Applications de feuille de temps vs feuilles de calcul : laquelle convient le mieux à votre flux de travail

Les feuilles de calcul et les applications de feuille de temps sont toutes deux des solutions de chronométrage populaires. Mais lequel utiliser ?

Dans cet article, nous parlerons des avantages et des inconvénients de la saisie du temps de travail dans les applications de feuille de temps et de la saisie du temps de travail dans les feuilles de calcul, et comparerons ces deux solutions en termes de :

• Dans quelle mesure conviennent-ils pour enregistrer les heures de travail ?
• Quelles options utiles ont-ils à offrir pour faciliter le processus de chronométrage ?
• Quelle est la rapidité et la précision de la saisie du temps dans les feuilles de calcul, par rapport aux applications de feuille de temps ?
• Combien d'argent devrez-vous dépenser pour chacune des deux solutions de feuille de temps ?

De plus, nous verrons si vous devriez envisager d'utiliser des applications de feuille de temps ou des feuilles de calcul comme méthode de suivi et de calcul du temps de travail, en fonction du type d'entreprise dans laquelle vous vous trouvez et du flux de travail de votre équipe.

Applications de feuille de temps vs feuilles de calcul : adéquation et options ?

Dans cette section, nous parlerons des avantages et des inconvénients des applications de feuille de temps et des feuilles de calcul en termes d'options qu'elles ont à offrir et de la mesure dans laquelle ces deux solutions sont adaptées pour suivre le temps de travail en premier lieu.

AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS DES FEUILLES DE TABLEUR : adéquation et options

Les feuilles de temps de feuille de calcul sont une solution de chronométrage familière

Les feuilles de calcul n'ont généralement pas besoin d'être présentées aux employés d'aujourd'hui, car la plupart d'entre eux connaissent déjà les bases de leur utilisation. Si vous et votre équipe utilisez des feuilles de calcul pour d'autres tâches professionnelles quotidiennes, il sera encore plus facile de commencer à y suivre le temps. Vous n'aurez pas à consacrer d'énergie et d'efforts supplémentaires à la définition de nouveaux processus de suivi du temps, puis à les expliquer à votre équipe.

Les feuilles de temps des feuilles de calcul sont polyvalentes

Que vous utilisiez Microsoft Excel, Google Sheets ou LibreOffice Calc, les feuilles de calcul offrent un éventail de fonctionnalités que vous pouvez essayer et mettre en œuvre dans vos pratiques de suivi du temps. Par exemple, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour créer des modèles de feuilles de temps simples, et vous pouvez également utiliser les formules intégrées pour créer des feuilles de temps plus avancées avec des formules qui s'additionnent automatiquement et manipulent autrement les données que vous entrez.

Les feuilles de temps des feuilles de calcul sont transparentes en ce qui concerne les calculs

Si vous avez implémenté des formules intégrées dans vos feuilles de temps de feuille de calcul, toute personne saisissant du temps pourra voir toutes les formules utilisées pour les calculs. Cela apportera de la transparence dans la manière dont le temps d'entrée des employés est traité ultérieurement et améliorera probablement la confiance et la responsabilité au sein de votre équipe.

Les feuilles de temps de feuille de calcul vous permettent de les imprimer

Vous devrez probablement redimensionner les feuilles de temps que vous remplissez dans des feuilles de calcul afin qu'elles s'adaptent à votre papier d'impression - mais le fait est que vous pouvez les imprimer si vous le souhaitez.

Les feuilles de calcul n'offrent que la saisie manuelle du temps

La saisie du temps dans une feuille de temps de feuille de calcul équivaut à une saisie manuelle du temps, en fonction de la façon dont vous percevez le temps que vous passez sur un projet ou une tâche. En d'autres termes, à la fin d'une journée ou d'une semaine de travail, vous devrez vous souvenir de ce sur quoi vous avez travaillé précédemment, en détail, ce qui peut être un défi. Ainsi, vous êtes plus susceptible d'entrer 1 heure pour une tâche, même si vous y avez travaillé pendant 1 heure et 16 minutes, car 1 heure est un joli nombre entier, tandis que les 16 minutes supplémentaires ne sont pas aussi faciles à retenir par la suite. .

Les feuilles de temps de feuille de calcul manquent d'options de feuille de temps typiques

Outre l'absence de suivi du temps en temps réel, les feuilles de calcul n'offrent pas non plus les options que vous trouverez généralement dans les applications de feuille de temps, telles que :

• définition des taux horaires
• catégorisation du temps de travail par tâches, balises et statut de facturation
• générer des rapports complets sur le temps de travail

Étant donné que les feuilles de calcul sont polyvalentes, vous pourrez peut-être imiter ces fonctionnalités dans une certaine mesure (comme l'ajout manuel de colonnes pour les tâches, les balises ou le statut de facturation), mais cela prendra du temps et des efforts supplémentaires.

Les feuilles de temps des feuilles de calcul peuvent être accablantes pour les gros utilisateurs de feuilles de calcul

Si vous avez déjà trop de tâches professionnelles à effectuer dans des feuilles de calcul, l'ajout d'un suivi du temps à la liste peut entraîner une confusion supplémentaire. Étant donné que la plupart des fichiers sur lesquels vous travaillez sont au format Excel, Google Sheets ou LibreOffice Calc, il peut parfois être difficile de trouver votre feuille de calcul de chronométrage lorsque vous en avez besoin ou de passer d'une feuille de calcul à l'autre pour effectuer différentes tâches.

Les feuilles de temps des feuilles de calcul manquent d'attrait professionnel

Étant donné que les feuilles de calcul peuvent être utilisées pour une myriade de tâches, elles ne sont peut-être pas la meilleure solution si vous cherchez à créer et à envoyer à vos clients des rapports d'aspect professionnel sur ce sur quoi vous avez travaillé.

TIMESHEET APPS POUR ET CONTRE : adéquation et options

Les applications de feuille de temps sont conçues pour le suivi du temps

Contrairement aux feuilles de calcul, qui sont conçues pour vous aider dans de nombreuses tâches très différentes, les applications de feuille de temps sont des applications dédiées , conçues spécialement pour vous aider à consigner, stocker et analyser le temps de travail. De plus, les systèmes de feuille de temps offrent également d'autres avantages supplémentaires qui sont intégrés afin de vous aider à suivre et à saisir votre temps encore plus facilement. L'option de définir des projets et des tâches basées sur des projets sur lesquels vous suivrez le temps, les balises que vous utiliserez pour catégoriser le temps de travail et les taux horaires que le système de feuille de temps utilisera pour calculer vos revenus ne sont que quelques-unes des fonctionnalités auxquelles vous pouvez vous attendre.

Les applications de feuille de temps permettent également de suivre le temps avec une minuterie

En plus de la saisie manuelle du temps via une feuille de temps, les applications de feuille de temps offrent généralement également un suivi du temps en temps réel pendant que vous travaillez, avec une minuterie, dans leurs pages de suivi du temps - vous pouvez démarrer une minuterie lorsque vous commencez à travailler sur une tâche, puis arrêtez le chronomètre une fois que vous avez terminé. De plus, vous pouvez également voir sur quoi vos coéquipiers travaillent actuellement, en jetant un coup d'œil à un tableau de bord montrant ce pour quoi ils utilisent actuellement une minuterie.

Les applications de feuille de temps vous aident à analyser votre temps

Avec une application de feuille de temps, vous n'obtenez pas seulement un endroit pour stocker vos heures de travail, vous obtenez également un endroit où vous pouvez générer des rapports basés sur votre temps suivi, pour analyser votre utilisation du temps et vos niveaux de productivité.

Combien de temps as-tu passé sur ce projet ?

Le projet était-il rentable, par rapport au temps que vous y avez consacré ?

Sur quelles tâches avez-vous passé le plus de temps ?

Combien de temps avez-vous perdu sur des tâches secondaires ou tertiaires, au lieu de travailler sur vos priorités ?

Une bonne application de feuille de temps vous aidera à comprendre tout cela.

Les applications de feuille de temps vous permettent d'exporter des rapports au format PDF, CVS et Excel

Si vous souhaitez afficher votre temps de feuille de temps au format tableur, il y a de fortes chances que vous puissiez le faire dans une application de feuille de temps.

La différence entre une feuille de temps que vous avez exportée à partir d'une application de feuille de temps et la feuille de temps que vous avez créée vous-même est la précision — en exportant une feuille de temps via une application, vous serez certain que vos données sont exactes.

Outre l'exportation de données sous forme de fichiers XLS, la plupart des applications de feuille de temps devraient également vous offrir la possibilité de générer des fichiers SCV et PDF.

L'exportation de données au format PDF est une excellente solution si vous souhaitez envoyer à votre client une preuve du travail que vous avez accompli sur son projet jusqu'à présent.

L'exportation de données au format CSV est idéale pour calculer la paie, car vous pourrez voir tous les temps suivis au format décimal.

Les applications de feuille de temps vous permettent de suivre le coût et la rentabilité du projet

Certaines applications de feuilles de temps proposent également des calculs de coûts de main-d'œuvre et de bénéfices. Ils vous aident à minimiser les coûts du projet à l'avenir afin que vous puissiez maximiser le temps que vous consacrez aux tâches prioritaires et minimiser le temps que vous perdez. Le rapport sur les bénéfices peut également vous aider à comprendre si vous devez augmenter vos taux horaires, afin de vous assurer que vos revenus sont supérieurs aux coûts du projet.

Les applications de feuille de temps vous aident à imprimer des feuilles de temps "plus belles", plus facilement

Si vous souhaitez stocker les données de la feuille de temps sous forme papier, les feuilles de calcul et les applications dédiées sont une solution appropriée. Mais, alors que le processus d'impression des feuilles de temps que vous avez créées dans une feuille de calcul nécessite généralement un redimensionnement supplémentaire de vos horaires, les applications de feuille de temps fournissent déjà des feuilles prêtes à imprimer.

Les applications de feuille de temps peuvent prendre un certain temps pour s'y habituer

Oui, les applications de feuille de temps sont conçues pour faciliter le chronométrage. Mais certains de vos employés peuvent se méfier d'eux au début, surtout s'ils n'ont jamais utilisé de telles applications auparavant.

À moins que vous ne rendiez le processus de comptabilisation du temps et les attentes de votre entreprise clairs et concis, vous risquez de submerger les employés.

Ainsi, la bonne pratique consiste à expliquer vos attentes en termes de saisie du temps dans l'application, pour aider les employés à se sentir plus à l'aise, dès le départ.

️ VERDICT D'ADAPTATION ET D'OPTIONS :

En ce qui concerne leur pertinence en matière de chronométrage et les options qu'ils ont à offrir, les feuilles de calcul sont une approche simple et attrayante pour consigner le temps de travail, mais elles manquent toujours de fonctionnalités cruciales de feuille de temps. En revanche, les applications de feuille de temps ont l'avantage d'avoir des options de feuille de temps dédiées et, en tant que telles, apparaissent comme la meilleure solution, malgré le temps relativement plus long dont certains employés peuvent avoir besoin pour s'y habituer.

Applications de feuille de temps vs feuilles de calcul : rapidité et précision ?

Dans cette section, nous parlerons des avantages et des inconvénients des applications de feuille de temps et des feuilles de calcul, en termes de temps dont les employés, les responsables, les comptables et toutes les autres personnes impliquées dans le processus de comptabilisation du temps ont besoin pour gérer les feuilles de temps. Nous mettrons également en lumière les avantages et les inconvénients de ces deux méthodes de chronométrage en termes de précision.

AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS DES FEUILLES DE TABLEUR : rapidité et précision

Ajouter du temps à une feuille de temps de feuille de calcul peut être rapide et facile

À condition que les données que les employés doivent ajouter soient conservées à une plus petite échelle et que le gestionnaire en charge de créer les feuilles de temps ait correctement défini les formules, les employés ne devraient pas avoir beaucoup de mal à saisir le temps dans les feuilles de temps du tableur.

Les feuilles de temps des feuilles de calcul prennent généralement du temps pour toutes les personnes impliquées

Pour les responsables , il faut plus de temps pour créer des tableaux de feuilles de temps dans une feuille de calcul, ainsi que pour approuver ou rejeter ultérieurement les feuilles de temps remplies des employés. La création de feuilles de temps de feuille de calcul prend encore plus de temps si le responsable a décidé de rendre le processus quelque peu automatique, en ajoutant des formules intégrées pour additionner le temps de travail.

Pour les employés , cela prend trop de temps pour ajouter, calculer et vérifier tout le temps qu'ils saisissent pour l'exactitude, chaque jour, semaine ou mois.

Étant donné que les feuilles de calcul ne fournissent pas de notifications automatiques lorsque quelqu'un remplit ses feuilles de temps, le comptable devra ouvrir toutes les feuilles de temps manuellement pour vérifier si tout le monde a mis à jour son temps de travail. De plus, le comptable devra personnellement rappeler à tous ceux qui n'ont pas entré leur temps comme prévu de le faire. Dans certains cas, cela peut se produire plusieurs fois pour chaque période de paie.

Pour l' assistant RH , il faut plus de temps pour trouver les données requises, telles que le temps que les employés ont passé en vacances, en congé maladie ou en congé sans solde.

Chaque nouveau paramètre que vous ajoutez au mélange s'accumule avec les autres et vous prend plus de temps - peu importe que vous soyez le responsable créant les feuilles de temps, l'employé saisissant le temps, le comptable calculant la paie ou l'assistant RH calculant le temps payé désactivé.

Les feuilles de temps des feuilles de calcul sont généralement sujettes aux erreurs pour toutes les personnes impliquées

Pour les managers , il sera plus facile de se tromper lors de la création de tableaux dans des tableurs, ou de la définition de formules pour des feuilles de temps automatiques. Par exemple, si vous faites une erreur dans la définition desdites formules de feuille de calcul, toutes les données ajoutées par quelqu'un seront mal calculées - et vous ne le remarquerez peut-être même pas avant qu'il ne soit trop tard.

Pour les employés , il sera plus facile de se tromper lors de l'ajout de données ou du calcul des heures de travail (si les employés sont en charge de calculer leur propre temps). Il est plus facile d'entrer moins de temps que ce que vous avez réellement travaillé, ce qui signifie que vous facturerez moins que vous n'auriez dû à vos clients. Il sera également plus compliqué d'effectuer correctement les calculs s'il y a plus de données à utiliser. De plus, si vous ajoutez les mauvais chiffres aux mauvaises colonnes, vous obtiendrez des feuilles de temps erronées, même si les formules sont bien définies, pour commencer.

Les comptables et les responsables des ressources humaines devront probablement extraire les données saisies par les employés pour séparer les feuilles de calcul et les applications, ce qui signifie un risque encore plus élevé d'autres erreurs de calcul et de perte de données.

Pire encore, n'importe qui peut supprimer accidentellement une cellule, une ligne dans une cellule, une formule ou une feuille de calcul entière. Et, vous aurez besoin de plus de temps pour restaurer ce que vous avez supprimé - si vous remarquez même que vous avez supprimé quelque chose en premier lieu.

Les feuilles de temps des feuilles de calcul nécessitent une double vérification manuelle

Cela signifie que le comptable en charge de la paie, ainsi que celui qui est chargé d'établir les factures des clients, devra probablement :

• revérifier tout
• mettre en surbrillance manuellement toutes les entrées de temps suspectes
• contactez les personnes qui les ont saisis, pour des éclaircissements.

Cela signifiera beaucoup de temps passé à envoyer des e-mails et à recalculer - et il n'y a toujours aucune garantie que vous éviterez toutes les erreurs.

Les feuilles de temps des feuilles de calcul impliquent d'éventuels problèmes de conformité

Il est facile d'égarer les feuilles de temps imprimées – tout ce que vous avez à faire est d'en égarer une pour causer des problèmes à votre entreprise. Les erreurs et les feuilles de temps manquantes entraînent des problèmes de paie, ce qui entraîne des erreurs de paiement des employés. Ce qui peut, à son tour, vous causer des problèmes avec le gouvernement.

Les feuilles de temps de tableur sont une mauvaise solution pour une entreprise en pleine croissance

Plus vous avez de personnes dans votre équipe, plus il devient difficile de stocker, de conserver et d'examiner les feuilles de temps du tableur, et plus vous risquez de faire une erreur.

APPLICATIONS TIMESHEET POUR ET CONTRE : rapidité et précision

Ajouter du temps dans une application de feuille de temps est toujours rapide et facile

Vous ajoutez vos heures et définissez vos taux horaires, et regardez l'application effectuer les calculs automatiquement, sur la base de formules testées avec précision et précises à 100 %. Cela inclut les calculs de base des heures de travail, mais également vos revenus et le temps total ajouté par période personnalisée.

Les applications de feuille de temps vous permettent de faire moins d'erreurs

À moins que vous n'ajoutiez vous-même les mauvaises heures (ou le mauvais taux horaire), vous n'aurez pas à craindre que le total de vos heures de travail ou de vos revenus soit mal calculé, car le système de feuille de temps s'occupera de tout pour vous. Cela signifie moins de stress pour les gestionnaires, les employés, les comptables et le personnel des RH.

Les applications de feuille de temps offrent des rappels et des objectifs

Avec les applications de feuille de temps, il est beaucoup moins probable que quelqu'un oublie de remplir une feuille de temps à temps, étant donné que vous pouvez définir des objectifs quotidiens et hebdomadaires pour l'équipe. Lorsqu'une personne n'atteint pas un objectif, elle reçoit des rappels par e-mail indiquant qu'elle n'a pas suivi suffisamment de temps dans la période prescrite.

Les applications de feuille de temps ne nécessitent pas de feuilles de calcul supplémentaires pour la paie et le PTO

Avec une application de feuille de temps, le personnel des RH peut créer des projets distincts pour les congés sans solde, les congés de maladie et les vacances, et demander aux employés d'ajouter du temps à ces projets chaque fois qu'ils prennent un congé sans solde, un congé de maladie ou partent en vacances. Plus tard, si le personnel des RH a besoin de données sur les congés de maladie d'un certain employé, il lui suffit de sélectionner le bon projet et le bon employé et de générer un rapport.

Les comptables pourront calculer la masse salariale en quelques clics, en sélectionnant simplement la plage de temps (par exemple, semaine, mois ou une période personnalisée) et en filtrant le temps consacré aux congés sans solde et aux pauses déjeuner. Ensuite, le logiciel obtiendra automatiquement le nombre total d'heures travaillées pour chaque employé et calculera combien vous devez les payer.

Les applications de feuille de temps assurent une meilleure conformité

Grâce à une application sécurisée pour suivre et stocker les heures de travail, vous serez certain que votre entreprise est toujours conforme aux règles et réglementations commerciales, telles que le règlement sur le temps de travail FLSA.

Les applications de feuille de temps vous évitent les processus répétitifs

Les feuilles de temps de feuille de calcul exigent que les employés saisissent leurs noms, intitulés de poste, responsables, projets et tâches pour chaque nouvelle feuille de temps qu'ils remplissent.

Cependant, les comptes d'employés créés dans les applications de feuille de temps stockent leurs noms et permettent aux gestionnaires d'espace de travail de :

• ajouter des employés à des groupes en fonction des intitulés de poste (par exemple, développeurs, spécialistes du marketing, concepteurs, etc.)
• affecter des gestionnaires responsables du temps de travail des employés

Les employés peuvent alors sélectionner leurs projets et tâches lors du suivi du temps, et ces feuilles de temps sont automatiquement associées à leurs noms, groupes basés sur les intitulés de poste et gestionnaires en charge d'approuver lesdites feuilles de temps. Et tout cela en quelques clics.

Les applications de feuilles de temps accélèrent le processus d'approbation des feuilles de temps

Les applications de feuille de temps aident les gestionnaires à accélérer et à simplifier le processus d'approbation des feuilles de temps, étant donné qu'elles ne nécessitent pas de signature personnelle sur chaque feuille de temps individuelle, et offrent d'autres avantages supplémentaires.

Les gestionnaires peuvent d'abord configurer les feuilles de temps pour qu'elles se verrouillent automatiquement après une certaine période (par exemple à la fin de chaque mois) ou les verrouiller manuellement avant une certaine date, pour empêcher les employés d'ajouter des entrées antidatées.

Plus tard, les responsables peuvent examiner et approuver les feuilles de temps à des fins de facturation et de paie des clients.

Les applications de feuilles de temps permettent à toute l'équipe de stocker en toute sécurité leurs feuilles de temps au même endroit

Avec les feuilles de calcul, chaque employé envoie ses propres feuilles de temps remplies et elles sont stockées dans un dossier - mais, si vous avez 50 employés, cela signifie 50 feuilles différentes, pour chaque période de paie. En revanche, les applications de feuille de temps permettent à vos employés de remplir toutes leurs feuilles de temps dans un espace de travail sécurisé, facilement accessible. Vous pouvez ensuite parcourir les semaines et les semaines des feuilles de temps précédentes, à partir de cette semaine, jusqu'à la semaine où vous avez créé le compte pour la première fois. La plupart des applications de feuille de temps vous permettent également d'afficher et d'ajouter des données sur tous les appareils.

️ VERDICT DE VITESSE ET DE PRÉCISION :

En ce qui concerne la vitesse et la précision, le processus de chronométrage consistant à saisir, calculer et analyser le temps de travail saisi dans une feuille de calcul présente des inconvénients majeurs pour toutes les personnes impliquées - il est facile de faire une myriade d'erreurs lors de la gestion de telles feuilles de temps et elles consomment beaucoup de temps. temps qui pourrait être utilisé de manière plus productive. En revanche, les applications de feuille de temps offrent une meilleure solution à cet égard, étant donné que leur système automatisé élimine la plupart des possibilités d'erreurs et qu'il est plus facile et plus rapide de trouver et d'analyser les données de temps dont vous avez besoin.

Timesheet Apps vs tableurs : prix ?

Dans la dernière section de cette comparaison, nous mettrons en lumière les avantages et les inconvénients des applications de feuilles de temps et l'utilisation de feuilles de calcul pour saisir le temps, en termes de coût de ces solutions de chronométrage.

AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS DES FEUILLES DE TABLEUR : prix

Excel est cher

Les utilisateurs de Windows se sont peut-être tellement habitués à Excel qu'il est parfois facile d'oublier que ce programme a un prix élevé. Selon Capterra, le prix du programme Excel commence à 8,25 $ par mois et par ordinateur. Donc, si vous avez 50 employés, vous devrez payer un peu moins de 415 $ par mois pour que chacun puisse suivre le temps dans les feuilles de temps Excel à partir de ses propres appareils.

Google Sheets et LibreOffice Calc sont gratuits

Excel est peut-être la solution de tableur la plus connue, mais il existe des alternatives gratuites que vous pouvez envisager, telles que Google Sheets et LibreOffice Calc mentionnés précédemment.

Les inconvénients possibles de Google Sheet par rapport à Excel incluent une vitesse de traitement inférieure et un manque de barre d'outils d'accès rapide, mais vous bénéficiez d'une sauvegarde automatique et d'une collaboration en temps réel. Les inconvénients possibles de LibreOffice Calc par rapport à Excel incluent 15 fois moins de colonnes et certaines limitations de formule cruciales, mais vous pouvez l'utiliser dans d'autres systèmes, à l'exception de Windows et macOS.

Vous dépensez plus d'argent pour gérer les feuilles de temps des feuilles de calcul dans l'ensemble

Le temps, c'est de l'argent, et la gestion du temps des employés dans des feuilles de calcul prend plus de temps et coûte beaucoup plus cher, même si vous décidez d'utiliser une solution de tableur gratuite. De plus, vous aurez peut-être même besoin d'embaucher un assistant pour votre comptable, juste pour avoir une aide supplémentaire dans la gestion des feuilles de temps remplies et les préparer pour la paie.

APPLICATIONS TIMESHEET POUR ET CONTRE : prix

Les applications de feuille de temps peuvent être gratuites

Les applications de feuille de temps varient considérablement en ce qui concerne leurs prix. Mais, si vous vous inscrivez à une application de feuille de temps gratuite, telle que Clockify, vous pourrez utiliser gratuitement toutes les fonctionnalités essentielles de suivi du temps, notamment l'ajout d'un nombre illimité d'utilisateurs et le suivi du temps sur un nombre illimité de projets.

Les applications de feuille de temps réduisent les coûts globaux de votre entreprise

Nous avons déjà établi que le temps c'est de l'argent - et n'importe qui peut gérer le temps de suivi avec une application en quelques clics seulement. De plus, vous n'économiserez pas seulement de l'argent grâce à une saisie rapide du temps - vous n'aurez pas non plus à embaucher du personnel supplémentaire pour compiler lesdites feuilles de temps pour tous vos projets et tâches, car vous aurez toutes les données stockées en toute sécurité en un seul endroit à partir du allez-y.

️ VERDICT DE PRIX :

En ce qui concerne le prix, les feuilles de calcul apparaissent comme une solution plus coûteuse. D'autre part, si vous choisissez la bonne application de feuille de temps, vous pourrez profiter gratuitement des fonctionnalités de base de la feuille de temps.

Applications de feuille de temps vs tableurs : quelle solution de chronométrage choisir ?

Maintenant que nous avons discuté des avantages et des inconvénients des feuilles de calcul et des applications de feuille de temps en termes d'adéquation, d'options, de vitesse, de précision et de prix, voyons quand vous devriez envisager d'utiliser chaque solution de chronométrage.

À quoi servent les feuilles de temps de tableur ?

️ Petites entreprises

Les entreprises de moins de 15 à 20 employés peuvent se tourner vers les feuilles de calcul comme solution de chronométrage, étant donné que les exigences d'administration et d'analyse pour un si petit nombre d'employés sont toujours gérables à l'aide de feuilles de calcul.

️ Petites équipes qui travaillent sur un plus petit nombre de projets

Si votre équipe ne travaille que sur un ou deux projets à la fois, il sera moins difficile de saisir, copier avec précision et analyser les données nécessaires à la facturation client.

️ Équipes qui ne nécessitent aucune fonctionnalité supplémentaire

Si vous souhaitez uniquement saisir les heures de travail de manière régulière, sans implémenter des fonctionnalités telles que le verrouillage des feuilles de temps après une certaine période ou le suivi du temps en temps réel, les feuilles de temps de tableur sont une option appropriée.

À quoi servent les applications de feuille de temps ?

️ Toute taille d'entreprise

La saisie du temps dans les feuilles de temps créées dans une feuille de calcul peut être gérable pour les petites entreprises, mais les applications de feuille de temps conviennent à tout type d'entreprise, y compris les plus petites. Si le nombre d'employés commence à augmenter, ainsi que le nombre de projets que vous acceptez ou les éléments que vous souhaitez suivre, vous pourrez évoluer facilement.

️Des équipes plus petites ou plus grandes travaillant sur n'importe quel nombre de projets

Les applications de feuille de temps vous permettent d'ajouter autant d'employés que vous le souhaitez et de suivre le temps sur autant de projets que vous le souhaitez.

La plupart des applications de feuille de temps offrent ces commodités dans leurs forfaits payants, mais Clockify offre gratuitement un suivi du temps pour plusieurs utilisateurs et sur plusieurs projets.

️ Les équipes qui préfèrent suivre le temps de travail en temps réel

Une application de feuille de temps avec un mode minuteur est votre meilleure option si vous souhaitez :

• suivre le temps pendant que vous travaillez, pour une meilleure précision
• avoir un aperçu clair du temps exact que vous passez sur les projets clients
• gardez un œil sur ce sur quoi vos coéquipiers travaillent actuellement (c'est-à-dire ce pour quoi ils utilisent actuellement la minuterie)

️Entreprises

Les applications de feuilles de temps conviennent aux entreprises car elles offrent généralement au moins certaines fonctionnalités d'entreprise, telles que le coût et les bénéfices de la main-d'œuvre, l'approbation des feuilles de temps et l'authentification unique, pour une sécurité supplémentaire des données.

️ Équipes cherchant à suivre et analyser leur productivité

Les fonctionnalités de rapport des applications de feuille de temps vous permettent de saisir du temps pour plusieurs projets, de sorte que vous pouvez même créer des projets pour les pauses, les e-mails, les réunions, le temps de procrastination ou tout ce que vous voulez, afin de comprendre à quel point vous êtes vraiment productif au travail.

Conclusion

Dans l'ensemble, les feuilles de temps des feuilles de calcul ne sont pas à la hauteur en termes d'adéquation, de rapidité, de précision, de prix et d'options liées aux feuilles de temps qu'elles ont à offrir - ce qui peut ne pas être un problème crucial si vous êtes une petite équipe travaillant sur un ou deux projets qui a plus de temps à consacrer à la gestion des feuilles de temps. Cependant, si vous cherchez à passer à l'échelle, le nombre et la gravité des problèmes augmenteront avec votre entreprise - un plus grand nombre de projets et d'employés signifiera un plus grand nombre de feuilles de temps, et un plus grand nombre de feuilles de temps signifiera toujours un plus de chances d'erreurs et plus de temps et plus de personnes nécessaires pour gérer le processus de chronométrage.

D'autre part, les applications de feuille de temps apparaissent comme la meilleure alternative, la plus appropriée, aux feuilles de temps créées dans des feuilles de calcul - pour commencer, elles constituent une solution plus rapide et moins coûteuse pour stocker vos heures de travail. Ils offrent d'autres fonctionnalités supplémentaires centrées sur les feuilles de temps sur lesquelles vous pouvez compter, quelle que soit la taille de votre entreprise et le type de votre flux de travail.

Ils sont également plus précis et plus systématiques car toutes vos données seront automatiquement calculées selon des formules testées, puis stockées dans un endroit sécurisé.

En conclusion, bien que plus de temps, de patience et de ressources puissent faire des feuilles de calcul une solution de chronométrage appropriée, vous ne pouvez pas vous tromper avec une application de feuille de temps.