17 astuces simples pour gagner du temps

Il y a quelques années, j'ai vu une photo qui circulait sur les réseaux sociaux et qui disait "Tu as le même nombre d'heures dans une journée que Beyonce".

Bien que cela soit motivant, ce n'est que partiellement vrai - oui, même les personnes les plus prospères au monde n'ont que 24 heures par jour, mais cela néglige le fait que ces personnes n'ont pas à consacrer leur temps à des choses comme faire la lessive ou en attente d'un bus.
Même si nous n'avons pas toute l'équipe de professionnels travaillant pour nous comme ils le font, il y a des choses que nous pouvons faire pour gagner du temps.

Dans cet article, nous passerons en revue 17 conseils pour gagner du temps qui vous aideront à consacrer davantage de vos ressources les plus précieuses aux choses qui comptent pour vous.

1. Suivez votre temps

Avant d'aborder l'un des conseils dont nous parlerons, comme point de départ, il est important de savoir exactement à quoi vous passez votre temps. La façon la plus simple de le faire est de suivre votre temps.

Vous pouvez le faire avec un stylo et du papier ou dans une feuille de calcul, mais l'utilisation d'une application de suivi du temps prend beaucoup moins de temps. L'utilisation d'une application vous permettra de voir toutes les données de manière organisée afin que vous puissiez analyser la façon dont vous passez votre temps.
Y a-t-il quelque chose sur lequel vous devriez passer plus/moins de temps ? Pouvez-vous organiser votre temps plus efficacement ? Quels changements pouvez-vous apporter à votre emploi du temps pour qu'il réponde mieux à vos besoins ?

2. Développer des compétences en gestion du temps

Quoi que vous fassiez, il est important de bien gérer votre temps. Il vous aide à en faire plus en moins de temps, à atteindre vos objectifs et à être moins stressé.
Vous devez savoir comment fixer correctement des objectifs, établir des priorités, vous concentrer, planifier efficacement et organiser votre temps.

Ne pas procrastiner est un moyen simple de gagner du temps.
Essayez de commencer à travailler sur une tâche le plus tôt possible. Il est plus facile de travailler sur quelque chose un peu chaque jour que d'attendre la dernière minute et de se stresser.

Je suis un procrastinateur de nature mais je refuse aussi de travailler la nuit au lieu de dormir. De plus, je ne peux pas travailler sous trop de pression car je ne supporte pas bien le stress et je commence à paniquer.
La solution que j'ai trouvée est de me tromper pour être organisé. Je le fais en en faisant un jeu. Si j'arrive à faire une tâche en X temps, je me récompense. J'ai également un système de points (en fonction de ma satisfaction vis-à-vis de mon travail ; j'obtiens également des points supplémentaires si je termine plus tôt). Plus je gagne de points, plus ma récompense est importante. La gestion du temps n'a pas à être sérieuse et ennuyeuse.

3. Faites une grande tâche avant le déjeuner

Notre objectif n'est pas le même tout au long de la journée. C'est mieux le matin quand notre esprit est encore frais et bien reposé. Vous devez utiliser ce temps pour travailler sur la tâche la plus importante et la plus difficile de la journée : vous vous concentrerez plus facilement et cela prendra moins de temps pour la terminer.

Terminer la tâche la plus importante dans les premières heures de votre journée de travail vous donnera un sentiment d'accomplissement et vous motivera à être productif pour le reste de la journée.

4. Sachez quand vous êtes le plus productif et établissez un emploi du temps en conséquence

Certaines personnes préfèrent se lever tôt et sont les plus productives le matin. D'autres fonctionnent mieux la nuit. Déterminez si vous êtes un lève-tôt ou un oiseau de nuit – ou peut-être un pigeon de jour qui aime se réveiller et se coucher à une heure raisonnable.

Faites un horaire qui complète votre rythme naturel; si vous êtes un oiseau de nuit, vous réveiller à 5 heures du matin ne fera que vous rendre grincheux et moins efficace. De même, si vous êtes du matin, vous ne pourrez rien accomplir tard le soir.
Assurez-vous que 1) votre emploi du temps vous convient et 2) que vous dormez suffisamment.

5. Profitez de la technologie

L'un des avantages de vivre au 21e siècle est que vous pouvez faire beaucoup de choses dans le confort de votre foyer, en utilisant Internet.

Profitez-en. Payez vos factures en ligne au lieu d'aller à la banque ou à la poste (vous éviterez aussi de faire la queue) ou encore de l'automatiser.
Vous pouvez également magasiner et, dans de nombreux cas, travailler en ligne. Non seulement cela fait gagner du temps, mais c'est aussi beaucoup plus sûr dans la situation dans laquelle nous nous trouvons.

Il existe de nombreuses applications qui vous facilitent la vie et vous aident à être plus rapide et plus productif. Quels que soient vos besoins, il existe probablement une application pour cela, des applications de tâches et de calendrier à une variété d'applications d'automatisation.

6. Faites d'une pierre deux coups

Nous savons tous que le multitâche n'est pas une idée géniale si vous voulez être productif - vous êtes plus efficace lorsque vous vous concentrez sur une seule tâche à la fois. Cela s'applique au changement de tâche ou (comme son nom l'indique) au passage d'une tâche à une autre et à la perte de beaucoup de concentration dans le processus.

Le multitâche n'est pas toujours mauvais. Si deux tâches ne sollicitent pas les mêmes parties de votre cerveau, c'est un bon moyen de gagner du temps. Par exemple, nettoyer et écouter un livre audio.
Un autre exemple est une promenade avec un ami : vous faites de l'exercice physique, vous vous rattrapez et vous profitez du beau temps.

Si vous devez faire la navette pour vous rendre au travail, vous disposez de nombreuses options pour rendre ce temps plus utile et/ou moins ennuyeux : s'il est proche, vous pouvez vous promener ou faire du vélo. Si vous prenez un bus ou un train, vous pouvez lire les actualités ou un livre, écouter des podcasts ou répondre à des e-mails.

Si vous avez besoin de plus de repos, simplement vous détendre et écouter de la musique ou même faire de simples exercices de pleine conscience tout en allant au travail sont également de très bonnes options.

Pensez à ce dont vous avez besoin de plus et essayez de l'implémenter dans quelque chose que vous faites déjà.

7. Se préparer à l'avance est la clé

En vous préparant à l'avance, vous êtes plus susceptible de tirer le meilleur parti de votre temps. Voici deux exemples.

Préparation des réunions

Si vous organisez une réunion, assurez-vous que tout le monde sait de quoi il s'agit afin qu'ils puissent se préparer. Gardez vos réunions aussi concises et ciblées que possible ; les réunions longues et inutiles font perdre du temps à tout le monde. Si tout le monde arrive préparé, vous pouvez aller droit au but et résoudre un problème en beaucoup moins de temps.

(De plus, si la réunion peut être un e-mail, ce doit être un e-mail.)

Se préparer aux cours en tant qu'étudiant

Si vous êtes étudiant, vous devez vous présenter un peu préparé pour les cours. Je sais qu'il n'est pas facile de rester au top de son travail scolaire - j'étais étudiant jusqu'à récemment. C'est comme ça que je sais que ça aide beaucoup.
Cela vous permet d'apprendre plus facilement pendant la leçon, ce qui signifie que vous passez moins de temps à étudier à la maison et/ou juste avant l'examen. Vous saurez également si vous ne comprenez pas quelque chose, vous pouvez donc demander au professeur tout de suite et vous éviter des ennuis plus tard.

Vous devez déjà assister aux cours, profitez-en au maximum. Ils prennent une part importante de votre journée : ne perdez pas ce temps.

8. Apprenez à dire non

Dire oui à tout est un moyen sûr de vous épuiser et de vous surmener, ainsi que de passer votre temps sur des choses que vous ne voulez pas ou n'avez pas besoin de faire.

Vous ne devriez pas donner une partie de votre temps comme s'il s'agissait de documents Costco gratuits; votre temps et votre énergie sont une ressource précieuse et limitée et vous devez les traiter comme tels.

Vous ne pouvez pas dire non en toutes circonstances, surtout au travail, mais souvent vous le pouvez.
Tu sais quand tout en toi veut dire non , mais tu finis par dire oui parce que tu te sens mal ? Voici quelques éléments qui pourraient vous aider :

1. Soyez assertif, mais poli et diplomate : donnez une bonne raison (pas une excuse) pour laquelle vous devez dire non .
   Par exemple, « Merci d'avoir pensé à moi pour cela, mais je travaille déjà sur deux gros projets, donc je n'ai malheureusement pas le temps pour un travail supplémentaire. Je ne veux pas compromettre la qualité de tout ce sur quoi je travaille ».
2. Vous n'avez pas besoin d'entrer dans trop de détails. Par exemple : « Désolé, je ne peux pas, ma sœur est en ville avec ses enfants et je ne les ai pas vus depuis des mois et je me sens vraiment mal à ce sujet, surtout parce qu'ils habitent à seulement une heure de là et qu'il n'y a vraiment aucune excuse. mais je tarde aussi toujours à faire réparer ma voiture et… » c'est trop.
   « Merci de m'avoir invitée, mais je ne peux pas – ma sœur et ses enfants sont en ville et je passe ce week-end avec eux », c'est juste assez.
3. Proposez une alternative ou une idée sur la façon de faire le travail d'une autre manière (sans vous impliquer). Cela peut être aussi simple que "Mon emploi du temps est chargé le jeudi, mais je suis libre le dimanche si cela vous convient".
4. Pratique - plus vous pratiquez, plus ce sera facile et mieux vous vous améliorerez.

9. Si cela prend moins de 5 minutes, faites-le tout de suite

Les petites tâches peuvent s'accumuler rapidement, surtout si nous avons tendance à tergiverser. Vous pouvez éviter cela en prenant l'habitude de faire les tâches immédiatement si elles prennent moins de 5 minutes.
Laver votre tasse à café ou une assiette ne prend qu'une minute, peut-être deux ; si vous attendez que votre évier soit surchargé de vaisselle sale, cela vous prendra beaucoup plus de temps (et ils gâcheront votre humeur à chaque fois que vous les regarderez).

Au début, il est difficile de se débarrasser de l'habitude de dire « je le ferai dans 10 minutes… Je sais que je l'ai dit il y a 10 minutes aussi, mais cette fois pour de vrai ».
Ce qui m'a aidé, c'est la règle des 5 secondes de Mel Robbins : quand vous avez l'instinct de faire quelque chose, réagissez en 5 secondes ou votre cerveau vous convaincra que vous le faites en 5 minutes… ou 10… ou 110.

Peut-être que vous ne ressentirez pas l' instinct de payer une facture, mais quand vous vous en souviendrez, faites-le tout de suite.

Oui, cela vaut aussi pour sortir du lit. Ne répétez pas l'alarme. Selon les experts, appuyer à plusieurs reprises sur le bouton snooze peut entraîner de longues périodes d'inertie du sommeil (sensation d'étourdissement après le réveil). Cela perturbe également vos cycles de sommeil, ce qui est mauvais pour votre esprit et votre corps.

10. Préparez la veille

Les matinées peuvent être mouvementées – pour éviter un stress supplémentaire et gagner un temps considérable, préparez tout la veille.

• Rédigez une liste de choses à faire pour que lorsque vous vous réveillez, vous sachiez déjà ce que vous avez à faire.
• Préparez ce que vous allez porter la veille et repassez-le si nécessaire. Il n'y a rien de plus frustrant que d'être pressé et de réaliser que ce que vous vouliez porter est froissé ou taché.
• Vous pouvez même préparer votre petit-déjeuner la veille, par exemple des flocons d'avoine ou des muffins pour la nuit.
• Si vous aimez changer de sac à main pour aller avec vos tenues, assurez-vous d'emporter tout ce dont vous avez besoin pour la journée. Vous pouvez également acheter plusieurs petites choses que vous emportez toujours avec vous (mouchoirs en papier, chewing-gum, masques, baume à lèvres, etc.) et les mettre dans chaque sac.

Le matin, nous sommes confrontés à de nombreuses décisions à prendre - et nous ne pouvons en prendre qu'un nombre limité avant d'atteindre la fatigue décisionnelle. En plus de cela, il est plus difficile de penser quand vous êtes encore à moitié endormi. C'est pourquoi les matins se déroulent bien plus vite et en douceur lorsque vous préparez tout la veille.

11. Limitez le nombre de décisions que vous prenez

En parlant de fatigue décisionnelle, une autre façon d'économiser votre temps et votre énergie mentale consiste simplement à limiter vos choix.

Lorsqu'ils ont demandé à Mark Zuckerberg pourquoi il portait la même chose tous les jours, il a répondu : "Je veux vraiment me vider la vie pour faire en sorte que je doive prendre le moins de décisions possible sur quoi que ce soit, sauf sur la meilleure façon de servir cette communauté."

Je ne dis pas que vous devriez aussi commencer à porter la même chose tous les jours. Il serait cependant judicieux de limiter le nombre de décisions que vous devez prendre en procédant comme suit :

• Créez des routines pour ne pas avoir à vous casser la tête pour décider quand vous vous réveillerez, quels produits de soin vous utiliserez ou quels exercices vous devriez faire.
• Vous pouvez soit 1) créer une garde-robe capsule avec des pièces que vous aimez et dans lesquelles vous vous sentez bien. Assurez-vous qu'elles vont toutes les unes avec les autres afin que peu importe la façon dont vous les combinez, vous aurez une tenue assortie, ou
  2) Si vous aimez la mode et que vous aimez avoir beaucoup de vêtements, essayez d'en faire des tenues à l'avance, afin d'avoir des options de choix lorsque vous êtes pressé.
• Ayez une liste de contrôle pour les produits d'épicerie que vous achetez toujours au lieu d'écrire une nouvelle liste à chaque fois et de vous demander si vous avez oublié d'ajouter quelque chose.
• Ayez une liste d'options saines, rassasiantes et rapides pour chaque repas. J'aime expérimenter et essayer de nouveaux aliments, mais quand je manque de temps, il est plus facile de choisir parmi 3-4 options pour le déjeuner en fonction de mon humeur, au lieu de choisir parmi tout ce que j'ai jamais mangé.

12. Cuisinez en vrac

Une autre astuce pour gagner du temps liée à la nourriture est de cuisiner en vrac.
Vous passerez le même temps à cuisiner, que vous prépariez une ou 5 portions, mais en préparant la plus grande quantité de nourriture et en la conservant pour plus tard, vous réduirez le temps de cuisson pour les deux prochains jours.

13. Réduisez votre consommation de médias sociaux

Le défilement sans fin est souvent à blâmer pour la majorité du temps que nous perdons.

La seule façon de le combattre est de limiter le temps que nous passons sur les réseaux sociaux. Voici comment:

1. Vérifiez votre temps d'écran et combien de temps est passé sur les réseaux sociaux. Attention : les chiffres peuvent ne pas être faciles à affronter.
2. Désactiver les notifications. Non seulement vous aurez moins de distractions, mais vous éviterez également le scénario "J'ai déverrouillé mon téléphone juste pour répondre au message et une heure plus tard, je suis toujours sur les réseaux sociaux".
3. Fixez-vous des règles pour savoir quand vous pouvez et ne pouvez pas vérifier votre téléphone. Par exemple, « je ne peux pas aller sur les réseaux sociaux avant de faire ma routine matinale » ou « je ne peux pas aller sur Instagram quand je travaille sauf pendant la pause déjeuner ».
4. Loin des yeux, loin du cœur – si vous le pouvez, ne gardez pas votre téléphone à côté de vous. Mettez-le dans une autre pièce ou dans votre sac à main.

14. Passez moins de temps sur les e-mails

De même que pour avoir un laps de temps limité pour les médias sociaux, vous devez définir l'heure à laquelle vous répondez aux e-mails. Cela peut être une, deux ou quatre fois par jour, selon le nombre d'e-mails que vous recevez généralement. Choisissez judicieusement ces moments : ne perdez pas la période de votre meilleure concentration sur les e-mails, mais plutôt sur une tâche plus importante et/ou plus difficile.
Voici d'autres moyens de passer moins de temps sur les e-mails :

1. Utilisez des modèles. Si vous vous surprenez à répondre à la même chose encore et encore, créez un modèle au lieu de toujours taper la même chose.
2. Gardez à l'esprit qu'il est plus facile de trouver l'e-mail que vous souhaitez en utilisant la barre de recherche que d'organiser manuellement les e-mails dans des dossiers.
3. Ne répondez pas si vous n'en avez pas besoin. Cela semble évident, mais nous avons parfois besoin d'un rappel.
4. Désabonnez-vous de la newsletter qui ne vous intéresse plus.

15. Regroupez des tâches similaires

Si vous devez imprimer plusieurs choses, imprimez-les en même temps. Si vous devez passer plusieurs appels téléphoniques, faites-les tous en une seule séance. Si vous devez acheter plusieurs choses, achetez-les en une seule fois. Si vous devez créer une semaine de contenu pour les médias sociaux, choisissez un jour et faites-le en une seule fois.

Non seulement vous le ferez plus efficacement parce que vous serez dans le bon espace de tête, mais vous gagnerez également beaucoup de temps sur des choses apparemment petites qui, autrement, s'additionneraient. Pourquoi iriez-vous à l'imprimante et retourneriez-vous à votre bureau, vous connecteriez-vous et vous déconnecteriez-vous, vous prépareriez-vous, conduirez-vous au centre commercial, etc. 5 fois alors que vous pouvez le faire une fois ?

16. Avoir un espace de travail désigné

Si vous travaillez à domicile, ne travaillez pas depuis votre lit. Trouvez un endroit spécifiquement pour le travail, de préférence un bureau. De cette façon, lorsque vous êtes assis à votre bureau, votre cerveau sait que vous êtes sérieux et vous vous mettrez plus rapidement en mode travail. Travailler depuis son lit peut également diminuer la qualité du sommeil : votre cerveau doit associer le lit au sommeil et au repos, et non à l'éveil, à la concentration et au travail.

Gardez votre espace de travail propre et organisé. Il ne doit contenir que les choses dont vous avez besoin pour le travail, sans éléments inutiles pour éviter les distractions.

Il en va de même si vous êtes étudiant : si vous voulez étudier efficacement, étudiez à votre bureau, pas allongé dans votre lit.

17. Engagez quelqu'un

Vous devriez envisager d'embaucher quelqu'un pour vous aider si vous êtes en mesure de le faire financièrement. Qu'il s'agisse d'une personne de longue durée (assistante virtuelle, femme de ménage, conseiller financier) ou occasionnelle (réparateur ou service traiteur), le temps que vous gagnez vaut l'argent que vous dépensez.

Cela s'applique particulièrement aux propriétaires de petites entreprises. Lorsque vous débutez, vous devez presque tout faire par vous-même, mais à mesure que votre entreprise grandit, essayez de déléguer de plus en plus de choses à des professionnels.

Conclusion

Même si nos vies sont souvent mouvementées, il existe des moyens de passer moins de temps sur des choses inutiles et plus de temps sur celles que nous apprécions. La chose la plus importante est de travailler sur nos compétences en gestion du temps, d'apprendre à dire non à s'assurer que nous sommes toujours prêts. Cela peut parfois sembler impossible, mais tout ce qu'il faut, c'est une bonne organisation et de la discipline.
(Au moins jusqu'à ce que nous devenions assez riches pour embaucher des gens pour faire tout ce que nous ne voulons pas.)