Comment résoudre les problèmes les plus courants causés par une mauvaise gestion du temps

Quelle est la qualité de vos compétences en gestion du temps ?

Peu importe où vous vous situez sur l'échelle - que vous ayez du mal avec cela ou que vous soyez sur le point de le maîtriser (ou que vous soyez n'importe où entre les deux) - il y a toujours place à l'amélioration.

Dans cet article, nous allons passer en revue :

• Les signes d'une mauvaise gestion du temps, pour que vous puissiez les reconnaître en vous et chez les autres ;
• Quels problèmes une mauvaise gestion du temps peut causer, afin que nous puissions reconnaître l'importance d'une bonne gestion du temps ;
• Comment ne parvenons-nous pas à gérer le temps, afin que nous puissions nous améliorer ;
• Et enfin, les erreurs courantes de gestion du temps et comment les résoudre, car nous en commettons tous parfois.

Signes d'une mauvaise gestion du temps

Ce sont les signes les plus courants d'une mauvaise gestion du temps. Ils provoquent une série d'erreurs dont nous parlerons plus loin dans l'article (ainsi que des solutions proposées, bien sûr).

Facilement distrait

Il est difficile de trouver un espace totalement exempt de distractions, mais nous pouvons faire de notre mieux pour optimiser notre espace de travail afin qu'il soit le moins distrayant possible.

La première étape consiste à découvrir ce qui vous distrait le plus. Ces notifications sont-elles sur votre téléphone ? Parler à vos collègues ? Les bruits de la rue ?

Après avoir compris ce que c'est, il sera plus facile de le gérer et de l'éviter.

Mauvaise ponctualité

Nous avons tous été coincés dans la circulation, ou notre alarme ne s'est pas déclenchée pour une raison quelconque. Nous sommes humains et les accidents arrivent, mais être constamment en retard est quelque chose de différent. C'est irrespectueux envers les autres et leur temps.

Comme Anna Musson, l'experte en étiquette, l'a dit au Huffington Post Australia, "Il y a une multitude de raisons pour lesquelles [quelqu'un est en retard], mais la raison primordiale est que cela suggère au fond de vous que votre temps est plus précieux que les autres."

Quelques minutes d'attente ici et là ont tendance à s'accumuler rapidement, ce qui entraîne beaucoup de temps perdu.

Délais manquants

Tout comme le fait d'être en retard, si cela arrive rarement et pour une bonne raison, cela peut être classé dans la rubrique "il se passe des choses". D'autre part, les délais fréquemment manqués nuiront gravement à votre réputation professionnelle.

Il est important de pouvoir compter sur les personnes avec lesquelles vous travaillez et de leur faire confiance qu'elles feront leur part, afin que vous puissiez faire la vôtre. Si les gens ne peuvent pas compter sur vous, ils ne voudront pas travailler avec vous.

S'il vous arrive de manquer souvent des délais, vous devriez essayer de comprendre pourquoi - les raisons les plus courantes sont la procrastination, l'incapacité d'organiser votre temps efficacement ou parce que vous devriez déléguer et externaliser davantage.

Toujours pressé

Avez-vous l'impression d'être constamment pressé ? Il ne semble jamais y avoir assez de temps pour faire tout ce que vous avez prévu ?

Cela peut être soit parce que vous attendez la dernière minute, soit parce que vous avez trop de choses dans votre assiette, vous avez donc du mal à accomplir toutes les tâches.

Quelle qu'elle soit, elle est à la fois stressante et affecte négativement la qualité de votre travail. Planifiez votre journée à l'avance pour vous assurer d'avoir suffisamment de temps et d'énergie pour tout.

Vous pouvez soit utiliser une application de gestion du temps, soit une bonne vieille liste de tâches à cet effet.

Burnout

Peut-être que le pire signe d'une mauvaise gestion du temps est que votre santé est en danger.

Le burnout se manifeste par une variété de symptômes : physiques (essoufflement, étourdissements, système immunitaire affaibli, entre autres) émotionnels et comportementaux (épuisement mental, perte de motivation, sentiment d'impuissance et de piégeage, etc.).

La meilleure façon de le combattre est de vous accorder une pause. Prévoyez du temps pour vous reposer et profiter de la vie en dehors du travail.

Quels problèmes une mauvaise gestion du temps peut-elle causer ?

1. Contrainte . Une mauvaise gestion du temps nous amène à être toujours pressés, ce qui entraîne beaucoup de stress supplémentaire. Que vous sachiez que vous devez faire quelque chose mais que vous ne le fassiez pas, que les échéances approchent et que vous n'êtes même pas près de l'être, ou que vous deviez compresser 2 semaines de travail en un jour ou deux - tout peut être évitées en organisant mieux votre temps.
2. Toujours en retard . Le manque de ponctualité est l'un des problèmes les plus fréquents causés par une mauvaise gestion du temps. Le temps s'écoule facilement, mais être en retard fait que les gens vous perçoivent comme peu fiable.
3. Ruiner votre réputation professionnelle . Le collègue idéal n'est pas quelqu'un qui est toujours en retard et qui ne respecte pas les délais. La plupart des gens comprennent si cela se produit une fois et que vous avez une bonne raison, mais si vous n'avez aucune notion de ponctualité, vous serez qualifié de non professionnel.
4. Faible productivité et mauvaise qualité du travail . Lorsque vous laissez tout pour la dernière minute, il est peu probable que votre travail soit de grande qualité, car vous vous précipiterez pour le faire. Cela affecte négativement vos performances et vos résultats.
   Commencez à l'heure et vous n'aurez pas à sacrifier la qualité pour la vitesse.
5. Avoir trop dans son assiette . Si vous n'avez pas une idée claire de 1) le temps dont vous avez besoin pour terminer quelque chose et 2) le temps dont vous disposez, vous risquez de vous dépasser. N'acceptez que les projets que vous êtes absolument sûr de pouvoir mener à bien.
6. Mauvais équilibre travail-vie personnelle . Si vous n'avez pas d'horaire fixe, vous travaillez probablement toujours, mais vous vous engagez rarement dans un travail approfondi. Cela se traduit par un mauvais équilibre travail-vie personnelle, ce qui peut affecter votre santé mentale.

Comment ne réussissons-nous pas à gérer le temps ?

Nous ne parvenons généralement pas à gérer le temps en ne planifiant pas à l'avance, en ne fixant pas de priorités, en n'ayant pas d'objectifs clairs et en tergiversant.

Mauvaises capacités de planification

Comme l'a dit Benjamin Franklin, "Si vous ne planifiez pas, vous prévoyez d'échouer."

Vous ne pouvez pas accomplir grand-chose sans avoir un bon plan (croyez-moi, j'ai essayé).

Voici quelques-unes des compétences sur lesquelles vous devriez travailler si vous voulez exceller en planification :

• Attention au détail,
• Esprit critique,
• Gestion de projet,
• Bonnes compétences en communication,
• Bonne organisation,
• Penser à l'avenir et voir la situation dans son ensemble.

Ne pas fixer de priorités

Toutes les tâches sont égales, mais certaines tâches sont plus égales que d'autres.

Ne pas établir de priorités est un moyen sûr de se laisser submerger ou de perdre du temps à faire des tâches aléatoires au détriment de tâches plus importantes et/ou urgentes.

La matrice d'Eisenhower est un excellent outil qui vous aidera à séparer les choses importantes des choses sans importance. Tout ce dont vous avez besoin est une feuille de papier que vous diviserez en quatre parties :

1) Les tâches importantes et urgentes doivent être effectuées en premier.

2) Important mais pas urgent – ​​prévoyez de les faire plus tard.

3) Urgent mais pas important c'est-à-dire que ce n'est pas vous qui devez les faire – déléguez-les.

4) Ceux qui ne sont ni urgents ni importants peuvent être supprimés de la liste.

Ne pas avoir d'objectifs clairs

Imaginez que vous participez à une course, mais que vous ne savez pas où se trouve la ligne d'arrivée. Comment saurez-vous où courir? Comment saurez-vous à quel point vous êtes proche de terminer la course ?

C'est vrai, vous ne pouvez pas.

Il en va de même pour la définition d'objectifs : vous ne pouvez pas vous attendre à les atteindre si vous ne savez pas exactement quels sont vos objectifs. Afin de définir correctement les objectifs, assurez-vous qu'ils sont SMART - spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps.

Par exemple, "devenir riche " n'est pas un objectif intelligent. Rich signifie quelque chose de différent pour chacun. Essayer d'atteindre l'objectif de "devenir riche" signifie courir sans but sans ligne d'arrivée en vue.

Essayez quelque chose comme ceci à la place : "avoir X montant d'argent sur mon compte bancaire d'ici la fin de l'année" ou "commencer à gagner (X montant) par mois d'ici (une certaine date)".

Lorsque vous avez des chiffres exacts à l'esprit, il sera également plus facile de planifier comment vous y rendre.

Procrastination

La procrastination semble être l'ennemi de la productivité préféré de tout le monde.

Pour être juste, certaines personnes (dont moi) ont besoin de ressentir une certaine pression à l'approche des délais pour libérer leur productivité et leur créativité. Si vous avez déjà trouvé quelque chose de drôle ou spirituel dans mes articles, il est très probable que j'ai écrit cette partie le jour où j'avais besoin de terminer le texte. Ou peut-être la veille.

L'astuce consiste à trouver le bon équilibre entre l'absence de pression et la pression qui vous fait paniquer : le juste milieu de la pression motivante , si vous voulez.

Erreurs courantes de gestion du temps et comment les résoudre

La gestion du temps de personne n'est pas parfaite – puisqu'elle se compose de tant d'aspects différents, la plupart d'entre nous ont des difficultés avec au moins l'un d'entre eux. Voici quelques-unes des erreurs de gestion du temps les plus courantes que nous avons tendance à commettre et comment les résoudre :

Ne pas avoir de plan

Vous voulez être productif, mais vous vous sentez un peu perdu ? Vous n'êtes pas motivé ? Avez-vous souvent le sentiment d'avoir oublié quelque chose ?

Si vous avez répondu oui plus d'une fois - cela se produit généralement lorsque vous n'avez pas de plan et que vous suivez simplement le courant et que vous êtes réactif.

Solution : Commencez par être proactif et faites des plans à long terme et à court terme. Asseyez-vous et réfléchissez aux choses que vous voulez faire et aux objectifs que vous voulez atteindre.
Ensuite, notez comment vous y rendre, étape par étape.

Les objectifs à long terme vous aideront à déterminer les objectifs à court terme, et les objectifs à court terme vous aideront à rédiger de bonnes listes de choses à faire.

Vous devez déterminer à la fois vos objectifs personnels et professionnels afin que votre emploi du temps soit bien équilibré et corresponde à tout ce qui vous tient à cœur.

Être mauvais pour estimer le temps

C'était l'un de mes plus gros problèmes. Je n'avais aucune idée du temps dont j'avais besoin pour me préparer ou combien il me faudrait exactement pour aller du point A au point B. Mes hypothèses étaient souvent un peu erronées, ce qui entraînait parfois des retards.

Solution : Lorsque j'ai réalisé que j'avais tendance à sous-estimer le temps dont j'avais besoin pour faire quelque chose, j'ai commencé à le mesurer.
Vous pouvez simplement utiliser un chronomètre ou, si vous souhaitez le faire de manière plus organisée, une application de suivi du temps.

Le suivi de votre temps vous aidera à estimer le temps avec beaucoup plus de précision, car vous aurez beaucoup de données sur lesquelles vous appuyer et faire une supposition éclairée. Cela facilitera également la planification, car vous aurez un aperçu clair de ce à quoi vous passez votre temps et de ce que vous devriez faire plus ou moins.

Être débordé

Tout d'abord - respirez profondément.

Vous ne pouvez pas tout faire. C'est tout à fait bien. Personne ne peut.

Avoir un emploi du temps chargé peut vous peser, vous devez donc être doux avec vous-même et accepter que vous n'êtes pas surhumain. Aussi, bonne nouvelle - il existe une solution pour cela.

Solution : Il est important d'apprendre à prioriser.

Choisissez jusqu'à 3 tâches que vous devez absolument accomplir pour la journée et concentrez-vous sur elles. Essayez de les faire dans la première moitié de la journée : le plus gros/le plus difficile en premier, puis le reste, par ordre de priorité. Si vous parvenez à faire quelque chose en dehors de vos 3 principales tâches, c'est très bien, mais si ce n'est pas le cas, c'est très bien.

Assurez-vous également de laisser un tampon entre les choses que vous avez planifiées pour vous assurer de terminer une tâche avant que la suivante ne commence et que votre emploi du temps ne soit pas gâché.

Distractions

Savez-vous ce qui vous distrait le plus ? Si ce n'est pas le cas, suivez cette courte évaluation publiée par Harvard Business Review pour savoir lequel des six types de distractions les plus courants interfère avec votre productivité et votre capacité à vous concentrer.

Solution : Si vous avez terminé la première étape consistant à déterminer quelles sont vos pires distractions, il est temps de vous en occuper. Voici quelques suggestions:

1. Travailler dans un environnement productif. Quand j'étais étudiant, j'avais l'habitude d'aller à la bibliothèque pour étudier : tout le monde autour de moi faisait son travail donc c'était tout naturel pour moi de le faire aussi. J'avais l'impression d'être sur mon téléphone.
2. Divisez les tâches en morceaux pour qu'elles semblent plus réalisables et moins intimidantes.
3. Désactivez les notifications ou mettez votre téléphone en mode Ne pas déranger .
4. Prévoyez une heure fixe pour consulter vos e-mails – ne les lisez pas et n'y répondez pas toute la journée, car ils perturbent votre concentration.
5. Si vous travaillez dans un environnement bruyant, investissez dans de bons écouteurs antibruit.

Procrastiner

Qu'est-ce qui cause la procrastination ? Ce n'est pas "juste être paresseux", souvent il y a une raison plus importante - généralement le perfectionnisme et/ou la peur de l'échec.

Solution : Il existe plusieurs façons d'aborder la procrastination, selon la cause de celle-ci.

1. La première serait d'accepter que le fait vaut mieux que la perfection . Je sais que c'est probablement plus facile à dire qu'à faire. Cependant, rien de ce que nous ferons ne sera jamais parfait, il est donc préférable de l'accepter le plus tôt possible.
   Cela ne veut pas dire que nous devrions cesser de faire des efforts dans notre travail. Cela signifie que nous devrions cesser de le réparer sans cesse, en insistant sur chaque petit détail, ou même ne pas commencer parce que nous avons peur que cela ne se passe pas exactement comme nous l'avions imaginé.
2. Parfois, nous tergiversons parce que nous sommes débordés. Nous avons reporté le démarrage car cela semble être trop de travail.
   La solution à cela serait de décomposer les grands projets en petites étapes. Ils semblent beaucoup plus faisables. Concentrez-vous uniquement sur votre prochaine étape et ce ne sera pas aussi effrayant.
3. Procrastinez-vous parce que vous n'êtes pas sûr de pouvoir mener à bien le projet ou si vous êtes suffisamment qualifié pour cela ?
   Demandez à votre responsable ou à une personne de confiance de votre équipe des commentaires de temps en temps pour vous assurer que vous allez dans la bonne direction. Soyez ouvert aux conseils et aux critiques et utilisez-les comme une opportunité d'apprentissage.

Penser occupé et productif, c'est la même chose

Égalez-vous être occupé à être productif ? Passer beaucoup de temps à faire beaucoup de choses? Travailler dur avec travailler intelligemment ?

Contrairement à la croyance populaire, ces choses ne sont en fait pas les mêmes. Vous est-il déjà arrivé de travailler toute la journée, mais de réaliser finalement que vous n'avez rien accompli de significatif ?

Solution : Gardez vos objectifs à l'esprit. Lorsque vous écrivez votre liste de choses à faire, demandez-vous : Est-ce que cela me rapprochera de mes objectifs ? Est-ce important pour moi ? Puis-je déléguer cela ?

Si vous avez des tâches mineures à faire, 1) faites-les vers la fin de votre journée de travail. Ne perdez pas le temps de votre cerveau avec eux – utilisez-le à bon escient, pour des tâches plus importantes.
2) Regroupez-les afin de ne pas perdre beaucoup de concentration lorsque vous passez d'une tâche à l'autre.

Ne pas prendre de pauses et s'absenter du travail

Travailler tout le temps ne vous rendra pas plus productif, cela ne fera que vous épuiser.

Votre esprit doit être bien reposé et frais pour pouvoir se concentrer et être efficace. Vous faites mieux votre travail lorsque vous n'êtes pas épuisé et en manque de sommeil, croyez-le ou non.

Solution : La solution à celle-ci est assez évidente : faites des pauses et détendez-vous.

Évitez de travailler en dehors de vos heures de travail et de penser au travail lorsque vous ne travaillez pas réellement. Il y a plus dans la vie que la productivité et gagner de l'argent.

Conclusion

Acquérir des compétences en gestion du temps demande du temps et des efforts. C'est un processus, mais cela en vaut la peine, car votre vie deviendra plus facile à mesure que vous apprendrez à mieux gérer votre temps.

Assurez-vous de planifier votre temps, de fixer des objectifs clairs, de fixer des priorités et de minimiser la procrastination. Vous devez également faire de votre mieux pour éviter les distractions, prendre des congés, estimer avec précision votre temps et vous concentrer sur l'efficacité au lieu d'être occupé.