6 conseils pour réduire les coûts lors de l'organisation d'un événement d'entreprise

En ce qui concerne la planification d'événements d'entreprise, il existe quelques domaines clés où les coûts peuvent rapidement s'accumuler. Les frais de location de salles sont souvent l'un des postes les plus importants du budget et peuvent être un point de friction majeur pour les organisateurs d'événements. Cependant, il existe des moyens de contourner ce problème tout en offrant une expérience incroyable aux clients.

Avec un peu de créativité et de réflexion créative, il est possible d'organiser un événement d'entreprise incroyable sans se ruiner tout en épatant vos invités. Pour en faire une réalité, il est important que les planificateurs d'événements connaissent certaines stratégies clés de réduction des coûts.

Dans les sections suivantes, nous allons couvrir quelques conseils intelligents sur la façon dont vous pouvez réduire ces dépenses tout en offrant un événement de premier ordre.

Soyez créatif avec votre sélection de lieu

Choisir un lieu qui possède ses propres équipements et installations, et réduire le besoin de louer ou d'acheter le vôtre est un moyen de dépenser moins sur les coûts totaux du site. De nos jours, il est possible de le faire en utilisant un logiciel de planification d'événements d'entreprise pour aider à faire ces comparaisons directes entre différents emplacements.

En tant qu'option plus créative et plus rentable, envisagez d'opter pour un emplacement non conventionnel tel qu'un espace extérieur ou un vieux bâtiment. Choisir un style d'événement moins standard, comme un dîner ou un pique-nique, peut souvent être loué pour une fraction du prix d'une salle de banquet ou d'un centre de conférence traditionnel. Et, avec un peu d'ingéniosité, vous pouvez transformer ces espaces en lieux d'événements vraiment mémorables.

Bien sûr, gardez simplement à l'esprit le type d'événement que vous planifiez et l'environnement que vous essayez d'entretenir. Si vous envisagez des options de plein air, surveillez également de près la météo à cette période de l'année.

Profitez de l'équipement et des installations

Vous pouvez économiser de l'argent sur votre événement en choisissant un lieu qui possède son propre équipement et ses propres installations afin que vous n'ayez pas à louer ou à acheter un système de sonorisation, une scène et un éclairage séparés. De nombreux endroits ont déjà mis en place ces éléments, alors assurez-vous de vous renseigner à leur sujet lorsque vous envisagez votre prochain emplacement.

Les entreprises peuvent réduire leurs coûts de diverses manières en tirant parti des équipements et des installations fournis par la section locale, tels que :

• Projecteurs et écrans disponibles pour les présentations
• Disponibilité du Wi-Fi, afin que les clients puissent utiliser leurs propres appareils
• Réduction pour l'utilisation de leurs services de restauration sur place
• Plans de paiement potentiels pour améliorer la trésorerie

Rechercher des partenaires de parrainage pour aider à compenser les coûts

Une méthode efficace pour réduire le coût de votre événement d'entreprise consiste à rechercher des partenaires de parrainage. Ils peuvent aider à couvrir les coûts en échange de la promotion de leur produit ou de leur marque. Cela profite aux deux parties, car vous économisez de l'argent pendant qu'elles gagnent en visibilité.

Il existe plusieurs façons de trouver des partenaires de parrainage potentiels. Pour promouvoir votre événement, pensez à contacter des entreprises qui partagent un public cible similaire. Par exemple, si vous organisez une conférence sur l'énergie verte, vous pouvez contacter des fabricants de panneaux solaires ou des constructeurs de voitures électriques.

Une fois que vous avez trouvé quelques partenaires potentiels, l'étape suivante consiste à les contacter et à faire un pitch. Expliquez en quoi consiste votre événement et pourquoi leur marque serait un bon choix, y compris des informations sur les participants à votre événement et la couverture médiatique. Leur fournir une trousse de parrainage qui décrit les avantages d'investir dans votre événement augmentera certainement vos chances d'obtenir leur soutien.

Voici quelques autres exemples de la manière dont les partenaires de parrainage peuvent aider les entreprises à réduire les coûts des conférences :

• Une société informatique fait don d'ordinateurs portables à utiliser lors d'un séminaire de formation
• Un détaillant de vêtements offre des cartes-cadeaux à utiliser comme prix de présence
• Une chaîne hôtelière offre une réduction aux clients assistant à un événement
• Une compagnie aérienne offre des voyages à prix réduit aux conférenciers lors d'une conférence

Réfléchissez à une liste de partenaires possibles pour vous aider à rendre votre prochaine apparition à la conférence plus percutante.

Utiliser la technologie pour réduire les coûts d'impression et d'expédition

Selon une étude réalisée par l' Environmental Paper Network , l'impression numérique peut permettre aux entreprises d'économiser jusqu'à 25 % sur leurs coûts d'impression globaux. De plus, en utilisant les services d'expédition en ligne, les entreprises peuvent réduire leurs coûts jusqu'à 50 % grâce à des services en ligne comme UPS et FedEx.

La technologie peut également être utilisée pour aider à réduire le coût du service de restauration lors d'événements d'entreprise. Lors de la commande de nourriture et de boissons en ligne, les entreprises peuvent profiter de remises sur le gros et d'offres de livraison gratuite. Grâce à l'utilisation d'applications mobiles pour gérer les commandes et les paiements, les entreprises peuvent éviter les erreurs coûteuses qui peuvent souvent se produire lorsqu'elles traitent avec des méthodes traditionnelles sur papier.

Créez un thème ou décorez d'une manière unique mais rentable

Façonner votre événement d'entreprise autour d'un thème unique et rentable peut lui donner un style unique. Par exemple, vous pouvez sélectionner l'or et le blanc comme couleurs et les utiliser dans tout le décor ; cela pourrait inclure la location de nappes et de serviettes entièrement blanches avec des accents dorés. Cela a toujours l'air élégant tout en évitant les coûts supplémentaires qui peuvent être associés à des couleurs plus uniques.

Vous pouvez également économiser de l'argent sur les décorations en fabriquant vous-même certains éléments, comme des centres de table à l'aide de bocaux Mason, de fausses fleurs et de rubans. Lorsque vous organisez plusieurs événements au cours d'une année, il peut être moins coûteux de louer des décorations au lieu de les acheter toutes en même temps.

Utilisez les médias sociaux pour promouvoir votre événement et économiser sur les coûts de marketing

En utilisant des plateformes telles que Facebook, TikTok, Twitter et Instagram, vous pouvez atteindre un large public à peu de frais ou sans frais, ce qui vous donne un avantage en créant des pages d'événements, en publiant des mises à jour et en vous engageant avec des invités potentiels.

Lorsque vous faites la promotion d'un événement d'entreprise, vous devez vous assurer que vos publications sur les réseaux sociaux sont professionnelles et conformes à la marque. Ainsi, vous pouvez créer une page d'événement sur le site Web de votre entreprise, la partager sur vos plateformes de médias sociaux et utiliser les bons hashtags pour atteindre un public plus large afin de promouvoir les offres spéciales ou les remises que vous proposez.

Enfin, ils sont une option pour organiser des promotions et des concours. Offrir des réductions aux invités qui partagent votre page d'événement sur leurs propres profils de médias sociaux, ou organiser un concours où le prix est des billets gratuits pour votre événement sont de bons plans à essayer lorsque vous utilisez ces canaux.