Le cas du suivi du temps : ce que les personnes qui utilisent le suivi du temps disent de ses avantages

« Les gens ordinaires ne pensent qu'à passer du temps. Des gens formidables pensent à l'utiliser.

- Inconnue

Le temps passe, qu'on le veuille ou non.
Une autre vérité est que le temps passe, que nous fassions ou non quelque chose. Dans dix ans, vous pourrez atteindre tous vos objectifs ou vivre exactement la même vie qu'aujourd'hui, avec seulement 10 ans de plus.

C'est pourquoi nous devons utiliser notre temps avec sagesse et veiller à ne pas le gaspiller ; après tout, c'est la seule ressource que nous ne pouvons pas récupérer une fois qu'elle a disparu.

Comment être sûr que vous ne perdez pas votre temps et que vous le passez à faire les bonnes choses ?

Eh bien, l'une des solutions est de le suivre.

Qu'est-ce que le suivi du temps ?

Le suivi du temps peut être défini comme documentant vos tâches quotidiennes et le temps dont vous avez besoin pour les accomplir.

Cela peut être fait au sein d'une entreprise, auquel cas les employés suivent leurs obligations de travail et leurs heures de travail, ou vous pouvez le faire de manière indépendante, soit à des fins de facturation (si vous travaillez en tant qu'indépendant, par exemple) ou simplement pour améliorer votre productivité. .

Auparavant, il était assez courant de suivre le temps que les employés passaient au travail à l'aide de cartes magnétiques, de géolocalisation et de méthodes de pointage d'entrée et de sortie ; maintenant, nous utilisons principalement des applications de suivi du temps, telles que Clockify, car la plupart d'entre nous travaillent à domicile.

À l'aide de l'application, vous pouvez suivre le temps de deux manières : via des feuilles de temps ou à l'aide d'un chronomètre.

Feuilles de temps

Vous ajoutez manuellement vos tâches et le temps que vous avez consacré à ces tâches, généralement en fin de journée. Certaines personnes le font à la fin du mois ou tous les quelques jours, mais je ne le recommanderais pas car il est facile d'oublier quelque chose de cette façon.

La méthode de la feuille de temps est plus populaire car, dans la majorité des cas, vous n'avez pas besoin d'un haut niveau de précision ; De plus, garder à l'esprit que vous devez démarrer/arrêter le chronomètre peut être stressant pour certaines personnes.

Minuteur

Vous démarrez le chronomètre lorsque vous commencez à travailler sur une tâche et vous vous arrêtez lorsque vous avez terminé. Il est plus précis car il enregistre les moments exacts de démarrage et d'arrêt, tandis que les utilisateurs de la feuille de temps saisissent des heures approximatives. C'est idéal dans les cas où vous souhaitez mesurer et/ou améliorer votre productivité.

Pourquoi le suivi du temps est-il important ?

Maintenant, lorsque nous avons couvert ce que c'est, nous devrions également parler de pourquoi c'est important. Pourquoi devriez-vous suivre votre temps ?

Le suivi du temps facilite la facturation et le traitement de la paie plus efficace

Raison numéro un : l'argent.

Lorsque vous effectuez un suivi du temps, vous disposez essentiellement d'un enregistrement de toutes les heures facturables et non facturables.

Qu'est-ce que cela signifie?

Si vous êtes une entreprise, cela facilite grandement le traitement des données pour la paie.

Surtout si vous avez une petite ou moyenne entreprise et que vous n'avez pas d'argent à gaspiller, garder une trace de tout vous aidera à respecter votre budget.
Vous pouvez également obtenir des données sur lesquelles vous pouvez compter si vous décidez d'ajuster le prix de vos produits ou services.

Une facturation précise est extrêmement importante pour les indépendants et les clients.
Vous ne sous-estimerez pas les heures que vous y consacrerez ; cela peut également faciliter le calcul de votre taux horaire ou d'un taux de projet fixe.
Si vous êtes du côté de l'embauche, vous pouvez voir exactement où va leur argent.

Les trackers de temps fournissent des données utiles

Lorsque vous saisissez des données tous les jours, vous vous retrouvez avec beaucoup de données - dans ce cas, avec des informations utiles que vous pouvez utiliser de différentes manières. Tout d'abord, vous verrez à quel point votre équipe travaille et sur quoi elle travaille, ainsi que le temps qu'il faut habituellement pour accomplir une tâche.

Quand vous voyez tout cela, noir sur blanc, vous pouvez vous demander : y a-t-il un domaine qui nécessite des améliorations ? Pouvons-nous faire quelque chose de plus efficace? Avons-nous besoin de travailler plus intelligemment au lieu de travailler plus dur ?
Répondre à ces questions et mettre en œuvre les changements nécessaires rendra par conséquent votre équipe plus productive et votre entreprise plus rentable.

Cela vous aidera également à mieux planifier. Vous serez en mesure de prévoir le nombre d'heures nécessaires pour les projets futurs et d'estimer le coût desdits projets.

PS Même si j'écrivais sur les équipes, tout s'applique toujours même si vous travaillez seul. Analyser son propre travail demande de l'ouverture et de l'honnêteté, ainsi que de la responsabilité, ce qui est admirable – allez-y !

Le suivi du temps peut améliorer la productivité

Avez-vous des problèmes de procrastination ? Ou quelque chose interrompant constamment votre flux de travail ? Ou peut-être êtes-vous simplement douloureusement conscient de votre manque de concentration et êtes-vous déterminé à vous améliorer ?
Le suivi du temps peut être la solution.

Vous êtes moins susceptible de parcourir les réseaux sociaux sans fin et plus susceptible de faire ce que vous êtes censé faire lorsque vous savez que vous devrez voir la liste de vos activités quotidiennes écrite sur votre écran. Cela vous tient responsable et facilite l'élimination des distractions.

Vous pouvez voir si certaines de vos tâches vous prennent beaucoup plus de temps qu'elles ne le devraient ou si vous perdez votre temps et votre énergie à faire quelque chose de complètement inutile ; avoir une telle perspicacité est une clé pour améliorer votre productivité.

« C'est devenu un outil tellement important dans mon entreprise. J'ai plusieurs clients pour lesquels je dois suivre des tâches spécifiques, et non seulement je peux suivre ces entrées de temps facilement, mais je peux regarder en arrière et voir si je gagne en efficacité sur ces tâches. – Elizabeth Kroll, avocate

Le suivi du temps peut vous aider à étudier

Cela n'a pas à être exclusivement lié aux affaires; il a sa raison d'être même dans un environnement académique, parmi les enseignants et les étudiants.

Si vous êtes étudiant et que la saison des examens approche à grands pas, mettez-vous à la gestion du temps. Les sentiments de panique et/ou de catastrophe imminente ne doivent pas être votre seule force de motivation !

Le suivi du temps des tâches empêche le multitâche

De plus, les applications de suivi du temps ne vous permettent généralement pas de suivre deux tâches à la fois.

Vous pouvez me demander - comment est-ce bon?

Contrairement à la croyance populaire, le multitâche est acceptable si vous écoutez un podcast et faites des tâches ménagères ou écoutez un livre audio pendant que vous prenez un train pour vous rendre au travail, mais ce n'est pas acceptable si vous travaillez. Personne d'autre ne devrait non plus s'attendre à ce que vous soyez multitâche.
Si vous faites quelque chose qui nécessite toute votre attention, ce n'est pas possible - vous vous retrouverez avec deux ou plusieurs tâches à moitié terminées au lieu d'une entièrement terminée et vous finirez probablement par être frustré. Faire une tâche une par une est en fait beaucoup plus efficace.

(Par croyance populaire, j'entends surtout ma croyance. J'ai essayé de me convaincre que c'était bien et que je pouvais simultanément écrire et faire d'autres choses… mes longues recherches empiriques m'ont convaincu qu'en fait, je ne le peux pas.)

Ce que les utilisateurs d'un logiciel de suivi du temps disent de ses avantages

Comme l'a dit Laura Vanderkam, auteur des livres 168 Hours et I Know How She Does It : « Si vous voulez perdre du poids, vous devez écrire ce que vous mangez. Même chose avec le temps. Si vous voulez mieux passer votre temps, vous devez savoir où il va.
Peut-être que quelque chose que vous pensiez être un problème ne l'est vraiment pas. Peut-être que quelque chose auquel vous n'aviez même jamais pensé prend beaucoup plus de temps que vous ne le pensiez .

Mon expérience avec le suivi du temps lorsque j'étais indépendant

Je ne suis pas étranger au travail indépendant - je ne suis pas non plus une personne organisée par nature et j'aime décorer mon agenda plus que planifier.
Cependant, comme j'avais besoin d'être productif et que je voulais faire mon travail du mieux que je pouvais - et nous vivons également à une époque où la technologie peut nous aider pour presque tout - j'ai utilisé un logiciel de suivi du temps.

Cela a définitivement amélioré la qualité de ma vie, pas d'une manière miraculeuse que les publicités télévisées dépeindraient (je devais encore travailler), mais cela m'a permis de faire mon travail au lieu de :

• Je me demandais si le client me paierait le bon montant pour le nombre d'heures que j'ai passées à travailler. Si vous êtes un pigiste qui est payé à l'heure, le temps c'est littéralement de l'argent.
• Se sentir coupable de ne pas travailler suffisamment – ​​lorsque vous travaillez pour vous-même, il peut être difficile de trouver un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
• Perdre du temps et procrastiner. (Je ne voulais pas mettre dans la feuille de temps que j'ai regardé des vidéos de chiens mignons ou fait des quiz pour savoir quel type de pain correspond à ma personnalité.)

Lorsque j'ai commencé à suivre le temps, j'ai découvert combien de travail inactif j'avais tendance à faire, ce qui n'était pas une réalisation facile ni agréable, mais cela m'a aidé - cela m'a poussé à apporter des améliorations dans mon travail quotidien ( et la vie).

La chose la plus importante que j'ai faite a été de définir des limites claires entre le travail et le temps libre. Je me suis assuré de travailler aussi efficacement que possible pendant le laps de temps que je me suis fixé et, d'autre part, je m'interdis de penser au travail en dehors de mes heures de travail auto-imposées - ce qui était excellent pour ma santé mentale.

Le temps de travail exact et les rapports profitent également aux clients

C'était également formidable pour mes clients, car ils pouvaient voir comment le projet avançait et sur quoi je travaillais à ce moment-là. Cela a facilité notre communication et, dans l'ensemble, cela a aidé nos projets à se dérouler plus facilement.

Expérience d'autres freelances

D'autres ont eu une expérience similaire:

"Je suis écrivain et j'utilise Clockify pour mon usage personnel, pour me responsabiliser et suivre le temps que je passe à écrire et à développer différents projets par semaine. Cela m'a été très utile de rester concentré et de consacrer le temps que je devrais chaque semaine à chaque projet. Avant, j'écrivais juste jusqu'à ce que j'aie fini un certain nombre de pages ou une idée, mais en me forçant à respecter certaines exigences de temps, j'ai pu faire beaucoup plus. Je le recommanderais certainement à d'autres écrivains.

"En tant que graphiste, il est important pour moi de fournir à mes clients la quantité précise de travail que j'ai effectué, ventilée en tâches et projets afin qu'ils puissent voir ce pour quoi ils paient. Avec Clockify, cela est devenu moins un fardeau pour moi et me permet d'investir plus de temps dans ce que je fais le mieux plutôt que de faire de la paperasse ou de compter les heures.

– Elijah D, graphiste

Quand il s'agit de choses comme celle-ci, l'expérience de première main de quelqu'un est ce en quoi je fais le plus confiance.
Voici ce que les propriétaires et les employés de diverses entreprises avaient à dire sur le suivi du temps et ses avantages :

Le suivi du temps aide à gérer une équipe

“ Gérer une équipe remplie de développeurs de logiciels est une responsabilité sérieuse. Clockify a facilité le suivi des progrès de chaque individu tout en générant un rapport complet sur ce sur quoi ils ont travaillé et combien de temps ils ont passé avec la preuve des activités effectuées. Cela a permis au responsable de calculer facilement les frais généraux et les performances basés sur les KPI avec une efficacité maximale. La mise en œuvre a également été très intuitive et rapide. Les tableaux de bord et la représentation des informations étaient également très complets .

– Dilanka H, ​​responsable de l'innovation

Clockify est efficace et facile à utiliser

“ 1. Il est très facile à utiliser et très rapidement, tout le monde peut le prendre en main – utile lors de l'intégration d'un nouvel employé. 2. Permet une gestion efficace des tâches d'entretien ménager pour les chefs d'équipe et les gestionnaires - comme les présences, les feuilles de temps, etc. 3. Outil facile pour facturer les heures travaillées et examiner le temps consacré aux projets et aux tâches via des rapports. 4. Il existe également une application mobile qui permet également de suivre le temps passé sur les appels, en particulier lorsque vous êtes consultant ou fournisseur de services de conseil et que vous passez beaucoup de temps au téléphone. 5. Vous pouvez configurer le suivi du temps pour des clients, des projets, des tâches spécifiques et l'attribuer à des employés spécifiques - c'est très granulaire et complet .

– Subash B, co-fondateur d'une société de marketing et de publicité

Les chronomètres sont pratiques

« Notre entreprise est passée du suivi des heures sur un bloc-notes à cet incroyable programme. Quelle énorme différence cela a fait! Pratique, efficace et très tendance ! Cela nous permet de pointer à l'arrivée et au départ pour des heures/jours spécifiques au lieu de la minuterie traditionnelle .

– Gabrielle W, comptable adjointe

Le temps de suivi aide à fixer le prix de vos produits

“ Excellente expérience - cela facilite la tarification de mes produits.
Lors de la tarification de mes produits à vendre, la majorité du coût est en main-d'œuvre, c'est donc une aide considérable. Vous pouvez définir votre taux horaire, avoir des feuilles de temps différentes pour chaque projet, et le timing est aussi simple qu'un bouton marche/arrêt .

– Lisa E, créatrice de bijoux

Le suivi du temps peut-il être une mauvaise idée ?

Ça peut.

Aussi utile que soit le suivi du temps, il ne fonctionnera pas pour tout le monde – il n'a pas de sens pour tous les emplois et toutes les tâches. Par exemple, si vous êtes un pigiste qui est payé par projet au lieu d'être payé à l'heure et, en plus, vous êtes doué pour gérer votre temps.

Bien sûr, il y a une distinction entre pas si utile dans mon cas particulier et une mauvaise idée : nous allons passer en revue les situations où cette dernière peut potentiellement être le cas, puis proposer une solution.

Si le sentiment surveillé et/ou la violation de la vie privée est le problème

L'introduction du suivi du temps peut mettre vos employés mal à l'aise ; ils peuvent avoir l'impression d'être surveillés et de ne pas avoir d'intimité. En conséquence, cela peut affecter négativement non seulement leurs performances, mais aussi l'ambiance de travail et la relation entre les employés et l'employeur.

Résolution :

C'est vraiment important d'établir la confiance entre tous dans l'entreprise et de créer un environnement agréable où chacun se sent valorisé.

Lors de l'introduction du nouveau logiciel, faites un effort pour leur expliquer pourquoi, ainsi que quels sont les avantages. Faites-leur savoir que vous l'utilisez aussi; il n'y a rien de plus efficace que de montrer l'exemple.

Si c'est stressant

Le suivi du temps peut être un peu ennuyeux, mais il n'est pas censé vous rendre anxieux ou ajouter une charge de travail supplémentaire importante.

Résolution :

En tant qu'employeur, vous devez vous assurer de fournir des instructions claires sur la façon d'utiliser le logiciel. De plus, c'est une bonne idée de vérifier les entrées chaque semaine ou toutes les 2-3 semaines pour s'assurer que tout est étiqueté et catégorisé correctement - il est préférable de résoudre tous les problèmes le plus tôt possible et d'éviter un stress supplémentaire sur la route.

Il existe de nombreuses applications de suivi du temps sur le marché - lorsque vous décidez laquelle présenter à votre entreprise, choisissez celle qui a une interface intuitive et qui est rapide et simple à utiliser, afin qu'elle ne vous prenne pas beaucoup de temps. Il en va de même pour les indépendants.
Bien faire son travail est déjà assez difficile et stressant : le but de l'utilisation de ces applications est de vous simplifier la vie, pas de la compliquer davantage.

"En termes de convivialité et d'utilisation, Clockify propose de nombreuses intégrations et possède une interface simple, élégante et intuitive, quel que soit l'appareil ou le navigateur pris en charge sur lequel vous décidez de l'utiliser. Cela est particulièrement vrai pour son application Web conviviale et facile à naviguer, accessible de n'importe où pour visualiser vos progrès et ceux de votre équipe actuelle. – DeskTime.

Aussi, une bonne question à (se) poser est : y a-t-il un renforcement positif pour quelqu'un d'être efficace et de bien faire son travail, ou seulement des conséquences négatives pour le manque de productivité ?

Si vous ne pouvez tout simplement pas vous engager à suivre le temps chaque jour et que vous le faites rétroactivement

Si votre routine de suivi du temps consiste à essayer de vous souvenir de ce que vous avez fait il y a 3 jours, cela n'est probablement pas efficace. La mémoire humaine n'est pas le narrateur le plus fiable que vous puissiez avoir.

Résolution :
Définissez une alarme qui se déclenchera tous les jours de la semaine à une certaine heure pour vous rappeler de commencer à enregistrer le temps ou de suivre toutes vos tâches dans la feuille de temps. (Et ne le répétez pas.)

Il existe également une option dans l'extension de navigateur de Clockify pour définir un rappel pour démarrer la minuterie.

Conclusion

Le suivi du temps est un excellent outil pour améliorer votre productivité et faciliter les choses qui peuvent être frustrantes, comme la facturation ou l'estimation du coût de votre prochain grand projet. Il fournit également des données inestimables qui peuvent vous aider, vous et votre entreprise, à devenir le meilleur possible.

Afin d'utiliser votre temps de manière efficace et efficiente, vous devez d'abord savoir où il va, puis le diriger dans la bonne direction. Heureusement, avec toutes les applications et ressources dont nous disposons, il n'a jamais été aussi facile de le faire.