Comment planifier efficacement les employés : 3 conseils pour augmenter la productivité et les ventes

Jongler constamment entre un personnel approprié et des budgets maigres ? Voici quelques conseils pour vous aider à planifier efficacement vos employés.

La planification des horaires des employés est un défi majeur non seulement pour le secteur de la vente au détail, mais également pour d'autres industries de services telles que l'hôtellerie, la logistique, la santé et la restauration. D'une part, les entreprises doivent assurer un personnel approprié pour gérer l'afflux de clients. D'un autre côté, les horaires instables et imprévisibles font des ravages sur l'équilibre travail-vie personnelle des employés.

Souvent, les employés de quarts sont tenus de travailler des quarts de travail variables chaque semaine. Ils ont rarement le moindre contrôle sur leur emploi du temps et ne l'apprennent généralement que quelques jours à l'avance. Bien que diverses entreprises utilisent des noms différents pour ces pratiques de planification, elles sont largement connues sous le nom de planification juste à temps ou de planification centrée sur le client.

Récemment, Lowe's a adopté un système de planification centré sur le client pour s'assurer que les quarts de travail des employés reflètent le trafic du magasin. Bien que le système semble bon pour les affaires en théorie, il limite en réalité le nombre de jours de congé consécutifs pour les employés ainsi que la visibilité et la flexibilité des horaires. Le changement a apporté moins de prévisibilité à la vie des employés et a eu un impact négatif sur leur équilibre travail-vie personnelle, entraînant finalement une baisse du moral de la main-d'œuvre.

Alors que la sagesse conventionnelle dicte que la planification instable est la norme dans les environnements commerciaux lean d'aujourd'hui, des valeurs aberrantes telles que Nando's et The Gap Inc. montrent qu'une planification stable est non seulement faisable, mais peut également aider à améliorer les ventes et la productivité. Et nous avons trois conseils pour vous aider à le mettre en œuvre dans votre entreprise.

3 techniques de planification des employés que votre entreprise devrait utiliser

Conseil n° 1 : offrez aux employés une meilleure visibilité sur leurs horaires

Imaginez ceci : Adam travaille à la caisse enregistreuse d'un magasin de vêtements. Les vacances approchent et il veut planifier des jours de congé avec sa famille. Cependant, les vacances sont aussi la période la plus occupée de l'année pour le magasin et il n'a aucune idée des jours ou des quarts de travail qu'il travaillera la semaine prochaine. Dans de telles situations, le manque de visibilité sur les horaires est susceptible de rendre Adam et les employés comme lui un peu déçus, voire frustrés et/ou désengagés.

Planification par glisser-déposer dans Findmyshift (Source)

Pour les employeurs, un moyen simple d'éviter de telles situations est de préparer les quarts de travail à l'avance, sur des calendriers papier ou des registres de présence. Encore mieux, cependant, utilisez un logiciel de planification des employés pour créer et partager des horaires de travail, ainsi que pour envoyer des rappels aux employés avant chaque quart de travail.

Conseil n° 2 : Donnez aux employés la possibilité d'échanger leurs quarts de travail

Le mois dernier, l'école de la fille d'Adam a organisé une conférence parents-enseignants un samedi matin. Mais Adam avait un quart de travail le matin, alors il a appelé son manager pour demander un changement. Le responsable a fini par passer trois heures à essayer de trouver un autre employé pour échanger le quart de travail avec Adam et communiquer les changements à toutes les personnes concernées.

Approbation du remplacement dans CakeHR (CakeHR)

C'est une autre situation qui peut être évitée à l'aide d'un logiciel de planification des employés, ce qui rend le processus d'échange et d'échange de quarts de travail beaucoup plus simple pour les employés. Dans notre exemple, Adam peut lui-même mettre en place l'équipe de remplacement directement dans le système logiciel, et tout collègue disponible peut le réclamer. Le changement est immédiat et visible pour toutes les personnes impliquées.

Dans une expérience au Gap, environ 50 % des demandes publiées un à trois jours à l'avance dans une application pour smartphone d'échange de quarts de travail ont trouvé des preneurs, et 62 % des employés horaires à temps partiel qui ont utilisé l'application ont déclaré publier ou prendre des quarts de travail. Dans l'ensemble, 95 % des employés participants ont convenu que l'application facilitait l'ajustement des horaires de travail pour répondre à leurs besoins.

Conseil n° 3 : Évaluez les besoins en personnel et évitez les dépassements de coûts

Pour continuer avec notre exemple, disons que pour ce mois, Adam est de garde les lundis et mercredis. Cela signifie qu'il est censé être disponible pour travailler sur préavis d'appel et qu'il ne peut pas planifier d'engagements personnels pour ces jours-là. Cependant, s'il n'est pas convoqué, il n'est pas payé pour cette journée, bien qu'il ait bloqué son temps libre en raison de la possibilité de travail.

Tableau de bord Analytics dans ShopKeep (Source)

L'imprévisibilité des horaires de garde fait qu'il est difficile pour les employés de compter sur un travail garanti, un certain niveau de revenu, ou même d'obtenir un deuxième emploi pour compléter leurs revenus. En 2016, les régulateurs ont forcé Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters et quelques autres détaillants à revoir et à modifier leurs pratiques de planification sur appel.

Grâce à des outils tels que des logiciels de gestion de vente au détail et des logiciels de point de vente, les employeurs peuvent mieux évaluer leurs besoins en personnel et éviter d'avoir à prévoir des horaires de garde. Les fonctionnalités de création de rapports de ces outils peuvent aider les employeurs à analyser les données historiques et à identifier les jours/heures qui enregistrent le plus de trafic client.

Grâce à ces connaissances, les employeurs peuvent prendre de meilleures décisions en matière de planification et de budgétisation. Ils peuvent donner aux employés la fiabilité et la flexibilité dont ils ont besoin tout en évitant les dépassements de coûts associés aux quarts de travail supplémentaires.

Prochaines étapes : comment trouver le bon logiciel pour votre entreprise

Maintenant que vous savez comment un logiciel peut vous aider à rationaliser la planification des employés et à la rendre plus efficace et efficiente, vous pouvez commencer à explorer les solutions sur le marché. Cependant, il y a certaines considérations dont vous devez être conscient :

• Gardez à l'esprit la taille et le type de votre entreprise : les besoins en matière de planification d'un restaurant de 10 employés seront radicalement différents de ceux d'un supermarché de 50 employés. Tout d'abord, sachez exactement ce que vous voulez que le logiciel fasse pour vous et combien de personnes vont l'utiliser, puis commencez à explorer les outils sur le marché.
• Prévoyez un budget pour l'outil : en tant que propriétaire d'entreprise ou employeur, vous ne pouvez épargner qu'une certaine somme d'argent pour un outil. Pour une petite entreprise, cela peut représenter quelques centaines de dollars par mois, alors que pour une grande entreprise, cela peut représenter quelques milliers de dollars. Affectez le montant que vous êtes à l'aise de dépenser pour un outil de planification et examinez les options uniquement dans le cadre de ce budget.
• Repensez vos besoins : bien que vous puissiez certainement opter pour un logiciel de planification des employés pour répondre à vos besoins en matière de planification, d'autres outils tels que les logiciels de gestion de vente au détail et les logiciels de point de vente peuvent vous aider à faire bien plus que la planification. Les entreprises spécialisées telles que les salons et les dépanneurs peuvent également explorer des outils conçus spécifiquement pour leur créneau.

Remarque : Les applications sélectionnées dans cet article sont des exemples pour montrer une fonctionnalité dans son contexte et ne sont pas destinées à être approuvées ou recommandées. Ils ont été obtenus à partir de sources considérées comme fiables au moment de la publication.