Les meilleurs assistants virtuels à embaucher

Vous arrive-t-il de passer des heures chaque jour à répondre à des e-mails ?

Vous avez du mal à trouver du temps pour publier du contenu sur les réseaux sociaux ?

Une trop grande partie de votre temps est-elle consacrée à des tâches subalternes telles que la réservation de réunions, de rendez-vous, de vols, de conférences, etc., alors que vous préférez réseauter, vendre, développer votre marque et développer des relations avec les clients ?

Vous êtes un candidat idéal pour un assistant virtuel. Et cet article est là pour vous montrer comment recruter les meilleurs d'entre eux.

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Qu'est-ce qu'un assistant virtuel ?

Tout comme un assistant personnel ou un assistant de direction, un assistant virtuel est une personne qui allège votre charge de travail en vous déchargeant de tâches plus simples ou fastidieuses. Cela peut inclure la réponse aux e-mails, l'intégration des clients, la réservation de vols, la gestion de votre présence sur les réseaux sociaux, la gestion de votre calendrier, la recherche et bien plus encore. Ce qui différencie un assistant virtuel des autres types d'assistants, c'est qu'au lieu de travailler à vos côtés à la maison ou au bureau, leur travail se fait à distance et toutes les communications se font virtuellement.

Où trouver les meilleurs assistants virtuels ?

Les assistants virtuels deviennent de plus en plus courants et, par conséquent, les endroits où les trouver se multiplient également

Il existe des assistants virtuels basés partout dans le monde. Cependant, il ne faut pas beaucoup de recherches sur les assistants virtuels pour découvrir que les Philippines ont presque le monopole du marché, avec de nombreux services également basés en Inde. En fait, Dennis Yu a un partenariat avec l'agence philippine VA OnlineJobs.ph et utilise le site pour recruter toute son équipe d'assistants virtuels. Cependant, il existe également des options disponibles plus près de chez vous.

Ce ne sont là que quelques-unes des agences d'assistants virtuels :

Assistants virtuels basés aux États-Unis :

• Zirtuelle
• Assistance virtuelle États-Unis
• Assurer
• Prialto
• Assistant virtuel 24h/24 et 7j/7 (notez qu'ils ont des options nationales et offshore)
• Woodbows (ils ont également des options nationales et offshore)
• Audacieusement

Assistants virtuels basés au Canada :

• Les gourous virtuels
• Association canadienne des assistants virtuels
• Bureau intelligent
• Services virtuels de la N.-É.
• Assistant virtuel Canada

Assistants virtuels basés au Royaume-Uni :

• Virtalent
• Anges administrateurs
• Société des assistants virtuels du Royaume-Uni
• Time Etc. (cette société possède des bureaux aux États-Unis et au Royaume-Uni)

Assistants virtuels basés aux Philippines :

• Agents furtifs
• VirtualStaff.ph
• Ovule virtuel
• Collaborateur à distance
• Virtuel bien fait
• Poivre VA

Quels sont les avantages des assistants virtuels

Comme mentionné ci-dessus, les assistants virtuels présentent de nombreuses similitudes avec les assistants personnels ou exécutifs et peuvent donc être embauchés pour les mêmes raisons. Ils existent pour alléger votre charge de travail afin que vous puissiez vous concentrer uniquement sur les choses que vous voulez faire ou sur les choses qui nécessitent spécifiquement votre attention. Les principales différences entre les assistants personnels ou exécutifs et les assistants virtuels sont que les assistants virtuels coûtent généralement beaucoup moins cher et qu'ils travaillent à distance.

Lorsque vous choisissez un assistant virtuel par rapport à d'autres modèles d'externalisation, vous avez l'avantage d'avoir quelqu'un qui vous accompagne sur le long terme, et donc quelqu'un qui connaît toutes vos préférences, idéologies et rythmes. Ils sauront quel siège vous préférez lors de la réservation de vos vols. Le ton que vous utilisez pour vos messages Facebook. Quelles réunions vous voulez toujours prioriser et lesquelles peuvent être annulées pour leur faire de la place. En d'autres termes, ils apprennent à vous connaître et deviennent aptes à anticiper vos besoins et vos préférences, rendant votre vie en général plus fluide et plus à votre goût.

De plus, lors de l'embauche de VA, vous pouvez rechercher des personnes qui ont des compétences qui vous manquent. Vous souhaitez développer votre présence vidéo sur vos comptes de réseaux sociaux ? Il est plus logique d'embaucher quelqu'un qui possède déjà ces compétences plutôt que d'essayer de le faire par vous-même (vous découvrirez alors que vous n'avez pas le temps de continuer et que vous finissez par embaucher quelqu'un pour cela de toute façon). Vous êtes peut-être une personne fabuleuse, mais les tâches administratives n'ont jamais été votre fort. Une opération VA est un must pour vous. Quel que soit le domaine dans lequel vous pourriez vous perfectionner dans votre entreprise, il y a probablement un VA pour vous.

Enfin, les VA vous redonnent vie. Diriger le spectacle par vous-même n'est pas une tâche facile, et il est facile pour votre travail de déborder sur votre temps personnel et familial. Développer un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée vous rend meilleur dans tous les domaines de la vie - y compris le travail - et cela en vaut la peine d'apporter une main supplémentaire à votre équipe.

Quelle est la différence entre l'externalisation et l'embauche d'un assistant virtuel ?

Pour être franc, selon qui donne la définition, les frontières entre ce qui est qualifié d'externalisation et ce qui est qualifié d'emploi d'un assistant virtuel peuvent être un peu floues et impliquer beaucoup de croisements. Bien que tout le monde ne soit pas d'accord, la façon la plus simple de penser aux deux est peut-être de considérer l'externalisation comme un terme générique, les assistants virtuels en faisant partie.

L'externalisation et l'emploi d'un assistant virtuel impliquent de sous-traiter le travail à une partie externe.* Les assistants virtuels sont généralement employés à plus long terme, tandis que l'externalisation peut être utilisée pour des travaux à court et à long terme. Les assistants virtuels ont tendance à travailler exclusivement pour une personne ou une partie, tandis qu'en cas d'externalisation, la personne ou l'entreprise sous contrat peut travailler uniquement pour vous ou jongler avec plusieurs projets et employeurs à la fois.

*Remarque : Cette déclaration est une affirmation avec laquelle certains, y compris Dennis Yu, seraient en désaccord, et met en évidence la différence potentielle entre l'externalisation et l'emploi d'un assistant virtuel. Parce que les assistants virtuels sont sous contrat à long terme, il dirait qu'ils sont sur une liste de paie régulière, et parce qu'ils travaillent exclusivement pour vous, ils doivent être considérés comme n'importe quel employé de bureau. Bien qu'il y ait certainement un argument à cela, il existe généralement des différences entre les deux camps. Par exemple, les assistants virtuels sont généralement rémunérés différemment des employés à temps plein, peuvent recevoir des avantages différents (ou aucun) et ils peuvent être employés dans le cadre d'une relation avec un service d'assistant virtuel tiers.

Le débat est en grande partie sémantique, mais en fin de compte, l'important ici est de comprendre quelle est la configuration attendue pour l'embauche et l'emploi d'un VA, et de choisir la meilleure option pour vous et votre agence.

Que ne devriez-vous PAS rechercher chez un assistant virtuel ?

Selon Dennis Yu, l'erreur la plus courante que les gens commettent lors de l'embauche d'un assistant virtuel est de s'attendre à en trouver un qui puisse être un touche-à-tout. Ceci, dit Yu, est la raison la plus courante pour former des partenariats infructueux ou pour que le VA quitte prématurément. Au lieu de cela, il recommande d'embaucher des conseillers virtuels distincts pour les opérations, la vidéo, le contenu, la conception, la gestion de la communauté et l'ingénierie Web.

Évidemment, il n'est ni réaliste ni nécessaire que toutes les startups et entrepreneurs embauchent immédiatement un VA dans chaque domaine, mais vous pouvez clairement voir pourquoi Yu mettrait fortement en garde contre l'embauche d'un VA pour couvrir tous ces domaines extrêmement divers. Au lieu de cela, en ayant un VA pour chaque rôle spécifique, ils deviendront maîtres de leurs voies, vous permettant de vous reposer tranquillement, en comptant sur leur travail de qualité en temps opportun.

9 caractéristiques des meilleurs assistants virtuels

Soucieux des détails

Lorsque vous donnez fréquemment des instructions et que vous comptez sur le fait qu'elles sont suivies jusqu'au bout, ou que vous basez votre calendrier quotidien sur des invitations et des rendez-vous recueillis par quelqu'un d'autre, vous devez savoir que vous avez quelqu'un qui ne laisse rien passer. les fissures.

Une façon dont Dennis Yu teste cela dans le processus d'embauche est de donner une affectation aux candidats, et au milieu des instructions d'affectation, il leur dit de mettre un mot au hasard dans la ligne d'objet de leur réponse par e-mail. Par exemple, il utilise souvent le mot « lapin ». Les candidats qui manquent ce détail sont automatiquement exclus.

Ce petit détail peut ne pas sembler un gros problème lorsqu'il s'agit d'une ligne d'objet. Cependant, lorsque le détail est plutôt que votre assistant vous dise que vous devez être dans un aéroport alors qu'il s'avère que vous devez réellement partir de l'aéroport à une heure de l'extrémité opposée de la ville, c'est plus important. Le petit test simple de Dennis Yu permet d'identifier les VA qui sont plus ou moins susceptibles de faire cette erreur.

Créatif, débrouillard et indépendant

Nous savons tous que la vie se passe et que parfois les choses ne se passent pas exactement comme prévu. Si vous avez un VA qui est paralysé chaque fois que quelque chose d'inattendu survient, il ne vous sera pas d'une grande aide. Après tout, si vous recevez plus d'e-mails paniqués et remplis de questions de votre VA que de vos clients, quel était l'intérêt d'embaucher quelqu'un ?

Lors du processus d'entretien, essayez de demander comment le candidat a déjà géré des situations inattendues et demandez-lui de fournir un exemple concret de ce qu'il a fait pour y faire face.

Loyal

Comme dit plus haut, l'un des principaux avantages d'avoir un VA est d'avoir quelqu'un qui grandit pour comprendre vos rythmes et anticiper vos besoins. Évidemment, cela ne peut être réalisé qu'en ayant la même personne sous contrat pour une durée raisonnable.

Bien que la loyauté puisse parfois être difficile à évaluer lors d'un entretien, une façon consiste à examiner leurs antécédents scolaires et professionnels. S'ils semblent rester au même endroit pendant un bon moment, c'est généralement bon signe. Vous pouvez également leur demander quels sont leurs projets d'avenir, ce qu'ils espèrent dans leur carrière et vous demander si vous serez en mesure de les soutenir dans la voie qu'ils espèrent.

Ce qui nous amène peut-être à l'élément le plus important pour cultiver des employés fidèles : vous devez bien les traiter ! Assurez-vous de bien communiquer, demandez leur avis, écoutez attentivement leurs commentaires, donnez-leur une charge de travail gérable et donnez-leur des opportunités de se développer dans les domaines qui les intéressent. opportunités au fur et à mesure qu'elles grandissent. Lorsque vos conseillers volontaires ont l'impression que vous vous souciez d'eux en tant que personnes et que vous êtes investi pour les voir réussir dans leur carrière et dans la vie, ils sont beaucoup plus susceptibles de rester avec vous et d'aller au-delà de leur travail pour vous. .

Professionnelle

N'oubliez pas - vous ne serez pas le seul à interagir avec votre VA. Vous voulez quelqu'un sur qui vous pouvez compter pour communiquer avec des clients potentiels et des collègues tout en réfléchissant bien à votre exploitation.

Assurez-vous que toutes leurs communications avec vous tout au long du processus d'embauche font preuve de professionnalisme, à la fois dans le ton et en termes de maîtrise de la grammaire et de la langue. Et peut-être faire une recherche rapide sur Google juste pour s'assurer qu'il n'y a pas de drapeaux rouges flagrants qui apparaissent immédiatement pour eux sur Internet quelque part que les clients potentiels pourraient découvrir après avoir appris à les connaître un peu.

Communicateur fort

La communication virtuelle peut être délicate.

Lorsqu'il s'agit du seul moyen d'interaction entre vous et votre assistante, ainsi qu'entre votre assistante et vos clients/clients potentiels/collaborateurs, vous devez vous assurer d'avoir quelqu'un qui peut s'en occuper habilement.

Soyez particulièrement vigilant dans le processus d'embauche pour surveiller les malentendus qui pourraient signaler une frustration future, ainsi que des tons ou un langage trompeurs. Comme pour la caractéristique ci-dessus, rappelez-vous que cette personne agira souvent comme le visage (virtuel) de votre entreprise, vous voulez donc vous assurer que tout et chaque façon dont elle communique est quelque chose que vous êtes heureux d'avoir attribué à votre agence ou entreprise.

Fiable

Pour de nombreux entrepreneurs et propriétaires d'agences, la chose la plus effrayante à propos de l'embauche d'un VA est de renoncer au contrôle exclusif de chaque détail de leur opération et de faire confiance à quelqu'un d'autre pour gérer les choses selon les mêmes normes. C'est parfaitement compréhensible, votre agence est votre rêve et votre bébé, après tout.

Heureusement, lorsque vous obtenez la bonne personne dans votre équipe, vous constaterez que la qualité des offres de votre agence non seulement reste la même, mais augmente en fait. Deux mains valent mieux qu'une, après tout, et une fois que votre travail est divisé en portions plus gérables, chaque tâche individuelle peut enfin recevoir l'attention qu'elle mérite.

Autrement dit, tant que vous obtenez un VA fiable.

La fiabilité peut être difficile à évaluer dans le processus d'embauche, mais généralement, s'ils réussissent bien dans les autres domaines (attention aux détails, professionnalisme), vous êtes sur la bonne voie. Attribuer aux candidats un mini-projet avec une date et une heure d'échéance aide également à passer au crible le groupe. Mais enfin, vous pouvez engager des employés sur une période d'essai de 1 à 3 mois pour vraiment déterminer s'il s'agit de quelqu'un avec qui vous souhaitez vous engager et dans lequel vous souhaitez investir à plus long terme.

Enthousiaste

L'industrie du marketing numérique regorge de personnalités passionnantes, de collaborations et d'innovations. Et pour cette raison, il y a beaucoup de jeunes talents qui ont hâte de se frayer un chemin et de faire leur marque. Si vous pouvez trouver l'une de ces personnes, vous pouvez compter sur quelqu'un qui ira au-delà de l'appel du devoir.

Les employés enthousiastes écoutent profondément les idées des autres, les intériorisent, puis ajoutent leurs propres développements positifs. Ils ont la concentration et la volonté de déceler les erreurs et d'intervenir, d'innover sur le statu quo et d'améliorer tous les domaines avec lesquels ils entrent en contact. En d'autres termes, c'est la personne que vous voulez dans votre équipe.

Hautement qualifiée

La chose la plus évidente à rechercher chez un assistant potentiel est peut-être quelqu'un qui est vraiment bon dans le travail que vous lui demandez de faire. Comme dans n'importe quel entretien, vous souhaiterez discuter des détails (et, le cas échéant, voir des exemples) de la formation antérieure et/ou de l'expérience professionnelle du candidat.

Assurez-vous également de donner un certain type d'affectation dans le processus d'entretien. S'appuyer uniquement sur des exemples du passé du candidat peut être trompeur, car il peut avoir travaillé avec des camarades de classe ou des collègues pour livrer le produit final. En donnant au candidat une petite mission, vous aurez une idée plus précise de ses compétences individuelles.

Réceptif aux commentaires

Tout le monde a de la place pour grandir, et en particulier au fur et à mesure que vous et votre VA vous habituez aux rythmes de l'autre, vous devrez souvent fournir à votre VA à la fois des commentaires positifs et des critiques constructives.

Le meilleur VA est quelqu'un qui est suffisamment humble et sûr pour accepter vos critiques et les traduire en amélioration professionnelle. Vous ne voulez pas quelqu'un qui cède au premier murmure de négativité, ni quelqu'un qui a un tel ego qu'il ignore tout indice que d'autres pourraient avoir de meilleures idées pour son travail. L'un ou l'autre de ces candidats ne durera pas en tant qu'employé à long terme.

Encore une fois, la meilleure façon de tester cela est de donner une mission dans le processus de candidature. Discutez du travail du candidat avec lui une fois terminé et notez sa réaction à vos commentaires, qu'ils soient positifs ou négatifs.

Il y a aussi des choses que vous pouvez faire dans ce domaine. Dennis Yu a noté que la présentation et la réception des commentaires sont extrêmement influencées par la culture, et pour cette raison, il est préférable d'être aussi positif que possible, même lorsque vous offrez une critique. Il prône le «sandwich de compliments», qui consiste à commencer par des points positifs, à intégrer les changements que vous aimeriez voir, puis à terminer à nouveau avec plus d'éloges pour leur travail.

Embaucher les meilleurs assistants virtuels

L'élément le plus important pour trouver des conseillers volontaires de qualité est peut-être d'avoir un processus d'embauche approfondi. Pour en savoir plus sur le processus que Dennis Yu a mis en place pour embaucher son équipe de conseillers volontaires, consultez cet article.

Bien que l'embauche d'un assistant virtuel puisse initialement ressembler à un processus d'abandon du contrôle, elle doit plutôt être considérée comme une expérience valorisante. Avec l'aide d'un VA compétent, vous et votre agence serez plus concentrés, plus organisés, plus rationalisés et plus habiles avec le travail et les communications que vous produisez.

Et avec vos nouvelles connaissances trouvées ci-dessus, vous pouvez être sûr que cette agence VA 2.0 est à votre portée.