Comment Clockify aide Thornton & Lowe à soutenir la croissance de son entreprise

Démarrer une entreprise dans la vingtaine s'accompagne d'un bon nombre de défis et d'obstacles en cours de route, principalement en raison d'un manque d'expérience professionnelle. En plus de cela, les données du Bureau américain des statistiques du travail indiquent que près de 20 % de toutes les nouvelles entreprises échouent au cours de la première année. Aie!

Cependant, tout n'est pas sombre – il existe également des exemples de bonnes pratiques.

La success story de 14 ans et plus de Dave Thornton en fait certainement partie, c'est donc avec plaisir que nous la partageons avec vous.

Nous avons mené une interview avec l'homme lui-même, dont la société Thornton & Lowe s'appuie sur notre outil de suivi du temps depuis 2019.

Dans notre interview, Dave était plus qu'heureux de partager ses réflexions sur les sujets suivants :

• Son parcours de gravir les échelons de l'entreprise,
• L'importance de la gestion du temps en entreprise,
• Le rôle de la technologie dans le lieu de travail moderne,
• Comment son équipe utilise Clockify,
• Atteindre un équilibre travail-vie personnelle, et bien plus encore!

Alors, sautons dedans !

Genèse de Thornton & Lowe

Tout commence vraiment par une idée, mais comment déterminer si c'est la bonne idée ? Celui dans lequel investir votre temps et votre argent, une idée unique dans une vie qui vaut la peine de faire un acte de foi.

Selon Dave Thornton, le fondateur et directeur de la société Thornton & Lowe, cela dépend de 2 choses :

• Pensée critique et
• La possibilité de faire des estimations de travail précises pour vos projets futurs.

Armé de sa maîtrise, Dave a terminé avec succès son programme de formation supérieure, ce qui l'a aidé à comprendre les achats, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, etc. Ainsi, Dave a ensuite postulé pour un poste au siège social dans la même entreprise où il a suivi la formation.

Ce rôle l'a aidé à en apprendre un peu plus sur l'industrie, mais assez tôt, Dave était impatient de gérer sa propre entreprise.

Maintenant, revenons à la phrase d'introduction et soulignons que Dave a fait de cette vision une réalité et a commencé Thornton & Lowe à l'âge de 23 ans - écoutez le souffle !

Moulage supplémentaire de l'organisation Thornton & Lowe

Avance rapide jusqu'à près d'une décennie et demie, l'étudiant devient le maître, et aujourd'hui, Dave est un propriétaire d'entreprise prospère. Son entreprise s'est spécialisée dans les appels d'offres et la rédaction d'appels d'offres , tout en affichant un taux de réussite impressionnant de 75 % dans 3 divisions et 30 employés en interne.

Les offres de Thornton & Lowe peuvent être classées en :

• Soutien à la rédaction des soumissions,
• Formation sur les offres, et
• Ressources d'enchères.

Que pouvons-nous apprendre de l'exemple de Dave ?

Il semble qu'il ne s'agit pas seulement de l'idée, mais plutôt de son exécution et de la réalisation des étapes pour que cela fonctionne.

Assez peu de temps après que l'idée ait émergé dans sa tête, Dave s'est concentré sur la partie réalisation :

« J'ai rapidement commencé à réfléchir à ce dont j'avais besoin pour en faire une véritable entreprise. ”

Donc, pour pouvoir mettre son argent là où il disait, comme tout autre propriétaire de petite entreprise, Dave a dû apprendre à :

• Définir adéquatement ses objectifs de carrière,
• Fixer et poursuivre les objectifs SMART,
• Gérer une équipe d'employés, et
• Calculer et faire la paie de ses employés.

L'art de la délégation, alias la clé pour éviter le surmenage

Avec une croissance constante, les rôles et les responsabilités du responsable peuvent rapidement changer. S'adaptant au nouveau poste de directeur, Dave a dû apprendre à déléguer des tâches à son équipe, pour pouvoir se concentrer sur l'essentiel.

Plus précisément, le faire sans se surmener.

Travailler en dehors de nos heures normales d'ouverture n'est pas rare, en particulier pour les propriétaires d'entreprise. Donc, ce que Dave réalise et admet maintenant, c'est qu'il n'a pas cultivé l'équilibre travail-vie :

“ J'ai travaillé presque constamment, y compris les soirs et les week-ends, et y compris tous les jours pendant ma lune de miel ! ”

Ici, j'aimerais prendre un moment pour reconnaître que Dave a inclus des excuses à Mme T pour les situations susmentionnées, alors j'espère qu'elle appréciera le geste !

Donc, revenons au surmenage. Le manque d'équilibre causé par le surmenage est un chemin direct vers l'épuisement professionnel, et dans ce cas, être ambitieux n'aide pas. De telles tendances sont très probables, comme dans l'exemple de Dave :

“ Un parfait exemple de mauvaise gestion du temps, doublée d'une obsession du business. ”

Essayant de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, Dave préfère de nos jours être obsédé par la vie de ses filles (que nous devons remercier pour la photo ci-dessus !)

Revenons maintenant aux affaires. Avec l'expansion de son équipe et de sa clientèle, Dave avait besoin de gérer et de suivre activement plusieurs projets. Eh bien, pour éviter le surmenage, cela signifiait aussi qu'il devait apprendre à ne plus être au-dessus de chaque détail.

Ce que nous pouvons conclure du parcours de Dave est que la recette du succès doit inclure les ingrédients suivants :

• Amélioration continue des compétences en gestion du temps,
• La bonne combinaison d'outils et de solutions logicielles, et
• Des membres de l'équipe dignes de confiance, responsables et fiables.

Voyons ce qui est considéré comme le contraire de ce que Dave a mentionné et donnons un exemple de bonne gestion du temps.

L'importance de la gestion des effectifs et de la gestion du temps pour les petites entreprises

La gestion de tout type nécessite des niveaux élevés d'intelligence sociale et de pensée critique. Il est naturel qu'un leader porte de telles caractéristiques, n'est-ce pas ?

Après tout, dans le monde des affaires, le terme même de gestion est défini comme " le processus de planification et d'organisation des ressources et des activités d'une entreprise pour atteindre des objectifs spécifiques de la manière la plus efficace et efficiente possible ".

Comme Dave était clair sur ses objectifs depuis le début, il donne des détails sur le développement futur de Thornton & Lowe, en particulier la gestion des effectifs de l'entreprise :

“ La stratégie a été de former une équipe en qui je peux avoir confiance, promouvoir et récompenser. Je dois ensuite les laisser faire leur travail, s'approprier et rendre compte. En tant que petite entreprise, je suis heureux de dire que cela se produit désormais dans la plupart des domaines - marketing, ventes, recrutement, opérations, formation et développement. ”

Dave, ayant maîtrisé l'art de la délégation et étant maintenant bien conscient de l'importance de la gestion du temps, en tant que leader inspirant qu'il est, s'est assuré que sa politique d'entreprise reflète et promeut ces valeurs.

“ Travailler sur la gestion du temps est essentiel pour que toute entreprise fonctionne de manière efficace et efficiente. Notamment parce que ne pas prendre le temps de planifier efficacement son propre temps évitera inévitablement le stress et l'anxiété liés aux échéances imminentes ou aux résultats qui ne progressent pas. ”

De même que pour le bien-être de ses employés, Dave se soucie et a le plus grand respect des délais . Cela a du sens, compte tenu de son choix de profession, car le fait d'avoir régulièrement à faire avec des appels d'offres et des appels d'offres implique diverses opérations urgentes.

“ En tant qu'entreprise de rédaction d'appels d'offres, nous respectons des délais externes stricts. De plus, en tant que cabinet de conseil, nous avons nos propres délais internes et clients avant la soumission de l'offre elle-même. A ce titre, la gestion du temps est essentielle. ”

Thornton & Lowe découvrent Clockify : Merci, Google ?

Avant de découvrir notre outil de suivi du temps, l'équipe de Thornton & Lowe avait déjà expérimenté 2 solutions similaires. Inutile de dire que toutes les tentatives ont été vaines.

Comme Dave était toujours à la recherche d'un autre outil, ce serait la bonne solution, il a continué à effectuer des recherches sur Google et à passer en revue les critiques. C'est ainsi qu'il est tombé sur Clockify et a décidé de vérifier.

Une fois l'espace de travail devenu actif, la gestion des délais est devenue plus facile. Vous vous demandez comment est-ce? Dave affirme que la clé de la gestion des délais est l'analyse du temps .

« Dans l'entreprise, lorsque nous identifions des préoccupations concernant la gestion du temps, nous commençons par examiner ce qui se passe, où va le temps . Nous ne pouvons pas faire cela si nous ne surveillons pas tout ce temps, et Clockify est notre solution, bien sûr. ”

Sans mentionner de noms spécifiques, nous avons demandé à Dave de résumer la principale raison pour laquelle les solutions précédentes ne fonctionnaient pas pour Thornton & Lowe.

« Ces [solutions] fournissaient des fonctionnalités similaires [à celles de Clockify], mais n'enregistraient pas nos progrès au fur et à mesure et étaient moins flexibles. Donc, nous utilisons Clockify depuis 2019 maintenant. ”

Voyons maintenant ce qui a permis à l'équipe Thornton & Lowe de rester fidèle à notre tracker d'équipe, ce qui l'a fait se démarquer de la foule.

Clockify caractéristiques que l'équipe de Thornton & Lowe apprécie le plus

Le but principal de tout logiciel est de nous faciliter la vie, ce qui est exactement ce qui s'est passé lorsque l'équipe de Dave est passée à Clockify.

Voyons maintenant pourquoi, car Dave a souligné les 3 fonctionnalités suivantes comme étant les plus bénéfiques pour l'équipe Thornton & Lowe.

Fonctionnalité #1 : Rapports

Maintenant, nous nous demandions quels aspects de son entreprise avaient été améliorés, en particulier, et voici les 2 cents de Dave :

“ Notre capacité à générer des rapports percutants qui montrent comment notre temps a été consacré aux projets, si nous sommes sur la bonne voie et/ou où nous pouvons rendre notre processus plus efficace au profit de notre personnel et de nos clients. ”

Ces rapports vous fournissent toutes les données nécessaires en quelques clics, ce que Dave apprécie beaucoup. En plus de pouvoir examiner la façon dont les membres de son équipe passent le temps, il peut facilement filtrer les données en :

• Le projet,
• Période, ou
• Un employé spécifique.

Cela permet à Dave de vérifier s'il y a place à l'amélioration et, le cas échéant, de déterminer où.

Fonctionnalité #2 : Feuilles de temps

De plus, Dave insiste à nouveau sur l'importance de la responsabilité, car nous avons établi que la microgestion n'est pas sa tasse de thé. Il explique comment Clockify est au cœur de leur développement professionnel et de leurs performances :

“ Nous avons mis en place une feuille de temps pour chaque projet et avons défini des tâches pour chaque projet qui sont alignées sur notre processus. Cela permet un auto-contrôle des progrès de chaque consultant par rapport au budget et offre une visibilité sur notre temps de gestion.

Dave explique en outre que, lorsque le travail prend plus de temps que prévu, cela leur permet également d'identifier si, où et comment ils doivent ajuster leur devis pour les projets futurs.

« Cela conduit à rendre compte de la façon dont les individus passent leur temps, en raison de la transparence que cela procure. Mais cela permet également aux individus de travailler avec leurs managers pour identifier les domaines dans lesquels ils pourraient être plus efficaces. ”

Ainsi, une autre fonctionnalité qui s'est avérée être une mine d'or pour l'équipe de Thornton & Lowe était les feuilles de temps. Chacun des employés de Dave connaît les possibilités offertes par les fonctionnalités de Clockify, ils en récoltent donc tous les avantages en :

• Paramétrer et utiliser des projets et des tags,
• Ajouter des descriptions aux tâches, et
• Modification du statut des heures facturables et non facturables.

Une telle répartition transparente du travail de chacun est la façon dont l'équipe de Dave parvient à rester sur la même longueur d'onde et à jour à tout moment.

Fonctionnalité n° 3 : Affichage du calendrier

Lorsqu'il s'agit d'améliorer la productivité et l'efficacité de l'équipe, voici une suggestion qui fonctionne pour Dave : « Révisez et redéfinissez régulièrement vos priorités. ”

La vie est trépidante, imprévisible, pleine de distractions et souvent en mouvement, vous ne devriez donc pas vous en vouloir si vous ne parvenez pas à effacer votre liste de tâches pour la journée.

L'approche de Dave face au problème est la hiérarchisation, et la vue Calendrier de Clockify facilite la définition et la réorganisation des objectifs et des priorités pour la journée :

« Personnellement, je sais ce que je veux accomplir chaque jour et quelles tâches sont nécessaires pour y parvenir. Je connais leur priorité et ce qui peut être déplacé si nécessaire. Tout le reste est « agréable à faire » dans lequel je m'intègre quand je le peux. ”

Beaucoup de choses peuvent changer au cours d'une période de 24 heures, alors essayez de suivre l'exemple de Dave : décomposez toujours vos projets en tâches et, chaque jour, identifiez vos objectifs prioritaires. Tout le reste que vous parvenez à terminer devient un bonus et quelque chose à ne pas inclure dans votre liste de demain.

Avantages de l'utilisation de Clockify pour les opérations des petites entreprises

Les chiffres et les statistiques ne sont pas pour tout le monde, mais nous devons tous admettre que certains de ces chiffres ont le pouvoir de tout changer. Il y a une bonne raison pour laquelle les données sont au cœur du commerce et de l'économie mondiale depuis un certain temps maintenant.

En termes simples, avoir un aperçu de ces chiffres et les analyser plus en profondeur crée des opportunités d'apprendre de nos erreurs (au lieu de simplement nous sentir frustrés par le retard, voire un échec).

Le suivi de la répartition de votre temps vous aide à identifier les pertes de temps, vous permettant ainsi d'atteindre plus facilement vos objectifs quotidiens.

Ainsi, le principal avantage de l'utilisation de Clockify, selon Dave, fusionne les 3 fonctionnalités que nous avons mentionnées dans la section ci-dessus (rapports, feuilles de temps et vue calendrier) et se traduit par l'utilisation des données à votre avantage .

Passons rapidement en revue les 3 principaux avantages de le faire, ou comme le dit Dave, de :

“ Surveiller les progrès par rapport au plan et signaler rapidement tout problème. ”

Avantage #1 : Des employés satisfaits

Une fois que vous esquivez la balle de l'état d'épuisement professionnel, les symptômes de celui-ci deviennent clairs et détectables. Cela vaut à la fois pour vous-même, mais aussi pour les autres.

C'est pourquoi Dave utilise également Clockify pour avoir un aperçu des heures de chacun. Il aime s'assurer que les membres de son équipe ne font tout simplement pas trop d'heures supplémentaires :

“ En nous assurant que tout le temps est suivi, nous utilisons également Clockify pour surveiller les heures supplémentaires et pour surveiller le bien-être du personnel. Nous effectuons régulièrement des contrôles de bien-être et avons identifié où des congés compensatoires doivent être organisés pour un délai/projet particulièrement difficile (que n'importe qui dans le monde des candidatures aura certainement connu !) »

Avantage #2 : Clients satisfaits

Des employés engagés et satisfaits signifient une productivité plus élevée et une meilleure performance globale - c'est vraiment aussi simple que cela. Lorsque votre équipe fonctionne comme une machine bien huilée, chaque obstacle peut être contourné et transformé en opportunité à la place.

En effet, les employés satisfaits sont plus proactifs, motivés et attentifs à leurs tâches, ainsi qu'à la communication avec les clients. Le résultat est — un niveau plus élevé de satisfaction de la clientèle.

Tirer parti de la puissance de la technologie ne peut jamais faire de mal dans le processus, alors Dave ajoute que leurs clients bénéficient également de Clockify :

« Pour les clients sous contrat, nous citerons généralement notre temps avec l'offre que si nous passons moins de temps que prévu, nous ne facturerons que le temps réellement utilisé. Cela nous a permis de répercuter directement les économies sur nos clients et d'améliorer leur rapport qualité-prix grâce au service. Sans suivi formel du temps, cela ne nous serait pas possible d'offrir. ”

Avantage #3 : Croissance de l'entreprise

Comme vous pouvez le conclure de tout ce qui précède, une équation comprenant des employés et des clients satisfaits d'un côté doit aboutir à la valeur positive de l'autre côté.

Employés satisfaits + Clients satisfaits = Croissance de l'entreprise

Donc, dans l'ensemble, pour Thornton & Lowe, Clockify est un outil qui accélère cette croissance.

« Cela [Clockify] a amélioré le professionnalisme de notre entreprise et nous a permis de capturer et, plus important encore, d'utiliser des données sur la façon dont notre équipe passe son temps à un niveau qui n'était pas possible auparavant. ”

À qui Dave recommanderait-il Clockify et pourquoi ?

Avant de partager nos dernières réflexions, nous avons pensé que vous pourriez être intéressé à savoir à qui Dave recommanderait Clockify et pourquoi. Il était plus que disposé à exprimer son opinion :

“ Toute entreprise de services professionnels, car Clockify est vraiment flexible, offre un bon rapport qualité-prix par rapport aux systèmes concurrents et fournit un moyen structuré et facile à utiliser de suivre le temps de votre équipe. ”

Ce qui signifie - fondamentalement , tout le monde dans le monde des affaires qui s'efforce d'être la meilleure version d'eux-mêmes peut bénéficier de l'utilisation de Clockify . Il ajoute que l'utilisation est complètement sans tracas , contrairement à leurs expériences précédentes, ce qui est une autre raison de la recommandation :

“ Basé uniquement sur les frustrations des systèmes précédents, l'interface utilisateur est très facile à utiliser — cela ne nécessite pas beaucoup de formation car cela a du sens . Le fait que les entrées soient sauvegardées en temps réel contribue également grandement à une expérience utilisateur positive. »

En développant le sujet de l'expérience utilisateur, nous avons interrogé Dave sur l'expérience de son équipe avec notre support client.

Qu'il s'agisse d'un problème à résoudre ou d'une demande de renseignements sur une nouvelle fonctionnalité, la recommandation de Dave a une autre couche et profondeur significatives - comme il l'explique, ils apprécient Clockify en raison du soutien et de l'honnêteté lorsqu'ils sont venus discuter du renouvellement :

« Nous avons été guidés vers le package qui répondait réellement à nos exigences et nous avons vraiment apprécié le temps consacré à discuter avec nous des options et à comprendre nos besoins. Chaque fois qu'en de rares occasions, nous avons eu besoin d'un support client , nous avons trouvé que c'était simple et rapide . ”

Pour résumer : le seul moyen de monter est de passer !

Nous espérons que l'histoire inspirante de Dave vous a rappelé que parfois nous devons faire un acte de foi et parier sur nous-mêmes. Certes, il n'y a aucune garantie de succès et les défis sont inévitables, mais… c'est ce qui se passe dans la vraie vie.

La façon dont nous choisissons d'allouer notre temps est ce qui fait toute la différence - façonne nos habitudes, nos routines, nos personnalités et, finalement, notre mode de vie.

Nous pouvons tous apprendre une chose ou deux de l'admirable parcours de Dave, principalement pour commencer à prendre les choses en main. N'oubliez pas que Rome ne s'est pas construite en un jour !

De plus, nous avons accès à quelque chose que les anciens Romains n'avaient pas - la technologie moderne et les solutions logicielles. Comme vous pouvez le conclure à partir de l'article, Dave comprend parfaitement cela, mais la question la plus importante est - et vous ?

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