L'art de prêter attention : communiquer plus intelligemment dans des équipes distantes

Je commence ma journée de travail en saluant des personnes inconscientes que je n'ai jamais rencontrées.

Puis je me bats avec un robot.

C'est-à-dire : chez Convert, on communique un peu différemment.

Ici, nous sommes une équipe totalement distante, travaillant des horaires presque totalement flexibles. Nous sommes basés dans 9 pays différents et travaillons sur 11 fuseaux horaires.

Et pourtant, nous nous connaissons. Et nous savons communiquer. "En entrant" il y a 3 mois pour mon premier jour, j'ai été étonné de constater à quel point, avec quelle fluidité et avec quelle empathie, l'équipe semble s'entendre.

C'est comme ça que tout fonctionne.

• Comment les robots nous rappellent de communiquer en tant qu'humains.
• Comment nous « nous vantons » et partageons nos « conneries ».
• Les outils que nous utilisons pour travailler "en plein air" - même si à travers les fuseaux horaires et derrière des ordinateurs portables.

MOU

Tout le monde et leur mère abonnée à Tech Crunch utilisent Slack – et pour une bonne raison.

C'est astucieux, c'est efficace, c'est facile à organiser. L'application mobile fonctionne bien. Même les petites notifications sonores sonnent généralement de manière agréable.

Si Convert avait un bureau traditionnel, le mou serait notre salle de conférence, notre cuisine, notre salle de réunion et notre tableau d'affichage. Voici comment nous l'utilisons pour donner l'impression que le « en ligne » ressemble au « en personne ».

Les robots :

Slackbot :

Notre slackbot, étrangement, joue le rôle de la pom-pom girl, du maréchal et du comique.

Je ne peux jamais garder une trace de ce qui, exactement, le déclenche - mais je peux décomposer les invites de commande en quelques catégories : pour les rires et pour la mission.

Dans cette dernière catégorie, nous avons la grande règle : le langage non sexiste.

Convert a une politique d'entreprise consciente dédiée - qui est multiforme et en constante évolution. Mais une grande partie de cela est la neutralité de genre - qui est au cœur de notre processus d'embauche, de notre mission sociale et de notre langue.

Donc, slackbot nous donne des rappels "gentils" si nous bousillons ça.

(Par « nous », je veux dire principalement « moi ». Slackbot me donne surtout des rappels doux quand je foire tout ça).

Taper « mec », « frère » ou « gars » déclenche un rapide « vouliez-vous dire gang ? » ou "vouliez-vous dire copains ?" – ou une poignée d'autres suggestions non sexistes. Tout cela, ces derniers temps, je me suis familiarisé de manière innée avec.

D'autres déclencheurs sont plus amusants (lisez : comptez beaucoup sur les gifs). "Merde" invite les réponses gif - généralement celles dans lesquelles des personnes sont blessées. "En ligne" invite des gifs de personnes qui s'habillent ou se mettent au travail, et parfois, inexplicablement, un regard incrédule de The Dude.

"Météo" et "chaud" invitent plus de slackbot audacieux :

Maintenant, je sais que cela ressemble à des blagues.

Et vous vous demandez peut-être : "Qu'y a-t-il de si innovant dans un bot qui s'appuie trop sur l'humour gif ?"

Mais honnêtement, ce ne sont pas que des blagues. Et il m'a fallu quelques mois pour comprendre comment on programme vraiment slackbot.

Nous utilisons slackbot pour montrer que nous nous écoutons . Comme une façon de montrer que nous sommes attentifs.

Lorsque slackbot m'a suggéré de m'adresser à l'équipe en tant que "vous tous", je me suis plaint.

Slackbot n'a pas oublié (ou, du moins, Dennis, qui a programmé la commande, ne l'a pas fait).

Et puis, quand j'ai déploré que "y'all" ne soit pas une forme plurielle appropriée, slackbot s'est adapté.

Lorsque les convertisseurs tombent malades, slackbot rejoint le chœur humain empathique :

Et lorsque les convertisseurs se célèbrent, slackbot célèbre avec eux. (Parfois d'une manière qui est, certes, un peu étrange).

En fin de compte : nous utilisons slackbot d'une manière subtile et non discutée, mais importante. C'est un robot qui nous rappelle d'interagir de manière humaine.

Salut Taco :

Alors j'adore le HeyTaco! bot pour deux raisons : 1) J'aime gagner des choses. 2) J'aime les tacos.

Si vous n'êtes pas familier : "Hey Taco" est un slackbot qui vous permet de donner des "accessoires" à un coéquipier avec une simple commande "@" et des emoji.

(Ce que je sais, semble un peu ridicule quand vous le tapez).

Mais voici pourquoi c'est cool : ça vous encourage à vous encourager les uns les autres. Il devient un protocole défini pour dire "Hé, vous avez fait un travail formidable". Et cela rend facile et habituel de dire "hé, vous avez fait un travail formidable".

Chaque fois que quelqu'un vous lance un taco, le bot Hey Taco vous alerte avec un message. De plus, il vous relie au classement de votre équipe, ce qui est tout simplement amusant.
(Même si vous êtes moi, et à la 8e place).

Hey Taco vous permet également d'"encaisser" des tacos pour des récompenses d'équipe - que vous pouvez personnaliser. Mais ce sont de vraies récompenses qui ne sont pas tangibles. C'est engendrer une culture de positivité et d'encouragement à travers de petites actions de félicitations.

Et à travers les tacos.

Les chaînes :

Les canaux les moins pratiques du slack Convert ont tendance à être les plus importants.

Ils sont les fondements humains de notre communication essentiellement numérique.

#all_watercooler :

Chez Convert, nous travaillons sur un système Holacracy, ce qui signifie que nous travaillons de manière autonome. Nous possédons nos « sphères ». Il n'y a pas de véritable processus d'approbation ni de va-et-vient excessifs.

En théorie, cela signifie que je peux, si je veux, m'asseoir à mon bureau et faire mon travail et publier mes articles et terminer mes tâches et interagir, tout au long de la journée, avec absolument personne.

Mais je ne le fais pas. Parce que c'est ennuyeux.

Et les convertisseurs ne sont pas ennuyeux.

Et parce que nous ne sommes pas ennuyeux, nous avons tendance à aimer nous parler. Le refroidisseur d'eau est l'endroit où nous faisons cela.

J'envoie généralement des photos de mes voyages. D'autres personnes envoient des photos de leurs enfants. Ou de la nourriture. Ou un cours qu'ils suivent. Ou des randonnées ou des configurations d'ordinateurs portables étranges ou des Airbnbs chics ou plus de nourriture.

Et honnêtement, c'est une grande victoire pour la culture d'entreprise car cela me donne hâte de me connecter à Slack. Les grosses notifications rouges ne sont pas seulement effrayantes, ce sont des mises à jour d'amis.

#all_fuckups :

J'ai découvert que chez Convert, les conneries que nous partageons prennent différentes formes. Parfois, ce sont des trucs de la "vie générale" (c'est-à-dire que j'ai passé 4 heures au DMV). Parfois, ce sont de véritables trucs du genre « Je n'étais pas doué pour mon travail ».

Je suis toujours mauvais pour partager mes conneries.

Dans une équipe à distance : il faut surmonter ça.

La chaîne fuckups facilite les choses.

Surtout, parce que c'est réconfortant de voir les erreurs des gens au grand jour. Et c'est un réconfort de voir que personne ne s'y attarde.
Personne ne vous condamne. Vous n'êtes pas « signalé », « suspendu » ou « en difficulté ».
En général, vous n'obtenez que des emojis.

(Et un peu plus de culot de slackbot)

#all_humblebrag :

Et puis on a un canal pour le contraire !

Ici, on se vante :

Nous nous vantons de l'entreprise :

Et on se vante l'un de l'autre.

Gifs et tacos et coeurs sont partagés.

Et honnêtement, c'est juste un endroit agréable et félicitant pour se retrouver. Chaque fois que je vois de nouvelles notifications de cette chaîne, je suis plutôt ravi. Et je suis assez fier de certaines des choses que mes collègues ont accomplies.

Chaque entreprise devrait avoir un espace comme celui-là.

Et toi?

Demande toi…

• Comment automatiser humainement ? Attentivement ? Que pouvons-nous « intégrer » qui montre que « je fais attention ».
• Que représente notre entreprise ? Comment pouvons-nous renforcer cela dans notre façon de communiquer?
• Comment nous rappelons-nous de donner des commentaires positifs ? Et comment nous encourageons-nous à admettre nos erreurs ?
• Où est notre espace pour parler en tant qu'humains - pas seulement en tant que collègues ?

ASANA

Mes premières semaines chez Convert, à peu près toutes les réponses à toutes les questions étaient : Asana.

• Hé, puis-je obtenir un accès WordPress? Demandez à Diego, sur Asana.
• Où puis-je trouver les articles de blog en édition ? Canal de contenu, sur Asana.
• Quelle page contenait la copie que vous vouliez que je regarde ? Je vous l'ai attribué, sur Asana.
• Que dois-je faire avant la réunion ? *soupir exaspéré* Vérifiez simplement Asana, d'accord ?

Si vous n'êtes pas familier avec Asana, c'est un logiciel de gestion de projet. Les blocs de construction sont des tableaux, des projets et des tâches. Le but de toutes ces choses est le suivant : vous pouvez prendre des notes avec des choses à faire - les attribuer à des personnes, donner des dates d'échéance, laisser des commentaires, des tâches préférées, les organiser par sujet et obtenir. ton. loi. ensemble.

Nous utilisons Asana pour à peu près toutes les tâches qui prennent plus d'une minute. Si vous me dites de faire quelque chose dans Slack, je vais être honnête, je vais l'oublier. Si vous le mettez dans Asana - je verrai la grosse date d'échéance rouge moche qui me fixe, et je bougerai.

Mises à jour du vendredi :

Alors chaque vendredi, Asana me fait ce petit rappel :

Cela fait quelques choses.

1. Cela fait dire à mon cerveau "Oh mon Dieu. Qu'ai-je fait cette semaine ? » Je suis alors obligé de réfléchir - parfois avec fierté, parfois avec panique - et d'évaluer sérieusement les progrès que j'ai réalisés.
2. Cela me rappelle le fait que je ne travaille pas en vase clos. Que les gens comptent sur le fait de savoir comment mes projets arrivent. Et je devrais probablement, vous savez, les tenir au courant.

Les mises à jour du vendredi sont agréables car elles sont destinées au public. Vous pouvez vous abonner pour voir les mises à jour de n'importe qui. Et à peu près n'importe qui peut voir les mises à jour pour vous. C'est une belle réponse de 10 secondes à l'échelle de l'entreprise à la question : "Comment s'est déroulée votre semaine ?"

Mais au-delà de cela, ils créent une culture de responsabilité - pas seulement publiquement, mais personnellement. Ils vous forcent à célébrer vos propres progrès et à affronter vos propres obstacles.

Et ils vous permettent de revenir sur ce que vous avez accompli ou sur ce qui vous a pris trop de temps.

Notes de réunion :

Si je veux voir ce que nous avons décidé, lors de n'importe quelle réunion, à n'importe quel moment depuis la nuit des temps, je peux le trouver sur Asana.

Et par "l'aube des temps", je veux dire "il y a 9 mois quand nous avons commencé tout ce système".

Pourtant – la structure, les ordres du jour et les notes des réunions hebdomadaires – vivent tous assez bien et peuvent être suivis dans un projet Asana défini.

Selon notre modèle Holacracy, nous avons des réunions standardisées "Tactiques" et "Gouvernance". Si vous connaissez Holacracy, vous savez que c'est très structuré. Il y a une ronde de contrôle, il y a des listes de contrôle, il y a des mesures. Il y a un ordre du jour à établir. Et il y a un ordre approprié pour faire tout cela, afin que la réunion se déroule sans heurts.

C'est beaucoup à suivre. Heureusement, Asana le fait plus ou moins pour nous.

Et toi?

Demande toi…

Où est votre espace "pas de bêtises, faites de la merde" ? Comment l'utilisez-vous pour rester concentré sur votre tâche ?

Qu'est-ce qui maintient vos réunions sur la bonne voie ? Et qui prend vos notes de réunion ? Où vivent-ils? Sont-ils faciles d'accès ?

AVEC DES VOIX ET DES VISAGES

Nous ne sommes donc pas au même endroit - et tous les gifs envoyés par slack ne peuvent pas compenser cela.

Mais on a l'impression d'être assez proches quand on prend le temps de parler.

J'ai passé beaucoup de temps à travailler à distance. Une chose que je remarque que nous faisons différemment ? Les gens gardent leurs webcams allumées, à moins que leur qualité Internet ne soit exceptionnellement mauvaise. Si vous tombez sur l'une de nos réunions, vous verrez des gens dans des espaces de coworking, ou dans des voitures, ou des cafés, ou depuis leur terrasse. J'ai reçu un appel d'une tente. La visibilité est plus importante que la formalité.

D'autres choses que nous faisons différemment sont…

Le copain appelle :

Divulgation complète : je n'ai jamais fait un appel d'ami correctement.

Parce que j'ai toujours dépassé le temps.

Il s'avère que vos collègues sont intéressants. Les appels d'amis sont notre chance désignée, mandatée, une fois par mois, de parler de tout sauf du travail. En conséquence, je sais maintenant quelque chose sur les trains à travers le Canada rural, la décoration intérieure pour les personnes à mobilité réduite et le thé. Mais, plus important encore, je sais qui sont mes collègues et ce qui les intéresse.

Les appels d'amis sont plus fréquents pour les nouveaux membres. De cette façon, vous apprenez à mieux connaître l'équipe, plus rapidement et vous vous sentez plus à l'aise pour poser des questions. Ils sont également une bonne pratique pour l'art honoré par Convert de naviguer dans les fuseaux horaires et d'apprendre à faire en sorte que votre calendrier fonctionne bien avec celui des autres.

Victoires et misères :

Chaque semaine, nous avons une réunion de 30 minutes intitulée "Partagez vos victoires et vos misères" (qui, je le sais, n'est pas le titre le plus créatif). Il agit, plus ou moins, comme le canal "humble_brag/fuckups" dans la vraie vie. Ou, comme, un appel d'amis à l'échelle de l'équipe. En gros, nous nous asseyons et disons, un par un : ce qui s'est bien passé pour nous cette semaine, et ce qui s'est mal passé.

Quelquefois.

Parfois, nous finissons par parler de choses.

Dans la même veine que nos chaînes : c'est un espace où les gens partagent des trucs de travail, ou des trucs de vie. Mais l'important, c'est que vous voyez les gens comprendre et réagir à vos gains et à vos pertes plus ou moins dans la "vraie vie".

Et toi?

Demande toi…

• Que pouvons-nous faire pour que mon équipe distante se sente moins isolée ?
• Voyons-nous utile de consacrer quelques heures de travail pour prendre une pause du travail ?

Alors, quelle est la grande idée ?

C'était donc beaucoup.

Beaucoup d'outils, de processus et de règles.

Mais honnêtement, les outils et les processus sont en quelque sorte hors de propos.

Chez Convert, ces choses ne fonctionnent que parce que nous travaillons avec elles.

Slackbot vous disant "il espère que vous vous sentez mieux" serait assez moche si vos collègues n'intervenaient pas également. #Watercooler fonctionne parce que nous partageons. Asana fonctionne parce que nous avons envoyé des « J'aime » et sommes suffisamment transparents pour donner des mises à jour.

Les outils ne sont aussi bons que les équipes qui les utilisent. Mais lorsque vous avez une équipe formidable, en utilisant d'excellents outils, c'est à ce moment-là que vous pouvez vraiment construire quelque chose.