Les avantages d'utiliser un outil de suivi du temps dans une équipe à distance

Mon amie m'a dit un jour que, lorsque son équipe travaillait brièvement à domicile, son patron ne croyait pas qu'ils travaillaient réellement. Même si l'équipe accomplissait son travail de la même manière qu'elle le faisait dans un bureau, son employeur était méfiant. Ainsi, ils sont rapidement retournés au bureau. Je dois mentionner qu'ils n'ont pas suivi le temps lorsqu'ils travaillaient à domicile.

Pourquoi est-ce important? Eh bien, lorsque les employés à distance enregistrent leurs heures, ils ont une preuve de leur travail, il est donc plus facile d'établir la confiance entre les employeurs et les travailleurs. Outre une question de confiance, il existe d'autres façons dont l'utilisation d'un outil de suivi du temps dans une équipe distante est importante.

Dans cet article, nous aborderons les avantages du suivi du temps pour les équipes distantes et vous montrerons comment le suivi du temps dans une équipe distante peut fonctionner dans la pratique.

Quels sont les avantages du suivi du temps des employés pour les équipes distantes ?

Avant de commencer à explorer les principales raisons pour lesquelles les employés distants devraient commencer à suivre le temps, rappelons-nous simplement ce que le travail à distance englobe. Les employés à distance sont ceux qui :

• travail à domicile,
• travailler à partir d'espaces de coworking, de cafés ou d'autres lieux qui ne sont pas des bureaux,
• travaillent à partir de divers endroits, mais viennent occasionnellement au bureau,
• ont parfois des horaires de travail flexibles.

Voici maintenant les avantages du suivi du temps des employés pour les équipes distantes.

Facturation et paie exactes

Lorsque des employés distants travaillent sur plusieurs projets et pour de nombreux clients, il est important de suivre chaque heure qu'ils passent sur chaque projet. De plus, les travailleurs doivent séparer les heures facturables des heures non facturables, ce que vous pouvez faire avec un outil de suivi du temps comme Clockify. Ce routage facilitera grandement la facturation des clients.

Comme vous pouvez le voir ci-dessous, la première entrée n'est pas facturable, tandis que les autres sont marquées comme facturables. Ici, la tâche nommée « Mettre à jour le portefeuille » n'est pas affectée à un projet particulier, ce qui pourrait signifier qu'il ne s'agit pas d'une tâche effectuée pour un client. Elle n'est donc pas facturable.

Source : Comment calculer les heures facturables

À l'aide d'un outil de suivi du temps, une équipe à distance pourra suivre toutes les heures facturables pour différents clients. En conséquence, l'enregistrement du temps empêchera toute erreur de calcul et garantira que les factures sont correctement établies.

Outre les fins de facturation, l'enregistrement du temps garantit que les employés reçoivent des chèques de paie précis. En utilisant un outil de suivi du temps, les télétravailleurs notent sur quels projets ils ont travaillé et pendant combien de temps. Avec des données de travail aussi précises, les employeurs ne pourront pas sous-payer ou surpayer leurs travailleurs à distance. En outre, les managers peuvent également vérifier si quelqu'un a des heures supplémentaires.

Gestion de projet efficace

Lorsqu'ils travaillent à distance, les chefs d'équipe peuvent avoir du mal à dire qui s'occupe actuellement de quel projet au sein de l'équipe. Mais, si chaque membre d'une équipe enregistre ses heures et entre les détails des tâches et des projets, la transparence du travail sera beaucoup plus claire. Ainsi, s'il y a des travailleurs débordés, les gestionnaires devraient envisager de répartir les tâches différemment.

De plus, le suivi du temps aidera les dirigeants à garder un œil sur l'état d'avancement d'un projet. Par exemple, supposons que vous et votre équipe ayez estimé que le projet ABC prendra 163 heures. À ce jour, vos employés distants ont suivi environ 14 heures de travail. Donc, vous êtes encore au début car vous avez encore 149 heures pour terminer le projet. Ou, si vous préférez les pourcentages, vous avez terminé environ 8 % du travail, que vous pouvez voir ci-dessous.

Un exemple de statut de projet dans Clockify

C'est le moyen idéal pour savoir s'il y aura des retards potentiels et prévenir ces problèmes si possible. De plus, vous pouvez suivre la progression de chaque équipe distante travaillant sur un projet. Dans l'exemple ci-dessus, nous pouvons voir que les équipes de conception et d'assurance qualité ont été assez efficaces jusqu'à présent.

Confiance sur le lieu de travail à distance

Comment les supérieurs peuvent-ils savoir que leurs employés distants travaillent ? L'élément le plus crucial ici est la confiance, et nous parlons de confiance et de respect mutuels entre les travailleurs et les gestionnaires ou les employeurs. Le suivi du temps joue un rôle essentiel dans l'établissement de la confiance dans un lieu de travail à distance.

Considérez le suivi du temps comme un ciment qui relie les employés et les supérieurs. Les travailleurs ont la responsabilité d'enregistrer quotidiennement leurs heures et de prouver qu'ils sont dignes de confiance. D'autre part, les employeurs et les gestionnaires doivent faire confiance et accepter les données des feuilles de temps des employés comme preuve de leur travail à distance.

Liberté de choisir un style de vie de travail à distance

Certains employés ont l'habitude de travailler à distance en changeant de lieu de travail. Outre leur bureau à domicile, les travailleurs à distance effectuent également leurs tâches depuis des espaces de coworking, des cafés ou des bibliothèques. C'est la liberté qui vient avec le travail à distance.

Disons qu'aujourd'hui, vous avez commencé votre journée de travail à la maison, mais qu'au bout de deux heures, vous aviez besoin de changer d'air. Vous êtes allé dans une bibliothèque et y êtes resté trois heures de plus. Maintenant, pour garder une trace de toutes les tâches que vous avez faites à la maison et à la bibliothèque, vous devriez commencer à enregistrer le temps. Certains outils de suivi du temps, comme Clockify, ont la possibilité de synchroniser les données sur plusieurs appareils, tels que les téléphones mobiles, les ordinateurs portables, etc.

Source : Logiciel de travail à distance et d'équipe gratuit

Si c'est plus pratique pour vous, vous pouvez suivre vos heures de bibliothèque sur votre téléphone, mais vos heures de bureau à domicile sur votre ordinateur portable. Un suivi du temps garantira que toutes les heures enregistrées sont enregistrées et synchronisées, quel que soit le lieu de travail et les appareils que vous utilisez.

Meilleure communication et collaboration

Un outil de suivi du temps peut faciliter la communication et la collaboration au sein d'équipes distantes. Voici comment : les employés en télétravail pointent au début de leur journée de travail, ce qui montre à leurs collègues qu'ils travaillent actuellement. Ainsi, il est plus facile de clarifier qui est disponible pour des réunions ou des discussions. Dans la capture d'écran ci-dessous, nous pouvons voir qu'Austin et Karen travaillent pour le moment car leur temps suivi est "En cours".

C'est particulièrement pratique pour les équipes dont les membres viennent de différents continents ou même de plusieurs fuseaux horaires. Lorsque les employés savent qui est actuellement sur l'horloge, ils peuvent contacter ces travailleurs s'ils ont un problème ou ont besoin d'aide.

En parlant de fuseaux horaires, Clockify vous permet de suivre l'heure quel que soit votre fuseau horaire. Par exemple, vous travaillez depuis Paris (UTC/GMT +2 heures) et votre manager est à Sydney (UTC/GMT +10 heures). Bien que vous vous trouviez dans des fuseaux horaires différents, lorsque votre supérieur évaluera vos feuilles de temps, il verra ces rapports dans le fuseau horaire de Sydney.

Avoir une meilleure compréhension de la disponibilité des employés améliore à la fois la communication et la collaboration à distance.

Amélioration de la productivité et des performances des employés

Les membres de l'équipe distante ne partagent pas le même espace physique. Ainsi, mesurer l'efficacité des travailleurs peut être une partie délicate. La manière pratique dont les responsables peuvent évaluer les performances et la productivité des employés consiste à analyser les heures enregistrées par les employés, ainsi que d'autres détails, tels que les descriptions de tâches et le temps passé sur un projet. Ainsi, le suivi du temps peut aider à garantir que tout se passe bien et que les employés distants sont capables de terminer les projets à temps.

Outre les dirigeants, le suivi du temps est également utile pour les travailleurs. Les employés peuvent découvrir comment ils passent leur temps au cours de la journée, leur niveau de productivité et les applications qu'ils utilisent le plus.

Ceci est un exemple de chronologie de productivité, une option pratique offerte par Clockify, qui vous montre combien de temps vous passez à travailler dans différentes applications. Pour essayer cette fonctionnalité, vous devrez utiliser un outil de suivi automatique du temps. Assurez-vous que cette chronologie ne montre que les activités de plus de 10 minutes. Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran, cet utilisateur a suivi trois heures dans Google Docs. Si l'utilisateur est un rédacteur de contenu, alors c'est un bon score car cela montre qu'il écrit depuis trois heures (supposons qu'il n'y a pas eu d'ennui à regarder une page vide). Le signe plus sur le côté droit de la page vous permet d'ajouter les entrées de temps que vous souhaitez. Par exemple, ici, toutes les entrées de temps sauf pour Excel ont été ajoutées.

Responsabilisation améliorée

Comment le suivi du temps aide-t-il les employés à se tenir responsables de leur performance ? Eh bien, sachant qu'ils doivent consigner leurs heures, les travailleurs sont conscients qu'une horloge tourne. Il est donc plus probable que les employés fassent de leur mieux pour terminer leurs tâches avant la date limite. En conséquence, les travailleurs montreront à quel point ils sont responsables. Une fois que tous les membres de l'équipe auront prouvé leur responsabilité, la création d'une relation de confiance entre les travailleurs suivra également.

Comment les managers peuvent-ils surveiller les employés distants ?

Les dirigeants à distance ne devraient pas agir comme Big Brother, en surveillant les travailleurs et en analysant chaque pas qu'ils font pendant les heures de travail. Ce faisant, les managers effacent toute trace de confiance entre eux et leurs collaborateurs.

Au lieu de cela, les dirigeants et les employeurs devraient trouver la bonne approche pour suivre le temps que les employés passent à effectuer leurs tâches à distance. Voici quelques mesures importantes que les supérieurs peuvent prendre pour surveiller les travailleurs à distance.

Étape 1 : Créer une consigne de suivi du temps

Pour s'assurer que les travailleurs à distance suivent correctement leur temps, les employeurs ou les gestionnaires doivent créer une directive de suivi du temps. Même si votre entreprise utilise une simple application de suivi du temps, envisagez de créer un tel manuel pour enregistrer le temps. Voici ce qu'une ligne directrice doit couvrir :

• Quelles tâches ou projets les employés doivent-ils suivre ?
• Les employés doivent-ils catégoriser leurs entrées de temps ?
• Comment les employés doivent-ils suivre leur temps (manuellement, avec une minuterie, en saisissant les heures dans une feuille de temps) ? Si toutes les options sont disponibles, informez-en les travailleurs.
• À quelle fréquence les employés doivent-ils consigner leur temps (chaque jour ou une fois par semaine) ?

De plus, il est important de clarifier le niveau de détail de ces entrées de temps. Par exemple, si c'est bien si les employés décrivent leurs tâches comme "Article de blog" ou "Rédaction de l'article de blog 'Comment gérer des équipes distantes'."

Avoir une telle ligne directrice ne laisse aucune place aux malentendus. Les employés sauront exactement comment enregistrer leurs heures, à quelle fréquence et à quel point ils doivent être détaillés. De plus, ils n'auront pas l'impression que leur vie privée est envahie pendant les heures de travail.

Étape 2 : Demandez des mises à jour à votre équipe

Comme nous l'avons déjà mentionné, maintenir une communication efficace entre les membres de l'équipe est crucial lorsque vous travaillez à distance. Pour rester en contact avec les employés distants, les managers doivent organiser des réunions régulières et demander aux membres de leur équipe des mises à jour.

Obtenir des mises à jour de tous les travailleurs aidera les dirigeants à savoir sur quoi chaque membre de l'équipe travaille et s'il y a des problèmes avec les projets. Ainsi, les gestionnaires pourront faire des estimations de projet réalistes.

Maintenant, la fréquence de ces réunions dépend du travail que votre équipe effectue. Parfois, vous aurez besoin de mises à jour une ou deux fois par jour, d'autres fois, vous serez bon avec une réunion hebdomadaire.

Étape 3 : Fixez des délais

Outre les mises à jour que vous recevez de l'équipe, une autre façon de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde est de fixer des délais pour toutes les tâches. Qu'ils le veuillent ou non, les délais apportent de la structure dans une routine de travail à distance. Bien sûr, il convient de noter que ces délais doivent être réalistes.

Une fois que les employés obtiennent de nouvelles affectations, suivies des heures de début et de fin, ils pourront organiser leur travail en conséquence. De plus, lorsque les télétravailleurs ont fixé des délais, il est plus probable qu'ils se tiennent responsables de ces tâches. De plus, avoir suffisamment de temps pour une tâche aide les travailleurs à être moins stressés et plus productifs.

Comment les télétravailleurs peuvent-ils suivre leurs heures ?

Nous avons expliqué comment les dirigeants à distance peuvent suivre leurs employés, mais voici quelques conseils pour les télétravailleurs.

Suivez à la fois les heures de travail et les distractions

Comme nous l'avons mentionné, les employés distants doivent suivre une directive de suivi du temps lors du suivi du temps qu'ils travaillent à distance. Mais, en plus d'enregistrer les heures que vous passez à travailler sur des tâches, vous pouvez également suivre les distractions. Ceci est particulièrement important pour ceux d'entre vous qui travaillent à domicile, car les distractions sont l'un des défis les plus courants des travailleurs à distance.

Donc, chaque fois que quelqu'un vous interrompt, assurez-vous de noter le temps que vous avez perdu pour cette distraction. À la fin de la journée, vous aurez une meilleure idée du temps que vous avez consacré à vos tâches et du temps que vous avez perdu en distractions. De plus, vous pouvez également noter le temps que vous avez passé aux réunions, si vous avez des réunions fréquentes.

Suivez le temps pour découvrir l'impact de différents emplacements sur votre travail

Maintenant, si vous faites partie de ces travailleurs qui profitent d'un mode de vie éloigné en changeant de lieu de travail, ce conseil est pour vous. Le suivi du temps peut vous aider à déterminer quels emplacements conviennent à des types de tâches particuliers.

Voici comment cela fonctionne. Disons que votre tâche consiste à rédiger un plan de blog. Alors, suivez le temps dont vous avez besoin pour terminer cette tâche lorsque vous travaillez à domicile. Mesurez également le temps qu'il vous faut pour accomplir cette tâche au bureau. Ensuite, comparez simplement les résultats. Si vous êtes plus productif avec cette tâche à la maison, assurez-vous de ne pas laisser cette tâche pour la journée lorsque vous êtes au bureau.

En écrivant les entrées de temps pour chaque tâche au cours de la journée ou de la semaine, vous vous rendrez vite compte de la charge de travail que vous pouvez effectuer à la maison par rapport au bureau/cafés. Ainsi, vous pourrez créer un horaire de travail à distance qui correspond le mieux à vos besoins.

Conclusion

Le suivi du temps de travail à distance garantira que tout tombe en place. Avec un outil de suivi du temps, les équipes distantes géreront leurs projets plus efficacement et factureront leurs clients correctement. Outre les projets, l'enregistrement du temps aidera également les employés à communiquer et à collaborer facilement les uns avec les autres, car les travailleurs feront savoir aux autres quand ils sont à l'heure. Travailler dans un tel environnement aura un impact positif sur l'établissement de la confiance au sein d'une équipe distante.

Pour surveiller les employés distants, les responsables doivent établir une directive de suivi du temps pour tous les travailleurs. En outre, les dirigeants doivent toujours demander à leurs équipes des mises à jour régulières et fixer des délais pour toutes les tâches.

Quant aux télétravailleurs, un outil de suivi du temps leur montrera non seulement comment ils passent leurs heures de travail, mais aussi à quelle fréquence ils sont distraits. De plus, lors de la surveillance du temps, les employés distants apprendront comment divers emplacements influencent leurs niveaux de productivité.