La logistique de l'accueil des Jeux olympiques

Vous êtes-vous déjà demandé à quel point les Jeux Olympiques étaient fous sur le plan logistique ? Moi aussi.

Un événement de 17 jours qui nécessite une décennie de préparation doit être compliqué.

Les villes à travers l'histoire ont réussi à sous-estimer le coût de manière si importante qu'elles se sont retrouvées avec une dette de 1,5 milliard de dollars (vous nous avez impressionnés, Montréal).

Année après année, les pays sous-estiment à quel point l'organisation des Jeux olympiques peut être difficile, coûteuse et compliquée. Aucun exploit n'est plus grand, à mon avis. Cependant, la bonne logistique des Jeux olympiques n'est pas si différente de la bonne logistique de n'importe quel grand événement, mais à une échelle beaucoup plus grande.

Des événements comme celui-ci doivent avoir des directives et des exigences strictes. Le contrat d'exigences opérationnelles du CIO est si détaillé qu'il couvre tout, du nombre de sièges requis dans chaque site aux différents degrés d'éclairage requis pour chaque caméra utilisée pour diffuser les événements.

En examinant ce qui se passe dans la planification et l'exécution d'un événement aussi important que les Jeux olympiques, votre entreprise peut mieux comprendre ses propres processus de planification. C'est comme regarder des courses de F1, mais en apprenant quelque chose sur votre propre pilotage.

À la fin de cet article, vous comprendrez l'importance de la planification logistique dans tous les aspects de l'entreprise, quelle que soit sa taille.

Le jargon olympique

À titre informatif, voici une liste d'environ 472 acronymes que vous devrez connaître si vous souhaitez organiser les Jeux olympiques.

Mais voici ceux que vous devrez connaître pour cet article :

COJO = Comité d'organisation des Jeux Olympiques

FI = Fédération Internationale

OBS = Services de diffusion olympique

ITO = Officiels Techniques Internationaux

NTO = Officiel Technique National

Anneaux olympiques (Source)Soulignons maintenant quelques plans logistiques clés qui sont vitaux pour le bon fonctionnement des Jeux olympiques, juste pour avoir une petite idée de ce qui est impliqué.

Transport

Commençons par le transport. Cela couvre les aéroports, les lignes de train et le transport général des hôtels aux événements, etc.

Le projet de transport pour les JO est « l'opération de transport la plus complexe pour faire face à 1,5 à 2 millions de déplacements quotidiens supplémentaires dans la Ville hôte ». Cela fait beaucoup de trajets supplémentaires.

Selon le contrat de ville hôte du CIO, l'accès aux transports publics doit être gratuit pour toutes les personnes possédant un laissez-passer olympique accrédité. Le transport entre la ville hôte et les autres villes « co-hôtes » à travers le pays doit être mis à disposition. La ville hôte doit « fournir des véhicules spécialisés et/ou des motos à l'équipe sportive du COJO, aux FI, aux équipages de l'OBS et aux photographes impliqués dans le cyclisme sur route, le marathon et la marche » et tous les frais de déplacement des ITO et des NTO doivent être payés.

Il y a eu quelques succès et échecs avec les plans de transport dans le passé.

Pékin semble l'avoir touché. Plus de 20 milliards de dollars ont été investis dans le transport urbain pour les Jeux olympiques de 2008 :

Cela comprenait :

• Ajout d'une troisième piste à l'aéroport de Pékin, triplant sa capacité potentielle de passagers entrants et sortants
• Améliorer les routes métropolitaines et ajouter deux liaisons autoroutières à l'aéroport de la capitale, ce qui a réduit la congestion pendant et après les jeux
• Création de cinq nouvelles lignes de train, dont une ligne qui accédait à l'aéroport
• Extension du système de bus à 20 000 véhicules, respectueux de l'environnement et plus propres

Ligne de l'aéroport de Pékin (Source)

Non seulement Pékin a mis en œuvre des plans de transport stratégiques, mais ces systèmes publics supplémentaires ont entraîné une réduction de 55 % du trafic pendant les jeux. Cela a également entraîné une réduction significative de la pollution de l'air, temporairement…

Avec le besoin d'une augmentation massive de la production de transport, vient le besoin pour ces corps de dormir quelque part.

Ce qui nous amène à devoir mettre un toit sur la tête de tous ces visiteurs.

Hébergement

Selon notre fidèle contrat de ville hôte, tous les athlètes et les personnes impliquées dans un groupe de type acronyme ont besoin d'un hébergement pour la durée suivante :

Exigences relatives à la période d'hébergement (Source)

Le manuel met l'accent sur la garantie de chambres à prix raisonnable. Rio a poussé cela à un tout autre niveau et voulait apparemment que les athlètes en aient pour leur argent (mes histoires d'horreur préférées de Rio sont les numéros 10 et 12).

Le CIO exige que chaque ville hôte dispose d'environ 41 001 chambres (très spécifiques), pour toutes les parties prenantes du CIO. Cependant, cela n'accueille pas les spectateurs.

Le nombre de chambres et leur nombre d'étoiles pour chaque groupe de personnes impliquées dans les Jeux olympiques est clairement indiqué dans le contrat du CIO. Les points suivants sont un extrait de certaines des exigences pour le village olympique :

• « gestion et supervision efficaces de toutes les opérations du village ;
• hébergement pratique dans le village, exigences en matière de capacité et de service ;
• des temps de trajet efficaces vers les sites de compétition et vers tout autre hébergement officiel ;
• un accès contrôlé cohérent pour les médias et les invités ; et
• une restauration de haut niveau qui répond aux besoins culturels et diététiques des sportifs »

… tout ce à quoi Rio a échoué.

En parlant de nourriture, qui a faim ?

Aliments

Les athlètes mangent beaucoup de nourriture… des tonnes en fait. Alors, comment la ville hôte s'y prend-elle pour nourrir cet afflux de bêtes affamées et stimulées par la testostérone, qui ne semblent pas être satisfaites des chambres d'hôtel qui fuient et ont un câblage exposé ? Besoin, ai-je raison?

Le CIO demande au village olympique de "fournir des services de restauration 24 heures sur 24 (y compris des repas chauds) dans la salle à manger principale".

Cuisine olympique de Pékin (Source)

Mais comment faites-vous pour apporter de la nourriture (sûre) à la ville. Cela doit être un cauchemar de production à grande échelle (encore une fois, Rio ne cesse de surprendre).

Le Royaume-Uni a accueilli l'un des Jeux olympiques les mieux planifiés de l'histoire en 2012. Ce rapport analyse la logistique de tout, du linge à la collecte des déchets.

Bidvest Logistics était en charge de la restauration olympique de Londres. "Malgré le report de ses services de Londres à la nuit et en transportant plus en deux fois moins de temps, Bidvest a réalisé 4 999 livraisons sur 5 000 pendant les Jeux olympiques."

Bidvest a également réalisé tout cela avec seulement 18 mois de planification.

Ainsi, en plus d'accueillir les Jeux olympiques, Bidvest a réussi à respecter toutes les exigences et les délais des Jeux olympiques et a réussi à restructurer ses opérations pendant 17 jours pour répondre également à ses livraisons quotidiennes.

C'est impressionnant.

Athènes, 2004, a fourni quelques statistiques amusantes…

« Au plus fort des Jeux, 7 000 personnes pourraient affluer à la cafétéria en même temps. Soixante mille plats, préparés par 700 chefs et cuisiniers, c'était une journée moyenne. Crane a déclaré que 225 000 livres de fruits de mer seraient commandés pour les athlètes d'ici la fin des Jeux, ainsi que 119 610 livres de bœuf, 71 920 livres d'agneau, 4 706 livres d'ail, 2 697 gallons d'huile d'olive, 19 547 livres d'olives, 75 856 livres de salade verte et 176 334 livres de pommes de terre.

À son apogée, la cuisine du village des athlètes préparait 60 000 repas par jour, produits à partir d'expéditions quotidiennes de 210 000 kilogrammes (460 000 livres) d'ingrédients bruts, le tout servi sur quatre millions d'assiettes biodégradables pour 18 000 athlètes, entraîneurs et membres du personnel.

Personnellement, je pense qu'embaucher suffisamment de personnes pour gérer toute cette nourriture à elle seule l'emporterait sur les avantages d'accueillir les Jeux olympiques… c'est pourquoi les Jeux olympiques sont essentiellement gérés par des bénévoles.

Bénévoles

Selon notre bon ami le contrat olympique, les Jeux olympiques de Pékin ont attiré 1 125 799 personnes qui se sont portées volontaires.

Les Jeux olympiques de Sydney comptaient 40 000 bénévoles qui auraient permis à la ville d'économiser 60 millions de dollars en salaires. Aux Jeux olympiques de Rio, 70 000 bénévoles leur ont permis d'économiser 100 millions de dollars en payant des travailleurs au salaire minimum. Cela aurait augmenté de trois pour cent le coût total de l'organisation des Jeux olympiques.

Volontaires olympiques de Sydney (Source)

Quand on parle de milliards de dollars, c'est une augmentation importante.

Nous vous saluons, bénévoles, même si parfois vous n'avez pas voulu vous présenter.

Conclusion

Les JO sont un défi logistique fou. Si les villes réussissent, elles sont saluées comme des héros. S'ils ne le font pas, c'est en fait totalement attendu.

On vous donne dix ans pour vous préparer, mais tout dépend de la planification stratégique et des aspects logistiques. Si ceux-ci ne sont pas en place… cela ne sert même à rien d'héberger.

Si vous êtes davantage intéressé par des moyens efficaces de planifier les Jeux olympiques, voici un petit guide pratique que vous pourrez peut-être transmettre à votre gouverneur d'État, si le sujet se pose.

Heureusement, votre entreprise n'a pas à accueillir les Jeux olympiques, mais si vous avez besoin d'aide pour gérer la logistique, consultez le répertoire des logiciels de logistique de Capterra.