suggère d'autres solutions, des "heures de bureau" continues offertes par des analystes de données plus avancés, des tutoriels en ligne, des sessions de formation hebdomadaires avec des analystes. "Les données peuvent être intimidantes", dit-elle, "et vous ne voulez pas que les gens arrêtent d'essayer."

Considérez l'apprentissage de l'utilisation d'un logiciel d'informatique décisionnelle comme similaire à l'apprentissage d'une matière au lycée : si vous avez eu du mal avec une matière difficile, vous avez probablement opté pour une aide supplémentaire après l'école. La même stratégie vous aidera à mettre en œuvre votre logiciel.

C'est cette volonté de jouer et d'expérimenter qui incite les employés à faire le genre de requêtes ad hoc au cœur de la BI en libre-service.

Astuce 4 : Commencez par des gains rapides

Votre implémentation de BI ne doit pas concerner l'ensemble de l'entreprise dès le départ.

Au lieu de cela, déployez le programme dans un département et enregistrez quelques gains rapides. Ces victoires seront le meilleur argument pour inciter d'autres employés à utiliser le logiciel. Le vieux cliché est vrai : rien ne réussit mieux que le succès, en particulier lorsque vous essayez de faire passer votre entreprise de ses anciennes méthodes à une approche basée sur les données et la BI.

"Plutôt que d'essayer de forcer l'ensemble de l'entreprise à effectuer un changement de paradigme complet en une seule fois, le déploiement de l'application BI dans des départements individuels... vous permet de concentrer vos ressources petit à petit", explique Hennel.

Rowell ajoute : « les gains rapides ont tendance à aider la BI à se propager de manière organique : les gens le voient, s'enthousiasment et le veulent aussi. »

Rowell note que c'est ainsi que Looker voit souvent son logiciel se répandre dans des implémentations réussies.

De la même manière que la mise en œuvre doit commencer avec un département, elle doit commencer avec un ensemble de données. « Commencez par ce sur quoi vous avez le plus d'informations : c'est votre bac à sable », explique JP Lessard.

Cherchez à transformer cette grande réserve de données en un gain rapide avant d'étendre le programme au reste de l'entreprise.

Les propriétaires de PME ont « un pressentiment » sur les données importantes, et ce sont ces données importantes avec lesquelles ils devraient commencer. "Apprenez à utiliser la BI avec ces données, et ainsi, lorsque vous passerez à d'autres données auxquelles vous n'êtes pas habitué, vous serez plus prêt à utiliser l'outil", conseille Lessard.

L'analyste de Gartner, Neil Chandler, fait une recommandation similaire (contenu disponible pour les abonnés de Gartner), affirmant que c'est une bonne idée de "mener au moins une nouvelle initiative de BI et d'analyse 'quick win' pour valider votre stratégie d'analyse" pendant les 100 premiers jours d'une BI mise en œuvre du programme.

Conseil 5 : Assurez-vous que les données sont propres

Si les données que vous importez dans le programme ne sont pas propres, vous n'obtiendrez pas les résultats que vous recherchez. Et cela peut coûter cher à votre mise en œuvre en termes de soutien des employés. « Le vieux principe des ordures dans les ordures est si important », soutient Lessard.

Si les données qui entrent dans votre programme BI sont sales et incohérentes, la mise en œuvre se concentrera plutôt sur le nettoyage de ces données.

La tendance « Keep Calm and » prendra-t-elle fin ? Probablement pas.

Heureusement, pour garantir la propreté des données, vous n'avez pas besoin de savoir coder. Bien que l'expression semble technique, des données propres signifient simplement que vos informations sont saisies d'une manière que le programme BI pourra comprendre.

Par exemple? « Les gens mettront du texte dans un champ de date dans leur logiciel CRM, plutôt que la date réelle. Ils écriront « mardi prochain », et l'outil de BI l'ignorera », explique Lessard.

D'autres formes de données « sales » sont les erreurs de saisie de données (oublier la période dans un montant en dollars, par exemple) ou les incohérences, comme des valeurs similaires avec des noms différents (par exemple, une feuille de calcul qui étiquette la paie des employés comme « paiement », où une autre appelle c'est "chèque de paie" ou "salaire").

Et si l'outil de BI l'ignore, ces données ne seront pas correctement téléchargées. Des données propres, dans de nombreux cas, signifient une saisie correcte des données. « Il est beaucoup plus facile de s'assurer que vos commerciaux utilisent leur CRM de manière cohérente que d'essayer de nettoyer les données plus tard dans l'outil de BI », explique Lessard.

Conseil 6 : La mise en œuvre est en cours

La mise en œuvre de logiciels ressemble beaucoup à Noël : stressante, exigeante et chronophage, mais qui en vaut la peine lorsque vous voyez les regards sur les visages des gens.

Tout comme Noël, l'événement réel est techniquement une chose ponctuelle, mais l'esprit qui le sous-tend peut (et devrait) durer toute l'année. Dans le cas de l'esprit de Noël, cela signifie trouver des moyens d'être généreux toute l'année, comme laisser quelqu'un entrer dans votre voie dans la circulation, ou ne pas utiliser un geste créatif de la main lorsque quelqu'un ne vous laisse pas entrer dans la sienne.

Dans le cas de la mise en œuvre de logiciels, cela signifie être agile et ouvert au changement. De la même manière que l'événement réel de la mise en œuvre exige que vous soyez organisé et disposé à faire les choses d'une manière nouvelle, axée sur les données, ce même esprit peut (et devrait) influencer votre travail quotidien.

L'un des avantages de l'agilité d'une PME est que faire rebondir une idée sur quelqu'un ne nécessite pas de formulaires de demande en trois exemplaires. Donc, s'il y a une métrique que vous pensez que votre entreprise devrait suivre, suivez les conseils de Billy Joel et "parlez-en [à votre superviseur]".

Lorsque vous n'avez pas à traverser une bureaucratie pour obtenir une réponse, vous avez déjà une longueur d'avance sur les entreprises.

L'agilité est particulièrement importante pour une PME, déclare Elena Rowell. "Avec la façon dont les données d'une petite entreprise changent constamment, les mesures qui sont importantes pour vous aujourd'hui ne sont pas nécessairement les mêmes que celles qui seront importantes pour vous dans six mois."

Ainsi, la plupart des PME se retrouvent dans des situations où l'agilité n'est pas seulement bénéfique, elle est nécessaire.

En fin de compte, l'informatique décisionnelle n'est pas tant un ensemble d'outils ou de produits que vous achetez qu'un état d'esprit et une volonté de s'améliorer continuellement.

Quels sont vos conseils pour une implémentation BI réussie ?

Votre logiciel d'informatique décisionnelle est-il opérationnel ? Si oui, avez-vous des conseils à donner aux acheteurs potentiels ? Faites-le savoir aux autres lecteurs dans les commentaires ci-dessous!

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