Comment remplir des rapports de temps pour le travail

Les rapports de temps sont une ressource extrêmement utile. Alors que beaucoup de gens n'aiment pas les remplir en raison de la nature parfois fastidieuse du processus, une feuille de temps appropriée peut vous sauver la peau, vous faire économiser de l'argent et vous permettre de rester productif. Lisez la suite pour savoir comment remplir les rapports de temps avec le moins de tracas et de maux de tête, à l'aide d'un compteur de temps numérique.

Décidez de la feuille de temps dont vous avez besoin

La façon dont vous organisez vos projets et votre façon de travailler au jour le jour détermineront quelle feuille de temps vous conviendra le mieux. Il en existe plusieurs types, mais les plus couramment utilisés sont :

1. Quotidien - le plus souvent utilisé par les employés et les pigistes payés à l'heure pour suivre les heures facturables et pour améliorer la productivité
2. Hebdomadaire - utilisé pour suivre la progression hebdomadaire, ainsi que pour les paiements sur une base hebdomadaire
3. Toutes les deux semaines - utilisé par les employeurs et les travailleurs qui sont généralement payés sur une base de deux semaines
4. Mensuel - normalement utilisé par les employeurs qui paient les employés une fois par mois, pour simplement enregistrer les heures de début et de fin des journées de travail

Pour ceux qui sont moins enclins au numérique, tous les modèles de feuille de temps mentionnés ci-dessus (et plus) sont disponibles en ligne. Imprimez-les simplement et commencez à suivre vos heures de travail.

Feuille de temps hebdomadaire dans Clockify

Créer des balises et des catégories

Des balises et des catégories existent pour faciliter le suivi de votre temps. Vous verrez qu'une fois que vous les avez en place, remplir les entrées de temps individuelles devient un jeu d'enfant. Il n'est pas nécessaire d'effectuer des saisies manuelles à chaque fois ou de se souvenir des détails.

Les balises que vous créez doivent être construites autour de votre travail. Par exemple, vous pouvez avoir :

• Balises liées au projet ;
• Balises générales ;
• Balises liées au client ;

Les balises et les catégories sont particulièrement utiles lors de la formulation de rapports de fin de projet ou de clients. Vous pouvez filtrer les données en fonction de ces balises et fournir des rapports plus personnalisés.

Un exemple de rapport dans Clockify

Fixez des tarifs horaires et suivez vos heures facturables

Naturellement, lorsque vous êtes payé à l'heure et que vous souhaitez avoir un rapport propre et présentable pour vos clients, vous fixez un tarif spécifique. Définissez simplement une devise dans votre suivi du temps, ainsi que le taux par défaut (ou par projet ou client, aussi détaillé que vous le souhaitiez), et vous pouvez commencer à remplir vos entrées de temps en toute tranquillité.

Configuration d'un taux personnalisé dans Clockify

Un fait amusant - vous voudrez décider des heures non facturables que vous suivrez également. Croyez-le ou non, parfois, elles sont tout aussi importantes que les heures facturables.

Pourquoi suivre les heures non facturables ?

Ces heures comprennent le marketing, la facturation, la rédaction de rapports et la préparation de réunions, par exemple.

Alors que vous devriez avoir plus d'heures facturables que non facturables afin de couvrir les coûts, le suivi du temps sur ce dernier a ses propres mérites :

• Vous apprenez combien de temps les non facturables prennent et comment les améliorer ;
• Vous pouvez voir quels clients ou projets ont plus ou moins d'heures non facturables ;
• Améliorez votre workflow et votre gestion de projet.

Et ce ne sont que la pointe de l'iceberg. Pour en savoir plus sur le suivi des heures facturables et non facturables, nous avons rédigé un guide qui ne manquera pas d'aider tout employé payé à l'heure.

Temps de suivi

Deux façons de suivre le temps : saisie manuelle des heures et suivi automatique. Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre des méthodes ou les deux, et même baser votre choix sur le type de journée de travail que vous avez.

Comment suivre le temps manuellement

Le suivi manuel du temps est bon pour ceux qui préfèrent ajouter du temps après coup, à la fin de la journée, généralement parce qu'il n'y a que quelques tâches qui occupent la majeure partie de leur temps.

Il y a aussi des gens qui planifient méticuleusement leur temps. Leurs plages horaires pour la journée sont déjà planifiées dans une liste de tâches ou un calendrier. Ils peuvent ainsi remplir les bulletins de temps à l'avance ou en toute fin de journée, voir comment ils prévoient de respecter leur emploi du temps le plus strictement possible.

De plus, le suivi manuel du temps leur permet de modifier toutes les entrées de temps où ils ont surestimé ou sous-estimé leurs temps de travail.

Ci-dessus, un exemple de la façon dont Clockify vous permet de saisir simplement le temps que vous prévoyez de passer (ou avez passé) à travailler et de l'ajouter à votre rapport de temps en un seul clic. Vous pouvez également cocher si les heures sont facturables ou non et les étiqueter de manière appropriée.

Comment suivre le temps automatiquement

Configurer votre chronomètre pour enregistrer automatiquement vos heures est utile lorsque vous ne souhaitez pas vous occuper de la configuration de boîtes horaires ou de listes de tâches. Si vous êtes particulièrement chargé de travail certains jours, il est plus facile de simplement démarrer l'application et de vaquer à vos occupations.

Des trackers comme Clockify vous suivront peu importe le nombre de fois que vous basculez entre différents programmes. Une fois la journée de travail terminée, vous pouvez passer 15 minutes à vous calmer en examinant les entrées de temps et en les triant, en les étiquetant ou en les examinant dans la feuille de temps.

Une capture d'écran du tracker automatique de Clockify

Comptabilisation des compléments de salaire

La rémunération supplémentaire comprend des cas tels que les heures supplémentaires, les heures compensatoires, les taux de congés, les situations de garde/d'urgence. Jetons un bref coup d'œil à chaque type.

1. Enregistrement des heures supplémentaires

Nous connaissons tous les heures supplémentaires – ce sont les heures supplémentaires passées au travail. Les heures supplémentaires peuvent survenir pour une multitude de raisons, des délais repoussés aux problèmes de productivité personnelle.

Légalement, tout ce qui dépasse la semaine de travail habituelle de 40 heures peut être considéré comme des heures supplémentaires. Et selon le jour de la semaine et le nombre d'heures que vous avez effectuées, un employeur (ou un client) peut vous payer des tarifs différents.

Naturellement, combien vous gagnez en faisant des heures supplémentaires dépendra grandement du pays d'où vous venez.

• Loi européenne sur le suivi du temps
• Loi californienne sur les heures supplémentaires
• Loi sur les normes de travail équitables et réglementation du temps de travail

Ces lois du travail ont été mises en place pour protéger à la fois les employeurs et les employés, nous encourageons donc chacun à s'informer du mieux qu'il peut.

2. Enregistrement pour le temps compensatoire

Le temps compensatoire est le temps libre accordé aux salariés en lieu et place de la rémunération des heures supplémentaires. Cela dépend également de plusieurs facteurs : si vous êtes dans le secteur public ou privé, si vous êtes salarié ou payé à l'heure, et à quel point votre salaire est élevé.

Découvrez ici si vous avez droit ou non à un temps compensatoire.

3. Enregistrement des taux de vacances

Pendant les jours fériés, il est particulièrement important de suivre les heures de travail, car les taux de vacances peuvent être différents de ceux des heures supplémentaires régulières (encore une fois, selon la législation du travail de votre pays).

Lors du suivi du temps dans de tels cas, accordez une attention particulière à la mise à jour des tarifs pour les heures facturables. En fin de compte, générez simplement un rapport et laissez le suivi du temps calculer votre rémunération des heures supplémentaires.

4. Enregistrement pour le travail de garde

Être sur appel signifie être disponible pour travailler chaque fois que l'employeur a besoin de vous. Les exemples les plus courants incluent les infirmières, les techniciens en informatique et la maintenance.

Le travail sur appel peut faire partie d'un plan d'emploi régulier, mais aussi occasionnel - par exemple, lorsqu'une entreprise lance son nouveau logiciel un vendredi et a besoin que ses développeurs soient prêts le samedi au cas où des problèmes graves surviendraient.

Il est important de mentionner les heures de garde à votre employeur et de lui rappeler les réglementations FLSA appropriées. Convenez de la façon dont vous suivrez le temps, facturerez et rapporterez les heures travaillées pour vous assurer que vos feuilles de temps sont exactes et ne laissent aucune place aux malentendus.

Ces cas d'heures supplémentaires ne sont que quelques-uns des plus courants. Pour remplir correctement les rapports de temps, il est essentiel que vous vous familiarisiez avec le type d'heures supplémentaires que vous ferez probablement et quand.

Temps d'arrondi

En remplissant vos rapports de temps, vous rencontrerez très probablement le concept d' arrondi du temps . C'est la pratique d'arrondir les heures aux incréments les plus proches.

Ex : Vous arrivez au travail à 8h45 et partez à 16h49. Une fois calculé, cela fait 8 heures et 4 minutes. Les 4 minutes peuvent ensuite être arrondies à 8 heures et 5, 10 ou 15 minutes, pour faciliter le calcul de la paie.

En règle générale, il existe trois règles pour arrondir le temps :

1. Arrondir la saisie du temps au pas de temps le plus proche (de 7 h 59 min travaillées à 8 h travaillées)
2. Arrondir l'horloge en faveur de l'employé et l'horloge en faveur de l'employeur (arrondir les deux entrées de temps)
3. Faire le tour de l'horloge en faveur de l'employé

Voici à quoi ressemblent ces règles dans la pratique (et l'ordre d'inscription) :

L'arrondissement du temps est nécessaire pour rendre le calcul de la paie indolore et pour aider les employeurs à avoir un aperçu transparent des heures travaillées et les employés payés équitablement.

De plus, de nombreux logiciels de suivi du temps, comme Clockify , vous offrent la possibilité d'arrondir vos entrées de temps avec un simple interrupteur marche-arrêt dans l'application elle-même. De cette façon, vous n'avez pas à vous calculer ou à vous inquiéter si vous avez tout fait correctement.

Activer l'arrondi du temps pour calculer la paie dans Clockify

Cependant, si vous souhaitez faire les choses «à l'ancienne», vous pouvez toujours faire vous-même les calculs d'arrondi du temps. Pour ceux qui veulent apprendre à remplir une feuille de temps tout en gardant à l'esprit l'arrondi du temps, nous avons fait une ventilation détaillée des pratiques d'arrondi du temps. Il répertorie toutes les règles dont vous aurez besoin pour le maîtriser et faciliter le reporting des temps.

Révisez votre feuille de temps

Une fois vos entrées de temps remplies pour la journée (ou la semaine), il est préférable de réserver quelques minutes à la fin de la journée pour les réviser. Le mieux est de regarder votre journée dans une feuille de temps.

Les trackers de temps ont la possibilité de présenter votre journée de travail via une feuille de temps et vous permettent en outre de modifier toute entrée que vous avez faite.

Affichage de la feuille de temps dans Clockify

Convenez avec votre employeur ou votre client de ce que vous pourrez modifier dans la feuille de temps elle-même. Vous pouvez ajouter ou supprimer des entrées, modifier des descriptions, des balises et des noms de projet ou de client, et bien plus encore. La feuille de temps est le reflet de vos pratiques commerciales et doit être affinée pour y correspondre.

Inutile de dire que la confiance étant un facteur majeur dans de bonnes relations d'affaires, justifiez toujours vos changements d'entrée de temps pour éviter les malentendus ou les conflits.

Conseils supplémentaires pour le suivi du temps

Dernier point, mais non des moindres, comme Clockify existe depuis un certain temps, nous avons vu et entendu beaucoup de commentaires de nos utilisateurs. Cela nous aide à comprendre les énigmes du suivi du temps dans lesquelles ils se trouvent et comment nous pouvons les aider à tirer le meilleur parti de notre application.

Sur ce, voici une courte liste de conseils dont nous pensons que tout le monde a besoin.

• Énumérez toutes les raisons pour lesquelles vous suivez le temps

À une époque où nous avons l'impression que remplir des rapports de temps est la pire corvée qui soit, nous rappeler pourquoi nous le faisons peut donner une avancée significative. Qu'il s'agisse d'un litige avec un client, de la collecte de données pour argumenter une augmentation ou simplement de savoir où vous perdez du temps.

Gardez une note de ces raisons quelque part visible, comme un mantra lié au travail.

• Pas besoin de suivre absolument tout

Prendre une pause pour prendre une tasse de café ou répondre à un appel personnel de moins de 10 minutes ne vaut pas la peine d'être enregistré.

Si chaque petite chose que vous faites tout au long de votre journée de travail nécessitait une saisie de temps, plusieurs choses se produiraient :

• Vous commenceriez à détester le suivi du temps ;
• Vous perdriez du temps sur des détails mineurs ;
• Votre cerveau s'épuiserait d'être si concentré sur le temps;
• Votre concentration sur le travail en souffrirait.

Enregistrez uniquement les entrées de temps qui contiennent des données importantes - pour savoir combien vous devez facturer, quand vous êtes au plus/au moins productif, etc.

• Le suivi du temps ne fait pas de vous un robot

Comme nous l'avons mentionné au point précédent, ce n'est qu'en suivant chaque aspect de votre journée de travail qu'il est possible de devenir plus rapidement une IA qu'un humain.

Les rapports de temps apportent un peu d'ordre et de structure à notre journée de travail et garantissent que nous avons une « trace écrite » de ce que nous avons fait et de la manière dont nous l'avons fait.

• L'entrée n'a pas toujours besoin d'une description

Parfois, "répondre aux e-mails" n'est que cela. Il n'est pas nécessaire de préciser à quels clients ou entreprises vous avez répondu. À moins que nos tâches n'aient absolument besoin d'un historique de ces détails, les descriptions de tâches mineures sont un tracas supplémentaire pour lequel vous ne devriez pas gaspiller d'énergie.

En conclusion

Le suivi du temps peut comporter de nombreux composants, de nombreuses pièces mobiles. Mais cela ne signifie pas nécessairement que cela doit être compliqué. Lorsqu'il est configuré correctement, votre chronomètre peut faire tout le gros du travail, tandis que vous enregistrez simplement les heures. En utilisant des balises, des descriptions, en catégorisant correctement et en créant des modèles pour chaque nouveau projet, vous créez un assistant de rapport de temps qui vaut une fortune.