Comment ne pas détester le suivi du temps

Le suivi du temps peut être une douleur absolue, et pendant longtemps, j'ai eu l'impression que ma production n'avait pas d'importance - tant que j'avais les chiffres dans ma feuille de temps. C'était avant que je réalise à quel point le suivi peut en fait sauver ma peau au travail, être plus amusant et me donner l'impression d'accomplir quelque chose avec ma carrière.

Mais pour que cela se produise, nous devons surmonter le sentiment désagréable et ennuyeux de devoir nous rappeler de suivre le temps et de faire ce travail supplémentaire. Dans cet article, je partage quelques astuces qui ont fonctionné pour moi. Je discuterai de choses comme trouver le bon facteur de motivation, faire du suivi du temps un jeu et le simplifier à la base.

Assurez-vous d'avoir la bonne motivation

Bien que la motivation en soi puisse être très éphémère (si vous attendez que l'inspiration vous frappe), il ne faut pas négliger le pouvoir du bon facteur de motivation.

Le seul conseil "abstrait" que je donnerai ici est de trouver une très bonne raison pour laquelle vous devez suivre le temps. Par example:

1. J'éviterai les malentendus avec mon patron/manager/chef d'équipe/collègues ;
2. Il y aura une « trace écrite » de mon temps de travail, afin que je puisse me sauvegarder en cas de besoin ;
3. Mes clients sont susceptibles d'être plus confiants et/ou disposés à payer plus parce que je donne l'impression d'être diligent et transparent ;
4. J'aurai une meilleure idée de l'endroit où je perds mon temps et je pourrai y remédier.
5. Je veux arrêter de faire des heures supplémentaires;

Une fois que vous avez vos raisons sur papier, le suivi du temps a plus d'utilité. C'est quelque chose que vous pouvez mettre sur un tableau d'affichage, au-dessus de votre bureau ou sur un post-it sur votre moniteur. Comme le pense l'artiste et coach Katy Arrington, le bon facteur de motivation peut vous aider à surmonter tant de refoulement mental lorsque vous travaillez sur votre productivité.

Il en va de même pour le suivi du temps, qui se trouve être l'un des éléments essentiels de la productivité.

Transformez le suivi du temps en jeu

Gamifier votre productivité peut apporter beaucoup de progrès.

Lorsque vous prenez le sérieux inutile du suivi du temps, il sera soudainement plus amusant de démarrer votre minuterie et de prendre note de la façon dont vous passez votre temps.

Traitez le suivi du temps comme une compétence à mettre à niveau

Le suivi du temps peut devenir un jeu si vous y pensez en termes de remplissage d'une barre de progression d'expérience. Vous gagnez de l'expérience petit à petit, et après un certain temps, vous montez de niveau. La même méthode peut être appliquée si vous traitez le suivi du temps comme une compétence de jeu et vos tâches comme des points d'expérience (exp).

Donc, ça ressemblera un peu à ça :

• Créez une barre de progression semblable à celles que vous voyez dans les jeux vidéo.
• Attribuez-leur des valeurs ou des points d'expérience ;
• Chaque fois que vous suivez avec succès le temps consacré à une tâche, attribuez un point d'expérience (ou plus).

Vous pouvez simplifier le concept ou le développer. Par exemple, chaque tâche peut rapporter un nombre différent de points d'expérience - si cela prend une heure, c'est 5 points, et si c'est 20 minutes, c'est 2.

Voici comment je l'ai fait pendant un court moment:

• Je dois atteindre le niveau 4 en un mois de suivi du temps. Le niveau 4 nécessite 200 points d'expérience ;
• J'ai quatre semaines de travail, ce qui signifie que je peux gagner un maximum de 50 points par semaine ;
• J'ai 5 jours de travail par semaine, soit 10 points maximum par jour ;
• Objectif : Gagnez 10 points par jour tout en suivant le temps.
• Si je suivais chaque tâche avec succès, j'obtiendrais les 10 points complets.
• Si j'échouais quelque part, je déduirais les points en conséquence.

Cela peut sembler complexe, mais c'était le calcul le plus simple, et avec une barre d'expérience dessinée à la main sur mon bureau, je me sentais un peu comme un personnage de jeu vidéo qui progressait.

Heureusement, il existe de nombreux tableaux de progression et modèles en ligne que vous pouvez copier ou adapter en fonction de vos besoins. Quoi qu'il en soit, si vous êtes ne serait-ce qu'un petit joueur de type joueur, cela devrait bien fonctionner.

Apportez de la couleur et de la créativité à vos feuilles de temps

En 2011, l'ancien responsable technique de Stamen , Michal Migurski, a conçu une manière intelligente et amusante de suivre le temps de son équipe.

Il a programmé une application conviviale pour les navigateurs qui affiche le temps passé sur un projet, avec une touche : le temps serait suivi avec un célèbre avatar d'oiseau Angry Birds , alors qu'il se déplace pour frapper le cochon (c'est-à-dire la date limite). Voici à quoi ça ressemble :

Source : mike.teczno.com

Comme Migurski l'explique lui-même, son objectif est simple, vous êtes censé frapper le cochon. Si l'oiseau vole au-dessus de la tête du cochon, vous perdez de l'argent/des ressources, et si l'oiseau vole au-dessus du cochon, vous êtes très en retard sur vos délais. Sur son site Web, Migurski avait laissé un lien vers un référentiel Github, pour vérifier par vous-même Angry Productive Birds .

Jalons de suivi du temps de récompense

Peut-être que les avantages à long terme du suivi du temps ne sont pas une bonne avancée pour vous. Les avantages du suivi du temps sont évidents, mais pas toujours un objectif final tentant. Et ce n'est pas grave, car un coup de pouce de motivation à court terme peut être tout aussi efficace. Lors de la gamification de votre suivi du temps, assurez-vous de définir des jalons spécifiques et des récompenses appropriées.

Par exemple, si votre objectif est de suivre avec succès le temps cinq jours de suite, la récompense peut être un dîner à emporter coûteux, acheter quelque chose que vous vouliez depuis un moment ou… juste une sieste sans culpabilité au milieu de la journée. .

Les jalons peuvent également inclure le suivi réussi du temps X nombre de fois tout au long de la journée, le suivi d'un total de quatre heures au moins (en laissant de la place au cas où vous oublieriez), etc.

Rendez le suivi du temps amusant avec des applets

If This Then That est une application très populaire et utile que nous avons mentionnée à plusieurs reprises sur le blog Clockify. Le site Web vous permet de créer de petites actions appelées applets, qui déclenchent certains comportements sur votre ordinateur ou votre téléphone. Par exemple, chaque vidéo YouTube que vous aimez peut être ajoutée à votre liste de lecture Spotify , ou chaque fois que votre lave-vaisselle démarre, votre roomba commencera à nettoyer la cuisine. Il enlève les petites corvées de votre assiette. Comme autre exemple, vous pouvez connecter votre Trello et Clockify de sorte que chaque fois que quelqu'un met une carte de tâche dans Trello, une applet entrera cette carte comme une entrée de temps dans Clockify . Tout ce que vous avez à faire est de démarrer le chronomètre lorsque vous y arrivez.

Une façon plus amusante de suivre le temps serait de connecter, par exemple, YouTube et Clockify , où chaque fois que vous arrêtez votre minuterie, une courte vidéo de célébration apparaît. Vous pouvez également faire de même avec un clip audio ou un gif que vous trouvez amusant. Ces célébrations automatisées sont comme de minuscules récompenses à attendre lorsque vous suivez le temps consacré aux tâches.

Suivre le temps d'abord - catégoriser plus tard

Dans le passé, chaque fois que je pensais au suivi du temps, je roulais immédiatement des yeux en imaginant tout le processus consistant à taper la tâche, à l'étiqueter, à décider de la durée de mon Pomodoro, etc. L'idée de préparation pour chaque créneau horaire me tuait - il manquait le flux et me faisait me sentir comme un robot.

J'ai donc résolu le problème avec quelques ajustements simples :

• Lors de la création de ma liste de tâches, j'ai préfabriqué toutes les étiquettes et tous les projets ;
• J'ai jeté la minuterie Pomodoro (sauf pour les tâches urgentes);
• Je ne remplirais que les informations de base concernant la tâche ;
• Le tri, les notes complémentaires et tout le reste a été repoussé à la fin de la journée.

J'ai trouvé que la suppression de ces petites nuances techniques rendait le suivi du temps moins ennuyeux pour moi. En prime, à la fin de la journée, le tri des entrées en permanence s'est avéré être un excellent rituel de débranchement progressif. Je n'avais pas besoin d'une tâche supplémentaire pour analyser le déroulement de ma journée, et parcourir les entrées m'a récompensé avec un sentiment d'accomplissement et de fermeture.

Source : Tutoriel Clockify – catégorisation du temps

Ce qui précède est un exemple de la façon dont vous pouvez créer des balises pour les tâches récurrentes dans Clockify , vous choisissez donc simplement ce sur quoi vous travaillez dans le menu déroulant. Si la catégorisation des entrées de temps vous donne la chair de poule, c'est la solution parfaite.

Procurez-vous un outil parfait

J'ai personnellement essayé d'innombrables applications de suivi du temps, de suivi des habitudes et de mise au point. Et même si je n'ai trouvé personne qui fonctionne pour moi à 100% à part Clockify, je peux dire avec certitude qu'ils diffèrent tellement, chacun s'adresse à un type de personne différent.

Que vous souhaitiez un outil de suivi d'application uniquement, un outil multi-appareils, un suivi automatique ou une saisie manuelle, des rapports ou non, une facturation, des intégrations de calendrier, vous l'appelez - ils l'ont.

Mon meilleur conseil serait de passer quelques semaines à les essayer pour la taille. Clockify a le système de fonctionnalités le plus robuste pour son plan gratuit, c'est donc un bon point de départ, à mon avis. Vous pouvez voir ce que vous aimez et ce dont vous avez besoin, et travailler à partir de là.

Ne cherchez pas la perfection

L'une des raisons pour lesquelles je détestais le suivi du temps était que chaque échec à documenter mon temps me semblait très personnel. Comme si j'étais paresseux, inattentif, incapable de faire une si petite tâche, et d'autres opinions très… désagréables.

Et c'est cet état d'esprit négatif dès le départ qui m'a empêché de faire ça pendant longtemps. Pourquoi même essayer de suivre le temps quand cela fait ressortir le pire en moi ?

Donc, pour combattre les hypothèses négatives que vous aurez très probablement, essayez de nourrir des opinions différentes.

"C'est normal d'échouer de temps en temps"

Les choses se mettront parfois en travers.

Vous serez distrait.

Vous passerez une mauvaise journée.

Apprenez à vous pardonner de laisser tomber la balle de temps en temps. Tant que vous traversez ces sentiments désagréables et continuez d'essayer, ces petites défaites n'ont pas d'importance. Et c'est l'état d'esprit le plus sain, surtout si vous commencez seulement à suivre votre temps.

"Je n'ai pas besoin de tout suivre"

Les pauses toilettes, les pauses café ou la rédaction d'un e-mail de suivi qui vient d'apparaître comme une tâche n'ont vraiment pas besoin de leur propre créneau horaire, ni d'un suivi. Les activités de cinq à dix minutes ne sont probablement pas importantes à long terme (à moins qu'il ne s'agisse de pauses de divertissement qui s'additionnent), et elles ne vous donnent aucune information utile sur vos habitudes.

Ils sont particulièrement sans importance pour votre rapport client/manager.

Ne vous surchargez pas et vous ne détesterez pas autant le suivi du temps.

"Le suivi du temps, c'est comme manger du brocoli"

Le suivi du temps peut nous faire sentir comme un robot qui doit remplir un quota spécifique pour son ingénieur. Et ça fait un peu mal de voir que les chiffres semblent avoir une plus grande valeur que notre qualité ou notre production.

Mais la vérité est que les bonnes habitudes ne viennent pas naturellement. Tout comme un enfant qui a besoin d'acquérir le goût du brocoli parce que c'est bon pour sa santé, nous devons nous aussi passer par l'ennui de nous rappeler de suivre le temps pour être plus productifs dans tous les aspects de la vie.

Alors oui, je suppose que je compare le suivi du temps au brocoli.

"Le suivi du temps me protège"

L'une des meilleures raisons pour lesquelles vous devriez accepter le suivi du temps est qu'il s'agit d'une preuve irréfutable de la façon dont vous avez passé vos heures de travail.

Le lieu de travail moderne peut être jonché de doutes, de délais non respectés, de clients méfiants et même d'escrocs. Lorsque vous savez que vous avez fait votre part pour établir un rapport équitable sur les heures travaillées et le montant qui vous est dû, cela vous soulage beaucoup de stress.

Vous obtenez également des preuves écrites au cas où un client essaierait de se soustraire au paiement ou si un conflit de bureau entre collègues dégénère.

"Cela donne un semblant de contrôle"

De nos jours, il y a beaucoup trop de facteurs qui influencent notre travail quotidien ainsi que nos carrières. Alors, quand on vous présente l'opportunité d'avoir un minuscule aspect de contrôle total sur vos ressources et votre temps, pourquoi ne la saisiriez-vous pas ?

Le suivi du temps est une action si infime, et pourtant, il a un impact énorme sur la façon dont vous travaillez et vous présentez aux autres. Sans oublier que, avec la façon dont les trackers de temps numériques comme Clockify ont évolué, ils ont été perfectionnés en une expérience discrète pour tous ceux qui détestent le suivi du temps.

De conclure

Le suivi du temps s'accompagne de beaucoup de presse négative. Nous n'aimons pas cela parce qu'il semble transformer notre production en chiffres, et nous croyons à tort que nous, en tant qu'humains, commençons à être valorisés à travers nos feuilles de temps. Cela ne pourrait pas être plus éloigné de la vérité. Le suivi du temps peut nous donner le contrôle sur les comportements distraits dommageables, nous protéger des mauvaises pratiques au bureau et en freelance, et être un excellent moyen de développer des habitudes de travail plus saines.